De Archiefwet BES. Verkenning van de zorg voor overheidsinformatie op Bonaire, Sint Eustatius en Saba (bijlage bij 29362,nr.280) - Hoofdinhoud
Inhoudsopgave
Officiële titel | De Archiefwet BES. Verkenning van de zorg voor overheidsinformatie op Bonaire, Sint Eustatius en Saba (bijlage bij 29362,nr.280) |
---|---|
Documentdatum | 12-06-2019 |
Publicatiedatum | 17-06-2019 |
Nummer | 2019D24533 |
Kenmerk | 29362, nr. 280 |
Externe link | originele PDF |
Originele document in PDF |
De Archiefwet
BES
Verkenning van de zorg voor overheidsinformatie op Bonaire, Sint Eustatius en Saba
Informatiebeheer en Aandachtspunten voor archivering op de BES een plan van aanpak
Overbrenging en het Samenwerking tussen de cultureel erfgoed van de BES openbare lichamen en de rijksinstellingen
2019
Inhoudsopgave
Samenvatting 4
1 Inleiding 6
1.1 Aanleiding 6 1.2 Opzet van het rapport 7
2 Overzicht conclusies en aanbevelingen 8
2.1 Sturing op overheidsinformatie 8 2.2 Bewaren en vernietigen 8 2.3 Archiefruimten en archiefbewaarplaatsen 9 2.4 Overbrenging en het cultureel erfgoed 9 2.5 Digitalisering 10 2.6 Beheer van overheids informatie door rijks instellingen op de BES 11 2.7 Samenwerking tussen de openbare lichamen en de rijksinstellingen 11
3 Informatiebeheer en archivering op de BES 12
3.1 Inleiding 12 3.2 Bevindingen 12
Bronnen 26
Lijst van gesprekspartners 26 Lijst van geraadpleegde documenten 27
Bijlage 1 28
Ambtelijke organisaties op de BES-eilanden 28
Bijlage 2 29
Rijksinstellingen op de BES-eilanden 29
Samenvatting
Iedere burger heeft er recht op te weten welke besluiten de overheid neemt en op welke gronden dit is gebeurd. Overheidsorganisaties moeten dat ook voor de eigen bedrijfs voering en verantwoording kunnen reconstrueren. Daarnaast vormt een deel van de overheidsinformatie het cultureel erfgoed. Met deze informatie uit het verleden kunnen burgers zich bijvoorbeeld informeren over hun voorouders en grondeigendom. Om deze redenen moet informatie goed toegankelijk zijn. De Archiefwet BES (2010) geeft daarvoor aan de eilandbewoners en besturen van Bonaire, Sint Eustatius en Saba, de kaders.
De Erfgoedinspectie heeft in april 2018 een bezoek gebracht aan Caribisch Nederland omdat de Erfgoedinspectie toezicht houdt op de naleving van de Archiefwet BES en de Archiefwet
1995. Het doel van dit bezoek was om een eerste indruk te krijgen van het beheer van overheidsinformatie bij de openbare lichamen. Tevens hebben we van de gelegenheid gebruik gemaakt om een globale indruk te krijgen van het informatiebeheer van de rijksinstellingen ter plaatse en de eventuele samenwerking met de openbare lichamen.
De bestuurscolleges van de openbare lichamen zijn zorgdrager voor de eisen uit de
Archiefwet BES. De Minister voor Basis- en Voortgezet Onderwijs en Media (BVOM) is stelselverantwoordelijk voor de Archiefwet BES. De staatsecretaris van Binnen landse Zaken en
Koninkrijksrelaties (BZK) draagt zorg voor het opstellen en verwezenlijken van het beleid van BZK voor de openbare lichamen. Een speerpunt is goed bestuur.
De Erfgoedinspectie heeft gesprekken met de bestuurders, eilandsraadsleden en ambtenaren gevoerd en heeft waardering voor de openhartigheid en constructieve opstelling in deze gesprekken. Hierdoor hebben wij een goede indruk gekregen van de mate waarin het
© OpenStreetMap-auteurs © OpenStreetMap-auteurs
informatiebeheer het bestuur ondersteunt en van de manier waar op de archieven nu worden bewaard. We constateren dat alle gesprekspartners zich bewust zijn van hun respectievelijke verantwoordelijkheid en het belang van informatie binnen het openbaar bestuur. Ook is er oog voor de waarde van archief voor de eigen geschiedenis.
We constateren ook dat de bestuurlijke verantwoordelijkheid voor de Archiefwet
BES nu niet ten volle kan worden gedragen.
Daarvoor ontbreken simpelweg de basale voorzieningen en voorwaarden. De invulling van het wettelijk kader is nodig om tot effectief beheer te komen. Om dat te
bereiken ziet de inspectie de noodzaak van © OpenStreetMap-auteurs
een eilandgebonden planmatige aanpak en planning. Daarbij zijn drie onderwerpen – op elk van de eilanden – urgent:
-
1.De inrichting van een veilige archiefruimte waar burgers toegang hebben tot het erfgoed; 2. Bewerking en preservering van oude archieven;
-
3.Actualisering van het instrumentarium voor het bewaren en vernietigen van overheidsinformatie.
De realisering hiervan vereist een financiële impuls van de Nederlandse Rijksoverheid.
Aanbevelingen
De Erfgoedinspectie doet op grond van de constateringen, alsmede de urgentie om een aantal acties te prioriteren, aan de bestuurscolleges de aanbevelingen om:
-
•Een eilandgebonden plan van aanpak, financiering en planning op te stellen waarin zowel de drie meest urgente onderwerpen, als ook de langere termijn voorwaarden voor het beheer van overheidsinformatie, inclusief digitale infrastructuur, worden aangepakt en dit te implementeren;
-
•In deze aanpak ook het archieftoezicht te adresseren.
De Erfgoedinspectie doet op grond van de constateringen aan de minister van BVOM en de staatssecretaris van Koninkrijksrelaties de aanbeveling om:
-
•De eilandbesturen in staat te stellen de basale voorzieningen te treffen zoals veilige archiefruimten en versnelde bewerking en preservering van bedreigde archieven.
De besturen van de eilanden onderschrijven de inhoud van dit rapport en kunnen zich vinden in de conclusies en aanbevelingen.
1 Inleiding
1.1 Aanleiding als veel andere wetten van de Antillen
Op de eilanden Bonaire, Sint Eustatius technisch omgezet naar Archiefwet BES. en Saba is de Archiefwet BES van kracht. De bestaande Landsverordening is zo veel
Deze wet geeft handvatten voor de goede, als mogelijk ongewijzigd gelaten. geordende en toegankelijke staat van archieven en geldt vanaf 10-10-2010. De Met het van kracht worden van de Archiefwet verantwoordelijke minister is de minister van BES is het toezicht op het beheer van over
OCW. De eilanden zijn sinds 10 oktober 2010 heidsinformatie echter wel gewijzigd ten als drie afzonderlijke openbare lichamen, opzichte van de eerdere situatie. Onder de ook wel bijzondere gemeenten genaamd, Archieflandsverordening 2007 werd het onderdeel van Nederland. Samen worden toezicht uitgeoefend door de algemene zij aangeduid als Caribisch Nederland. landsarchivaris volgens opdracht of instructie
van de Minister van Constitutionele en
Tot 2010 maakten deze eilanden, samen Binnenlandse Zaken. In de Archiefwet BES met Curaçao, Sint Maarten en tot 1986 is bepaald dat het toezicht op ieder eiland
Aruba, deel uit van het land de Nederlandse uitgeoefend wordt door de eilandarchivaris Antillen binnen het Koninkrijk der onder de bevelen van het bestuurscollege.
Nederlanden. Vóór 10-10-2010 werd het Aan deze bepaling is nog op geen van de informatiebeheer geregeld door de eilanden gevolg gegeven. Op 14 juli 2017
Landsverordening tot regeling van het Archiefwezen zijn de ambtenaren van de Erfgoedinspectie in de Nederlandse Antillen uit 2007. De veroraangewezen voor het toezicht op de naleving dening gold voor het land de Nederlandse van het bepaalde bij of krachtens de
Antillen. De verordening is in 2010 net Archiefwet BES ten aanzien van de zorg voor en het beheer van archiefbescheiden.
Op de BES eilanden zijn ook diverse rijksinstellingen
werkzaam. Op deze instellingen
is de Archiefwet 1995 van toepassing. De
Erfgoedinspectie houdt sinds 1995 toezicht
op de naleving van deze wet.
In april 2018 heeft de Erfgoedinspectie
de openbare lichamen op Bonaire,
Sint Eustatius en Saba bezocht. Het doel
van het bezoek was in de eerste plaats het
kennismaken met de bestuurders en de
functionarissen binnen alle lagen van de
openbare lichamen en rijksinstellingen.
We hebben een eerste inventarisatie gemaakt van de stand van zaken van het In Nederland is gesproken met adviseurs beheer van overheidsinformatie bij de conservering van het Nationaal Archief, openbare lichamen. Tijdens ons bezoek een werkvoorbereider van Doc-Direkt en hebben we de mogelijkheid benut om ons met de projectleider Caribisch Nederland ook te informeren over het beheer van van de Rijksdienst voor Identiteitsgegevens. overheidsinformatie bij de rijksinstellingen. Daarnaast hebben we relevante documenten
bestudeerd. De verslagen zijn voor hoor en Doelstelling wederhoor aan de gesprekspartners voorge De doelstelling van de inventarisatie van de legd. Het conceptrapport is aan de besturen Erfgoedinspectie is dat de organisaties op de van de BES-eilanden aangeboden. De
BES hun informatiehuishouding duurzaam besturen hebben de inhoud onderschreven toegankelijk inrichten met oog voor de en kunnen zich vinden in de conclusies en omstandigheden en ontwikkelingsmogeaanbevelingen. Bonaire heeft benadrukt dat lijkheden ter plaatse. Het doel van dit voldoende financiële middelen en expertise rapport is om de besturen van de openbare beschikbaar moeten zijn om tot resultaat te lichamen inzicht te geven in de volgens ons komen. Saba pleit daarnaast ook voor een meest noodzakelijke verbeterpunten. plaatsgebonden aanpak in eigen regie.
Sint Eustatius laat weten dat zij voornemens In april 2018 heeft de Erfgoedinspectie zijn om een nieuw bestuurskantoor te gesprekken gevoerd met de gezaghebbers, realiseren waarin geschikte interne de regeringsvertegenwoordiger, de archiefruimten opgenomen zullen worden. eiland secretarissen, directeuren, griffiers,
IT-medewerkers, medewerkers van het
archief en medewerkers in de uitvoering. 1.2 Opzet van het rapport
Tevens hebben we op Bonaire gesprekken Hoofdstuk 2 geeft een overzicht van de gevoerd met medewerkers van de rijksconclusies en aanbevelingen. Hoofdstuk 3 instellingen. Onder de gesprekspartners heeft betrekking op de inhoudelijke onderwaren hoofden en medewerkers van werpen. Iedere paragraaf begint met een organisaties werkzaam op de BES zoals introductie van het betreffende onderwerp, het Zorgverzekeringskantoor en de gevolgd door de bevindingen, conclusies en Belastingdienst. Ook spraken we met het aanbevelingen. Het hoofdstuk eindigt met hoofd en medewerkers van de Shared een paragraaf over de rijksinstellingen en
Service Organisatie Rijksdienst Caribisch samenwerking met de openbare lichamen. Nederland. Tenslotte hebben we de Ten slotte bevat het rapport een gesproken met de rijksvertegenwoordiger. bronnen overzicht.
2 Overzicht conclusies en aanbevelingen
Hieronder treft u een samenvatting aan van Aanbeveling de conclusies en aanbevelingen in de • Een plan van aanpak zou volgens de navolgende hoofdstukken van het rapport. Erfgoedinspectie het juiste middel zijn
om wettelijke vereisten in te vullen en prioriteiten te benoemen. Het vaststellen
2.1 Sturing op van een eilandverordening en de inrichoverheidsinformatie ting van het toezicht moeten daar deel
van uit maken. Conclusie
-
•De bestuurders kennen hun verantwoordelijkheid
maar hebben nog geen invul 2.2 Bewaren en vernietigen
ling gegeven aan de randvoorwaardelijke instrumenten en voorzieningen. Conclusie Daardoor kan de zorg voor de overheids• Er is een geldige vernietigingslijst, maar informatie niet effectief worden ingevuld deze moet worden geactualiseerd in de en is de verantwoording door het bestuur vorm van een selectielijst. Bestuurlijk is in het geding. dit een onmisbaar instrument omdat de informatie zich nu opstapelt en het risico op zoekraken met de dag toeneemt. Op Bonaire wordt daar aan gewerkt. Saba en Sint Eustatius zouden hier gebruik van kunnen maken.
Aanbeveling
-
•Zorg voor een geactualiseerd instrumentarium
voor het bewaren en vernietigen van overheidsinformatie. Dit kan per eiland maar ook in een gemeenschappelijke vorm.
2.3 Archiefruimten en 2.4 Overbrenging en het archiefbewaarplaatsen cultureel erfgoed
Conclusie Conclusie
-
•De ruimten waar de semi-statische en • Op geen van de drie eilanden is er een statische archieven zich nu bevinden zijn openbare voorziening voor het cultureel niet geschikt voor het veilig bewaren van erfgoed. Daardoor kan het archief uit het archieven. Het is noodzakelijk dat daar verleden niet worden overgebracht en een oplossing voor komt. Er is in het zijn de archieven voor de burgers nog niet verleden archief verloren gegaan en het openbaar. Daartoe moeten de archieven risico op beschadiging of verlies van eerst bewerkt worden, dat is nog een archieven door brand en wateroverlast, forse klus.
bijvoorbeeld door de aanwezigheid van • De eilanden hebben in de afgelopen
ramen en airconditioning installaties in eeuwen een belangrijk archief over de
de gebouwen, bestaat nog steeds. Daarbij eigen geschiedenis opgebouwd, maar dit
komt het extra risico van de klimatologiwordt niet gepreserveerd onder de juiste
sche omstandigheden in het gebied: hoge omstandigheden en sommige stukken
temperaturen en hoge luchtvochtigheid. zijn inmiddels in zeer slechte staat. Het is
Met name de bovenwindse eilanden nu urgent om de materiele staat van de
hebben te maken met orkanen. akten van de burgerlijke stand en het
Kadaster aan te pakken voordat deze
Aanbeveling verloren gaan.
-
•Zorg per eiland voor een ruimte waar het
archief veilig kan worden bewaard.
Aanbeveling niet zonder slag of stoot gegaan. Op de • Zorg er voor dat de semi-statische archieeilanden is weliswaar sprake van vooral
ven bewerkt en gepreserveerd worden, de informatie op papier; daarnaast wordt archieven die in slechte staat zijn moeten door de besturen met digitale bronnen met voorrang worden behandeld. gewerkt, zoals websites, formulieren en Mogelijk kan Doc-Direkt een rol vervullen email. Ook de eilandsraden werken steeds bij de bewerking. Maak vervolgens mogemeer digitaal. Er zijn nog geen integrale lijk dat burgers goede toegang hebben, planmatige voorbereidingen en acties om in bijvoorbeeld een erfgoedinstelling, deze digitale informatie te beheren en tot de overgebrachte openbare archieven. bewaren. Daardoor bestaat het risico dat informatie verloren gaat.
2.5 Digitalisering Aanbeveling
-
•Maak digitalisering en digitale archive
Conclusie ring van overheidsinformatie onderdeel • In Europees Nederland is digitaal werken van het plan van aanpak.
en archiveren inmiddels de norm. Dit is 2.6 Beheer van overheids 2.7 Samenwerking tussen informatie door rijks de openbare lichamen instellingen op de BES en de rijksinstellingen
Conclusies Conclusies • De te bewaren archieven van de rijks• Er is nog weinig samenwerking tussen de instellingen (vallend onder de Archiefwet openbare lichamen en rijksinstellingen 1995) zullen in Nederland te vinden zijn op het gebied van archiefruimten en en niet op de eilanden. Het is de vraag of kennisontwikkeling. Een gecombineerde dat wenselijk is, gezien het feit dat deze oplossing voor het bewaren van de betekenis geven aan de historie ter plaatse. archieven van de openbare lichamen en • Er is behoefte aan kennis over archivering de Rijksdienst Caribisch Nederland zou bij de diensten. per eiland mogelijkheden kunnen • Er zijn onvoldoende geschikte archiefbieden. ruimten voor het beheer van de semi• Samenwerking op het gebied van professtatische archieven. Voor wat betreft de sionalisering, digitalisering en training hulpvraag hierover en de noodzaak voor zou een goede optie zijn. nieuwe archiefruimten is samenwerking met de openbare lichamen een Aanbeveling mogelijkheid. • Onderzoek de mogelijkheden tot samenwerking op het gebied van Aanbeveling beheer van overheidsinformatie met • Onderzoek de overbrenging van archieven de rijksdiensten. van rijksinstellingen op de BES naar een plaats dichtbij de herkomst.
3 Informatiebeheer en archivering op de BES
3.1 Inleiding 3.2 Bevindingen
De Archiefwet BES vormt het kader voor de eisen aan het beheer van overheidsinfor 3.2.1 Sturing op overheidsinformatie matie bij de openbare lichamen. De wet Voor de borging van de sturing op de geeft eisen, maar tevens ondersteuning informatiehuishouding is in de Archiefwet om tot een zo goed mogelijke informatie BES een aantal instrumenten en kaders huishouding te komen op het gebied voorgeschreven. Deze betreffen onder van verantwoording, bedrijfsvoering en andere het vaststellen van een eilandverorinformatiemanagement. Ook geeft de wet dening en de aanstelling van een eilandhandvatten voor de veilige bewaring van het archivaris. De eilandverordening regelt de archief als cultureel erfgoed; de historie van verantwoordelijkheden voor de wettelijke de eilanden. Bij de rijksinstellingen op de taken. De eilandarchivaris houdt onder BES geeft de Archiefwet 1995 het kader. bevelen van het bestuurscollege onder meer
toezicht op de naleving van de Archiefwet
BES voor de niet overgebrachte archieven.
De bestuurscolleges van de openbare
lichamen Bonaire, Sint Eustatius en Saba
dragen zorg voor de archiefbescheiden van
de organen van die openbare lichamen,
overeenkomstig een door de eilandsraad
vast te stellen eilandsverordening. De
minister van Onderwijs Cultuur en
Wetenschap is stelselverantwoordelijk voor
de Archiefwet BES. De minister en de
staatsecretaris van Binnenlandse Zaken en
Koninkrijksrelaties (KR) zijn verantwoordelijk
voor wettelijk verankerde taken op
het gebied van de Koninkrijksrelaties. Met
betrekking tot de openbare lichamen in het
Caribisch deel van Nederland draagt KR met
andere partners binnen en buiten het departement zorg voor het opstellen en Tijdens ons bezoek hebben we het belang verwezenlijken van het beleid van BZK voor van goed informatiebeheer en de regie de openbare lichamen. Een speerpunt is daarop besproken met de bestuurders op de goed bestuur, zoals onlangs nog is benaeilanden. Op bestuurlijk niveau staat men drukt in de Kamerbrieven over de voortgang zeker open voor optimalisering van het Sint Eustatius en de aanbieding van het informatiebeheer. Een van de bestuurders bestuursakkoord Bonaire 2018-2022 1 . geeft aan een verband te zien met good
governance. Ook is aangegeven dat maatvoering gewenst is: het zou contra
1 Kamerbrief over voortgang Sint Eustatius, Kamerstukken
II 2018/2019 35000 VI, nr. 29 Kamerbrief aanbieding productief werken om de lat ineens te hoog
bestuursakkoord Bonaire, Kamerstukken I 2018/2019 te leggen. Het is een traject waarbij niet al
35000 VI, B Introductiedossier BZK, 26 oktober 2017 te grote stappen kunnen worden genomen.
Personeel
Bij een organisatie moet voldoende kennis aanwezig zijn over de (digitale) informatiehuishouding. Voorts moet er voldoende personeel zijn om alle taken uit te voeren. Deze voorwaarden gelden niet alleen voor de ondersteunende archiefafdelingen, maar ook voor de ambtenaren bij de verschillende directies. Juist bij de directies wordt informatie immers ontvangen, gecreëerd en gebruikt.
Bonaire Saba Sint Eustatius
Aantal archief 11 1 2 medewerkers
Opleiding Allen: LIDA (Leergang Informatie, - 1 medewerker:
Documentatie en Archivering (MBO) SOD 1 2 medewerkers: SOD 1 1 medewerker: SOD II 4 medewerkers: LARM (Leergang Aankomend Record Manager/ HBO niveau)
Archiefvorming
De openbare lichamen bestaan op hoofdlijnen uit de volgende archiefvormende organisatieonder
delen. In de eerste plaats is er een bestuurscollege, Bestuurscollege
bestaande uit de gezaghebber en gedeputeerden. Gezaghebber en gedeputeerden Aan het hoofd van de ambtelijke organisatie staat de eilandsecretaris. De secretaris ondersteunt het bestuurscollege en is voorzitter van het directie team. De openbare lichamen hebben verschillende directies (zie bijlage 1) met een directeur. De directeuren vormen samen met de eilandsecretaris Eilandsecretaris Directieteam het directieteam. Alle eilanden hebben een archiefafdeling met een of meerdere functionaris sen voor het archief.
De medewerkers van de archiefdelingen registreren de inkomende en uitgaande post en beheren het Directie Directie Directie dynamisch archief van het bestuurscollege en het semistatisch archief (voornamelijk bestuursarchie ven). Op Bonaire zijn ook de afdeling Personeel en Organisatie, het Kabinet van de gezaghebber en de Griffie aangesloten op het Document Management Systeem. De directies worden niet in het Archiefafdeling informatiebeheer ondersteund, deze organiseren het zelf, dat gebeurt overal verschillend.
We constateren dat een aantal randvoor Er is ook gebrek aan menskracht. Bovendien waardelijke instrumenten en voorzieningen is niet voorzien in het interne toezicht op ontbreekt. Zo is er door de bestuurders het informatiebeheer. nog geen eilandverordening vastgesteld.
Op Bonaire en Sint Eustatius is door de Conclusie archief afdelingen hiervoor wel het initiatief De bestuurders kennen hun verantwoordegenomen, maar deze verordeningen zijn om lijkheid maar hebben nog geen invulling verschillende redenen niet uit de concept fase gegeven aan de randvoorwaardelijke gekomen. Op geen van de eilanden is een instrumenten en voorzieningen. Daardoor eilandarchivaris aangesteld. Hierbij is door kan de zorg voor de overheidsinformatie de regeringscommissaris van Sint Eustatius niet effectief worden ingevuld en is de de kanttekening gemaakt dat de aanstelling verantwoording door het bestuur in het voor zo’n functionaris per eiland gezien de geding. kleinschaligheid nauwelijks haalbaar is.
Aanbeveling (2007) naar de Archiefwet BES is in 2010 de Een plan van aanpak zou volgens de bepaling opgenomen dat de vernietigings Erfgoedinspectie het juiste middel zijn om lijsten die onmiddellijk voorafgaand aan het wettelijke vereisten in te vullen en prioriteitijdstip van transitie (2010) van toepassing ten te benoemen. Het vaststellen van een waren op de Nederlands-Antilliaanse organen eilandverordening en de inrichting van het van de eilandgebieden, van overeenkomstige toezicht moeten daar deel van uit maken. toepassing blijven op de organen van de openbare lichamen. Dit geldt totdat zij zijn 3.2.2 Bewaren en vernietigen vervangen door vastgestelde selectielijsten. Het is belangrijk dat de informatie op tijd geselecteerd wordt om het overzicht te We hebben geconstateerd dat de openbare kunnen behouden en achterstanden in lichamen nog beschikken over de vernietibewerking te voorkomen. Vernietiging gingslijsten 2 die onder de Landsverordening in van archiefbescheiden mag conform de 2007 zijn vastgesteld. Toch is bij verschillende Archiefwet BES uitsluitend plaatsvinden gesprekspartners gevraagd om duidelijkheid op grond van een vastgestelde en geldende over bewaartermijnen. Het bestaan van de vernietigings- of selectielijst. In deze lijsten lijst is met name bij de uitvoerende directies staan de geldende bewaartermijnen. De niet bekend. Er is behoefte aan kennis over Nederlandse Antillen hadden beschikking bewaartermijnen omdat men wil opruimen. over een vastgestelde vernietigingslijst Sommige afdelingen komen om in het papier. (2007). Bij de overgang van de Landsverordening tot regeling van het Archiefwezen in de Nederlandse Antillen 2 Bijlage bij het Archiefbesluit (P.B 2007, no. 7)
Overzicht informatie
Informatie moet toegankelijk zijn, anders is deze niet bruikbaar. Het moet duidelijk zijn welke archiefbescheiden worden beheerd en waar ze zich bevinden.
Bonaire Saba Sint Eustatius
Overzicht dynami Bestuurscollege: ja Bestuurscollege: ja Bestuurscollege: ja sche informatie Directies: Gedeeltelijk Directies: Gedeeltelijk Directies: nee Openbaar Lichaam
Registratie en opslag Postregistratie POVO Registratie in Excelsheet Registratie in Access
Plannen voor registreren en opslaan documenten in zaaksysteem JOIN
Toegang semi Via POVO (1994-heden) Via Excelsheet Via Access (biedt toegang statisch archief bij Opgeschoonde archieven tot bestuursarchieven archiefafdeling via Excelsheet (1994-2010) vanaf 2000)
Doorslagagenda’s, ordners, fiches (1934-1994)
Taken van de organisaties op de BES en vernietiging
Voor het openbaar lichaam Bonaire wordt een aangepaste selectielijst opgesteld die is gebaseerd op de selectielijst voor archiefbescheiden van gemeentelijke en intergemeentelijk organen in Europees Nederland. De rijksinstellingen werkzaam op Bonaire gebruiken de selectielijsten van de moederorganisaties in Europees Nederland. Het is ons opgevallen dat sommige taken die in Nederland bij het Rijk belegd zijn op de BES door de gemeenten worden uitgevoerd en andersom. Ook voeren rijksinstellingen taken uit die in Nederland door een zelfstandig bestuursorgaan worden uitgevoerd. Daarnaast hebben de openbare lichamen taken die eiland specifiek zijn. Het is belangrijk om bij selectie en vernietiging hiermee rekening te houden.
De openbare lichamen hebben nog geen werkt aan het opstellen van een nieuwe selectielijst vastgesteld. De archiefmedeselectielijst, maar er moet nu een volgende werkers op Bonaire hebben gemerkt dat zij stap gemaakt worden. Saba is nog niet voor de bewerking van de achterstanden aan het traject van het opstellen van niet goed uit de voeten kunnen met de een selectielijst begonnen. Er is geen vernietigingslijst omdat deze niet goed afstemming tussen de verschillende aansluit op de huidige processen. Daarom archief afdelingen op de eilanden over heeft het bestuurscollege Doc-Direkt het opstellen van de lijst. opdracht gegeven om een nieuwe lijst op te stellen, gebaseerd op de Selectielijst voor Conclusie archiefbescheiden van gemeenten en intergemeente Er is een geldige vernietigingslijst, maar lijke organen 2017 die onder coördinatie van deze moet worden geactualiseerd in de de VNG is opgesteld. De lijst is in concept vorm van een selectielijst. Bestuurlijk is klaar. De archiefafdeling op Sint Eustatius dit een onmisbaar instrument omdat de
informatie zich nu opstapelt en het risico
op zoekraken met de dag toeneemt. Op
Bonaire wordt daar aan gewerkt. Saba en
Sint Eustatius zouden hier gebruik van
kunnen maken.
Aanbeveling
Zorg voor een geactualiseerd instrumentarium
voor het bewaren en vernietigen van
overheidsinformatie. Dit kan per eiland,
maar ook in een gemeenschappelijke vorm.
3.2.3 Archiefruimten en
archiefbewaarplaatsen Archiefbescheiden moeten worden beheerd in een archiefruimte die de archieven beschermt. De Archiefwet BES en het Archiefbesluit BES geven daarvoor globale deuren en hebben ramen. In alle ruimten eisen. Daarin staat dat de zorgdrager draait een airconditioning installatie. Op verplicht is de archiefruimten en archief Sint Eustatius worden de statische archieven bewaarplaatsen zodanig te situeren, te ook bewaard in het Fort Oranje. bouwen en in te richten alsmede bij verbouwing en verandering van inrichting Op de drie eilanden zijn in het verleden in zodanige maatregelen te treffen dat de zich de ruimten incidenten geweest met waterdaarin bevindende archiefbescheiden in overlast: door regenbuien, kraanwater of geval van een calamiteit zo min mogelijk waterlekken uit de airconditioning installagevaar lopen. Ook moeten archiefruimten tie. Op Saba is de ruimte waarin het archief en archiefbewaarplaatsen op toereikende van het openbaar lichaam is geplaatst, wijze beveiligd zijn tegen brand, inbraak geplaagd geweest door termieten. Deze en wateroverlast. Voor de over te brengen ruimte is daar in 2010 voor behandeld, archiefbescheiden van de organen van de er is wel archief verloren gegaan (het is niet openbare lichamen Bonaire, Sint Eustatius bekend welke archieven). In het verleden en Saba moet het bestuurscollege een zijn op Sint Eustatius archieven verloren eilandarchiefbewaarplaats aanwijzen. gegaan door brand. De orkanen die de De zorgdrager brengt de archiefbescheiden BES-eilanden aandoen hebben in het die niet voor vernietiging in aanmerking verleden voor verlies van archief gezorgd komen en na maximaal twintig jaar over op Saba en Sint Eustatius. naar deze archiefbewaarplaats conform artikel 17 van de Archiefwet BES. Op Bonaire is de begane grond van een
kantoorgebouw, welke als archiefruimte Voor alle drie de eilanden geldt dat de wordt gebruikt, formeel op 8 oktober 2010 directies (die op Bonaire en Sint Eustatius aangewezen als archiefbewaarplaats. verspreid zijn) over het eiland archieven in Deze locatie is destijds door het Nationaal de kantoren hebben liggen. Daar bevinden Archief van Curaçao goedgekeurd. Er zijn zich bijvoorbeeld dynamische archieven daar aanpassingen gedaan na controle door maar ook oude kadasterarchieven en de brandweer en de belichting is aangepast. oude akten van de burgerlijke stand.
Wegens ruimtegebrek zijn op Sint Eustatius archieven van directies in een niet geconditioneerde
container geplaatst. Calamiteiten
Een calamiteitenplan geeft de procedures en Bij ons bezoek bezochten we ook de afspraken voor calamiteitensituaties weer. plaatsen waar het semi-statisch en statisch In het plan is beschreven wie welke taken, archief (dit is het archief dat nog slechts verantwoordelijkheden en bevoegdheden heeft incidenteel wordt gebruikt) wordt bewaard. bij calamiteiten. Er zijn geen calamiteitenplan Dat is op alle drie de eilanden in kantoornen voor archieven beschikbaar op de eilanden, ruimten op de begane grond. In de ruimten die in werking gezet kunnen worden bij een zijn werkplekken ingericht. De ruimten schadelijke gebeurtenis. hebben geen brandwerende toegangs
Gegeven de omstandigheden was deze de klimatologische omstandigheden in het ruimte het hoogst haalbare voor Bonaire. gebied: hoge temperaturen en hoge lucht
Voor Saba en Sint Eustatius is dit nog niet vochtigheid. Met name de bovenwindse gebeurd. eilanden hebben te maken met orkanen.
Bonaire heeft samen met de Rijksdienst Aanbeveling
Caribisch Nederland in 2015 een uitgewerkt Zorg per eiland voor een ruimte waar het plan gehad om te komen tot een gezamenarchief veilig kan worden bewaard. lijke ruimte. Dit plan is niet gerealiseerd, het is niet verder gekomen dan de planfase. 3.2.4 Overbrenging en het cultureel
erfgoed Conclusie De eilanden hebben een bijzondere De ruimten waar de semi-statische en geschiedenis. Deze is voor een groot deel statische archieven zich nu bevinden zijn gevat in de eilandarchieven. Het gaat onder niet geschikt voor het veilig bewaren van andere om de gegevens over de burgers, archieven. Het is noodzakelijk dat daar een grondeigendom en de geschiedenis van oplossing voor komt. Er is in het verleden de samenleving en het bestuur. Tevens archief verloren gegaan en het risico op vormt de archiefinstelling de plaats waar beschadiging of verlies van archieven door het publiek toegang heeft tot de eigen brand en wateroverlast, bijvoorbeeld door historie. Dit is bepaald in artikel 19 van de de aanwezigheid van ramen en airconditio Archiefwet BES: ‘De archiefbescheiden die ning installaties in de gebouwen, bestaat in een archiefbewaarplaats berusten zijn nog steeds. Daarbij komt het extra risico van openbaar. Ieder is, behoudens de beperkin
Voorafgaand aan overbrenging moeten archieven vaak nog worden bewerkt. Het gaat daarbij om het vernietigen van stukken of dossiers die niet overgedragen hoeven te worden, het ordenen en preserveren van het bestanddeel en het maken van een inventaris erop.
Archief en achterstanden Bonaire Saba Sint Eustatius
Achterstanden in Bestuursarchieven (terug tot Bestuursarchieven Bestuursarchieven bewerking 1934): Gedeeltelijk (terug tot 1938): nee (terug tot 1980): Ja
Directies: Bouwvergunningen Directies: onbekend tot en met 2010 bewerkt. Directies overig: onbekend
Inventaris Bewerkte archieven: Gedeeltelijk Nee Nee
Overig: nee
gen die voortvloeien uit het in die artikelen van Saba zou de cultuurhistorie heel graag bepaalde, bevoegd die archiefbescheiden duurzaam toegankelijk willen ontsluiten. kosteloos te raadplegen en daarvan of Ook op Sint Eustatius bestaat deze wens. daaruit afbeeldingen, afschriften, uittrek Er is nog bij geen van de openbare lichamen sels en bewerkingen te maken of op zijn archief formeel overgebracht. Daardoor is kosten te doen maken’. Voorwaarde is dat het archief nog niet openbaar. een archiefbewaarplaats is aangewezen en dat het archief daar naar is overgebracht. Cultureel erfgoed Archieven worden in principe bewaard voor Alle drie de eilanden hebben registers van de eeuwigheid. Dat vraagt zorg en aandacht de burgerlijke stand die terug gaan tot en voor de materiële staat van de stukken en met de 19 e eeuw. De burgerlijke stand wordt de verpakking en bewaaromstandigheden. gevormd door akten die een authentiek, uniek en onbetwistbaar bewijs leveren Overbrenging over geboorte, afstamming, huwelijk, De openbare lichamen hebben nog geen echtscheiding, partnerregistratie en overvoorziening getroffen, zodat de burgers lijden. Vanwege dit grote belang worden de eigen historie kunnen bestuderen de registers van de burgerlijke stand, waarin en doorzoeken. Er is wel vraag naar. Met de akten bewaard blijven, in tweevoud name op Bonaire komen burgers naar de opgemaakt en op verschillende plaatsen archieflocatie op de Kaya Grandi 51. Men wil bewaard. Voor de BES eilanden gaan de weten wat er zoal ligt uit de oude tijd. Op ‘dubbelen’ naar het Hof van Justitie op Bonaire en Saba hebben de bestuurscolleges Curaçao. Voor alle drie de eilanden geldt dat de wens om te komen tot een toegankelijk de oudste akten in (zeer) slechte staat zijn. archief. Het bestuur van Saba heeft nu op Een slavenregister uit 1863 van Sint Eustatius het programma staan om aandacht te is onlangs door de adviseurs conservering besteden aan de cultuurhistorie op het van het Nationaal Archief in Nederland eiland. Er is voorzien in beleid en een gerestaureerd en gedigitaliseerd en in project. Daarbij denkt het bestuur aan een 2016 aan de waarnemend gezaghebber publiek toegankelijk archief. Het bestuur van Sint Eustatius overhandigd.
Ook de kadastrale akten vormen een belangbestuurlijke geschiedenis van de eilanden. rijk deel van het cultureel erfgoed van de Deze bevinden zich in de semi-statische eilanden. De registers hebben ook nu nog archieven bij de archiefafdelingen op de een belangrijke functie omdat zij inzicht eilanden. Er is in het verleden op Saba en geven in het eigendom van percelen. Op Sint Eustatius archief verloren gegaan. Bonaire ligt bij het Kadaster archief dat terug gaat tot 1830. De registers van 1830 tot en Conclusies met 1900 zijn echter in zo’n slechte staat dat Op geen van de drie eilanden is er een het niet of nauwelijks mogelijk is om ze te openbare voorziening voor het cultureel raadplegen. Het gaat in totaal om 18 boeken erfgoed. Daardoor kan het archief uit het die nu in zuurvrije dichte dozen verpakt zijn. verleden niet worden overgebracht en De gegevens uit deze boeken zijn nodig zijn de archieven voor de burgers nog niet voor de digitalisering van de werkprocessen, openbaar. Daartoe moeten de archieven bovendien zijn ze ook van belang als cultueerst bewerkt worden en dat is nog een reel erfgoed. Op Saba gaat de kadastrale forse klus. De eilanden hebben in de registratie terug tot 1876. De boeken zijn afgelopen eeuwen een belangrijk archief gedigitaliseerd, waardoor het raadplegen over de eigen geschiedenis opgebouwd, van de papieren exemplaren niet meer maar dit wordt niet gepreserveerd onder constant nodig is. De negen boeken staan de juiste omstandigheden en sommige echter bij gebrek aan een alternatief op het stukken zijn inmiddels in zeer slechte staat. kantoor van het planning bureau. Het is nu urgent om de materiële staat
van de akten van de burgerlijke stand en
Tenslotte zijn er de archieven van de voorhet Kadaster aan te pakken voordat deze malige besturen. Deze geven inzicht in de verloren gaan.
Archieven die niet in een goede staat verkeren moeten worden hersteld of op een andere drager worden gezet.
Erfgoed Bonaire Saba Sint Eustatius
Preservering gereed Akten burgerlijke stand Akten burgerlijke stand Akten burgerlijke stand
(terug tot 1830): (terug tot 1877): (terug tot 1811): gedigitaliseerd nee voorzien
Kadaster (terug tot 1830): Kadaster (terug tot 1876): Kadaster: nee gedigitaliseerd onbekend
Bestuursarchieven: Bestuursarchieven: Bestuursarchieven: Vanaf 2004 gedigitaliseerd. onbekend onbekend Stukken in redelijk goede staat.
Aanbeveling veel op papier gewerkt. De archieven van Zorg er voor dat de semi-statische archieven de bestuurscolleges worden op papier bewerkt en gepreserveerd worden, de gearchiveerd. Deze worden wel gescand en archieven die in slechte staat zijn moeten zo toegankelijk gemaakt. Ook wordt gebruik met voorrang worden behandeld. Mogelijk gemaakt van email en hebben de besturen kan Doc-Direkt een rol vervullen in de websites. De gesprekspartners hebben wel bewerking. Maak vervolgens mogelijk de wens geuit om meer digitaal te gaan dat burgers goede toegang hebben, in werken en archiveren. De motivatie hierbijvoorbeeld een erfgoedinstelling, tot voor is: de overgebrachte openbare archieven. • Ruimtegebrek voor het papieren archief; • Efficiency; 3.2.5 Digitalisering • Klantvriendelijkheid; Digitaal werken en archiveren wordt • Risico van verloren gaan van papier bij wereldwijd steeds meer de norm. Al sinds een calamiteit; de vorige eeuw hebben kantoorautomati• Betere toegankelijkheid. seringsapplicaties hun intrede gedaan in het openbaar bestuur. E-mail is inmiddels Conclusie een belangrijk onderdeel van overheids In Europees Nederland is digitaal werken informatie en taken op het gebied van en archiveren inmiddels de norm. Dit is niet personeels- en financiële zaken worden zonder slag of stoot gegaan. Op de eilanden inmiddels standaard ondersteund door is weliswaar sprake van vooral informatie op applicaties, ook op de BES. Het is nodig papier; daarnaast wordt door de besturen met om voor digitale archivering van overheidsdigitale bronnen gewerkt zoals websites, informatie speciale maatregelen te treffen. formulieren en email. Ook de eilandsraden werken steeds meer digitaal. Er zijn nog Op de eilanden staat de digitalisering nog in geen integrale planmatige voorbereidingen de kinderschoenen. Dit heeft onder andere en acties om deze digitale informatie te te maken met de digitale infrastructuur en beheren en bewaren. Daardoor bestaat het informatiebeveiliging. Er wordt daarom nog risico dat informatie verloren gaat.
Aanbeveling De rijksinstellingen zijn ieder afzonderlijk Maak digitalisering en digitale archivering verantwoordelijk voor het eigen informatievan overheidsinformatie onderdeel van het beheer en archivering totdat de archieven plan van aanpak. naar SSO CN worden overgedragen.
De diensten zijn vaak klein en er is geen
3.2.6 Beheer van overheidsinformatie specialistisch medewerker voor het door rijksinstellingen op de BES informatiebeheer aanwezig. De gespreks
Op de BES-eilanden zijn rijksinstellingen partners hebben aangegeven dat er werkzaam (zie bijlage 2) waarvan het zorgbehoefte is aan kennis over: bewaren en dragerschap berust bij een ministerie of vernietigen, wat wel en niet te archiveren, ander bestuursorgaan in Nederland. Het bewaking van het proces van begin en gaat bijvoorbeeld om de Belastingdienst, afsluiten van dossiers en het ordenen en verschillende ministeries en de Immigratietoegankelijk maken van archieven. en Naturalisatiedienst. Op deze organisaties is de Archiefwet 1995 van toepassing. De ruimte waar de Rijksdienst Caribisch
Nederland (RCN) de semi-statische archie Er zijn drie zaken die ons opgevallen zijn ven van de rijksinstellingen bewaart is in bij de gesprekken en het bestuderen van 2016 door de Auditdienst Rijk afgekeurd documenten over het informatiebeheer op gronden van informatiebeveiliging. bij de rijksinstellingen. Er wordt momenteel op Bonaire een
Achtergrond bij informatiebeheer door rijksinstellingen op de eilanden.
De Rijkdienst Caribisch Nederland (RCN) is de schakel tussen de ministeries die aanwezig zijn op Bonaire, Sint Eustatius en
Saba. Ieder ministerie is inhoudelijk verantwoordelijk voor het uitvoeren van beleid van het betreffende ministerie. De shared service organisatie van de rijksdienst Caribisch Nederland (SSO CN) ondersteunt departementen en diensten op meerdere gebieden, zoals facilitaire zaken, huisvesting, ICT personeelszaken, informatiebeveiliging en ook qua archief. SSO CN ressorteert onder het ministerie van Binnenlandse Zaken (BZK). De archiefafdeling RCN is onderdeel van de afdeling facilitaire zaken van de SSO CN. Deze afdeling is gestart in 2011. De archiefafdeling RCN verzorgt het beheer van de semistatische archieven van een aantal rijksinstellingen. Er is per dienst een overeenkomst tussen het SSO CN en de dienst. De departementen en diensten leveren hun afgesloten archieven op papier aan aan de archiefafdeling RCN.
nieuwe ruimte ingericht voor de archiefbetekenis geven aan de historie ter plaatse. afdeling RCN volgens de eisen van het Er is behoefte aan kennis over archivering Rijksvast goedbedrijf. In deze ruimte bij de diensten. Er zijn onvoldoende komt ook de server van RCN te staan. De geschikte archiefruimten voor het beheer archiefruimte op Saba is ondergebracht in van de semi-statische archieven. Voor het magazijn van het RCN office en voldoet wat betreft de hulpvraag hierover en de niet aan eisen die de Archiefwet stelt. noodzaak voor nieuwe archiefruimten is samenwerking met de openbare lichamen Omdat de ruimte van RCN Archief is afgeeen mogelijkheid. keurd heeft RCN samen met Doc-Direkt ervoor gezorgd dat de papieren archieven Aanbeveling twee keer per jaar naar Nederland worden Onderzoek de overbrenging van archieven verscheept. Dit is nu van kracht en in feite van rijksinstellingen op de BES naar een een tussenoplossing ten behoeve van de plaats dichtbij de herkomst. informatiebeveiliging. Het verschepen van archieven brengt echter ook risico’s met 3.2.7 Samenwerking tussen de openbare zich mee. De blijvend te bewaren archieven lichamen en de rijksinstellingen van de rijksdiensten zullen in de toekomst Samenwerking in het informatiebeheer conform de Archiefwet 1995 worden tussen de openbare lichamen en de rijksovergebracht naar het Nationaal Archief diensten kan voorzien in het gezamenlijk in Europees Nederland. Hierdoor is voor oplossen van vraagstukken die voor individe bewoners van de eilanden relevante duele organisaties te groot zijn. Vanwege informatie niet dichtbij toegankelijk. de kleinschaligheid van de eilanden zou het combineren van inzet en middelen Conclusies ontwikkelingen kunnen versnellen. Ook kan De te bewaren archieven van de rijksinstelsamenwerking efficiency winst bevorderen. lingen (vallend onder de Archiefwet 1995) zullen in Nederland te vinden zijn en Met de bestuurders van de openbare niet op de eilanden. Het is de vraag of dat lichamen is gesproken over samenwerking wenselijk is, gezien het feit dat deze in het informatiebeheer. Hierbij is samenwerking
tussen de eilanden onderling nieuwe gebouw voor het nieuwe archief en besproken, maar ook met de Rijksdienst voor de server zou efficiënt kunnen zijn. Caribisch Nederland en Nederlandse organisaties zoals de VNG. De samenwer Conclusies king is er nu nog nauwelijks op het gebied Er is nog weinig samenwerking tussen van informatiebeheer. De bestuurders de openbare lichamen en rijksinstellingen staan daar allen positief tegenover. De op het gebied van archiefruimten en fysieke afstand tussen de beneden- en kennisontwikkeling. Een gecombineerde bovenwindse eilanden is groot, het delen oplossing voor het bewaren van de van een voorziening ligt dan minder voor archieven van de openbare lichamen en de hand. De samenwerking met de RCN de Rijksdienst Caribisch Nederland zou zou volgens de gesprekspartners kunnen per eiland mogelijkheden kunnen bieden. liggen op het gebied van infrastructuur Samenwerking op het gebied van professioof archiefruimte. nalisering, digitalisering en training zou een
goede optie zijn.
De gesprekspartners op rijksniveau staan hier ook positief tegenover. Samenwerking Aanbeveling met het openbaar lichaam ziet men zeker Onderzoek de mogelijkheden tot samenals een goede en wenselijke optie. Het werking op het gebied van beheer van gemeenschappelijke gebruik van het overheidsinformatie met de rijksdiensten.
Mogelijke aandachtspunten per eiland voor het plan van aanpak
-
•De opstelling en implementatie van een eilandverordening;
-
•De aanstelling van een eilandarchivaris ter optimalisering van het informatiebeheer;
-
•Inrichting van het toezicht op het beheer van overheidsinformatie;
-
•Kennis van archivering voor alle medewerkers;
-
•Het opstellen en laten vaststellen van een selectielijst;
-
•Wegwerken achterstanden; • Het preserveren van archieven; • Het inrichten van een veilige ruimte; • Het toegankelijk maken van archieven voor derden; • Digitalisering en digitale archivering.
Archiefwet BES en de Archiefwet 1995
In de Archiefwet en besluit BES is in 2010 aangekondigd dat niet later dan vijf jaar na de transitie (2010) bij ministeriële regeling nadere regels zullen worden gesteld omtrent de bouw, verbouwing, inrichting en verandering van inrichting van archiefruimten en archiefbewaarplaatsen, alsmede omtrent de ingebruikneming van gebouwen of gedeelten van gebouwen als archiefruimte of archiefbewaarplaats. Tevens is aangekondigd dat bij ministeriële regeling regels gesteld worden met betrekking tot het in geordende en toegankelijke staat brengen en bewaren van archiefbescheiden die ingevolge een selectielijst voor bewaring in aanmerking komen. Tenslotte is een ministeriële regeling aangekondigd omtrent de duurzaamheid van archiefbescheiden.
De ministeriele regelingen zijn tot op heden niet vastgesteld. De Erfgoedinspectie vindt nadere regels voor ruimten, duurzaam heid en toegankelijke staat passend en noodzakelijk omdat zij duidelijkheid geven over de eisen. Gezien het uitgangspunt dat bij invoering van wetgeving rekening moet worden gehouden * met het absorptievermogen van de eilanden concludeert de Erfgoedinspectie dat de regelingen binnen deze context moeten passen. Ook vindt de Erfgoedinspectie dat de regelingen goed moeten aansluiten op de lokale situatie, we denken hierbij met name aan de klimatologische omstandigheden.
-
*Kamerstukken II 2009/10, 31 957, nr. 6, p. 7
Bronnen
De inventarisatie van het beheer van overheidsinformatie op de BES is uitgevoerd door de hoofdinspecteur en een senior inspecteur bij de Erfgoedinspectie.
Lijst van gesprekspartners
Bonaire openbaar lichaam
-
•Gezaghebber
-
•Eilandsecretaris
-
•Hoofd dienst Post en Archief
-
•Hoofdmedewerker Archief
-
•Directeur Toezicht en Handhaving
-
•Office manager Toezicht en handhaving
-
•Directeur Kadaster
-
•Medewerkers Burgerzaken
Saba openbaar lichaam
-
•Gezaghebber
-
•Eilandsecretaris
-
•Medewerker Archives department
-
•Head of planning Kadaster
-
•Hoofd personeelszaken
-
•Beleidsmedewerker Cultural department
-
•Wnd. hoofd Financiën
-
•Netwerk administrator
-
•Griffier
-
•Raadslid
-
•Medewerker Burgerzaken
Sint Eustatius
-
•Regeringscommissaris
-
•Wnd. Eilandsecretaris
-
•Senior Administratief medewerker
-
•Ondersteuner wnd, Eilandsecretaris
-
•Unit manager Cultuur en maatschappelijke ondersteuning
-
•Hoofd Burgerzaken
-
•Medewerkers Burgerzaken
-
•Medewerkers IT-afdeling
-
•Beleidsmedewerker Financiën
-
•Medewerker personeelszaken
Rijksvertegenwoordiger
Rijksinstellingen
-
•Belastingdienst: directeur
-
•IND: front office coördinator
-
•OCW: plaatsvervangend diensthoofd en liaisonofficier
-
•Shared Service Center RCN: hoofd, hoofd facilitaire zaken en medewerker DIV
-
•Stichting Reclassering Caribisch Nederland: directeur
-
•SZW: juridisch medewerker en ondersteuner
-
•Voogdijraad: senior medewerker
-
•Zorgverzekeringskantoor: ICT coördinator, hoofd bedrijfsvoering en office manager
Lijst van geraadpleegde documenten
Algemeen
-
•Inspectierapport archiefbeheer Nederlandse Antillen 2008, door Algemene Landsarchivaris, toezichthouder Archiefbeheer Nederlandse Antillen (Februari 2009)
-
•Rapportage onderzoek archieven Nederlandse Antillen, Doc-Direkt (november 2012)
-
•Resultaten factfinding BES gemeenten, Nationaal Archief (2016)
Bonaire
-
•Opleidingen, Post en Archief (n.d.)
-
•Requirements Zaaksysteem Post en Archief, Openbaar Lichaam (September 2017)
-
•Organogram OLB
-
•Beschrijving overdracht naar het Nationaal Archief, Post en Archief (n.d.)
-
•Conceptprotocol archiefbeheer (incl. input PA OLB), Post en Archief (n.d.)
-
•Stroomschema overdracht Nationaal Archief, Post en Archief (n.d.)
Rijksdienst Caribisch Nederland (RCN)
-
•Concept Generieke WaarderingslijstRCN 0.1 (juli 2017)
-
•Toekomstvisie afdeling documentaire informatievoorziening, Rijksdienst Caribisch Nederland (september 2017)
-
•Overdrachtsdocument DIV, RCN (2017)
Bijlage 1
Ambtelijke organisaties op de BESeilanden
De ambtelijke organisatie van Bonaire bestaat uit de volgende directies:
-
•Directie Bedrijfsvoering en Ondersteuning;
-
•Directie Toezicht en Handhaving;
-
•Directie Ruimte en Ontwikkeling;
-
•Directie Samenleving en Zorg.
De ambtelijke organisatie van Saba bestaat uit de volgende afdelingen en bureaus: • Afdeling Algemene Zaken;
-
•Afdeling Welzijnszaken
-
•Afdeling Financiën en Economische Zaken.
-
•Bureau kabinet;
-
•Bureau personeel en organisatie.
De ambtelijke organisatie van Sint Eustatius bestaat uit:
-
•Directie Publiekszaken en Ondersteuning;
-
•Directie Maatschappij en Welzijn;
-
•Directie Economie en Infrastructuur.
Bijlage 2
Rijksinstellingen op de BESeilanden
-
•Autoriteit Consument en Markt
-
•Belastingdienst Caribisch Nederland (B, E, S)*
-
•Brandweercorps (B, E, S)
-
•Centraal Bureau voor de Statistiek (B)
-
•Douane (B, E, S)*
-
•Immigratie- en Naturalisatiedienst (B, E, S)*
-
•Jeugdzorg en gezinsvoogdij (B, E, S)*
-
•Justitiële Inrichting (B)*
-
•Koninklijke Marechaussee (B, E, S)
-
•Korps Politie Caribisch Nederland (B, E, S)
-
•Ministerie van EZ (B, E, S)
-
•Ministerie van SZW (B, E, S)
-
•Ministerie van I&M (B, E, S)
-
•Ministerie van OCW (B, E)
-
•Openbaar Ministerie BES (B, E, S)*
-
•Reclassering
-
•Rijksdienst voor Caribisch Nederland (B, E, S)*
-
•Rijksvastgoedbedrijf
-
•Rijksvertegenwoordiger (B, E, S)
-
•Voogdijraad (B, E, S)*
-
•Zorgverzekeringkantoor (B, E, S)*
-
•Gemeenschappelijk Hof van Justitie (B, M).
Organisaties met een * maken gebruik van de diensten van de archiefafdeling RCN.
Erfgoedinspectie | Ministerie van Onderwijs, Cultuur en Wetenschap
Postbus 16478 | 2500 BL Den Haag info@erfgoedinspectie.nl | www.erfgoedinspectie.nl
Den Haag
Februari 2019 | 117344 | ISBN 978-90-829187-2-4
Met de Parlementaire Monitor volgt u alle parlementaire dossiers die voor u van belang zijn en bent u op de hoogte van alles wat er speelt in die dossiers. Helaas kunnen wij geen nieuwe gebruikers aansluiten, deze dienst zal over enige tijd de werkzaamheden staken.