Rapport Bij het Jaarverslag 2009 van het Ministerie van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties (Vii) - Jaarverslag en slotwet ministerie van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties 2009 - Hoofdinhoud
Dit rapport is onder nr. 2 toegevoegd aan wetsvoorstel 32360 VII - Jaarverslag en slotwet ministerie van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties 2009.
Inhoudsopgave
| Officiële titel | Jaarverslag en slotwet ministerie van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties 2009; Rapport Bij het Jaarverslag 2009 van het Ministerie van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties (Vii) |
|---|---|
| Documentdatum | 25-08-2011 |
| Publicatiedatum | 19-05-2010 |
| Nummer | KST139596 |
| Kenmerk | 32360 VII, nr. 2 |
| Externe link | origineel bericht |
| Originele document in PDF |  |
Tweede Kamer der Staten-Generaal
Vergaderjaar 2009–2010
32 360 VII
Jaarverslag en slotwet Ministerie van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties 2009
Nr. 2
RAPPORT BIJ HET JAARVERSLAG 2009 VAN HET MINISTERIE VAN BINNENLANDSE ZAKEN EN KONINKRIJKSRELATIES (VII)
Aan de Voorzitter van de Tweede Kamer der Staten-Generaal
’s-Gravenhage, 19 mei 2010
Hierbij bieden wij u het op 10 mei 2010 door ons vastgestelde «Rapport bij het Jaarverslag 2009 van het Ministerie van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties (VII)» aan.
Algemene Rekenkamer
drs. Saskia J. Stuiveling, president
dr. Ellen M.A. van Schoten RA, secretaris
Inhoud
Samenvatting 5
1 Over dit onderzoek 6
1.1 Oordelen bij het jaarverslag 6
1.2 Onderzoek naar beleid 6
1.3 Onderzoek naardebedrijfsvoering 6
1.4 Onderzoek naardefinanciële informatie 7
2 Beleid 8
2.1 Beschikbaarheid vandebeleidsinformatie 8
2.2 Praktijktoetsen 8
2.3 Oordeel over totstandkoming informatie in jaarverslag over gevoerd beleid 8
3 Bedrijfsvoering 9
3.1 Ontwikkelingindebedrijfsvoering 9
3.1.1 Voldoende voortgang in afwikkeling oude voorschotten 9
3.1.2 Geen heldere afspraken over informatiebeveiliging 10
3.1.3 Aanloopproblemen bij P-Direkt 10
3.2 Oordeel over het financieel beheer en materieelbeheer 11
3.3 Oordeel over totstandkoming informatie in jaarverslag over bedrijfsvoering 11
4 Financiële informatie 12
4.1 Oordeel overdefinanciële informatie 12
4.2 Oordeel overdesaldibalansentoelichting 12
5 Reactie minister van BZK en nawoord Algemene Rekenkamer 13
5.1 Reactie minister 13
5.2 Nawoord Algemene Rekenkamer 14
Kwaliteitskaart 15
Overzicht fouten en onzekerheden in de financiële informatie in het Jaarverslag 2009 van het Ministerie van Binnenlandse Zaken en
Koninkrijksrelaties (VII) 20
Gebruikte afkortingen 27
SAMENVATTING
Voor u ligt ons Rapport bij het Jaarverslag 2009 van het Ministerie van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelatie (BZK, VII). In dit rapport presenteren wij de resultaten van ons rechtmatigheidsonderzoek naar het jaarverslag en de bedrijfsvoering van dit ministerie.
Wij hebben uit hoofde van onze wettelijke taak, zoals beschreven in de Comptabiliteitswet (CW) 2001, het gevoerde financieel beheer en materieelbeheer van het Ministerie van BZK beoordeeld en we zijn nagegaan of de informatie in het jaarverslag van dit ministerie over het gevoerde beleid, over de bedrijfsvoering en over de financiën tot stand is gekomen volgens de daarvoor geldende regels en goed is weergegeven in het jaarverslag.
De belangrijkste uitkomsten van ons onderzoek naar het Jaarverslag 2009
van het Ministerie van BZK zijn:
De beschikbaarheid van beleidsinformatie is van een vergelijkbaar niveau als vorig jaar. De informatie is op deugdelijke wijze tot stand gekomen en voldoet aan de verslaggevingsvoorschriften. Het financieel beheer en materieelbeheer zijn op orde. De onvolkomenheid bij het voorschottenbeheer die wij vorig jaar hadden geconstateerd is opgelost. De overige onderdelen van de bedrijfsvoering zijn op orde.
De financiële informatie is op orde met uitzondering van één overschrijding (met € 15,6 miljoen) van de artikeltolerantie bij artikel 7, Innovatie en Informatiebeleid Openbare Sector.
1 OVER DIT ONDERZOEK
Een minister verantwoordt zich in zijn jaarverslag over hoe zijn ministerie in het afgelopen jaar heeft gepresteerd en gefunctioneerd. In het jaarverslag staat of de doelen en prestaties die in de begroting van het ministerie waren afgesproken, ook zijn gerealiseerd (informatie over het beleid), hoe het ministerie heeft gefunctioneerd (informatie over de bedrijfsvoering) en wat de verplichtingen, uitgaven en ontvangsten van het ministerie zijn geweest (financiële informatie). Wij onderzoeken de informatie in het jaarverslag op elk van deze drie terreinen, en kijken ook naar de achterliggende processen binnen het ministerie. Op basis hiervan formuleren wij onze bevindingen en oordelen.
In dit rapport komen achtereenvolgens aan de orde: de informatie in het jaarverslag over het door de minister gevoerde beleid (hoofdstuk 2), over de bedrijfsvoering van het ministerie (hoofdstuk 3) en over de financiën van het ministerie (hoofdstuk 4). Wij besluiten dit rapport met een weergave van de reactie die wij op het conceptrapport hebben gekregen van de minister van BZK, aangevuld met ons nawoord (hoofdstuk 5).
Een uitgebreide toelichting op dit rapport staat op www.rekenkamer.nl.
1.1 Oordelen bij het jaarverslag
De Algemene Rekenkamer doet jaarlijks rechtmatigheidsonderzoek bij het Rijk. Wij doen dit onderzoek uit hoofde van onze wettelijke taak zoals beschreven in de CW 2001. Wij beoordelen het gevoerde financieel beheer en materieelbeheer en gaan na of de informatie in de jaarverslagen over het gevoerde beleid, over de bedrijfsvoering en over de financiën tot stand is gekomen volgens de daarvoor geldende regels en goed is weergegeven in de jaarverslagen. Met onze wettelijke oordelen hierover ondersteunen we de Tweede Kamer bij het verlenen van decharge aan de betrokken ministers.
1.2 Onderzoek naar beleid
Niet alleen het doen van onderzoek naar de jaarverslagen behoort tot de wettelijke taak van de Algemene Rekenkamer. De CWI 2001 schrijft daarnaast voor dat wij onderzoek doen naar de doeltreffendheid en de doelmatigheid van het gevoerde beleid (CW 2001, artikel 85). Dit jaar hebben wij het gevoerde beleid op een aantal terreinen onder de loep genomen. Hierover rapporteren wij in hoofdstuk 2. We schetsen een beeld van de beschikbaarheid in het jaarverslag van informatie over het door de minister gevoerde beleid (§ 2.1). Daarnaast geven we voor de door ons onderzochte onderwerpen aan in hoeverre het gevoerde beleid heeft bijgedragen aan het oplossen van maatschappelijke problemen en of het voor dit beleid bestemde geld ook is besteed zoals met de Tweede Kamer was afgesproken (§ 2.2). Tot slot geven we in dit hoofdstuk een oordeel over de wijze waarop de beleidsinformatie tot stand is gekomen (§ 2.3).
1.3 Onderzoek naar de bedrijfsvoering
Conform de CW 2001 (artikel 82) doet de Algemene Rekenkamer onderzoek naar de bedrijfsvoering van departementen. Wij integreren dit onderzoek in het jaarlijks terugkerende rechtmatigheidsonderzoek. Wij geven in hoofdstuk 3 een oordeel over het gevoerde financieel beheer en materieelbeheer en de voor dat beheer bijgehouden administraties (§ 3.2).
Ook beschrijven we in dit hoofdstuk eventuele onvolkomenheden in de overige bedrijfsprocessen die belangrijk zijn voor het functioneren van het Ministerie van BZK en doen waar nodig aanbevelingen voor verbetering. Tot slot geven we in dit hoofdstuk een oordeel over de wijze waarop de informatie over de bedrijfsvoering in het jaarverslag tot stand is gekomen (§ 3.3).
1.4 Onderzoek naar de financiële informatie
Ook het onderzoek naar de financiële informatie in het jaarverslag is onderdeel van ons jaarlijkse rechtmatigheidsonderzoek (CW 2001, artikel 82). In hoofdstuk 4 melden we zowel de fouten en onzekerheden in de financiële informatie die de kwantitatieve tolerantiegrenzen overschrijden als de fouten en onzekerheden in de financiële informatie die naar hun aard onze kwalitatieve tolerantiegrenzen overschrijden. Onder «fouten» verstaan we financiële informatie die niet rechtmatig tot stand is gekomen (dat wil zeggen: het begrotingsgeld is niet volgens de regels ontvangen of uitgegeven) of niet deugdelijk is weergegeven (dat wil zeggen: er is geen goede verantwoording afgelegd in het jaarverslag). We spreken van «onzekerheden» wanneer we door onvolkomenheden in het financieel beheer niet kunnen vaststellen of er al dan niet sprake is van fouten.
2 BELEID
2.1 Beschikbaarheid van de beleidsinformatie
Het ministerie verstrekt voor ongeveer twee derde deel van de beleidsdoelstellingen informatie over de realisatie daarvan en over de daartoe geleverde prestaties. Dit is vergelijkbaar met vorig jaar.
2.2 Praktijktoetsen
In onze zogenoemde praktijktoetsen bekijken we wat de bijdrage van het beleid is geweest aan de oplossing van een bepaald maatschappelijk probleem, en gaan we na of het voor dit beleid bestemde geld besteed is aan de afgesproken doelen. Bij het Ministerie van BZK hebben we een praktijktoets verricht van de vermindering van overlast en verloedering en van de vermindering van de administratieve lasten voor bijstandsgerechtigden. Deze doelstellingen vallen onder respectievelijk beleidsartikel 4 en beleidsartikel 7 uit het Jaarverslag 2009 van het Ministerie van BZK. Het financieel belang dat met deze onderwerpen is gemoeid, bedraagt respectievelijk circa € 2,2 miljoen en € 458 000.
Bij «overlast en verloedering» constateren wij dat de rijksoverheid zich niet primair richt op de problemen die volgens burgers het meest knellen. Het ministerie heeft er namelijk voor gekozen om zich te richten op door gemeenten genoemde knelpunten. Dit zijn echter niet per definitie de onderwerpen waar de burgers de meeste overlast van ondervinden.
Het beleid gericht op «administratieve lastenvermindering» voor burgers met een bijstandsuitkering wordt positief ervaren door burgers die wij hebben benaderd.
2.3 Oordeel over totstandkoming informatie in jaarverslag over gevoerd beleid
Onderstaand kader bevat ons oordeel over de totstandkoming van de informatie die in het Jaarverslag 2009 van het Ministerie van BZK wordt verstrekt over het gevoerde beleid. Wij geven hierover jaarlijks een oordeel krachtens de CW 2001.
Dit jaar hebben wij de totstandkoming van het effectgegeven «overlast en verloedering» (artikel 4) uit het Jaarverslag 2009 van het Ministerie van BZK onderzocht.
Op grond van ons onderzoek hebben we vastgesteld dat de informatie over het effectgegeven «overlast en verloedering» op deugdelijke wijze tot stand is gekomen en voldoet aan de verslaggevingseisen.
Oordeel
3 BEDRIJFSVOERING
Wij constateren dat er in 2009 voldoende voortgang is geboekt met het oplossen van de enige onvolkomenheid van 2008, namelijk de afwikkeling van de oude voorschotten. Wij concluderen dat de bedrijfsvoering bij het Ministerie van BZK op orde is.
Wel zien wij dat er nog aanloopproblemen zijn bij de personeels- en salarisadministratie door P-Direkt. Daarnaast menen wij dat er in 2009 bij het Ministerie van BZK weinig voortgang is geboekt met het inrichten van een goede taak- en verantwoordelijkheidsverdeling, als waarborg voor de informatiebeveiliging. Beide onderwerpen verdienen meer aandacht in 2010.
3.1 Ontwikkeling in de bedrijfsvoering
Onderstaande figuur toont de ontwikkeling van de onvolkomenheden in de bedrijfsvoering van het Ministerie van BZK over de afgelopen drie jaar. Daarin staat welke (ernstige) onvolkomenheden wij de laatste jaren hebben aangetroffen in het financieel beheer en het materieelbeheer en in de overige onderdelen van de bedrijfsvoering, en welke onvolkomenheden zijn opgelost.
Ontwikkeling onvolkomenheden in de bedrijfsvoering Ministerie van BZK
Onvolkomenheden Ernstige onvolkomenheden + I Opgelost
Voorschottenbeheer
Informatiebeveiliging (VIR, VIR-BI)
Materieelbeheer Landelijke Faciliteit Rampenbestrijding
De enige onvolkomenheid uit 2008, het voorschottenbeheer bij de directie Politie en Veiligheidsregio’s, is opgelost, zodat wij in 2009 nul onvolkomenheden hebben geconstateerd.
Het ministerie heeft serieus werk gemaakt van het oplossen van de afrekening van oude voorschotten en het voorkomen van nieuwe achterstanden. We zullen aandacht blijven besteden aan de verdere voortgang. Daarnaast vragen we aandacht voor de informatiebeveiliging, de onvolkomenheid die in 2008 is opgelost, en voor de aanloopproblemen bij P-Direkt.
Hieronder lichten we deze onderwerpen kort toe. In de Toelichting op het Rapport bij het Jaarverslag 2009 van het Ministerie van BZK, op www.rekenkamer.nl, gaan we er uitgebreider op in, en staan we ook stil bij ons onderzoek naar de bestuurskosten bij het ministerie.
3.1.1 Voldoende voortgang in afwikkeling oude voorschotten
directie Politie en Veiligheidsregio’s als een onvolkomenheid aangemerkt. In 2009 is 86% van alle openstaande voorschotten tot en met 2008 afgewikkeld.
Bij de oude voorschotten tot en met 2007 moeten wel nog stappen worden gezet. Een deel hiervan heeft echter een meerjarig karakter. Dit betekent dat de projecten waarvoor ze zijn verstrekt nog tot na 1 januari 2010 doorlopen, zodat die voorschotten nog niet konden worden afgerekend.
Wij beoordelen de voortgang in de afwikkeling van oude voorschotten als voldoende voor het opheffen van de onvolkomenheid. In ons rechtmatig-heidsonderzoek over 2010 zullen wij aandacht besteden aan de verdere voortgang.
3.1.2 Geen heldere afspraken over informatiebeveiliging
In 2008 en begin 2009 heeft het Ministerie van BZK veel werk verricht om de informatiebeveiliging op orde te krijgen. Daarom spraken wij in ons vorige rapport niet langer van een onvolkomenheid. Het ministerie heeft in 2009 echter verzuimd om heldere afspraken te maken over wie verantwoordelijk is voor het op orde houden van de informatiebeveiliging. Wij vragen hiervoor de aandacht om te voorkomen dat dit opnieuw een onvolkomenheid wordt.
3.1.3 Aanloopproblemen bij P-Direkt
P-Direkt voert (als shared service) vanaf halverwege 2009 de personeels-en salarisadministratie van 65 000 ambtenaren voor vijf ministeries en van de Hoge Colleges van Staat (de «klanten»). Medio maart 2010 bleek dat de ministeries van Landbouw, Natuur en Voedselkwaliteit en Justitie kritische opmerkingen maakten in hun bedrijfsvoeringsparagraaf over P-Direkt. Het Ministerie van BZK, dat primair verantwoordelijk is voor P-Direkt, heeft geen opmerkingen gemaakt in de bedrijfsvoeringsparagraaf over het functioneren van P-Direkt.
Uit ons beperkte onderzoek blijkt dat er een aantal problemen is geweest in 2009 bij de shared service voor de personeels- en salarisadministratie. Zo zijn er problemen bij het Contactcenter, waardoor ambtenaren niet tijdig en/of geen goede antwoorden krijgen. Daarnaast heeft P-Direkt niet in alle gevallen goede controles uitgevoerd. De klanten van P-Direkt hebben daarom extra controles uitgevoerd, omdat onduidelijk is welke controles door P-Direkt worden verricht. Ook was het geautomatiseerde proces tussen de invoer van mutaties bij de ministeries en verzending naar P-Direkt, dat niet stabiel was, niet volledig getest. Accountants moesten extra controle-inspanningen leveren om problemen op te vangen.
De problemen bij P-Direkt zijn deels veroorzaakt door de projectorganisatie waarvan P-Direkt de taken heeft overgenomen. Bij de overdracht waren er negentien maatregelen bepaald, waaronder beschrijven van interne controleprocedures, die door P-Direkt moesten worden doorgevoerd. We bevelen de minister van BZK daarom aan om P-Direkt periodiek over alle negentien maatregelen te laten rapporteren aan de leiding van het ministerie.
Medewerkers kunnen veel zelf doen in P-Direkt, bijvoorbeeld hun reiskosten declareren. Bij veel ministeries is het controle- en sanctiebeleid nog onvoldoende uitgewerkt. We bevelen de minister van BZK ook aan om een coördinerende rol te vervullen bij de inrichting van het controle-en sanctiebeleid rond het zelfbedieningsconcept van P-Direkt. Wij zullen in 2010 nader onderzoek doen naar het functioneren van
P-Direkt, mede omdat P-Direkt voor meer ministeries personeels- en salarisdiensten gaat verzorgen. Wij zullen daarbij onder meer aandacht schenken aan de autorisaties en geautomatiseerde controles in het systeem en aan het controle- en sanctiebeleid.
3.2 Oordeel over het financieel beheer en materieelbeheer
In onderstaand kader staat ons oordeel over het financieel beheer en het materieelbeheer van het Ministerie van BZK. Krachtens de CW 2001 gaan wij jaarlijks na of deze onderdelen van de departementale bedrijfsvoering voldoen aan de daaraan gestelde eisen.
De onderzochte onderdelen van het financieel beheer, het materieelbeheer en de daartoe bijgehouden administraties van het Ministerie van BZK voldeden in 2009 aan de in de CW 2001 gestelde eisen.
3.3 Oordeel over totstandkoming informatie in jaarverslag over bedrijfsvoering
Onderstaand kader bevat ons oordeel over de totstandkoming van de informatie in het Jaarverslag 2009 van het Ministerie van BZK over de bedrijfsvoering van het departement. Krachtens de CW 2001 gaan wij jaarlijks na of deze informatie tot stand is gekomen volgens de daarvoor geldende regels.
Oordeel
De informatie over de bedrijfsvoering in het Jaarverslag 2009 van het Ministerie van BZK is op deugdelijke wijze tot stand gekomen en voldoet aan de verslaggevingsvoor-schriften.
Oordeel
4 FINANCIËLE INFORMATIE
In onderstaande paragrafen staan onze oordelen over de financiële informatie (§ 4.1) en de saldibalans (§ 4.2) in het Jaarverslag 2009 van het Ministerie van BZK. Krachtens de CW 2001 gaan wij jaarlijks na of deze informatie voldoet aan de daaraan gestelde eisen.
4.1 Oordeel over de financiële informatie
De financiële informatie in het Jaarverslag 2009 van het Ministerie van BZK voldoet aan de eisen die de CW 2001 stelt, met uitzondering van de volgende fouten en onzekerheden in de verantwoordingsstaat: bij artikel 7 (ontvangsten) Innovatie en Informatiebeleid Openbare Sector is de tolerantiegrens overschreden. Op de balans van de baten-lastendienst Basisadministratie Persoonsgegevens en Reisdocumenten (BPR) is een schuld aan het kerndepartement opgenomen van € 15,6 miljoen. Dit betreft het saldo van in de afgelopen jaren opgebouwde verschillen tussen de door BPR ontvangen leges en de door BPR toegerekende kosten voor het produceren en distribueren van de reisdocumenten. Het Ministerie van BZK heeft deze middelen niet opgeëist, wat als een fout moet worden aangemerkt. Dit betreft het parkeren van begrotingsgelden.
Het totaalbedrag van alle geconstateerde fouten en onzekerheden blijft onder de tolerantiegrens voor de financiële informatie in het jaarverslag als geheel.
Een overzicht van alle fouten en onzekerheden is opgenomen in de bijlagen van dit rapport.
4.2 Oordeel over de saldibalans en toelichting
De informatie in de saldibalans in het Jaarverslag 2009 van het Ministerie van BZK voldoet aan de eisen die de CW 2001 stelt. Dit betekent dat wij geen belangrijke fouten en onzekerheden in de rechtmatigheid en de deugdelijke weergave hebben geconstateerd die de tolerantiegrenzen overschrijden, en dat de informatie voldoet aan de verslaggevingsvoorschriften.
In 2009 heeft het Ministerie van BZK voor een bedrag van € 4 879 miljoen aan openstaande voorschotten afgerekend. Wij zijn van oordeel dat de afrekeningen voldoen aan de gestelde eisen, met uitzondering van circa € 4,5 miljoen aan fouten en circa € 16,6 miljoen aan onzekerheden.
Het totaalbedrag aan geconstateerde fouten en onzekerheden in de saldibalansposten blijft onder de tolerantiegrens voor de saldibalans als geheel.
Een overzicht van alle fouten en onzekerheden is opgenomen in de bijlagen van dit rapport.
Oordeel
Oordeel
5 REACTIE MINISTER VAN BZK EN NAWOORD ALGEMENE REKENKAMER
De minister van BZK heeft op 27 april 2010 gereageerd op ons rapport. Hierna volgt een samenvatting van zijn reactie (§ 5.1). De volledige reactie van de minister staat op www.rekenkamer.nl. De reactie van de minister gaf ons aanleiding tot een nawoord (§ 5.2).
5.1 Reactie minister
De minister van BZK is verheugd dat de bedrijfsvoering van het ministerie zodanig op orde is dat er in 2009 geen sprake meer is van onvolkomenheden. In zijn reactie gaat hij onder meer in op onze bevindingen over P-Direkt en informatiebeveiliging en op de twee praktijktoetsen.
P-Direkt
De minister van BZK wijst erop dat de systemen en het contractcentrum formeel op 1 januari 2010 aan hem zijn overgedragen. De minister merkt verder op dat een deel van de negentien verbetermaatregelen reeds is gerealiseerd. De overblijvende punten worden in 2010 gerealiseerd, voor zover van toepassing. Vanaf 2010 zal P-Direkt daarover halfjaarlijks aan de diverse betrokken partijen periodiek rapporteren. De Rijksauditdienst zal het bedrijfsvoeringsverslag van een mededeling voorzien. Over het zelfbedieningsconcept zegt de minister dat door P-Direkt handreikingen zijn aangeleverd voor wat hij noemt de «controlfilosofie» en het sanctiebeleid. Het door P-Direkt ingestelde interdepartementale «specialistenteam control» heeft vastgesteld dat de werkwijze rondom de beheersing en sturing van de processen nog onvoldoende is uitgewerkt. Het team is gestart met het per proces uitwerken van de gezamenlijke basis voor «control» van de gehele keten.
De minister is van mening dat het ministerie en P-Direkt zo op een goede manier aandacht besteden aan de verbeterpunten en de verdere opbouw van de organisatie voortvarend oppakken. Dat is ook de reden waarom hij dit niet als aandachtspunt in zijn bedrijfsvoeringparagraaf heeft opgenomen.
Volgens de minister is onze opmerking dat de Rijksauditdienst geen gericht onderzoek heeft gedaan naar het financieel beheer van P-Direkt niet juist. Hij geeft aan dat de Rijksauditdienst bij P-Direkt onderzoek heeft gedaan naar het financieel beheer en het materieelbeheer, als vast onderdeel van de wettelijke taak, en de bedrijfsvoeringsverslagen van P-Direkt van een «getrouw beeld» verklaring heeft voorzien.
Praktijktoets Vermindering overlast en verloedering De minister gaat in op onze constatering dat het beleid zich niet richt op de zaken waar burgers het meeste last van ondervinden. Hij herkent dit niet en is van mening dat het rijksbeleid zich wel degelijk mede richt op de door burgers ervaren problemen. Als voorbeeld noemt hij de landelijke schoonmaakdag en gemaakte afspraken met veertig gemeenten om vijf specifieke maatregelen te nemen om overlast en verloedering te verminderen.
Informatiebeveiliging
De minister herkent onze opmerking niet dat het Ministerie van BZK in 2009 heeft verzuimd om heldere afspraken te maken over wie verantwoordelijk is voor het op orde houden van de informatiebeveiliging. De verantwoordelijkheden binnen het ministerie zijn goed vastgelegd volgens de minister. Hij is het wel met ons eens dat een goede planning &
controlcyclus belangrijk is om het op orde blijven van de informatiebeveiliging te garanderen. In 2010 zal het ministerie extra aandacht besteden aan de verdere invulling hiervan.
5.2 Nawoord Algemene Rekenkamer
P-Direkt
Met de minister zijn wij van mening dat het departement werkt aan verbetering van P-Direkt en aan de verdere opbouw van de organisatie. Dat neemt niet weg dat zich in 2009 problemen voordeden bij P-Direkt. Wij blijven daarom van mening dat de minister zich daar in de bedrijfsvoeringsparagraaf over had moeten verantwoorden. Verder wijzen wij erop dat de Rijksauditdienst alleen bevindingen rapporteert over het reguliere financieel beheer en niet over de problemen die zijn ontstaan toen P-Direkt de personeels- en salarisadministratie is gaan voeren voor vijf ministeries en de Hoge Colleges van Staat per 17 november 2009. In de bedrijfsvoeringverslagen waarvan de Rijksaudit-dienst de getrouwheid vaststelt, staan formuleringen als «de beheersing van de processen is nog niet van voldoende niveau». Deze formuleringen bieden naar onze mening onvoldoende houvast voor een goede beoordeling van het financieel beheer. Wij bevelen de minister daarom aan om de Rijksauditdienst te verzoeken conform artikel 66 van de CW 2001, zijn bevindingen te rapporteren.
Praktijktoets Vermindering overlast en verloedering
Wij wijzen erop dat er wel eens licht blijkt te zitten tussen de prioriteiten
van burgers en de knelpunten waar gemeenten aan werken.
Informatiebeveiliging
Wij stellen vast dat het ministerie in 2010 extra aandacht zal besteden aan de verdere invulling van de planning & controlcyclus voor het op orde houden van de informatiebeveiliging.
KWALITEITSKAART
Toelichting op het instrument kwaliteitskaart
De kwaliteitskaart is een nieuw instrument van de Algemene Rekenkamer, dat we voor het eerst hebben opgenomen in onze rapporten bij de jaarverslagen 2008. De kwaliteitskaart is bedoeld om de uitkomsten van ons rechtmatigheidsonderzoek op een compacte manier te presenteren en plaatst de geconstateerde (ernstige) onvolkomenheden in de bedrijfsvoering in het licht van de totale bedrijfsvoering van het ministerie.
De kwaliteitskaart bestaat uit twee delen. In deel I zijn onze bevindingen gekoppeld aan de begrotingsartikelen van het ministerie. Dit deel van de kaart laat per artikel zien:
voor welk percentage van de uitgaven concrete informatie over de beleidsresultaten in het jaarverslag is opgenomen; of het begrotingsartikel wordt geraakt door geconstateerde onvolkomenheden in de bedrijfsvoering, met mogelijk gevolgen voor de rechtmatigheid, de betrouwbaarheid van gegevens of de doelrealisatie;
of wij als gevolg van geconstateerde onvolkomenheden daadwerkelijk fouten en onzekerheden in de rechtmatigheid of deugdelijke weergave hebben aangetroffen;
of de geconstateerde fouten en onzekerheden de kwantitatieve tolerantiegrenzen overschrijden.
In deel II van de kwaliteitskaart vormen de organisatieonderdelen van het ministerie en de te beheersen bedrijfsvoeringsprocessen het uitgangspunt. Dit deel van de kaart is mede gebaseerd op de Baseline financieel en materieel beheer van het Ministerie van Financiën, waarin de normen voor een goed financieel beheer en materieelbeheer zijn vastgelegd. In dit deel van de kaart zetten we het aantal beheerdomeinen waarin we onvolkomenheden hebben geconstateerd aftegen het aantal beheerdomeinen dat voor een goed functioneren van het ministerie «relevant», respectievelijk «kritisch» is.
Deel II van de kwaliteitskaart maakt ook zichtbaar aan welke onderwerpen wij en/of de Rijksauditdienst in de controle over 2009 extra aandacht hebben besteed en waar wij (ernstige) onvolkomenheden hebben geconstateerd. Met extra aandacht van de Rijksauditdienst bedoelen wij die aandacht voor de bedrijfsvoering die de reguliere aandacht uit hoofde van de jaarlijkse wettelijke controle overstijgt (zie hoofdstuk 1 van de toelichting op dit rapport op www.rekenkamer.nl voor informatie over onze onderzoeksopzet). Met extra aandacht van de Algemene Rekenkamer doelen wij op ons departementspecifieke en ons rijksbrede onderzoek. Extra aandacht van de Algemene Rekenkamer en van de Rijksauditdienst betekent niet per definitie dat alle aspecten van het desbetreffende beheerdomein in het onderzoek zijn betrokken; de extra aandacht kan ook betrekking hebben op een enkel aspect binnen het beheerdomein.
Voor een verdere toelichting op het instrument kwaliteitskaart verwijzen wij naar onze website: www.rekenkamer.nl. Hier vindt u achtergrondinformatie over de kwaliteitskaart en over de gehanteerde criteria en ordeningsprincipes.
Kwaliteitskaart 2009 deel I begrotingsartikelen Ministerie van BZK
Artikel waarvan tussen de...
0%en50%
50% en 90%
90% en 100%
...van de gerealiseerde uitgaven is toegelicht met beleidsinformatie. Met beleidsinformatie bedoelen we informatie die specifiek, meetbaar èn tijdsgebonden is.
-
•Artikel waarbij onvoldoende" is uitgelegd waarom een deel van de gerealiseerde uitgaven niet is toegelicht met (specifieke, meetbare èn tijdsgebonden) beleidsinformatie.
Beleidsarti kelen
Jaarverslag |
|
2009 |
|
Is" |
|
c |
|
0} |
|
co |
|
Is" |
(0 T3 |
O c |
" m |
5 o |
a ^ O) c 1_ ® |
s s |
O ro |
S Dl |
|
£ O o 9 |
|
ja > |
T5 Q. |
» S |
|
> -a |
5? |
C T3 |
J3 5 |
03 10 n .c |
|
H U) |
■° -s |
o> c |
|
X o |
X |
-
=Beleidsinformatie
Art. nr. Omschrijving
02 Politie
04 Goed samenwerkende partners in veiligheid
05 Algemene Inlichtingen en Veiligheidsdienst
14 Toezicht en onderzoek openbare orde en veiligheid
15 Crisisbeheersing
16 Brandweer en GHOR
01 Grondwet en democratie
06 Functioneren Openbaar Bestuur
07 Innovatie- en informatiebeleid openbare sector
10 Arbeidszaken Overheid
11 Kwaliteit Rijksdienst
Uitgaven (xl.000) |
Praktij ktoets |
|
€ |
4.940.599 |
|
€ |
139.390 |
|
e |
189.714 |
|
€ |
17.490 |
|
€ |
31.067 |
|
€ |
149.786 |
|
e |
17.975 |
|
€ |
43.032 |
|
€ |
155.691 |
|
€ |
81.290 |
|
e |
121.592 |
|
O Overlast en verloedering
Q Vermindering administratieve lasten in de bijstand
Onvoldoende wil zeggen dat voor minder dan 75% van de niet toegelichte gerealiseerde uitgaven wordt uitgelegd waarom de toelichting ontbreekt, of dat de uitleg die wordt gegeven geen goede verklaring biedt.
Zie AAL punt:
artikel dat gevolgen kan ondervinden van de onvolkomenheid (mogelijke gevolgen voor bijvoorbeeld rechtmatigheid, betrouwbaarheid gegevens of doelrealisatie)
artikel waar fouten of onzekerheden in de rechtmatigheid of deugdelijke weergave zijn geconstateerd als gevolg van de onvolkomenheid
.o ■o
O)
|2 $
Beleidsartikelen
£jc Bedrijfsvoering
Art. nr. Omschrijving
02 Politie
04 Goed samenwerkende partners in veiligheid
05 Algemene Inlichtingen en Veiligheidsdienst
14 Toezicht en onderzoek openbare orde en veiligheid
15 Crisisbeheersing
16 Brandweer en GHOR
01 Grondwet en democratie
06 Functioneren Openbaar Bestuur
07 Innovatie- en informatiebeleid openbare sector
10 Arbeidszaken Overheid
11 Kwaliteit Rijksdienst
ja
Niet-beleidsarti kelen
Art. nr. |
Omschrijving |
12 |
Algemeen |
13 |
Nominaal en onvoorzien |
17 |
Vutfonds |
Baten-lastendiensten |
|
Korps Landelijke Politiediensten
Basisadministratie Persoonsgegevens
en Reisdocumenten
Centrale Archief Selectiedienst
P-Direkt
Landelijke Faciliteit Rampenbestrijding
Werkmaatschappij
Tolerantiegrenzen gehele jaarverslag overschreden? nee
Kwaliteitskaart 2009 deel II bedrijfsvoering Ministerie van BZK
^r^ Ernstige onvolkomenheid X Onvolkomenheid Q Onvolkomenheid heeft gevolgen voor de rechtmatigheid en/of deugdelijke weergave
Kritisch proces Relevant proces Proces van gering belang of komt niet voor
Extra aandacht aan besteed door: auditdienst
___ Algemene Rekenkamer
Algemene Rekenkamer en auditdienst
Elementen bedrijfsvoering |
Opzet en beheer overdrachtsuitgaven en -ontvangsten |
Opzet en beheer transactie uitgaven en -ontvangsten |
verplichtingen, _. ... ontvangsten en uitgaven rinancieie administratie Overige (saldi)balansposten <rBgistrat'B) |
Materieel-beheer |
||||||
c
S> § 1 f ■O tb ï« •& ^ -tï £• a Directoraten- g ^ generaal/clusters |5 ie (aantal organisatie- j§ § onderdelen) ^ ,§■ |
c Cl 0) 1 oi ■c oi .c « «i ca |
01 0) c O e 01 c © 5 U |
"3 <u C a <o E c Q S> 5 C |
c Ol c I <§ |
c V E E c .01 S 01 0) ■c |
.01 S .« s> ■5 .* 1 1 |
||||
Dienst |
||||||||||
Concernstaf en |
||||||||||
Bedrijfsvoering |
||||||||||
(8 onderdelen) |
||||||||||
■ü
n 0) .2!
II
6 c
t * 01
I N
C C
2 ai
1
0)
f O
'n
Directoraat-generaal Bestuur en Koninkrijksrelaties
(7 onderdelen)
Directoraat-generaal Organisatie en Bedrijfsvoering Rijk
(4 onderdelen)
Directoraat-generaal Veiligheid
(5 onderdelen)
AIVD (1 onderdeel)
Bureau Algemene Bestuursdienst (1 onderdeel)
Inspectie openbare orde en veiligheid (1 onderdeel)
Baten-lastendiensten
(6 onderdelen)
Onvolkomenheid niet toegedeeld aan organisatieonderdeel
Toelichting op de kwaliteitskaart van het Ministerie van BZK
Toelichting op kaart deel I
-
•Beleidsinformatie
Deel I van de kwaliteitskaart van het Ministerie van BZK maakt per artikel zichtbaar hoeveel procent van de uitgaven wordt toegelicht met specifieke, meetbare en tijdgebonden beleidsinformatie en maakt zichtbaar of het eventuele ontbreken van deze informatie door het ministerie wordt uitgelegd.
-
•Bedrijfsvoering
We hebben bij dit ministerie geen onvolkomenheden aangetroffen. Deel I van de kwaliteitskaart laat dan ook zien dat geen van de begrotingsartikelen van het ministerie wordt geraakt door (ernstige) onvolkomenheden.
-
•Financiële informatie
Uit deel I van de kwaliteitskaart van het Ministerie van BZK blijkt dat bij een van de begrotingsartikelen de tolerantiegrens wordt overschreden voor de omvang van fouten en onzekerheden in de rechtmatigheid en de deugdelijke weergave. Het betreft begrotingsartikel 7 Innovatie en informatiebeleid openbare sector. De Rijksauditdienst (RAD) heeft geconstateerd dat er sprake is van direct opeisbare gelden bij BPR. Dit betreft het saldo van opgebouwde verschillen tussen de door BPR ontvangen leges en de door BPR toegerekende kosten voor het produceren en distribueren van reisdocumenten. Deze middelen had het Ministerie van BZK moeten terugvragen. Dit levert een onrechtmatigheid op van € 15,6 miljoen. De fout is in de bedrijfsvoeringsparagraaf van het jaarverslag opgenomen. De tolerantiegrens voor het jaarverslag van het Ministerie van BZK als geheel wordt niet overschreden.
Toelichting op kaart deel II
Uit deel II van de kwaliteitskaart van het Ministerie van BZK blijkt dat 137 beheerdomeinen van belang zijn voor de bedrijfsvoering. Daarvan zijn 39 beheerdomeinen als kritisch aan te merken. Van de 137 beheerdomeinen die van belang zijn voor het goed functioneren van het ministerie, hebben de RAD en/of wij 49 beheerdomeinen extra onderzocht. Daarvan waren er 22 kritisch en 27 relevant. Wij hebben bij geen van de beheerdomeinen een onvolkomenheid geconstateerd.
GEBRUIKTE AFKORTINGEN
BPR Basisadministratie Persoonsgegevens en Reisdocumen-
ten BZK Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties
CW 2001 Comptabiliteitswet 2001
RAD Rijksauditdienst
Op www.rekenkamer.nl staat een verklarende woordenlijst met begrippen die veel voorkomen in onze rapporten bij de jaarverslagen.