Rapport Bij het Jaarverslag 2009 van het Ministerie van Onderwijs, Cultuur en Wetenschap (Viii) - Jaarverslag en slotwet ministerie van Onderwijs, Cultuur en Wetenschap 2009 - Hoofdinhoud

Dit rapport is onder nr. 2 toegevoegd aan wetsvoorstel 32360 VIII - Jaarverslag en slotwet ministerie van Onderwijs, Cultuur en Wetenschap 2009.

Officiële titel	Jaarverslag en slotwet ministerie van Onderwijs, Cultuur en Wetenschap 2009; Rapport Bij het Jaarverslag 2009 van het Ministerie van Onderwijs, Cultuur en Wetenschap (Viii)
Document­datum	25-08-2011
Publicatie­datum	19-05-2010
Nummer	KST139597
Kenmerk	32360 VIII, nr. 2
Externe link	origineel bericht
Originele document in PDF

Tweede Kamer der Staten-Generaal

Vergaderjaar 2009–2010

32 360 VIII

Jaarverslag en slotwet Ministerie van Onderwijs, Cultuur en Wetenschap 2009

Nr. 2

RAPPORT BIJ HET JAARVERSLAG 2009 VAN HET MINISTERIE VAN ONDERWIJS, CULTUUR EN WETENSCHAP (VIII)

Aan de Voorzitter van de Tweede Kamer der Staten-Generaal

’s-Gravenhage, 19 mei 2010

Hierbij bieden wij u het op 7 mei 2010 door ons vastgestelde «Rapport bij het Jaarverslag 2009 van het Ministerie van Onderwijs, Cultuur en Wetenschap (VIII)» aan.

Algemene Rekenkamer

drs. Saskia J. Stuiveling, president

dr. Ellen M.A. van Schoten RA, secretaris

Inhoud

Samenvatting                                                                                                  5

1                   Over dit onderzoek                                                                    6

1.1                Oordelen bij het jaarverslag                                                      6

1.2                Onderzoek naar beleid                                                               6

1.3                Onderzoek naardebedrijfsvoering                                          6

1.4                Onderzoek naardefinanciële informatie                                 7

2                   Beleid                                                                                           8

2.1                Beschikbaarheid vandebeleidsinformatie                              8

2.2                Praktijktoets                                                                                8

2.3                Oordeel over totstandkoming informatie in jaarverslag over gevoerd beleid                                                                   9

3                   Bedrijfsvoering                                                                           10

3.1                Ontwikkelingindebedrijfsvoering                                           10

3.2                Oordeel over het financieel beheer en materieelbeheer 11

3.2.1             Inkoopbeheer                                                                              11

3.2.2             Interne beheersing bekostigingsproces primair onderwijs CFI                                                                              12

3.3                Overige onderdelen vandebedrijfsvoering                            12 3.3.1 Informatiebeveiliging                                                                 12

3.4                Oordeel over totstandkoming informatie in jaarverslag over bedrijfsvoering                                                                   13

4                   Financiële informatie                                                                 14

4.1                Oordeel overdefinanciële informatie                                      14

4.2                Oordeel overdesaldibalans                                                      14

5                   Reactie minister en nawoord Algemene Rekenkamer           15

5.1                Reactie minister                                                                          15

5.2                Nawoord Algemene Rekenkamer                                             16

Kwaliteitskaart                                                                                                 17

Audit Actielijst 2010                                                                                        22

Overzicht fouten en onzekerheden in de financiële informatie in het Jaarverslag 2009 van het Ministerie van Onderwijs, Cultuur en

Wetenschap (VIII)                                                                                            23

Gebruikte afkortingen                                                                                     31

SAMENVATTING

Voor u ligt ons Rapport bij het Jaarverslag 2009 van het Ministerie van Onderwijs, Cultuur en Wetenschap (OCW, VIII). In dit rapport presenteren wij de resultaten van ons rechtmatigheidsonderzoek naar het jaarverslag en de bedrijfsvoering van dit ministerie.

Wij hebben uit hoofde van onze wettelijke taak, zoals beschreven in de Comptabiliteitswet 2001 (CW 2001), het gevoerde financieel beheer en materieelbeheer van het Ministerie van OCW beoordeeld en wij zijn nagegaan of de informatie in het jaarverslag van dit ministerie over het gevoerde beleid, over de bedrijfsvoering en over de financiën tot stand is gekomen volgens de daarvoor geldende regels, en goed is weergegeven in het jaarverslag.

De belangrijkste uitkomsten van ons onderzoek naar het Jaarverslag 2009

van het Ministerie van OCW zijn:

De niet-financiële informatie is over het algemeen op orde. Het ministerie maakt werk van het verbeteren van de informatie in de begroting en het jaarverslag.

De bedrijfsvoering is over het algemeen onder controle. De bedrijfsvoeringsprocessen van het ministerie zijn in opzet toereikend. Niet altijd lukt het alle directies om volgens de beschreven opzet te werken. Zo ontbreken soms afdoende maatregelen van interne controle. Dit kan leiden tot tekortkomingen. De aanpak en oplossing van deze tekortkomingen worden strak gemonitord door een team onder leiding van de secretaris-generaal.

De financiële informatie is over het algemeen op orde. Er zijn geen fouten en onzekerheden in de rechtmatigheid en deugdelijke weergave geconstateerd die de tolerantiegrenzen overschrijden.

1 OVER DIT ONDERZOEK

Een minister verantwoordt zich in zijn jaarverslag over hoe zijn ministerie in het afgelopen jaar heeft gepresteerd en gefunctioneerd. In het jaarverslag staat of de doelen en prestaties die in de begroting van het ministerie waren afgesproken, ook zijn gerealiseerd (informatie over het beleid), hoe het ministerie heeft gefunctioneerd (informatie over de bedrijfsvoering) en wat de verplichtingen, uitgaven en ontvangsten van het ministerie zijn geweest (financiële informatie).

Wij onderzoeken de informatie in het jaarverslag op elk van deze drie terreinen, en kijken ook naar de achterliggende processen binnen het ministerie. Op basis hiervan formuleren wij onze bevindingen en oordelen.

In dit rapport komen achtereenvolgens aan de orde: de informatie in het jaarverslag over het door de minister gevoerde beleid (hoofdstuk 2), over de bedrijfsvoering van het ministerie (hoofdstuk 3) en over de financiën van het ministerie (hoofdstuk 4). Wij besluiten dit rapport met een weergave van de reactie die wij op het conceptrapport hebben gekregen van de minister van Onderwijs, Cultuur en Wetenschap, aangevuld met ons nawoord (hoofdstuk 5).

Een uitgebreide toelichting op dit rapport vindt u op www.rekenkamer.nl.

1.1  Oordelen bij het jaarverslag

De Algemene Rekenkamer doet jaarlijks rechtmatigheidsonderzoek bij het Rijk. Wij doen dit onderzoek uit hoofde van onze wettelijke taak zoals beschreven in de CW 2001. Wij beoordelen het gevoerde financieel beheer en materieelbeheer en gaan na of de informatie in de jaarverslagen over het gevoerde beleid, over de bedrijfsvoering en over de financiën tot stand is gekomen volgens de daarvoor geldende regels en goed is weergegeven in de jaarverslagen. Met onze wettelijke oordelen hierover ondersteunen we de Tweede Kamer bij het verlenen van decharge aan de betrokken ministers.

1.2  Onderzoek naar beleid

Niet alleen het doen van onderzoek naar de jaarverslagen behoort tot de wettelijke taak van de Algemene Rekenkamer. De CW schrijft daarnaast voor dat wij onderzoek doen naar de doeltreffendheid en de doelmatigheid van het gevoerde beleid (CW 2001, artikel 85). Dit jaar hebben wij het gevoerde beleid op een aantal terreinen onder de loep genomen. Hierover rapporteren wij in hoofdstuk 2. Wij schetsen een beeld van de beschikbaarheid in het jaarverslag van informatie over het door de minister gevoerde beleid. Daarnaast geven wij voor de door ons onderzochte onderwerpen aan in hoeverre het gevoerde beleid heeft bijgedragen aan het oplossen van maatschappelijke problemen en of het voor dit beleid bestemde geld ook is besteed zoals met de Tweede Kamer was afgesproken. Tot slot geven wij in dit hoofdstuk een oordeel over de wijze waarop de beleidsinformatie tot stand is gekomen.

1.3  Onderzoek naar de bedrijfsvoering

Conform de CW 2001 (artikel 82) doet de Algemene Rekenkamer ook onderzoek naar de bedrijfsvoering van departementen. Wij integreren dit onderzoek in het jaarlijks terugkerende rechtmatigheidsonderzoek. Wij geven in hoofdstuk 3 een oordeel over het gevoerde financieel beheer en

materieelbeheer en de voor dat beheer bijgehouden administraties. Ook beschrijven wij in dit hoofdstuk de geconstateerde onvolkomenheden in de overige bedrijfsprocessen die belangrijk zijn voor het functioneren van het Ministerie van OCW, en doen we waar nodig aanbevelingen voor verbetering.

Verder gaan wij in hoofdstuk 3 in op het managementcontrolsysteem van het ministerie. Tot slot geven wij in dit hoofdstuk een oordeel over de wijze waarop de informatie over de bedrijfsvoering in het jaarverslag tot stand is gekomen.

1.4 Onderzoek naar de financiële informatie

Ook het onderzoek naar de financiële informatie in het jaarverslag is onderdeel van ons jaarlijkse rechtmatigheidsonderzoek (CW 2001, artikel 82). In hoofdstuk 4 melden wij zowel de fouten en onzekerheden in de financiële informatie die de kwantitatieve tolerantiegrenzen overschrijden als de fouten en onzekerheden in de financiële informatie die naar hun aard onze kwalitatieve tolerantiegrenzen overschrijden. Onder «fouten» verstaan wij financiële informatie die niet rechtmatig tot stand is gekomen (dat wil zeggen: het begrotingsgeld is niet volgens de regels ontvangen of uitgegeven) of niet deugdelijk is weergegeven (dat wil zeggen: er is geen goede verantwoording afgelegd in het jaarverslag). Wij spreken van «onzekerheden», wanneer wij door onvolkomenheden in het financieel beheer niet kunnen vaststellen of er al dan niet sprake is van fouten.

2 BELEID

Onze conclusie op hoofdlijnen is dat het Ministerie van OCW zich in voldoende mate over haar beleid verantwoordt in het Jaarverslag 2009. Het ministerie maakt werk van het verbeteren van de informatie in de begroting en het jaarverslag. In het Beleidsverslag (onderdeel van het jaarverslag) is per kabinetsdoelstelling informatie opgenomen over prestaties en een beleidsconclusie. Ook is hier een relatie gelegd met de relevante indicatoren. Bij de beleidsartikelen is over het algemeen meer aandacht voor de activiteiten van het ministerie en minder voor resultaten of trends. Dit kan het ministerie nog verbeteren.

In het Jaarverslag 2009 heeft het ministerie voldoende concrete informatie opgenomen over het behalen van de operationele doelstellingen. Datzelfde geldt ook voor de prestaties bij de operationele doelstellingen. Uit onze praktijktoets naar de verhoging van het percentage vrouwelijke hoogleraren blijkt dat de middelen die de minister voor deze doelstelling beschikbaar stelt, daadwerkelijk voor dit doel worden ingezet. De informatie over het door ons onderzochte prestatiegegeven Verwachte rendementen van studenten in het WO, HBO en BOL¹ is op deugdelijke wijze tot stand gekomen.

2.1  Beschikbaarheid van de beleidsinformatie

In het Jaarverslag 2009 heeft het ministerie voor 76% van de operationele doelstellingen concrete informatie opgenomen over het behalen van deze doelstellingen. Concrete informatie over de prestaties is bij 85% van de operationele doelstellingen beschikbaar. Het Jaarverslag 2009 biedt daarmee een vergelijkbaar inzicht in de doelrealisatie en prestaties als het Jaarverslag 2008.

2.2  Praktijktoets

In onze praktijktoets bekijken we wat de bijdrage van het beleid is geweest aan de oplossing van een bepaald maatschappelijk probleem, en gaan we na of het voor dit beleid bestemde geld besteed is aan de afgesproken doelen. Bij het Ministerie van OCW hebben wij een praktijktoets uitgevoerd naar het verhogen van het percentage vrouwelijke hoogleraren. Deze doelstelling valt onder beleidsartikel 16 Onderzoek en wetenschapsbeleid uit het Jaarverslag van het Ministerie van OCW. Het financieel belang dat met dit onderwerp is gemoeid, bedraagt € 6 miljoen. In het kader van de Lissabonstrategie voor duurzame economische groei en werkgelegenheid in Europa hebben de Europese landen onder meer afgesproken dat in 2010 25% van de hoogleraren vrouw moet zijn. In Nederland was eind 2008 11,6% van de hoogleraren vrouw. De minister geeft aan de doelstelling van 25% vrouwelijke hoogleraren in 2010 niet te gaan halen.

Uit onze praktijktoets blijkt dat de middelen die de minister voor deze doelstelling beschikbaar stelt, voor dit doel worden ingezet. De toename van het aantal vrouwelijke hoogleraren is echter van meer factoren afhankelijk dan alleen geld. Op de universiteiten moet een cultuuromslag plaatsvinden waardoor meer vrouwelijke wetenschappers worden gestimuleerd om de top te halen. Hierop heeft het Ministerie van OCW weinig invloed omdat de universiteiten autonoom zijn. Om de doelstelling te kunnen halen is volgens het Ministerie van OCW nog vele jaren de

¹ Wetenschappelijk onderwijs, hoger beroepsonderwijs en beroepsopleidende leerweg.

gezamenlijke inzet van overheid en universiteiten nodig.

2.3 Oordeel over totstandkoming informatie in jaarverslag over gevoerd beleid

In onderstaand kader staat ons oordeel over de totstandkoming van de informatie die in het Jaarverslag 2009 van het Ministerie van OCW wordt verstrekt over het gevoerde beleid. Wij geven hierover jaarlijks een oordeel krachtens de CW 2001. Dit jaar hebben wij de totstandkoming van het prestatiegegeven Verwachte rendementen van studenten in het WO, HBO en BOL (artikel 11) uit het Jaarverslag 2009 van het Ministerie van OCW onderzocht.

Op grond van ons onderzoek hebben wij vastgesteld dat de informatie over het prestatiegegeven Verwachte rendementen van studenten in het WO, HBO en BOL op deugdelijke wijze tot stand is gekomen en voldoet aan de verslaggevingseisen.

Oordeel

3 BEDRIJFSVOERING

Onze conclusie op hoofdlijnen is dat het Ministerie van OCW de bedrijfsvoering over het algemeen onder controle heeft. In de bedrijfsvoeringsparagraaf gaat de minister uitgebreid in op de bedrijfsvoering. Hij geeft aan dat er in 2009 sprake was van beheerste bedrijfsprocessen, met uitzondering van de beheersing van het bekostigingsproces primair onderwijs en de ov-chipkaart. De minister waarschuwt wel dat door de afgesproken vermindering van het aantal ambtenaren de grenzen van de organisatie zijn bereikt. Dit zou tot gevolg kunnen hebben dat de beheersing van de bedrijfsprocessen onder druk komt te staan.

Een team onder leiding van de secretaris-generaal monitort de aanpak en oplossing van de door de auditdienst van het ministerie en de Algemene Rekenkamer gesignaleerde tekortkomingen strak. Wij juichen deze aanpak toe. Dit heeft ertoe geleid dat in 2009 elf tekortkomingen geheel of nagenoeg geheel werden opgelost. In 2009 signaleerde de auditdienst echter ook vijf nieuwe tekortkomingen.

Wij hebben in 2009 drie onvolkomenheden geconstateerd, te weten: een bestaande en twee nieuwe onvolkomenheden. Daarnaast is een onvolkomenheid opgelost. Wij concluderen dat waakzaamheid geboden blijft. De bedrijfsvoeringsprocessen van het ministerie zijn over het algemeen in opzet toereikend. Desondanks slagen niet alle directies er altijd in om volgens de beschreven opzet te werken. Zo ontbreken soms afdoende maatregelen van interne controle. Deze maatregelen moeten ervoor zorgen dat de juiste procedures worden gevolgd en dat tekortkomingen in deze processen tijdig worden gesignaleerd en/of gecorrigeerd. Het betreft maatregelen voor informatiebeveiliging, het inkoopbeheer (waaronder de naleving van de Europese aanbestedingsregels), het navolgen van de intern verplichte procedure voor de totstandkoming van nieuw beleid en/of nieuwe wetgeving en de implementatie van een digitaal informatievoorzieningssysteem. Daarnaast ontbreekt voldoende toezicht op deze processen door de controllers van de directoraten-generaal en/of de directie Financieel-Economische Zaken.

Wij bevelen aan om de interne controle en het toezicht op deze bedrijfsvoeringsprocessen in te richten, dan wel aan te scherpen.

Verder wijzen wij opnieuw op het belang van een goede kennis van de comptabele voorschriften. Hiermee kan het Ministerie van OCW de gevolgen van de beleidshandelingen tijdig, juist en volledig in de departementale boekhouding vastleggen.

3.1 Ontwikkeling in de bedrijfsvoering

Onderstaande figuur toont de ontwikkeling van de onvolkomenheden in de bedrijfsvoering van het Ministerie van OCW over de afgelopen drie jaar. Te zien is welke (ernstige) onvolkomenheden wij de laatste jaren hebben aangetroffen in het financieel beheer en het materieelbeheer en in de overige onderdelen van de bedrijfsvoering, en welke onvolkomenheden zijn opgelost.

Ontwikkeling onvolkomenheden in de bedrijfsvoering Ministerie van OCW

I           Onvolkomenheden                  Ernstige onvolkomenheden           + Opgelost

Subsidiebeheer directie Kunsten en directie Cultureel Erfgoed

Interne beheersing bekostigingsproces primair onderwijs CFI

Financieel beheer directie Emancipatie

Beheer kunstvoorwerpen Rijk

Subsidiebeheer directie Onderzoek en Wetenschapsbeleid

Inkoopbeheer (waaronder de naleving van de Europese aanbestedingsregels)

Informatiebeveiliging

Wij hebben in 2009 drie onvolkomenheden geconstateerd in de bedrijfsvoering van het ministerie. Deze komen aan bod in § 3.2 en § 3.3. Een toelichting op de eerdergenoemde onvolkomenheden is opgenomen in het achtergronddocument Toelichting op het rapport bij het Jaarverslag 2009 van het Ministerie van OCW. Dit document staat op onze website www.rekenkamer.nl.

3.2 Oordeel over het financieel beheer en materieelbeheer

In onderstaand kader staat ons oordeel over het financieel beheer en het materieelbeheer van het Ministerie van OCW. Krachtens de CW 2001 gaan wij jaarlijks na of deze onderdelen van de departementale bedrijfsvoering voldoen aan de daaraan gestelde eisen.

De onderzochte onderdelen van het financieel beheer, het materieelbeheer en de daartoe bijgehouden administraties van het Ministerie van OCW voldeden in 2009 aan de in de CW 2001 gestelde eisen, met uitzondering van:

– het inkoopbeheer (waaronder de naleving van de Europese aanbestedingsregels); – de interne beheersing bekostigingsproces primair onderwijs CFI.

3.2.1 Inkoopbeheer

Bij het Ministerie van OCW zijn directies er zelf voor verantwoordelijk dat zaken die (mogelijk) Europees aanbesteed moeten worden aan de directie Concernondersteuning (CO) worden gemeld. Dit gebeurt niet altijd. De directie CO heeft een adviesrol en kan de inkoop begeleiden. Hoewel het ministerie beschikt over Europees aanbestede raamcontracten, is er geen

Oordeel

toezicht geregeld of directies hiervan gebruikmaken. Ook bestaat het risico dat directies afzonderlijke contracten afsluiten die, gebundeld met opdrachten van andere directies, wel Europees aanbesteed hadden moeten worden.

Wij merken het inkoopbeheer (waaronder de naleving van de Europese aanbestedingsregels) aan als onvolkomenheid. Deze onvolkomenheid betreft:

de ontoereikende opzet van het Europese aanbestedingsproces;

het niet voldoende (controleerbaar) naleven van de geldende wet- en

regelgeving;

de op onderdelen ontoereikende vastleggingen van contracten in het

contractenregistratiesysteem (CRIS).

Onze aanbevelingen zijn:

Breng de opzet van het Europese aanbestedingsproces in lijn met de

regels.

Waarborg het toezicht op dit proces beter.

Leg alle contracten vanaf € 50 000 exclusief btw tijdig en juist vast in

het contractenregistratiesysteem.

3.2.2 Interne beheersing bekostigingsproces primair onderwijs CFI

Wij handhaven de onvolkomenheid uit ons Rapport bij het Jaarverslag 2008 van het Ministerie van OCW (Algemene Rekenkamer, 2009).² Vorig jaar constateerden wij dat de baten-lastendienst Centrale Financiën Instellingen (CFI)³ onvoldoende maatregelen van interne beheersing heeft getroffen in het bekostigingssysteem van het primair onderwijs. CFI heeft als primaire taak het verstrekken van financiële middelen aan onderwijsinstellingen en gemeenten namens het Ministerie van OCW. Het gaat hier om vele miljarden euro’s.

CFI heeft een verbeterplan opgesteld en heeft de wijze waarop de interne beheersing plaatsvindt in de loop van 2009 beschreven. Sinds vorig jaar heeft CFI zich aanzienlijk ingespannen en een positieve ontwikkeling laten zien. De opzet is dus grotendeels gereed, maar in 2009 en begin 2010 kon de werking van de getroffen maatregelen nog niet worden vastgesteld.

Onze aanbevelingen zijn:

Werk aan de verdere implementatie van het verbeterplan.

Voer de interne beheersing uit conform de beschreven opzet.

Maak de werking van de interne beheersing zichtbaar door goede

vastleggingen.

Ontwikkel managementinformatie over de interne beheersing.

Zorg voor goede kennisopbouw over interne beheersing bij de

medewerkers.

3.3 Overige onderdelen van de bedrijfsvoering

²  Algemene Rekenkamer (2009). Rapport bij het Jaarverslag 2008 van het Ministerie van Onderwijs, Cultuur en Wetenschap (VIII). Tweede Kamer, vergaderjaar 2008–2009, 31 924 VIII, nr. 2. Den Haag: Sdu.

³  Met ingang van 1 januari 2010 is CFI in Zoetermeer gefuseerd met de IB-Groep in Groningen tot Dienst Uitvoering Onderwijs (DUO). CFI heet nu DUO-Z, IB-Groep heet voortaan DUO-G.

Er is ook een onvolkomenheid in de overige onderdelen van de bedrijfsvoering.

3.3.1 Informatiebeveiliging

Het informatiebeveiligingsbeleid is in opzet goed, voldoet aan de wet- en regelgeving. Wij constateren dat de geldende wet- en regelgeving niet voldoende wordt nageleefd. Dit kan verstoring van de bedrijfsprocessen tot gevolg hebben. Ook functioneert het managementcontrolsysteem op

dit punt onvoldoende. Wij merken informatiebeveiliging aan als onvolkomenheid in de overige onderdelen van de bedrijfsvoering.

Onze aanbevelingen zijn:

Neem alle onderdelen van informatiebeveiliging op in de reguliere planning- & controlcyclus.

Intensiveer het toezicht op de correcte naleving van de regelgeving en de werking van de informatiebeveiliging.

3.4 Oordeel over totstandkoming informatie in jaarverslag over bedrijfsvoering

In onderstaand kader staat ons oordeel over de totstandkoming van de informatie die in het Jaarverslag 2009 van het Ministerie van OCW staat vermeld over de bedrijfsvoering van het departement. Krachtens de CW 2001 gaan wij jaarlijks na of deze informatie tot stand is gekomen volgens de daarvoor geldende regels.

De informatie over de bedrijfsvoering in het Jaarverslag 2009 van het Ministerie van OCW is op deugdelijke wijze tot stand gekomen en voldoet aan de verslaggevings-voorschriften.

Oordeel

4 FINANCIËLE INFORMATIE

In dit hoofdstuk staan onze oordelen over de financiële informatie (§ 4.1) en over de saldibalans (§ 4.2) in het Jaarverslag 2009 van het Ministerie van OCW. Krachtens de CW 2001 gaan wij jaarlijks na of deze informatie voldoet aan de daaraan gestelde eisen.

4.1 Oordeel over de financiële informatie

De financiële informatie in het Jaarverslag 2009 van het Ministerie van OCW voldoet aan de eisen die de CW 2001 stelt. Dit betekent dat wij geen belangrijke fouten en onzekerheden in de rechtmatigheid en de deugdelijke weergave hebben geconstateerd die de tolerantiegrenzen overschrijden, en dat de informatie voldoet aan de verslag-gevingsvoorschriften.

Het totaalbedrag aan geconstateerde fouten en onzekerheden blijft ook onder de tolerantiegrens voor de financiële informatie in het jaarverslag als geheel.

Een overzicht van alle fouten en onzekerheden is opgenomen in de bijlagen van dit rapport.

4.2 Oordeel over de saldibalans

Oordeel

De informatie in de saldibalans in het Jaarverslag 2009 van het Ministerie van OCW voldoet aan de eisen die de CW 2001 stelt. Dit betekent dat wij geen belangrijke fouten en onzekerheden in de rechtmatigheid en de deugdelijke weergave hebben geconstateerd die de tolerantiegrenzen overschrijden en dat de informatie voldoet aan de verslaggevingsvoorschriften.

In 2009 heeft het Ministerie van OCW voor een bedrag van € 3,3 miljard aan openstaande voorschotten afgerekend. Wij zijn van oordeel dat de afgerekende voorschotten voldoen aan de daaraan te stellen eisen.

Het totaalbedrag aan geconstateerde fouten en onzekerheden in de saldibalansposten blijft ook onder de tolerantiegrens voor de saldibalans als geheel.

Een overzicht van alle fouten en onzekerheden is opgenomen in de bijlagen van dit rapport.

Oordeel

• 5. 

  REACTIE MINISTER EN NAWOORD ALGEMENE REKENKAMER

5.1 Reactie minister

De minister van OCW heeft op 27 april 2010 op ons rapport gereageerd. Hierna volgt een samenvatting van zijn reactie. De volledige reactie is te vinden op www.rekenkamer.nl.

De minister reageert op de geconstateerde onvolkomenheden, op enkele aandachtspunten bij de bedrijfsvoering en op de totstandkoming van beleidsinformatie in het jaarverslag. Verder gaat de minister specifiek in op de twee nieuwe instrumenten die we hebben gebruikt: de «kwaliteits-kaart bedrijfsvoering» en «de praktijktoets». Ofschoon deze twee instrumenten hun waarde hebben in het compact weergeven van de geconstateerde onvolkomenheden en het geven van een globaal zicht op de oplossing van maatschappelijke problemen, vraagt de minister ook aandacht voor de beperking van deze instrumenten. Zonder adequate toelichting kunnen verkeerde conclusies uit de kwaliteitskaart worden getrokken. De praktijktoets geeft volgens de minister geen representatief beeld, terwijl de buitenwereld dit wel van de Algemene Rekenkamer verwacht.

Inkoopbeheer waaronder de naleving van de Europese aanbestedingsregels

De minister erkent dat in 2009 in het inkoopproces enkele omissies zijn opgetreden. Deze omissies richten zich op de administratieve kant van het inkoopproces. De minister neemt onze aanbevelingen over het inkoop-beheer over. Het ministerie van OCW gaat het inkoopproces, inclusief het Europees aanbesteden en het tijdig betalen van facturen, opnieuw bekijken en herinrichten. In 2010 zorgt het ministerie voor de noodzakelijke vastlegging van contracten in het contractregister. Het ministerie ziet in 2010 actief toe op een goed functionerend inkoopproces en zal bij het herinrichten daarvan ook het tijdig betalen van facturen meenemen. De minister verwacht dat het inkoopproces dan structureel geborgd zal zijn, maar dat dit wel enige tijd zal kosten.

Interne beheersing bekostigingsproces primair onderwijs bij CFI

De minister geeft aan bij de opzet van de processen, werkinstructies en productiedossiers de door ons genoemde verbeterpunten mee te nemen. Deze aanpak leidt volgens de minister tot de vereiste verslaglegging van de productieactiviteiten en de bijbehorende controlemaatregelen over 2010. Hiervoor is een verbeterplan opgesteld. CFI zet in 2010 de door de ons positief beoordeelde opzet van het verbeterplan voort. De nadruk komt te liggen op de implementatie ervan. Daarnaast moeten medewerkers via onder meer personeelsbijeenkomsten, opleidingen en trainingen en door het uitvoeren van interne audits, bewuster worden van de noodzaak tot verbetering. Bij de opzet van de processen, werkinstructies en productiedossiers worden de door ons genoemde verbeterpunten meegenomen.

Informatiebeveiliging

De minister kan zich vinden in onze aanbevelingen. In de jaarlijkse slotrapportage van de planning- & controlcyclus wordt informatiebeveiliging als afzonderlijk onderwerp opgenomen. Verder wordt het toezicht op de naleving van de geldende regelgeving geïntensiveerd, onder meer door het Bureau Beveiligingsambtenaar en in het kader van het

Toezichtsplan FEZ 2010. De minister geeft aan hierdoor een integraal beeld van de werking van de informatiebeveiliging te krijgen.

Totstandkoming van beleidsinformatie

De minister geeft aan dat de door ons aangegeven verbeterpunten voor de totstandkoming van de informatie over het gevoerde beleid in overleg met de Auditdienst al zijn opgepakt. De richtlijnen zijn inmiddels vernieuwd. Hiermee worden de verantwoordelijkheden en bevoegdheden duidelijker. Ook zijn eisen aan de beschrijving van de totstandkoming meer in lijn gebracht met de eisen aan de brongegevens. Aanpassingen in de administratieve organisatie bij dit proces komen de uitvoering van het toezicht, de toetsing en de controle ten goede.

5.2 Nawoord Algemene Rekenkamer

Wij stellen vast dat de minister van OCW onze aanbevelingen onderschrijft en op onderdelen al is gestart is met de implementatie daarvan.

KWALITEITSKAART

Toelichting op het instrument kwaliteitskaart

De kwaliteitskaart is een instrument van de Algemene Rekenkamer, dat is bedoeld om de uitkomsten van ons rechtmatigheidsonderzoek op een compacte manier te presenteren. De kwaliteitskaart plaatst de geconstateerde (ernstige) onvolkomenheden in de bedrijfsvoering in het licht van de totale bedrijfsvoering van het ministerie.

De kwaliteitskaart bestaat uit twee delen. In deel I zijn onze bevindingen gekoppeld aan de begrotingsartikelen van het ministerie. In deel II van de kwaliteitskaart vormen de organisatieonderdelen van het ministerie en de te beheersen bedrijfsvoeringsprocessen het uitgangspunt. Dit deel van de kaart is mede gebaseerd op de Baseline financieel en materieel beheer van het Ministerie van Financiën, waarin de normen voor een goed financieel beheer en materieelbeheer zijn vastgelegd. In dit deel van de kaart zetten we het aantal beheerdomeinen waarin we onvolkomenheden hebben geconstateerd aftegen het aantal beheerdomeinen dat voor een goed functioneren van het ministerie «relevant», respectievelijk «kritisch» is.

Deel II van de kwaliteitskaart maakt ook zichtbaar aan welke onderwerpen wij en/of de departementale auditdienst in de controle over 2009 extra aandacht hebben besteed en waar wij (ernstige) onvolkomenheden hebben geconstateerd. Met extra aandacht van de auditdienst bedoelen wij die aandacht voor de bedrijfsvoering die de reguliere aandacht uit hoofde van de jaarlijkse wettelijke controle overstijgt. Met extra aandacht van de Algemene Rekenkamer doelen wij op ons departementspecifieke en ons rijksbrede onderzoek.

Extra aandacht van de Algemene Rekenkamer en van de auditdienst betekent niet per definitie dat alle aspecten van het desbetreffende beheerdomein in het onderzoek zijn betrokken; de extra aandacht kan ook betrekking hebben op een enkel aspect binnen het beheerdomein.

Voor een verdere toelichting op het instrument kwaliteitskaart verwijzen wij naar onze website: www.rekenkamer.nl. Hier vindt u achtergrondinformatie over de kwaliteitskaart en over de gehanteerde criteria en ordeningsprincipes.

Kwaliteitskaart 2009 deel I begrotingsartikelen Ministerie van OCW

Artikel waarvan tussen de...

0%en50%

50% en 90%

90% en 100%

...van de gerealiseerde uitgaven is toegelicht met beleidsinformatie. Met beleidsinformatie bedoelen we informatie die specifiek, meetbaar èn tijdsgebonden is.

• • 

  Artikel waarbij onvoldoende" is uitgelegd waarom een deel van de gerealiseerde uitgaven niet is toegelicht met (specifieke, meetbare èn tijdsgebonden) beleidsinformatie.

Beleidsartikelen

O Verhogen percentage vrouwelijke hoogleraren

Onvoldoende wil zeggen dat voor minder dan 75% van de niet toegelichte gerealiseerde uitgaven wordt uitgelegd waarom de toelichting ontbreekt, of dat de uitleg die wordt gegeven geen goede verklaring biedt.

Zie AAL punt:

artikel dat gevolgen kan ondervinden van de onvolkomenheid (mogelijke gevolgen voor bijvoorbeeld rechtmatigheid, betrouwbaarheid gegevens of doelrealisatie)

artikel waar fouten of onzekerheden in de rechtmatigheid of deugdelijke weergave zijn geconstateerd als gevolg van de onvolkomenheid

.o ■o

Beleidsarti kelen

.2 S

€ Financiële info

Niet-beleidsartikelen

Baten-lastendiensten

Centrale Financiën Instellingen (CFI) Nationaal Archief (NA)

Tolerantiegrenzen gehele jaarverslag overschreden? ^nee

* In het Rapport bij het Jaarverslag 2009 van het Ministerie van Financiën.

Zie AAL punt:

artikel dat gevolgen kan ondervinden van de onvolkomenheid (mogelijke gevolgen voor bijvoorbeeld rechtmatigheid, betrouwbaarheid gegevens of doelrealisatie)

artikel waar fouten of onzekerheden in de rechtmatigheid of deugdelijke weergave zijn geconstateerd als gevolg van de onvolkomenheid

ja ■u

.2 I

€ Financiële info

Niet-beleidsarti kelen

Baten-lastendiensten

Centrale Financiën Instellingen (CFI) Nationaal Archief (NA)

Tolerantiegrenzen gehele jaarverslag overschreden? ^nee

* In het Rapport bij het Jaarverslag 2009 van het Ministerie van Financiën.

Toelichting op de kwaliteitskaart van het Ministerie van OCW

Toelichting op kaart deel I

• • 

  Beleidsinformatie

Deel I van de kwaliteitskaart van het Ministerie van OCW maakt per artikel zichtbaar hoeveel procent van de uitgaven wordt toegelicht met specifieke, meetbare en tijdgebonden beleidsinformatie en maakt zichtbaar of het eventuele ontbreken van deze informatie door het ministerie wordt uitgelegd. In hoofdstuk 2 van de toelichting op dit rapport op internet wordt hierop uitgebreider ingegaan.

• • 

  Bedrijfsvoering

Deel I van de kwaliteitskaart laat zien dat alle begrotingsartikelen van het Ministerie van OCW worden geraakt door de onvolkomenheden die wij bij dit ministerie hebben geconstateerd.

Daarnaast hebben wij een onvolkomenheid geconstateerd bij een ander ministerie dat een begrotingsartikel van het Ministerie van OCW raakt. Het betreft de onvolkomenheid in het financieel beheer bij het kantoor Toeslagen van het Ministerie van Financiën. Deze onvolkomenheid raakt begrotingsartikel 24 Kinderopvang van het Ministerie van OCW.

• • 

  Financiële informatie

Uit deel I van de kwaliteitskaart van het Ministerie van OCW blijkt dat bij geen van de begrotingsartikelen de tolerantiegrens voor de omvang van fouten en onzekerheden in de rechtmatigheid en deugdelijke weergave wordt overschreden. De tolerantiegrens voor het jaarverslag van het Ministerie van OCW als geheel wordt niet overschreden.

Toelichting op kaart deel II

Uit deel II van de kwaliteitskaart van het Ministerie van OCW blijkt dat 127 beheerdomeinen van belang zijn voor de bedrijfsvoering. Daarvan zijn negentien beheerdomeinen als kritisch aan te merken. Van de 127 beheerdomeinen die van belang zijn voor het goed functioneren van het ministerie hebben de auditdienst van het Ministerie van OCW en/of wij tien beheerdomeinen extra onderzocht. Daarvan waren er vijf kritisch en vijf relevant. Bij één kritisch beheerdomein en twee relevante beheerdomeinen hebben wij een onvolkomenheid geconstateerd:

een onvolkomenheid in het inkoopbeheer, waaronder de naleving van

de Europese aanbestedingsregels (zie AAL, punt 1);

een onvolkomenheid in de interne beheersing van het bekostigings-

proces primair onderwijs CFI (zie AAL, punt 2);

een onvolkomenheid in de naleving van wet- en regelgeving voor

informatiebeveiliging (zie AAL, punt 3).

In hoofdstuk 3 zijn we de hierboven vermelde onvolkomenheden toegelicht.

AUDIT ACTIELIJST 2010

De Audit Actielijst (AAL) laat zien op welke punten de Algemene Rekenkamer vindt dat het ministerie actie moet ondernemen. Deze punten kunnen zowel de onvolkomenheden in het financieel beheer en materieel-beheer betreffen als de onvolkomenheden in de overige onderdelen van de bedrijfsvoering. De lijst vermeldt ook welke maatregelen de minister heeft aangekondigd om de onvolkomenheden die wij hebben geconstateerd op te lossen.⁴

⁴ De Algemene Rekenkamer kan op grond van de Comptabiliteitswet 2001 artikel 88 en 89 eventueel bezwaar maken tegen alle onvolkomenheden in het financieel beheer, het materi-eelbeheer en de daartoe bijgehouden administraties.

GEBRUIKTE AFKORTINGEN

AAL                        Audit Actielijst

CFI                          Centrale Financiën Instellingen

CO                          (directie) Concernondersteuning

CRIS                       Contractenregistratiesysteem

CW 2001                Comptabiliteitswet 2001

OCW                       (Ministerie van) Onderwijs, Cultuur en Wetenschap

Op www.rekenkamer.nl staat een verklarende woordenlijst met begrippen die veel voorkomen in onze rapporten bij de jaarverslagen.