Rapport Bij het Jaarverslag 2009 van het Ministerie van Defensie (X) - Jaarverslag en slotwet ministerie van Defensie 2009 - Hoofdinhoud

Dit rapport is onder nr. 2 toegevoegd aan wetsvoorstel 32360 X - Jaarverslag en slotwet ministerie van Defensie 2009.

Officiële titel	Jaarverslag en slotwet ministerie van Defensie 2009; Rapport Bij het Jaarverslag 2009 van het Ministerie van Defensie (X)
Document­datum	25-08-2011
Publicatie­datum	20-05-2010
Nummer	KST139600
Kenmerk	32360 X, nr. 2
Externe link	origineel bericht
Originele document in PDF

Tweede Kamer der Staten-Generaal

Vergaderjaar 2009–2010

32 360 X

Jaarverslag en slotwet Ministerie van Defensie 2009

Nr. 2

RAPPORT BIJ HET JAARVERSLAG 2009 VAN HET MINISTERIE VAN DEFENSIE (X)

Aan de Voorzitter van de Tweede Kamer der Staten-Generaal

’s-Gravenhage, 19 mei 2010

Hierbij bieden wij u het op 7 mei 2010 door ons vastgestelde «Rapport bij het Jaarverslag 2009 van het Ministerie van Defensie (X)» aan.

Algemene Rekenkamer

drs. Saskia J. Stuiveling, president

dr. Ellen M.A. van Schoten RA, secretaris

Inhoud

Samenvatting                                                                                                     5

1                   Over dit onderzoek                                                                        6

1.1                Oordelen bij het jaarverslag                                                         6

1.2                Onderzoek naar beleid                                                                  6

1.3                Onderzoek naardebedrijfsvoering                                             6

1.4                Onderzoek naardefinanciële informatie                                    7

2                   Beleid                                                                                             8

2.1                Beschikbaarheid vandebeleidsinformatie                                8

2.2                Praktijktoets                                                                                   8

2.3                Oordeel over totstandkoming informatie in jaarverslag over gevoerd beleid                                                                      9

3                   Bedrijfsvoering                                                                            10

3.1                Voortgang verbeterprogramma                                                 10

3.2                Overige ontwikkelingen                                                              11

3.3                Oordeel over het financieel beheer en materieelbeheer         14

3.4                Overige onderdelen vandebedrijfsvoering                             16

3.5                Oordeel over totstandkoming informatie in jaarverslag over bedrijfsvoering                                                                   16

4                   Financiële informatie                                                                  17

4.1                Oordeel overdefinanciële informatie                                      17

4.2                Oordeel overdesaldibalans                                                      17

5                   Reactie minister en nawoord Algemene Rekenkamer           18

5.1                Reactie minister                                                                           18

5.2                Nawoord Algemene Rekenkamer                                              18

Kwaliteitskaart                                                                                                 20

Audit Actielijst 2010                                                                                         29

Overzicht fouten en onzekerheden in de financiële informatie in het

Jaarverslag 2009 van het Ministerie van Defensie (X)                                 33

Gebruikte afkortingen                                                                                      40

SAMENVATTING

Voor u ligt ons Rapport bij het Jaarverslag 2009 van het Ministerie van Defensie (X). In dit rapport presenteren wij de resultaten van ons rechtmatigheidsonderzoek naar het jaarverslag en de bedrijfsvoering van dit ministerie.

Wij hebben uit hoofde van onze wettelijke taak, zoals beschreven in de Comptabiliteitswet (CW) 2001, het gevoerde financieel beheer en materieelbeheer van het Ministerie van Defensie beoordeeld en wij zijn nagegaan of de informatie in het jaarverslag van dit ministerie over het gevoerde beleid, over de bedrijfsvoering en over de financiën tot stand is gekomen volgens de daarvoor geldende regels, en goed is weergegeven in het jaarverslag.

De belangrijkste uitkomsten van ons onderzoek naar het Jaarverslag 2009

van het Ministerie van Defensie zijn:

De informatie in het Jaarverslag 2009 over de gerealiseerde prestaties en de koppeling van de uitgaven aan de gerealiseerde activiteiten en prestaties is duidelijk verbeterd ten opzichte van voorgaande jaren. De uitvoering van de meerjarige plannen voor het verbeteren van het financieel beheer en het materieelbeheer is met enige vertraging gestart, maar ligt op koers. Zoals werd verwacht zijn de effecten in het feitelijke financieel beheer en het materieelbeheer nog slechts beperkt zichtbaar. Een groot aantal processen is nog niet op orde. Het ministerie zal de voortgang strak moeten monitoren en op basis daarvan moeten bepalen of de doelen van de meerjarige plannen vóór 2012 respectievelijk 2014 nog gehaald kunnen worden. In het financieel beheer verdient het analyseren en oplossen van de problemen in het verplichtingen- en het budgetbeheer prioriteit. De financiële informatie in het Jaarverslag 2009 voldoet aan de daaraan te stellen eisen. Wel bleek het nodig om opnieuw een forse extracomptabele correctie op de stand van de aangegane en openstaande verplichtingen in het jaarverslag door te voeren.

1 OVER DIT ONDERZOEK

Een minister verantwoordt zich in zijn jaarverslag over hoe zijn ministerie in het afgelopen jaar heeft gepresteerd en gefunctioneerd. In het jaarverslag staat of de doelen en prestaties die in de begroting van het ministerie waren afgesproken, ook zijn gerealiseerd (informatie over het beleid), hoe het ministerie heeft gefunctioneerd (informatie over de bedrijfsvoering) en wat de verplichtingen, uitgaven en ontvangsten van het ministerie zijn geweest (financiële informatie). Wij onderzoeken de informatie in het jaarverslag op elk van deze drie terreinen, en kijken ook naar de achterliggende processen binnen het ministerie. Op basis hiervan formuleren wij onze bevindingen en oordelen.

In dit rapport komen achtereenvolgens aan de orde: de informatie in het jaarverslag over het door de minister gevoerde beleid (hoofdstuk 2), over de bedrijfsvoering van het ministerie (hoofdstuk 3) en over de financiën van het ministerie (hoofdstuk 4). Wij besluiten dit rapport met een weergave van de reactie die wij op het conceptrapport hebben gekregen van de minister van Defensie, aangevuld met ons nawoord (hoofdstuk 5).

Een uitgebreide toelichting op dit rapport vindt u op www.rekenkamer.nl.

1.1  Oordelen bij het jaarverslag

De Algemene Rekenkamer doet jaarlijks rechtmatigheidsonderzoek bij het Rijk. Wij doen dit onderzoek uit hoofde van onze wettelijke taak zoals beschreven in de CW 2001. Wij beoordelen het gevoerde financieel beheer en materieelbeheer (§ 3.3) en gaan na of de informatie in de jaarverslagen over het gevoerde beleid (§ 2.3), over de bedrijfsvoering (§ 3.5) en over de financiën (hoofdstuk 4) tot stand is gekomen volgens de daarvoor geldende regels en goed is weergegeven in de jaarverslagen. Met onze wettelijke oordelen hierover ondersteunen we de Tweede Kamer bij het verlenen van decharge aan de betrokken ministers.

1.2  Onderzoek naar beleid

Niet alleen het doen van onderzoek naar de jaarverslagen behoort tot de wettelijke taak van de Algemene Rekenkamer. De CW schrijft voor dat wij onderzoek doen naar de doeltreffendheid en de doelmatigheid van het gevoerde beleid (CW 2001, artikel 85). Dit jaar hebben wij het gevoerde beleid op een aantal terreinen onder de loep genomen. Hierover rapporteren wij in hoofdstuk 2. We schetsen een beeld van de beschikbaarheid in het jaarverslag van informatie over het door de minister gevoerde beleid. Daarnaast geven we voor de door ons onderzochte onderwerpen aan in hoeverre het gevoerde beleid heeft bijgedragen aan het oplossen van maatschappelijke problemen en of het voor dit beleid bestemde geld ook is besteed zoals met de Tweede Kamer was afgesproken. Tot slot geven we in dit hoofdstuk een oordeel over de wijze waarop de beleidsinformatie tot stand is gekomen.

1.3  Onderzoek naar de bedrijfsvoering

Conform de CW 2001 (artikel 82) doet de Algemene Rekenkamer ook onderzoek naar de bedrijfsvoering van departementen. Wij integreren dit onderzoek in het jaarlijks terugkerende rechtmatigheidsonderzoek. Wij geven in hoofdstuk 3 een oordeel over het gevoerde financieel beheer en materieelbeheer en de voor dat beheer bijgehouden administraties. Ook

beschrijven we in dit hoofdstuk de geconstateerde onvolkomenheden, die belangrijk zijn voor het functioneren van het Ministerie van Defensie, en doen waar nodig aanbevelingen voor verbetering. Tot slot geven we in dit hoofdstuk een oordeel over de wijze waarop de informatie over de bedrijfsvoering in het jaarverslag tot stand is gekomen.

1.4 Onderzoek naar de financiële informatie

Ook het onderzoek naar de financiële informatie in het jaarverslag is onderdeel van ons jaarlijkse rechtmatigheidsonderzoek (CW 2001, artikel 82). In hoofdstuk 4 melden we zowel de fouten en onzekerheden in de financiële informatie die de kwantitatieve tolerantiegrenzen overschrijden als de fouten en onzekerheden in de financiële informatie die naar hun aard onze kwalitatieve tolerantiegrenzen overschrijden. Onder «fouten» verstaan we financiële informatie die niet rechtmatig tot stand is gekomen (dat wil zeggen: het begrotingsgeld is niet volgens de regels ontvangen of uitgegeven) of niet deugdelijk is weergegeven (dat wil zeggen: er is geen goede verantwoording afgelegd in het jaarverslag). We spreken van «onzekerheden», wanneer we door onvolkomenheden in het financieel beheer niet kunnen vaststellen of er al dan niet sprake is van fouten.

2 BELEID

Onze conclusie op hoofdlijnen is dat het Ministerie van Defensie in het Jaarverslag 2009 een goed beeld geeft van de gerealiseerde prestaties en activiteiten. Ook slaagt het Ministerie van Defensie er goed in om per operationele doelstelling inzichtelijk te maken wat de activiteiten en prestaties hebben gekost.

2.1  Beschikbaarheid van de beleidsinformatie

In het Jaarverslag 2009 worden bij vrijwel alle beleidsartikelen de prestaties afgezet tegen de voornemens uit de begroting, waarbij de realisatiewaarde over 2009 wordt afgezet tegen de streefwaarde uit de begroting. De weergave van realisatiecijfers, waar nodig met een toelichting, vergroot de informatiewaarde van het jaarverslag en geeft de Tweede Kamer meer informatie om haar controletaak uit te oefenen. Ook slaagt het Ministerie van Defensie er in tegenstelling tot voorgaande jaren in om per operationele doelstelling goed inzichtelijk te maken wat de activiteiten en prestaties hebben gekost. De doelstellingen «Beschikken over operationeel gerede expeditionaire luchtstrijdkrachten» en «Beschikken over voortzettingsvermogen van eenheden bij de luchtstrijdkrachten» bij het beleidsartikel 23 Commando Luchtstrijdkrachten vormen hierop echter nog een uitzondering. De middelen die beschikbaar zijn voor deze doelstellingen, zijn als één bedrag opgenomen in zowel de begroting als het jaarverslag.

Over de uitgaven die niet gerelateerd zijn aan een operationele doelstelling, legt het ministerie bovendien nog onvoldoende verantwoording af.

2.2  Praktijktoets

Met de zogenoemde praktijktoets kijken we naar de bijdrage van beleid aan de oplossing van een bepaald maatschappelijk probleem, en of het geld besteed is aan de afgesproken doelen. Om dit in beeld te krijgen hebben we bij het Ministerie van Defensie onderzoek gedaan naar de veteranenzorg. De uitgaven voor veteranenzorg vallen onder het niet-beleidsartikel 90 Algemeen en bedroegen in 2009 € 5,7 miljoen. Dit betreft de bijdragen aan de Stichting Veteraneninstituut en het Landelijk Zorgsysteem Veteranen. De kosten voor militaire en civiele zorg aan veteranen vallen hier niet onder. De belangrijkste bevinding uit ons onderzoek naar de veteranenzorg is dat bepaalde onderdelen in de uitvoeringspraktijk verbeterd kunnen worden. Zo vindt in de praktijk niet altijd de voorgeschreven uitkeuring van militairen plaats, als deze de dienst verlaten, waardoor in deze gevallen een belangrijk moment wordt gemist om eventuele problemen te signaleren. Dit kan voor de betrokken militair nadelige gevolgen hebben, omdat bijvoorbeeld de huisarts niet geïnformeerd wordt, de zorgbehoefte niet is geïnventariseerd of aanspraken worden gemist.

Ook de effecten van de inspanningen op het gebied van veteranenzorg zijn nog niet goed meetbaar. Het Ministerie van Defensie geeft aan dat het een onderzoek laat uitvoeren met het doel om eind 2010 een beter zicht te hebben op de groep veteranen met psychische problemen en inzicht te krijgen in de mate waarin deze groep bereikt wordt.

2.3 Oordeel over totstandkoming informatie in jaarverslag over gevoerd beleid

Onderstaand kader bevat ons oordeel over de totstandkoming van de informatie die in het Jaarverslag 2009 van het Ministerie van Defensie wordt verstrekt over het gevoerde beleid en over de vraag of deze informatie voldoet aan de verslaggevingsvoorschriften. Wij geven hierover jaarlijks een oordeel krachtens de CW 2001. Wij hebben de totstandkoming onderzocht van de prestatiegegevens in het Jaarverslag 2009 van het Ministerie van Defensie over de operationele gereedheid van eenheden, behorende bij de operationele doelstellingen 1 en 2 van de begrotingsartikelen 21 Commando Zeestrijdkrachten, 22 Commando Landstrijdkrachten en 23 Commando Luchtstrijdkrachten.

Op grond van ons onderzoek hebben we vastgesteld dat de informatie over de operationele gereedheid niet geheel op deugdelijke wijze tot stand is gekomen. De controleerbaarheid van een aantal deelprocessen bij de totstandkoming van de informatie is onvoldoende. Door het ontbreken van procesbeschrijvingen en het onvoldoende documenteren van gemaakte afwegingen geldt voor verschillende deelprocessen dat de uitkomsten hiervan alleen met een toelichting van de voor deze deelprocessen verantwoordelijke functionarissen kunnen worden gereconstrueerd.

De informatie over het gevoerde beleid voldoet voor het onderzochte effect-/prestatie-gegeven aan de verslaggevingseisen.

Oordeel

3 BEDRIJFSVOERING

3.1 Voortgang verbeterprogramma

In 2007 hebben we bij het Ministerie van Defensie een bezwaaronderzoek uitgevoerd, gericht op verbetering van het financieel beheer en het materieelbeheer. Dit bezwaaronderzoek is uitgevoerd, omdat er al enkele jaren onvolkomenheden in het financieel beheer en het materieelbeheer bestonden. Het bezwaaronderzoek richtte zich op de oorzaken van de problemen in de bedrijfsvoering. Uit dit bezwaaronderzoek kwam een aantal dieperliggende oorzaken naar voren, die niet in een jaar waren op te lossen. Het Ministerie van Defensie heeft de uitkomsten van het bezwaaronderzoek in 2008 omgezet in een meerjarig verbeterprogramma. Er zijn meerjarige plannen opgesteld voor het financieel beheer en het materieelbeheer met een looptijd tot 2012, respectievelijk 2014. In het Rapport bij het Jaarverslag 2008 (Algemene Rekenkamer, 2009a) concludeerden wij dat de opgestelde plannen een goede basis bieden om het financieel beheer en het materieelbeheer op orde te krijgen en structureel op orde te houden. Met de uitvoering van de plannen heeft het ministerie echter nog een lange weg te gaan. Vooral bij het materieel-beheer is de complexiteit en de omvang van de problemen groot. Dit leidt ertoe dat er op het gebied van het financieel beheer en het materieel-beheer de komende jaren nog sprake zal blijven van onvolkomenheden. Ook omdat het structureel oplossen van de problemen voor een deel mede afhankelijk is van de invoering van het ERP-systeem voor de materieellogistieke processen (het programma SPEER).

In 2009 is het ministerie gestart met het uitvoeren van de plannen, zij het met enige vertraging. De uitvoering ligt inmiddels goed op koers. De effecten in het feitelijke financieel beheer en het materieelbeheer zijn nog maar beperkt zichtbaar, maar zoals hiervoor aangegeven, viel dit ook niet te verwachten. Eerst zullen de onderliggende problemen moeten worden opgelost, en dat kost tijd.

Verbeteringen in het financieel beheer en het materieelbeheer in 2009 Voor een aantal problemen in het financieel beheer en het materieel-beheer hebben we in het Rapport bij het Jaarverslag 2008 aangegeven dat we verwachtten dat het ministerie deze in maart 2010 zou hebben verbeterd. Het ministerie heeft dit voor de meeste onderwerpen geheel of nagenoeg geheel gerealiseerd. Zo worden de Europese aanbestedingsregels beter nageleefd en is het betaalgedrag in de loop van 2009 verbeterd. De kwaliteit van het proces van beperkte verificatie van facturen is nog onvoldoende verbeterd, al lijkt het aan het eind van 2009 de goede kant op te gaan. Bij het verplichtingenbeheer zijn de problemen nog onverminderd groot. De oorzaken blijken complexer dan aanvankelijk werd gedacht. Het op orde krijgen van het verplichtingenbeheer is een belangrijke uitdaging voor de komende periode, niet alleen voor het opstellen van een betrouwbare jaarrekening, maar vooral uit het oogpunt van budgetbeheer. In het materieelbeheer valt ten opzichte van vorig jaar slechts op onderdelen al een lichte verbetering waar te nemen. Zo zijn het munitiebeheer en het cryptobeheer licht verbeterd, maar het wapen-beheer en het beheer van het overige materieel niet.

In het Rapport bij het Jaarverslag 2008 hebben we gemeld af te zien van het voortzetten van het bezwaaronderzoek, maar de voortgang van het verbeterproces de komende jaren intensief te zullen blijven volgen. Op basis van de gemaakte voortgang zouden we afwegen of we dit jaar

bezwaar zouden maken. Omdat de uitvoering van de plannen nu goed op koers ligt en het ministerie voor de meeste onderwerpen die wij in het Rapport bij het Jaarverslag 2008 hadden benoemd, verbeteringen heeft gerealiseerd, zien wij geen aanleiding om dit jaar bezwaar te maken.

Binnen het kader van de meerjarige plannen voor het verbeteren van het financieel beheer en het materieelbeheer heeft het Ministerie van Defensie voor 2010 de volgende prioriteiten gesteld, die in maart 2011 moeten zijn afgerond dan wel hebben geleid tot verbeteringen in het beheer: aandacht voor beheer;

verbeteringen naar aanleiding van het rapport van de Algemene Rekenkamer naar de verantwoordingsinformatie over de operationele gereedheid Defensie;

het verbeteren van het verplichtingenbeheer en de registratie van verplichtingen in het financieel administratiesysteem FINAD; het verbeteren van het betaalgedrag;

het invoeren en gebruiken van de continue monitor voor de belangrijkste geldstromen;

het verbeteren en vereenvoudigen van het handtekeningen- en bevoegdhedenregister;

het werkend krijgen van het Voorschrift Materieelbeheer Defensie; de beheersing van het materieelbeheer bij redeployment (het terugbrengen van het materieel naar Nederland) en uitzendingen; het verbeteren van de datakwaliteit in de personeels- en materieeladministratiesystemen; het verbeteren van de kwaliteit van de personeelsdossiers.

De activiteiten van het ministerie beperken zich niet tot deze prioriteiten. De meerjarige plannen voor het financieel beheer, het materieelbeheer en de verbetering van de stuur- en verantwoordingsinformatie bevatten veel meer doelstellingen die volgens de afgesproken planning moeten worden uitgevoerd. Veel van deze verbeteracties hebben echter pas na 2010 hun effect op de bedrijfsvoering.

Evenals dit jaar zullen wij de voortgang van het verbeterproces, mede aan de hand van de door het ministerie voor 2010 gestelde prioriteiten, intensief blijven volgen.

3.2 Overige ontwikkelingen

Onderstaand figuur toont de ontwikkeling van de onvolkomenheden in de bedrijfsvoering van het Ministerie van Defensie over de afgelopen drie jaar. Daarin staat welke (ernstige) onvolkomenheden wij de laatste jaren hebben aangetroffen in het financieel beheer en het materieelbeheer en in de overige onderdelen van de bedrijfsvoering, en welke onvolkomenheden zijn opgelost.

Ontwikkeling onvolkomenheden in de bedrijfsvoering Ministerie van Defensie

I         Onvolkomenheden               Ernstige onvolkomenheden         + Opgelost

Financieel beheer crisisbeheersingsoperaties (20)

Financieel beheer CZSK (21)

Financieel beheer CLAS (22)

Financieel beheer CLSK (23)

Financieel beheer CKMar (24)

Financieel beheer Defensie Materieelorganisatie (25)

Financieel beheer CDC (26)

Financieel beheer Bestuursstaf (90)

Materieelbeheer crisisbeheersingsoperaties¹ (20)

Materieelbeheer Defensiebreed²

Materieelbeheer CZSK (21)

Materieelbeheer CLAS (22)

Materieelbeheer CLSK (23)

Materieelbeheer CKMar (24)

Materieelbeheer³ CDC (26)

Materieelbeheer Bestuursstaf⁴ (90)

Beheer centrale voorraden bij het Kleding- en Persoonsgebonden Uitrustingsbedrijf van het LBB⁵ (25)

Beheer centrale voorraden bij het Defensie Munitiebedrijf van het LBB⁶ (25)

Beheer centrale voorraden bij het Munitiemagazijn van het Marinebedrijf (25)

¹  Voorheen: Materieelbeheer vredesoperaties.

²  Hieronder vallen wapenbeheer, munitiebeheer, cryptobeheer en beheer overig materieel. T/m 2008 waren de onvolkomenheden in het wapen- en munitiebeheer gezamenlijk opgenomen onder de noemer «Wapenbeheer en munitiebeheer defensiebreed». De onvolkomenheden in het beheer van het overige materieel waren t/m 2008 opgenomen onder de noemer «Beheer van aan eenheden toegewezen materieel».

³  Betreft in 2008 het beheer van overige materieel. Vanaf 2009 zijn de onvolkomenheden in het materieelbeheer CDC verder toegerekend aan de betreffende onderdelen van het CDC.

⁴  Betreft het beheer van overig materieel MIVD.

⁵  Voorheen onvolkomenheid «DMO LBB, AGB en KPU». Betreft het beheer van centrale voorraden overig materieel.

⁶  Voorheen: Materieelbeheer Landelijk Bevoorradingsbedrijf (Defensie Materieel Organisatie). Betreft in 2008 het wapen-, munitie- en cryptobeheer.

Onvolkomenheden               Ernstige onvolkomenheden         + Opgelost

Financieel administratiesysteem FINAD

Financiële administratie (verplichtingen)

Financiële administratie (saldibalansposten)

Kwaliteit informatievoorziening materieeladministratiesystemen (geautomatiseerde controles, datakwaliteit en autorisatiebeheer)

Kwaliteit informatievoorziening personeelsadministratiesystemen (geautomatiseerde controles, datakwaliteit en autorisatiebeheer) en personeelsdossiers

(Deskundigheid en) beschikbare capaciteit IC-personeel

Pensioenen en uitkeringen (90)

Personeelsbeheer

Agentschappen

Financieel beheer Paresto

Financieel beheer BG IVENT

Materieelbeheer BG IVENT

Voorraad- en materieeladministratie BG IVENT

Financieel beheer DVD

Betrouwbaarheid informatievoorziening BG IVENT

I + I I I

I I

+

+

+

Wij hebben in 2009 bij 23 beheerdomeinen onvolkomenheden geconstateerd in de bedrijfsvoering van het ministerie. Deze komen aan bod in § 3.3 en § 3.4.

3.3 Oordeel over het financieel beheer en materieelbeheer

In onderstaand kader staat ons oordeel over het financieel beheer en het materieelbeheer van het Ministerie van Defensie. Krachtens de CW 2001 gaan wij jaarlijks na of deze onderdelen van de departementale bedrijfsvoering voldoen aan de daaraan gestelde eisen.

De volgende onderzochte onderdelen van het financieel beheer, het materieelbeheer

en de daartoe bijgehouden administraties van het Ministerie van Defensie voldeden in

2009 niet aan de in de CW 2001 gestelde eisen:

– het financieel beheer (het beheer van verplichtingen en uitgaven) bij de begrotingsartikelen 20 Crisisbeheersingsoperaties, 21 Commando Zeestrijdkrachten, 23 Commando Luchtstrijdkrachten, 24 Commando Koninklijke Marechaussee, 25 Defensie Materieelorganisatie, 26 Commando Dienstencentra en 90 Algemeen;

– het materieelbeheer (cryptobeheer) bij crisisbeheersingsoperaties;

– het materieelbeheer bij het Commando Zeestrijdkrachten: het wapenbeheer bij het onderdeel Landing Platform Dock (LPD) en bevoorradingsschepen en het munitie-beheer bij het Commando Zeestrijdkrachten (algemeen);

– het materieelbeheer bij het Commando Landstrijdkrachten: het munitie- en crypto-beheer;

– het materieelbeheer bij het Commando Luchtstrijdkrachten: het wapenbeheer bij de Groep Geleide Wapens, het Defensie Helikopter Commando, de vliegbasis Leeuwarden en de vliegbasis Eindhoven; het munitiebeheer bij de vliegbasis Leeuwarden en de vliegbasis Eindhoven het cryptobeheer bij de Groep Geleide Wapens, het Defensie Helikopter Commando, het Air Operations Control Station Nieuw Milligen en de Opleidingen Koninklijke Luchtmacht en het beheer van overig materieel bij de vliegbasis Leeuwarden, de vliegbasis Eindhoven en de vliegbasis Volkel;

– het materieelbeheer bij het Commando Koninklijke Marechaussee: het wapenbeheer bij het district Noord-Oost, het district Landelijke en Buitenlandse eenheden en het Landelijk Opleidings- en Kenniscentrum, het cryptobeheer bij het district Landelijke en Buitenlandse eenheden en het Landelijk Opleidings- en Kenniscentrum en het beheer van het overig materieel bij het district Landelijke en Buitenlandse eenheden;

– het materieelbeheer bij het Commando Dienstencentra: het wapenbeheer bij de bedrijfsgroep Facility Services, de bedrijfsgroep Vastgoed en de Nederlandse Defensie Academie, het cryptobeheer bij de Defensie Distributie Autoriteit van de bedrijfdsgroep IVENT en het beheer van overig materieel bij de bedrijfsgroep Facility Services en de Nederlandse Defensie Academie;

– het materieelbeheer van de Bestuursstaf: het beheer van overig materieel bij de Militaire Inlichtingen- en Veiligheidsdienst;

– het beheer van centrale voorraden bij het Kleding- en Persoonsgebonden Uitrus-tingsbedrijf en het Defensie Munitiebedrijf van het Landelijk Bevoorradingsbedrijf en Munitiemagazijn van het Marinebedrijf;

– het financieel administratiesysteem (FINAD);

– de financiële administratie (registratie van verplichtingen);

– de kwaliteit van de informatievoorziening van de materieeladministratiesystemen;

– de kwaliteit van de informatievoorziening van de personeelsadministratiesystemen;

– de administratie van werkplekdiensten bij de bedrijfsgroep IVENT.

Het verplichtingenbeheer is bij de meeste begrotingsartikelen nog niet op orde, doordat nog veel verplichtingen te laat of voor een onjuist bedrag worden vastgelegd. Als gevolg van het niet juist, tijdig of volledig vastleggen van verplichtingen was het – evenals in 2008 – noodzakelijk om de stand van de aangegane en openstaande verplichtingen in het jaarverslag te corrigeren. Ook kunnen de tekortkomingen in het verplich-tingenbeheer gevolgen hebben voor het beheersen van de verplichtingenbudgetten. Bij de uitgaven is het proces van beperkte verificatie van

Oordeel

facturen nog onvoldoende verbeterd, al lijkt het hiermee aan het eind van 2009 de goede kant op te gaan.

In het materieelbeheer in Afghanistan vormen vooral de verschillen tussen de administratieve en de fysieke voorraden een risico. Om het materieel in 2010 op een beheerste wijze te kunnen terugbrengen is, naast kennis van de verblijfplaats van het materieel, een goede en betrouwbare administratie een voorwaarde.

Het beheer van het gevoelig materieel (wapens, munitie en cryptomid-delen) voldoet nog niet aan de eisen. Vooral bij het gevoelig materieel is het van belang om nauwkeurig inzicht te hebben in de verblijfplaats, de aantallen en de wijze van opslag, niet alleen vanwege de waarde van het materieel, maar ook ter voorkoming van veiligheidsincidenten.

Het beheer van centrale voorraden is vooral bij het Kleding- en Persoonsgebonden Uitrustingsbedrijf, het Defensie Munitiebedrijf en het Munitiemagazijn van het Marinebedrijf nog niet op orde. Ook hier geldt dat het materieel niet alleen een grote waarde vertegenwoordigt, maar dat er ook risico’s bestaan op (het niet tijdig signaleren van) vermissingen en/of het niet kunnen voldoen aan de vraag.

De inrichting en het beheer van bevoegdheden in het financieel administratiesysteem FINAD zijn in 2009 verbeterd. Desalniettemin dient de feitelijke inrichting en de werking nog verder te verbeteren. Zo is er nog onvoldoende zicht op de mate waarin de geïdentificeerde conflicterende bevoegdheden worden beperkt door (bestaande) beheersmaatregelen.

Als gevolg van het niet juist, tijdig en/of volledig vastleggen van verplichtingen, is de registratie van de aangegane en openstaande verplichtingen in het financieel administratiesysteem onvoldoende betrouwbaar. Dit leidt niet alleen tot de noodzaak om de jaarrekening extracomptabel te corrigeren, maar ook tot problemen bij het beheersen van de budgetrealisatie.

In 2009 heeft het ministerie maatregelen getroffen om de kwaliteit van de data in de personeelsadministratiesystemen te verbeteren. Het afhandelen van de openstaande fouten moet in 2010 nog plaatsvinden. Voor de materieeladministratiesystemen Crypto Controlled Items Registratie Systeem (CCIRS), Centraal Wapen Registratie Systeem (CWRS) en Warehouse Management Systeem Klasse V (WMS Klasse V) zijn schonings-plannen opgesteld. Of de datakwaliteit inderdaad verbetert, moet in 2010 blijken.

De administratie van de computerwerkplekken bij de Bedrijfsgroep Informatievoorziening en Technologie (IVENT), een baten-lastendienst, maakt het nog niet mogelijk om de kosten van deze werkplekken op een juiste manier door te belasten aan de overige defensieonderdelen. Daarnaast is een betrouwbare administratie van de werkplekken belangrijk voor het beheer van de apparatuur.

Zoals eerder beschreven maakt het verbeteren van de hiervoor vermelde onvolkomenheden deel uit van de meerjarige plannen ter verbetering van het financieel beheer en het materieelbeheer. Het volledig op orde krijgen van het beheer en het structureel borgen ervan verloopt via het tijdpad van de plannen en kan afhankelijk van het probleem nog enkele jaren in

beslag nemen. Zolang het feitelijke beheer nog niet is verbeterd, blijft er evenwel sprake van onvolkomenheden.

3.4  Overige onderdelen van de bedrijfsvoering

De beschikbaarheid van het Netherlands Armed Forces Integrated Network (NAFIN), dat fungeert als interlokaal verbindingsstelsel voor spraak- en datacommunicatie voor Defensie, is onvoldoende gewaarborgd. De oorzaak hiervan is de slechte conditie van een groot aantal netwerkruimten. Het Ministerie van Defensie is in 2008 gestart met het project OEVER, dat tot doel heeft om 88 urgente locaties op orde te brengen. Het ministerie verwacht het project in het tweede kwartaal van 2014 af te ronden.

De betrouwbaarheid en volledigheid van zowel de digitale als de fysieke personeelsdossiers zijn onvoldoende. Hierdoor kost het niet alleen veel tijd om dossierstukken op te zoeken, maar ontbreken in veel gevallen ook de wettelijk verplichte documenten. Het Ministerie van Defensie heeft in januari 2010 een plan van aanpak vastgesteld om de kwaliteit van personeelsdossiers te verbeteren. Het ministerie verwacht de uitvoering van het plan uiterlijk op 1 maart 2012 af te ronden.

3.5  Oordeel over totstandkoming informatie in jaarverslag over bedrijfsvoering

In onderstaand kader staat ons oordeel over de totstandkoming van de informatie die in het Jaarverslag 2009 van het Ministerie van Defensie staat vermeld over de bedrijfsvoering van het departement. Krachtens de CW 2001 gaan wij jaarlijks na of deze informatie tot stand is gekomen volgens de daarvoor geldende regels en of deze voldoet aan de verslagge-vingsvoorschriften.

Oordeel

De informatie over de bedrijfsvoering in het Jaarverslag 2009 van het Ministerie van Defensie is op deugdelijke wijze tot stand gekomen en voldoet aan de verslaggevings-voorschriften.

4 FINANCIËLE INFORMATIE

In dit hoofdstuk staan onze oordelen over de financiële informatie (§ 4.1) en over de saldibalans (§ 4.2) in het Jaarverslag 2009 van het Ministerie van Defensie. Krachtens de CW 2001 gaan wij jaarlijks na of deze informatie voldoet aan de daaraan gestelde eisen.

4.1 Oordeel over de financiële informatie

De financiële informatie in het Jaarverslag 2009 van het Ministerie van Defensie voldoet aan de eisen die de CW 2001 stelt. Dit betekent dat wij geen belangrijke fouten en onzekerheden in de rechtmatigheid en de deugdelijke weergave hebben geconstateerd die de tolerantiegrenzen overschrijden, en dat de informatie voldoet aan de verslaggevingsvoorschriften.

Het totaalbedrag aan geconstateerde fouten en onzekerheden blijft ook onder de tolerantiegrens voor de financiële informatie in het jaarverslag als geheel.

Als gevolg van een onjuiste registratie van de aangegane en openstaande verplichtingen in de financiële administratie was het echter noodzakelijk om aanzienlijke correcties in de jaarrekening door te voeren om binnen de vastgestelde toleranties te blijven.

Een overzicht van alle fouten en onzekerheden is opgenomen in de bijlagen van dit rapport.

4.2 Oordeel over de saldibalans

De informatie in de saldibalans in het Jaarverslag 2009 van het Ministerie van Defensie voldoet aan de eisen die de CW 2001 stelt. Dit betekent dat wij geen belangrijke fouten en onzekerheden in de rechtmatigheid en de deugdelijke weergave hebben geconstateerd die de tolerantiegrenzen overschrijden, en dat de informatie voldoet aan de verslaggevingsvoorschriften.

In 2009 heeft het Ministerie van Defensie voor een bedrag van € 1 617,9 miljoen aan openstaande voorschotten afgerekend. Wij zijn van oordeel dat de afgerekende voorschotten voldoen aan de gestelde eisen.

Het totaalbedrag aan geconstateerde fouten en onzekerheden in de saldibalansposten blijft ook onder de tolerantiegrens voor de saldibalans als geheel.

Een overzicht van alle fouten en onzekerheden is opgenomen in de bijlagen van dit rapport.

Oordeel

Oordeel

5 REACTIE MINISTER EN NAWOORD ALGEMENE REKENKAMER

De minister van Defensie heeft op 29 april 2010 gereageerd op ons Rapport bij het Jaarverslag van het Ministerie van Defensie (X). Hieronder hebben wij de reactie van de minister samengevat (§ 5.1). De volledige brief staat op onze website: www.rekenkamer.nl. De reactie gaf ons aanleiding tot een nawoord (§ 5.2).

5.1 Reactie minister

In zijn reactie geeft de minister van Defensie aan het eens te zijn met onze constatering dat de uitvoering van de verbeteringen in het financieel beheer en materieelbeheer met enige vertraging is gestart, maar op koers ligt. Ook is hij het eens met onze constateringen dat - zoals verwacht - de effecten in het feitelijke financieel beheer en materieelbeheer nog slechts beperkt zichtbaar zijn en dat er nog een lange weg te gaan is. De minister geeft vervolgens aan dat Defensie de komende tijd voor grote uitdagingen staat, zoals het terugbrengen van het materieel naar de eenheden in Nederland vanuit Afghanistan (redeployment) en het verwerken van de mogelijke gevolgen van de brede heroverwegingen. Ook heeft de taakstelling bij de staven van Defensie en de beperking op externe inhuur volgens de minister gevolgen voor de beschikbare capaciteit voor de uitvoering van de verbeteractiviteiten. De minister geeft aan hier bij het stellen van de prioriteiten voor 2010 rekening mee te hebben gehouden.

Financieel beheer

Bij het verbeteren van het financieel beheer wordt - gezien het grote aantal onvolkomenheden in het verplichtingenbeheer - prioriteit gegeven aan de verbetering hiervan. Verder wordt het zwaartepunt gelegd bij de verbetering van het betaalgedrag en het vereenvoudigen van het handtekeningen- en bevoegdhedenregister. Door het continu volgen van de belangrijkste geldstromen via een monitorsysteem worden problemen in een vroeg stadium gesignaleerd en geanalyseerd en kunnen snel maatregelen worden genomen om het probleem weg te nemen.

Materieel beheer

De minister geeft aan dat voor het materieelbeheer de belangrijkste doelstellingen in 2010 zijn: de doorontwikkeling van het Voorschrift Materieelbeheer Defensie en het materieelbeheer bij redeployment en uitzendingen. In 2010 krijgen prioriteit: het verder uitwerken van de monitor materieelbeheer en het inrichten van de daartoe benodigde bestuurlijke informatievoorziening en de datakwaliteit in de materieeladministratiesystemen.

Personeelsbeheer

De minister geeft in 2010 voorrang aan het uitvoeren van het plan van aanpak om de kwaliteit van de personeelsdossiers te verbeteren, gezien het risico dat Defensie loopt doordat wettelijke documenten in personeelsdossiers ontbreken.

Verantwoordingsinformatie

Het rapport Verantwoordingsinformatie operationele gereedheid (Algemene Rekenkamer, 2009b) was voor de minister aanleiding de uitvoering van onze aanbevelingen als prioriteit aan te merken. De minister schrijft in zijn reactie dat gestart is met de uitvoering van het programma «Verbeteren Stuuren Verantwoordingsinformatie».

Beleidsinformatie

Voor de beleidsinformatie in het Jaarverslag 2009 zegt de minister in dit verband nog naar mogelijkheden te zoeken om ook de apparaatsuitgaven nader te specificeren naar doelstellingen. Alle hierboven genoemde prioriteiten worden volgens de minister nader geconcretiseerd in een toetsingskader voor de beoordeling van het beheer voor zowel de Algemene Rekenkamer als Defensie. Overigens betekent het feit dat de genoemde activiteiten voorrang krijgen, volgens de minister niet dat alle andere activiteiten naar de achtergrond verschuiven. De activiteiten worden uitgevoerd volgens de planning van de meerjarige verbeterplannen.

Verder geeft de minister aan dat hij zich kan vinden in de gedachte de kwaliteitskaart te gebruiken als instrument om de geconstateerde onvolkomenheden in de bedrijfsvoering te presenteren in relatie tot de totale bedrijfsvoering van het ministerie. Naar de mening van de minister wordt dit doel met de huidige inrichting van de kwaliteitskaart nog niet bereikt en moeten er nog stappen worden gezet, voordat de kwaliteits-kaart een bruikbaar instrument is voor het Ministerie van Defensie. De minister stelt voor om deze stappen gezamenlijk met de Algemene Rekenkamer te maken.

5.2 Nawoord Algemene Rekenkamer

Wij constateren dat de minister van Defensie onze constateringen, conclusies en aanbevelingen onderschrijft. Op onze beurt onderschrijven wij de mening van de minister dat Defensie de komende jaren voor grote uitdagingen staat, zoals het terugbrengen van het materieel uit Afghanistan naar Nederland en het verwerken van de mogelijke gevolgen van de brede heroverwegingen. Wij steunen dan ook de minister van Defensie in zijn streven om met de uitvoering van de meerjarige programma’s voor het financieel beheer en het materieelbeheer op de ingeslagen weg doorgaat om in 2012 (financieel beheer) respectievelijk 2014 (materieel beheer) een ordelijk beheer te bereiken.

Wij onderschrijven het belang van de prioriteiten die de minister voor 2010 gesteld heeft. De nader uitgewerkte activiteiten hanteren wij dan ook mede als toetsingskader om de voortgang te beoordelen van het op orde brengen van het beheer.

KWALITEITSKAART

Toelichting op het instrument kwaliteitskaart

De kwaliteitskaart is een nieuw instrument van de Algemene Rekenkamer, dat we voor het eerst hebben opgenomen in onze rapporten bij de jaarverslagen 2008. De kwaliteitskaart is bedoeld om de uitkomsten van ons rechtmatigheidsonderzoek op een compacte manier te presenteren en plaatst de geconstateerde (ernstige) onvolkomenheden in de bedrijfsvoering in het licht van de totale bedrijfsvoering van het ministerie.

De kwaliteitskaart bestaat uit twee delen. In deel I zijn onze bevindingen gekoppeld aan de begrotingsartikelen van het ministerie. Dit deel van de kaart laat per artikel zien:

voor welk percentage van de uitgaven concrete informatie over de beleidsresultaten in het jaarverslag is opgenomen; of het begrotingsartikel wordt geraakt door geconstateerde onvolkomenheden in de bedrijfsvoering, met mogelijk gevolgen voor de rechtmatigheid, de betrouwbaarheid van gegevens of de doelrealisatie;

of wij als gevolg van geconstateerde onvolkomenheden daadwerkelijk fouten en onzekerheden in de rechtmatigheid of deugdelijke weergave hebben geconstateerd;

of de geconstateerde fouten en onzekerheden de kwantitatieve tolerantiegrenzen overschrijden.

In deel II van de kwaliteitskaart vormen de organisatieonderdelen van het ministerie en de te beheersen bedrijfsvoeringsprocessen het uitgangspunt. Dit deel van de kaart is mede gebaseerd op de Baseline financieel beheer en materieelbeheer (Financiën, 2003) van het Ministerie van Financiën, waarin de normen voor een goed financieel beheer en materieelbeheer zijn vastgelegd.

In dit deel van de kaart zetten we het aantal beheerdomeinen waarin we onvolkomenheden hebben geconstateerd, aftegen het aantal beheerdomeinen dat voor een goed functioneren van het ministerie «relevant», respectievelijk «kritisch» is.

Deel II van de kwaliteitskaart maakt ook zichtbaar aan welke onderwerpen wij en/of de departementale auditdienst in de controle over 2009 extra aandacht hebben besteed en waar wij (ernstige) onvolkomenheden hebben geconstateerd. Met extra aandacht van de auditdienst bedoelen wij die aandacht voor de bedrijfsvoering die de reguliere aandacht uit hoofde van de jaarlijkse wettelijke controle overstijgt (zie hoofdstuk 1 van de toelichting op dit rapport op www.rekenkamer.nl voor informatie over onze onderzoeksopzet). Met extra aandacht van de Algemene Rekenkamer doelen wij op ons departementspecifieke en ons rijksbrede onderzoek. Extra aandacht van de Algemene Rekenkamer en van de auditdienst betekent niet per definitie dat alle aspecten van het desbetreffende beheerdomein in het onderzoek zijn betrokken; de extra aandacht kan ook betrekking hebben op een enkel aspect binnen het beheerdomein.

Voor een verdere toelichting op het instrument kwaliteitskaart verwijzen wij naar onze website: www.rekenkamer.nl. Hier vindt u achtergrondinformatie over de kwaliteitskaart en over de gehanteerde criteria en ordeningsprincipes.

Kwaliteitskaart 2009 deel I begrotingsartikelen Ministerie van Defensie

Artikel waarvan tussen de...

0%en50%

50% en 90%

90% en 100%

...van de gerealiseerde uitgaven is toegelicht met beleidsinformatie. Met beleidsinformatie bedoelen we informatie die specifiek, meetbaar èn tijdsgebonden is.

• * 

  Artikel waarbij onvoldoende¹¹ is uitgelegd waarom een deel van de gerealiseerde uitgaven niet is toegelicht met (specifieke, meetbare èn tijdsgebonden) beleidsinformatie.

Beleidsarti kelen

• = 

  Beleidsinformatie

Art. nr. Omschrijving

20             Uitvoeren Crisisbeheersingsoperaties

21             Commando Zeestrijdkrachten

22             Commando Landstrijdkrachten

23             Commando Luchtstrijdkrachten

24             Commando Koninklijke Marechaussee

25             Defensie Materieelorganisatie

26             Commando Dienstencentra

Praktijktoets

Niet-beleidsarti kelen

€               2.245

€ 1.631.585

Uitgevoerde praktijktoets: O Veteranenzorg

Onvoldoende wil zeggen dat voor minder dan 75% van de niet toegelichte gerealiseerde uitgaven wordt uitgelegd waarom de toelichting ontbreekt, of dat de uitleg die wordt gegeven geen goede verklaring biedt.

Zie AAL punt:

artikel dat gevolgen kan ondervinden van de onvolkomenheid (mogelijke gevolgen voor bijvoorbeeld rechtmatigheid, betrouwbaarheid gegevens of doelrealisatie)

artikel waar fouten of onzekerheden in de rechtmatigheid of deugdelijke weergave zijn geconstateerd als gevolg van de onvolkomenheid

si

■o

Beleidsartikelen

Art. nr.     Omschrijving

20             Uitvoeren Crisisbeheersingsoperaties

21             Commando Zeestrijdkrachten

22             Commando Landstrijdkrachten

23             Commando Luchtstrijdkrachten

24            Commando Koninklijke Marechaussee

25             Defensie Materieelorganisatie

26             Commando Dienstencentra

™ o 5 (J

Niet-beleidsarti kelen

Art. nr.     Omschrijving

70             Geheime uitgaven

80             Nominaal en onvoorzien

90            Algemeen

Baten-lastendiensten

BG Ivent

Dienst Vastgoed Defensie

Paresto

Zie AAL punt:

10

11

12

13

14

15

16

17

artikel dat gevolgen kan ondervinden van de onvolkomenheid (mogelijke gevolgen voor bijvoorbeeld rechtmatigheid, betrouwbaarheid gegevens of doelrealisatie)

artikel waar fouten of onzekerheden in de rechtmatigheid of deugdelijke weergave zijn geconstateerd als gevolg van de onvolkomenheid

1> m

■a

i 03 OïOQ

.E Dl

■a c

o "4=

M

■a J E c

t CU O T3 O C > O

a> -a

5   O)

£   co

c   c

• 0) 

  o

u   o

i- CA

II

CD c CQ CU

CU

■?,:£,

CD :=■

cc "c

Ü (D

CU

CA

8ü

CU p

ca 2

Beleidsartikelen

$J Bedrijfsvoering

Art. nr. Omschrijving

20             Uitvoeren Crisisbeheersingsoperaties

21             Commando Zeestrijdkrachten

22             Commando Landstrijdkrachten

23             Commando Luchtstrijdkrachten

24             Commando Koninklijke Marechaussee

25             Defensie Materieelorganisatie

26             Commando Dienstencentra

Niet-beleidsartikelen

Art. nr.     Omschrijving

70             Geheime uitgaven

80             Nominaal en onvoorzien

90            Algemeen

Baten-lastendiensten

BG Ivent

Dienst Vastgoed Defensie

Paresto

Zie AAL punt:

artikel dat gevolgen kan ondervinden van de onvolkomenheid (mogelijke gevolgen voor bijvoorbeeld rechtmatigheid, betrouwbaarheid gegevens of doelrealisatie)

artikel waar fouten of onzekerheden in de rechtmatigheid of deugdelijke weergave zijn geconstateerd als gevolg van de onvolkomenheid

■o

Beleidsartikelen

Art. nr.     Omschrijving

20             Uitvoeren Crisisbeheersingsoperaties

21             Commando Zeestrijdkrachten

22             Commando Landstrijdkrachten

23             Commando Luchtstrijdkrachten

24             Commando Koninklijke Marechaussee

25             Defensie Materieelorganisatie

26             Commando Dienstencentra

0)

■o

0)

a ai .o 5

€ Financiële info

Niet-beleidsartikelen

Art. nr.     Omschrijving

70             Geheime uitgaven

80             Nominaal en onvoorzien

90            Algemeen

Baten-lastendiensten

BG Ivent

Dienst Vastgoed Defensie

Paresto

~

Tolerantiegrenzen gehele jaarverslag overschreden? nee

Kwaliteitskaart 2009 deel II bedrijfsvoering Ministerie van Defensie

Ernstige onvolkomenheid Onvolkomenheid Q Onvolkomenheid heeft gevolgen voor de rechtmatigheid en/of deugdelijke weergave

Kritisch proces Relevant proces Proces van gering belang of komt niet voor

Extra aandacht aan besteed door: I I auditdienst

J Algemene Rekenkamer I I Algemene Rekenkamer en auditdienst

Directoraten-generaal/clusters

(aantal organisatieonderdelen)

Cluster SG/pSG

(9 onderdelen)

Commando Dienstencentra

(5 onderdelen)

Defensie Materieelorganisatie

(8 onderdelen)

E

c

I 1

£ o I

£

c

£

c <u

I

• ! 

  s

Financieel beheer Crisisbeheersingsoperaties, zie AAL punt 1

Financieel beheer Bestuursstaf, zie AAL punt 7

Financieel beheer Commando Dienstencentra, zie AAL punt 6

I Financieel beheer | Defensie Materieelorganisatie, ■ zie AAL punt 5

l

Materieelbeheer Bestuursstaf, zie AAL punt 14

Financiële administratie (registratie verplichtingen), zie AAL punt 19

£><3

Materieelbeheer Crisisbeheersing-operaties, zie AAL punt 8

Kwaliteit informatievoorziening ■ materieeladministratie-systemen, zie AAL punt 20

E3

Financieel administratiesysteem FINAD, zie AAL punt 18

Materieelbeheer Commando Dienstencentra, zie AAL punt 13

£

Beheer centrale voorraden Marinebedrijf, zie AAL punt 17

Beheer centrale voorraden Kledingen Persoonsgebonden Uitrusting Bedrijf, zie AAL punt 15

LX]

Kwaliteit informatievoorziening personeelsadministratiesystemen, en personeelsdossiers zie AAL punt 21

Beheer centrale voorraden Defensie Munitiebedrijf, zie AAL punt 16

Commando Zeestrijdkrachten

(9 onderdelen)

Financieel beheer Commando Zeestrijdkrachten, zie AAL punt 2

Materieelbeheer Commando Zeestrijdkrachten, zie AAL punt 9

ra

{vervolg bedrijfsvoering Ministerie van Defensie)

Directoraten-generaal/clusters

(aantal organisatieonderdelen)

Commando Landstrijdkrachten

(11 onderdelen)

EU

LJ      Materieelbeheer

|   Commando

|   Landstrijd krachten,

l------1      zie AAL punt 10

2

0)

>

Ol

i__J

Koninklijke Marechaussee

(7 onderdelen)

Financieel beheer Commando Koninklijke Marechaussee, zie AAL punt 4

Materieelbeheer Commando Koninklijke Marechaussee, zie AAL punt 12

■r—

i k___

Baten-lastendiensten

(3 onderdelen)

C§S

x

Onvolkomenheid niet toegedeeld aan organisatieonderdeel

Voorraad- en materieel-I administratie Bedrijfsgroep IVENT, I zie AAL punt 22

Totaal: 190 relevante en kritische processen (= het maximale aantal mogelijke onvolkomenheden)

Toelichting op de kwaliteitskaart van het Ministerie van Defensie

Toelichting op kaart deel I

• • 

  Beleidsinformatie

Deel I van de kwaliteitskaart van het Ministerie van Defensie maakt per artikel zichtbaar hoeveel procent van de uitgaven wordt toegelicht met specifieke, meetbare en tijdgebonden beleidsinformatie en maakt zichtbaar of het eventuele ontbreken van deze informatie door het ministerie wordt uitgelegd. In hoofdstuk 2 van de toelichting op dit rapport op internet gaan we dieper in op de beschikbaarheid van de beleidsinformatie in het jaarverslag van de ministervan Defensie.

• • 

  Bedrijfsvoering

Deel I van de kwaliteitskaart laat zien dat acht begrotingsartikelen van het ministerie worden geraakt door de door ons bij dit ministerie geconstateerde onvolkomenheden.

• • 

  Financiële informatie

Uit deel I van de kwaliteitskaart van het Ministerie van Defensie blijkt dat bij geen van de begrotingsartikelen de tolerantiegrens voor de omvang van fouten en onzekerheden in de rechtmatigheid en de deugdelijke weergave wordt overschreden. De tolerantiegrens voor het jaarverslag van het Ministerie van Defensie als geheel wordt ook niet overschreden.

Toelichting op kaart deel II

Uit deel II van de kwaliteitskaart van het Ministerie van Defensie blijkt dat 190 beheerdomeinen van belang zijn voor de bedrijfsvoering. Daarvan zijn 93 beheerdomeinen als kritisch aan te merken. Van de 190 beheerdomeinen die van belang zijn voor het goed functioneren van het ministerie, hebben de auditdienst van het Ministerie van Defensie en/of wij 86 beheerdomeinen extra onderzocht. Daarvan waren er 47 kritisch en 39 relevant. Bij 15 kritische en 8 relevante beheerdomeinen hebben wij de volgende onvolkomenheden geconstateerd:

Een onvolkomenheid in het financieel beheer (zie AAL punten 1 tot en

met 7).

Een onvolkomenheid in het materieelbeheer bij crisisbeheersingsoperaties (zie AAL punt 8).

Een onvolkomenheid in het wapen-, munitie-, crypto- en overig

materieelbeheer (zie AAL punt 9 tot en met 14).

Een onvolkomenheid bij het beheer van centrale voorraden (zie AAL

punt 15 tot en met 17).

Een onvolkomenheid bij het financieel administratiesysteem FINAD

(zie AAL punt 18).

Een onvolkomenheid in de financiële administratie (registratie van de

verplichtingen) (zie AAL punt 19).

Een onvolkomenheid bij de kwaliteit van de informatievoorziening bij

materieeladministratiesystemen en personeelsadministratiesystemen

en bij de kwaliteit van de personeelsdossiers (zie AAL punten 20 en

21).

Een onvolkomenheid in het voorraad- en materieelbeheer bij BG

IVENT (zie AAL punt 22).

Een onvolkomenheid bij de betrouwbaarheid van de informatievoorziening BG IVENT (zie AAL punt 23).

In hoofdstuk 3 zijn de hierboven vermelde onvolkomenheden verder toegelicht.

AUDIT ACTIELIJST 2010

De Audit Actielijst (AAL) laat zien op welke punten de Algemene Rekenkamer vindt dat het ministerie actie moet ondernemen. Deze punten kunnen zowel de onvolkomenheden in het financieel beheer en materieel-beheer betreffen als de onvolkomenheden in de overige onderdelen van de bedrijfsvoering. De lijst vermeldt ook welke maatregelen de minister heeft aangekondigd om de onvolkomenheden die wij hebben geconstateerd op te lossen.¹

¹ De Algemene Rekenkamer kan op grond van de CW 2001 artikel 88 en 89 bezwaar maken tegen alle onvolkomenheden in het financieel beheer, het materieelbeheer en de daartoe bijgehouden administraties.

GEBRUIKTE AFKORTINGEN

AAL                        Audit Actielijst

CCI(RS)                   Crypto Controlled Items (Registratie Systeem)

CDC                        Commando Dienstencentra

CKMar                    Commando Koninklijke Marechaussee

CLAS                      Commando Landstrijdkrachten

CLSK                      Commando Luchtstrijdkrachten

CW                          Comptabiliteitswet

CWRS                     Centraal Wapen Registratie Systeem

CZSK                      Commando Zeestrijdkrachten

DMO                       Defensie Materieelorganisatie

DVD                        Defensie Vastgoed Dienst

ERP                         Enterprise Resource Planning

FINAD                     Financiële administratie

IV                            Informatievoorziening

IVENT                     (Bedrijfsgroep) Informatievoorziening en Technologie

LBB                         Landelijk Bevoorradingsbedrijf

LPD                         Landing Platform Docks

NAFIN                    Netherlands Armed Forces Integrated Network

SPEER                    Strategic Process & ERP Enabled Reengineering

WMS (KL V)           Warehouse Management Systeem (Klasse V)

Op www.rekenkamer.nl staat een verklarende woordenlijst met begrippen die veel voorkomen in onze rapporten bij de jaarverslagen.