Jaarverslag en slotwet van de Overige Hoge Colleges van Staat en Kabinetten 2009 - Hoofdinhoud

Dit rapport;Dit jaarverslag i is onder nr. 2 toegevoegd aan wetsvoorstel 32360 IIB - Jaarverslag en slotwet van de Overige Hoge Colleges van Staat en Kabinetten 2009.

Officiële titel	Jaarverslag en slotwet van de Overige Hoge Colleges van Staat en Kabinetten 2009
Document­datum	25-08-2011
Publicatie­datum	19-05-2010
Nummer	KST139591
Kenmerk	32360 IIB, nr. 2
Externe link	origineel bericht
Originele document in PDF

Tweede Kamer der Staten-Generaal

Vergaderjaar 2009–2010

32 360 IIB

Jaarverslag en slotwet Raad van State, Algemene Rekenkamer, Nationale ombudsman, Kanselarij der Nederlandse Orden, Kabinet van de Gouverneur van de Nederlandse Antillen en Kabinet van de Gouverneur van Aruba 2009

Nr. 2

RAPPORT BIJ HET JAARVERSLAG 2009 VAN DE RAAD VAN STATE, ALGEMENE REKENKAMER, NATIONALE OMBUDSMAN, KANSELARIJ DER NEDERLANDSE ORDEN, KABINET VAN DE GOUVERNEUR VAN DE NEDERLANDSE ANTILLEN EN KABINET VAN DE GOUVERNEUR VAN ARUBA (IIB)

Aan de Voorzitter van de Tweede Kamer der Staten-Generaal

’s-Gravenhage, 19 mei 2010

Hierbij bieden wij u aan het op 6 mei 2010 door ons vastgestelde «Rapport bij het Jaarverslag 2009 van de Raad van State, Algemene Rekenkamer, Nationale ombudsman, Kanselarij der Nederlandse Orden, Kabinet van de Gouverneur van de Nederlandse Antillen en Kabinet van de Gouverneur van Aruba (IIB)».

Algemene Rekenkamer

drs. Saskia J. Stuiveling, president

dr. Ellen M.A. van Schoten RA, secretaris

Inhoud

1                   Inleiding                                                                                         5

1.1                Over dit onderzoek                                                                        5

1.2                Over de overige Hoge Colleges van Staat en Kabinetten                                                                                                   5

2                   Kwaliteitskaart                                                                              7

2.1                Toelichtingophet instrument kwaliteitskaart                            7

2.2                Toelichting op de kwaliteitskaart van de overige Hoge Colleges van StaatenKabinetten                                              10

3                   Oordelen over het jaarverslag                                                   11

3.1                Oordeel overdefinanciële informatie                                      11

3.2                Oordeel over saldibalansentoelichting                                   12

3.3                Oordeel over totstandkoming informatie in jaarverslag over bedrijfsvoering                                                                   12

3.4                Oordeel over totstandkoming informatie in jaarverslag over gevoerd beleid                                                                    13

4                   Bedrijfsvoering                                                                            14

4.1 Oordeel financieel beheer enmaterieelbeheer                        14

5                   Reactie minister van BZK                                                           15

Overzicht fouten en onzekerheden in de financiële informatie in het

Jaarverslag 2009 van de overige Hoge Colleges van Staat en

Kabinetten (IIB)                                                                                                 16

Gebruikte afkortingen                                                                                      22

Literatuur                                                                                                          23

1 INLEIDING

In dit rapport presenteren wij de resultaten van ons rechtmatigheidson-derzoek bij de Raad van State, de Algemene Rekenkamer, de Nationale ombudsman, de Kanselarij der Nederlandse Orden, het Kabinet van de Gouverneur van de Nederlandse Antillen en het Kabinet van de Gouverneur van Aruba, in het vervolg de «overige Hoge Colleges van Staat en Kabinetten» genoemd.¹

Hieronder gaan we eerst in op onze onderzoeksaanpak en wijze van rapporteren. Daarna volgt een korte beschrijving van de overige Hoge Colleges van Staat en Kabinetten. In hoofdstuk 2 tonen we de kwaliteits-kaart van de overige Hoge Colleges van Staat en Kabinetten. In hoofdstuk 3 presenteren wij vervolgens onze oordelen over het Jaarverslag 2009 van de overige Hoge Colleges van Staat en Kabinetten. In hoofdstuk 4 staat de bedrijfsvoering van de overige Hoge Colleges van Staat en Kabinetten centraal. In hoofdstuk 5 staat de reactie van de minister van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties (BZK) als eindverantwoordelijke bewindspersoon op dit onderzoek, aangevuld met ons nawoord.

1.1  Over dit onderzoek

De Algemene Rekenkamer doet jaarlijks rechtmatigheidsonderzoek bij het

Rijk. Wij doen dit onderzoek uit hoofde van onze wettelijke taak zoals

beschreven in de Comptabiliteitswet 2001 (CW 2001).

Wij gaan elk jaar na of de informatie in de jaarverslagen over het

gevoerde beleid, over de bedrijfsvoering en over de financiën tot stand is

gekomen volgens de daarvoor geldende regels en goed is weergegeven

in de jaarverslagen.

Daarnaast onderzoeken we ook de bedrijfsvoering zelf. Hiervoor gaan we

onder andere na of het financieel beheer en het materieelbeheer voldoen

aan de eisen die de CW 2001 (art. 82) stelt.

In ons rapport bij het jaarverslag melden we zowel de fouten en onzekerheden in de financiële informatie die de kwantitatieve tolerantiegrenzen overschrijden als de fouten en onzekerheden in de financiële informatie die naar hun aard de kwalitatieve tolerantiegrenzen overschrijden. Onder «fouten» verstaan we financiële informatie die niet rechtmatig tot stand gekomen is (dat wil zeggen: het begrotingsgeld is niet volgens de regels ontvangen of uitgegeven), of die niet deugdelijk is weergegeven (dat wil zeggen: er is geen goede verantwoording afgelegd in het jaarverslag). Van «onzekerheden» spreken we wanneer we door onvolkomenheden in het financieel beheer niet kunnen vaststellen of er al dan niet sprake is van fouten.

Op www.rekenkamer.nl kunt u meer lezen over hoe onze rapporten bij de jaarverslagen tot stand komen. Afkortingen die specifiek zijn voor dit rapport zijn opgenomen in de bijlagen.

1.2  Over de overige Hoge Colleges van Staat en Kabinetten

Wij rapporteren over de resultaten van ons onderzoek per jaarverslag. In ¹ Met overige Hoge Colleges van Staat               totaal zijn er 28 jaarverslagen. Dit rapport gaat over het jaarverslag van de

^{bedoelen wij in dit rapport de Hoge Colleges}        overige Hoge Colleges van Staat en Kabinetten (IIB).

van Staat die vallen onder jaarverslag IIB. Dit zijn alle Hoge Colleges van Staat behalve de Eerste en Tweede Kamer der Staten-Generaal (jaarverslag IIA).

Hieronder volgt een korte omschrijving van de overige Hoge Colleges van

Staat en Kabinetten (BZK, 2010):

De Raad van State adviseert over wetgeving en is de hoogste algemene bestuursrechter.

De Algemene Rekenkamer onderzoekt de ontvangsten en uitgaven van het Rijk en daarmee verbonden organen op rechtmatigheid, doeltreffendheid en doelmatigheid.

De Nationale ombudsman beschermt de burger tegen onbehoorlijk overheidsoptreden.

De Kanselarij der Nederlandse Orden adviseert over voorstellen tot decoratie en beheert de Orden.

Het Kabinet van de Gouverneur van de Nederlandse Antillen ondersteunt de gouverneur bij de uitvoering van zijn taak als hoofd van de regering van de Nederlandse Antillen.

Het Kabinet van de Gouverneur van Aruba ondersteunt de gouverneur bij de uitvoering van zijn taak als hoofd van de regering van Aruba.

De uitgaven van de overige Hoge Colleges van Staat en Kabinetten in 2009 bedroegen € 110,2 miljoen. De verplichtingen bedroegen € 112,9 miljoen en de ontvangsten € 4,3 miljoen.

2 KWALITEITSKAART

2.1 Toelichting op het instrument kwaliteitskaart

De kwaliteitskaart is een nieuw instrument van de Algemene Rekenkamer, dat we voor het eerst hebben opgenomen in onze rapporten bij de jaarverslagen 2008. Voor dit jaarverslag nemen we in 2009 voor het eerst een kwaliteitskaart op in ons rapport. De kwaliteitskaart is bedoeld om de uitkomsten van ons rechtmatigheidsonderzoekop een compacte manier te presenteren en plaatst de geconstateerde (ernstige) onvolkomenheden in de bedrijfsvoering in het licht van de totale bedrijfsvoering.

De kwaliteitskaart bestaat uit twee delen. In deel I zijn onze bevindingen gekoppeld aan de begrotingsartikelen van de overige Hoge Colleges van Staat en Kabinetten. Dit deel van de kaart laat per artikel zien:

of het begrotingsartikel wordt geraakt door geconstateerde onvolkomenheden in de bedrijfsvoering, met mogelijk gevolgen voor de rechtmatigheid, de betrouwbaarheid van gegevens of de kwaliteit van beleidsinformatie;

of wij als gevolg van geconstateerde onvolkomenheden daadwerkelijk fouten en onzekerheden in de rechtmatigheid of deugdelijke weergave hebben geconstateerd;

of de geconstateerde fouten en onzekerheden de kwantitatieve tolerantiegrenzen overschrijden.

In deel II van de kwaliteitskaart vormen de organisatieonderdelen van de overige Hoge Colleges van Staat en Kabinetten en de te beheersen bedrijfsvoeringsprocessen het uitgangspunt. Dit deel van de kaart is mede gebaseerd op de Baseline financieel en materieel beheer van het Ministerie van Financiën, waarin de normen voor een goed financieel beheer en materieelbeheer zijn vastgelegd.

In dit deel van de kaart zetten we het aantal geconstateerde onvolkomenheden af tegen het totale aantal mogelijke onvolkomenheden. Wat het totale aantal mogelijke onvolkomenheden in de bedrijfsvoering van de overige Hoge Colleges van Staat en Kabinetten is, wordt bepaald door het aantal beheerdomeinen dat voor een goed functioneren van de overige Hoge Colleges van Staat en Kabinetten «relevant» respectievelijk «kritisch» is.

Deel II van de kwaliteitskaart maakt ook zichtbaar aan welke onderwerpen wij en/of de Rijksauditdienst, die de controle van de overige Hoge Colleges van Staat en Kabinetten uitvoert, in de controle over 2009 extra aandacht hebben besteed en waar wij (ernstige) onvolkomenheden hebben geconstateerd. Met extra aandacht van de Rijksauditdienst bedoelen wij die aandacht voor de bedrijfsvoering die de reguliere aandacht uit hoofde van de jaarlijkse wettelijke controle overstijgt. Met extra aandacht van de Algemene Rekenkamer doelen wij op ons departe-mentspecifieke en ons rijksbrede onderzoek.

Extra aandacht van de Algemene Rekenkamer en van de Rijksauditdienst betekent niet per definitie dat alle aspecten van het desbetreffende beheerdomein in het onderzoek zijn betrokken; de extra aandacht kan ook betrekking hebben op een enkel aspect binnen het beheerdomein.

Voor een verdere toelichting op het instrument kwaliteitskaart verwijzen wij naar onze website: www.rekenkamer.nl. Hier vindt u achtergrondinformatie over de kwaliteitskaart en over de gehanteerde criteria en ordeningsprincipes.

Kwaliteitskaart 2009 deel I begrotingsartikelen overige HoCoSta's

Zie AAL punt:

artikel dat gevolgen kan ondervinden van de onvolkomenheid (mogelijke gevolgen voor bijvoorbeeld rechtmatigheid, betrouwbaarheid gegevens of doelrealisatie)

artikel waar fouten of onzekerheden in de rechtmatigheid of deugdelijke weergave zijn geconstateerd als gevolg van de onvolkomenheid

.o ■u

.2 5

Beleidsartikelen

fjt Bedrijfsvoering

€ Financiële info

Art. nr. Omschrijving

01             Raad van State

02             Algemene Rekenkamer

03             Nationale Ombudsman

04             Kanselarij der Nederlandse Orden

05             Kabinet van de Gouverneur van de Ned. Antillen

06             Kabinet van de Gouverneur van Aruba

Niet-beleidsartikelen

10             Nominaal en onvoorzien

€                       -                                                                                                nee

Tolerantiegrenzen gehele jaarverslag overschreden? nee

Kwaliteitskaart 2009 deel II bedrijfsvoering overige HoCoSta's

N^ Ernstige onvolkomenheid >^ Onvolkomenheid Q Onvolkomenheid heeft gevolgen voor de rechtmatigheid en/of deugdelijke weergave

Kritisch proces Relevant proces Proces van gering belang of komt niet voor

Extra aandacht aan besteed door: auditdienst

___ Algemene Rekenkamer

Algemene Rekenkamer en auditdienst

2

0)

Directoraten-generaal/clusters

(aantal organisatieonderdelen)

Raad van State

(4 onderdelen)

Algemene Rekenkamer

(5 onderdelen)

Nationale Ombudsman

(3 onderdelen)

Kanselarij der Nederlandse Orden (2 onderdelen)

Kabinet van de Gouverneur van de Ned. Antillen

Kabinet van de Gouverneur van Aruba

Onvolkomenheid niet toegedeeld aan organisatieonderdeel

Totaal: 22 relevante en kritische processen (= het maximale aantal mogelijke onvolkomenheden)

2.2 Toelichting op de kwaliteitskaart van de overige Hoge Colleges van Staat en Kabinetten

Uit deel I van de kwaliteitskaart van de overige Hoge Colleges van Staat en Kabinetten blijkt dat bij geen van de begrotingsartikelen de tolerantiegrens voor de omvang van fouten en onzekerheden in de rechtmatigheid en de deugdelijke weergave, wordt overschreden. De tolerantiegrens voor het jaarverslag van de overige Hoge Colleges van Staat en Kabinetten als geheel wordt niet overschreden.

Uit deel II van de kwaliteitskaart van de overige Hoge Colleges van Staat en Kabinetten blijkt dat 22 beheerdomeinen van belang zijn voor de bedrijfsvoering. Geen van de beheerdomeinen die van belang zijn voor het goed functioneren van het ministerie hebben de Rijksauditdienst en wij extra onderzocht.

3 OORDELEN OVER HET JAARVERSLAG

De Algemene Rekenkamer heeft het Jaarverslag 2009 van de overige Hoge Colleges van Staat en Kabinetten beoordeeld. Wij hebben onderzocht of de overige Hoge Colleges van Staat en Kabinetten het begrotingsgeld volgens de regels hebben ontvangen en uitgegeven en of zij daarover in het jaarverslag goed verantwoording hebben afgelegd. Verder hebben we onderzocht of de informatie in het jaarverslag over de bedrijfsvoering en over het gevoerde beleid, deugdelijk tot stand is gekomen en voldoet aan de daaraan te stellen kwaliteitsnormen.

In dit hoofdstuk lichten wij ons oordeel over het jaarverslag toe. Dit oordeel bestaat uit deeloordelen over:

de financiële informatie (§ 3.1);

de saldibalans (§ 3.2);

de totstandkoming van de informatie over de bedrijfsvoering (§ 3.3);

de totstandkoming van de informatie over het gevoerde beleid (§ 3.4).

3.1 Oordeel over de financiële informatie

De financiële informatie in het jaarverslag bestaat uit de verantwoordings-staat waarin de verplichtingen, uitgaven en ontvangsten zijn weergegeven, en de toelichting daarbij.

De financiële informatie dient op grond van de CW 2001: rechtmatig tot stand te zijn gekomen; deugdelijk te zijn weergegeven; te voldoen aan de verslaggevingsvoorschriften.

De financiële informatie in het Jaarverslag 2009 van de overige Hoge Colleges van Staat en Kabinetten voldoet aan de eisen die de CW 2001 stelt. Dit betekent dat wij bij geen van de overige Hoge Colleges van Staat en Kabinetten belangrijke fouten en onzekerheden in de rechtmatigheid en de deugdelijke weergave hebben geconstateerd die onze tolerantiegrenzen overschrijden, en dat de informatie voldoet aan de verslag-gevingsvoorschriften.

Het totaalbedrag aan geconstateerde fouten en onzekerheden blijft ook onder de tolerantiegrens voor de financiële informatie in het jaarverslag als geheel.

Het bedrag aan verplichtingen en uitgaven omvat in totaal € 4,3 miljoen, respectievelijk € 1,1 miljoen aan overschrijdingen op de begrotingsartikelen 1, 3, 4 en 6. Gaan de Staten-Generaal niet akkoord met de hiermee samenhangende slotwetmutaties, dan moeten wij ons oordeel over de financiële informatie mogelijk herzien.

Europese aanbestedingen

De naleving van de Europese aanbestedingseisen voldoet nog niet geheel aan de eisen. Dit heeft geleid tot een totaalbedrag aan fouten van € 0,8 miljoen.

In de bijlagen van het rapport staat een overzicht van alle fouten en onzekerheden.

Oordeel

3.2 Oordeel over saldibalans en toelichting

De saldibalans is een overzicht van de posten die aan het eind van het jaar nog openstaan en die naar het volgende jaar moeten worden meegenomen. Bij de saldibalans hoort een toelichting waarin nadere informatie wordt verstrekt over de afzonderlijke posten op deze balans.

De informatie in de saldibalans dient op grond van de CW 2001: rechtmatig tot stand te zijn gekomen; deugdelijk te zijn weergegeven; te voldoen aan de verslaggevingsvoorschriften.

De informatie in de saldibalans in het Jaarverslag 2009 van de overige Hoge Colleges van Staat en Kabinetten voldoet aan de eisen die de CW 2001 stelt. Dit betekent dat wij bij geen van de overige Hoge Colleges van Staat en Kabinetten belangrijke fouten en onzekerheden in de rechtmatigheid en de deugdelijke weergave hebben geconstateerd die de tolerantiegrenzen overschrijden, en dat de informatie voldoet aan de verslagge-vingsvoorschriften.

In 2009 is bij de overige Hoge Colleges van Staat en Kabinetten voor een bedrag van € 175,6 miljoen aan openstaande voorschotten afgerekend. Wij zijn van oordeel dat de afgerekende voorschotten voldoen aan de gestelde eisen.

Het totaalbedrag aan geconstateerde fouten en onzekerheden in de saldibalansposten blijft onder de tolerantiegrens voor de saldibalans als geheel.

In de bijlagen van het rapport staat een overzicht van alle fouten en onzekerheden.

3.3 Oordeel over totstandkoming informatie in jaarverslag over bedrijfsvoering

In de bedrijfsvoeringsparagraaf van het jaarverslag verantwoorden de overige Hoge Colleges van Staat en Kabinetten zich over onder meer de rechtmatigheid van de begrotingsuitvoering (of het begrotingsgeld volgens de regels is uitgegeven) en de totstandkoming van de beleidsinformatie.

De informatie over de bedrijfsvoering dient op grond van de CW 2001: op deugdelijke wijze tot stand te zijn gekomen; te voldoen aan de verslaggevingsvoorschriften.

Deze twee aspecten, die geen betrekking hebben op de kwaliteit van de informatie zelf, betrekken wij in ons oordeel over de informatie over de bedrijfsvoering.

Om tot een oordeel te komen over de totstandkoming van de informatie

hebben wij de volgende aspecten ervan onderzocht:

Is er een procedure voor de totstandkoming van de bedrijfsvoeringparagraaf waarin de bevoegdheden en verantwoordelijkheden van alle actoren zijn vastgelegd?

Zijn er vooraf criteria geformuleerd om te bepalen wat opmerkelijke zaken en tekortkomingen in de bedrijfsvoering zijn? Is het verloop van het totstandkomingsproces controleerbaar en is het afwegingsproces daarbij transparant vastgelegd?

Oordeel

De informatie over de bedrijfsvoering in het Jaarverslag 2009 van de overige Hoge Colleges van Staat en Kabinetten is op deugdelijke wijze tot stand gekomen en voldoet aan de verslaggevingsvoorschriften.

3.4 Oordeel over totstandkoming informatie in jaarverslag over gevoerd beleid

Wij geven elk jaar een oordeel over de totstandkoming van de beleidsinformatie en over de vraag of deze informatie voldoet aan de verslagge-vingsvoorschriften.

De informatie over het gevoerde beleid in het Jaarverslag 2009 van de overige Hoge Colleges van Staat en Kabinetten is op deugdelijke wijze tot stand gekomen en voldoet aan de verslaggevingsvoorschriften.

Oordeel

Oordeel

4 BEDRIJFSVOERING

Wij hebben de bedrijfsvoering van de overige Hoge Colleges van Staat en Kabinetten onderzocht. Onder de bedrijfsvoering vallen alle bedrijfsprocessen die ervoor zorgen dat een Hoog College van Staat en Kabinet functioneert. Het gaat dan om de primaire processen, de faciliterende processen en de sturing en beheersing daarvan. In dit hoofdstuk geven we ons oordeel over het financieel beheer en materieelbeheer.

4.1 Oordeel financieel beheer en materieelbeheer

Het financieel beheer, het materieelbeheer en de daartoe bijgehouden administraties moeten op grond van de CW 2001 voldoen aan de eisen van rechtmatigheid, ordelijkheid en controleerbaarheid.

Oordeel

De onderzochte onderdelen van het financieel beheer, het materieelbeheer en de daartoe bijgehouden administraties van de overige Hoge Colleges van Staat en Kabinetten voldeden in 2009 aan de in de CW 2001 gestelde eisen.

5 REACTIE MINISTER VAN BZK

De minister van BZK en Koninkrijksrelaties is eindverantwoordelijk bewindspersoon voor de Hoge Colleges van Staat en de Kabinetten. Hij heeft op 23 april 2010 in één brief zowel gereageerd op ons Rapport bij het Jaarverslag 2009 Staten-Generaal (IIA) als op ons Rapport bij het Jaarverslag 2009 Raad van State, Algemene Rekenkamer, Nationale ombudsman, Kanselarij der Nederlandse Orden, Kabinet van de Gouverneur van de Nederlandse Antillen en Kabinet van de Gouverneur van Aruba (IIB). Hij laat weten dat de rapporten hem geen aanleiding geeft tot een nadere reactie. De volledige brief staat op onze website: www.rekenkamer.nl.

GEBRUIKTE AFKORTINGEN

BZK                         (Ministerie van) Binnenlandse Zaken en koninkrijksrela-

ties CW 2001                Comptabiliteitswet 2001

Op www.rekenkamer.nl staat een verklarende woordenlijst met begrippen die veel voorkomen in onze rapporten bij de jaarverslagen.

LITERATUUR

BZK (2010). Jaarverslag en slotwet Raad van State, Algemene Rekenkamer, Nationale ombudsman, Kanselarij der Nederlandse Orden, Kabinetten van de Gouverneur van de Nederlandse Antillen en Kabinet van de Gouverneur van Aruba 2009. Tweede Kamer, vergaderjaar 2009–2010, 32 360 IIB, nr. 1. Den Haag: Sdu.