Brief minister over het plan om de EVD de status van agentschap te geven - Instelling agentschap EVD - Hoofdinhoud

Deze brief is onder nr. 1 toegevoegd aan dossier 27058 - Instelling agentschap EVD.

Officiële titel	Instelling agentschap EVD; Brief minister over het plan om de EVD de status van agentschap te geven
Document­datum	07-04-2000
Publicatie­datum	12-03-2009
Nummer	KST45070
Kenmerk	27058, nr. 1
Van	Economische Zaken (EZ)
Originele document in PDF

Tweede Kamer der Staten-Generaal

Vergaderjaar 1999–2000

27 058

Instelling agentschap EVD

Nr. 1

BRIEF VAN DE MINISTER VAN ECONOMISCHE ZAKEN

Ter griffie van de Tweede Kamer der Staten-Generaal ontvangen op 10 april 2000. De wens over het voorgenomen besluit nadere inlichtingen te ontvangen kan door of namens de Kamer of door ten minste dertig leden van de Kamer te kennen worden gegeven uiterlijk op 28 mei 2000.

De Kamer kan zich tegen het voorgenomen besluit uitspreken uiterlijk op 12 mei 2000 dan wel binnen veertien dagen na het verstrekken van de in de vorige volzin bedoelde inlichtingen.

Bij de termijnen is rekening gehouden met de recesperiode van de Tweede Kamer.

¹ De statuten zijn ter inzage gelegd bij de afdeling Parlementaire Documentatie.

Aan de Voorzitter van de Tweede Kamer der Staten-Generaal ’s-Gravenhage, 7 april 2000

1 Inleiding en samenvatting

In deze brief leg ik op grond van artikel 70 van de Comptabiliteitswet het voornemen aan u voor over te gaan tot het instellen van het agentschap EVD met ingang van 1 januari 2001.¹ Het kabinet is van oordeel dat de specifieke beheersregels van de agentschapsvorm de doelmatigheid van de EVD zullen bevorderen en daarmee het rendement dat het Rijk kan halen uit de kennis en kunde van de EVD zal vergroten. De EVD is als onderdeel van de Rijksoverheid belast met de centrale taak de Nederlandse buitenlandse handel te bevorderen. Door de EVD als agentschap te positioneren wordt de duidelijkheid en herkenbaarheid van de EVD voor klanten en opdrachtgevers vergroot. Tevens wordt hiermee de slagkracht van de EVD als organisatie in een snel veranderende omgeving versterkt. De vergroting van de doelmatigheid zal tot uitdrukking komen in de kostprijs per product, maar zeker ook in de hogere kwaliteit van de dienstverlening en een betere prioriteitsstelling binnen het op handelsbevordering gerichte beleid. Door de agentschapsvorm kunnen ook andere ministeries, beter dan nu, gebruik maken van de diensten van de EVD, hetgeen de prijs/kwaliteitverhouding van handelsbevorderende activiteiten van het Rijk zal verbeteren.

De producten van de EVD zijn dermate concreet dat het kunnen behalen van doelmatigheidswinst is aan te tonen. Op EVD-totaalniveau maar ook op productniveau zult u in de begroting en in de jaarrekening geïnformeerd worden over de prestaties van de EVD waarbij de ontwikkeling in het productenpalet, de kostprijs van de geproduceerde en de door het bedrijfsleven afgenomen producten, de klanttevredenheid en het bereik van de doelgroep belangrijke indicatoren zijn.

In deze brief worden bovenstaande punten verder uitgewerkt. In paragraaf 2 wordt ingegaan op de positionering van de EVD en de voorziene ontwikkelingen daarin. In paragraaf 3 wordt aangegeven waarom de agentschapsvorm de meest geëigende organisatievorm voor de EVD is.

Ten slotte wordt in paragraaf 4 aangegeven hoe de EVD ook in de toekomst de kwaliteitseisen die aan agentschappen worden gesteld zal blijven bewaken en hoe de Kamer hierover geïnformeerd zal worden. In bijlage I wordt aangegeven op welke punten de bedrijfsvoering van de EVD zal verbeteren door over te gaan op het resultaatgerichte besturingsmodel met het baten-lastenstelsel. In bijlage II worden de denkstappen uit het rapport van de commissie Sint (verantwoord verzelfstandigen) doorlopen en in bijlage III wordt aangegeven dat de EVD aan de agentschaps-criteria voldoet.

2 Positionering van de EVD

Eén van de doelstellingen van het Ministerie van Economische Zaken betreft het bevorderen van een zo groot mogelijke participatie en presentie van Nederlandse bedrijven en producten op buitenlandse markten. Binnen het Ministerie van Economische Zaken is het Directoraat-Generaal voor Buitenlandse Economische Betrekkingen (DG BEB) primair verantwoordelijk voor dit beleidsterrein. Het DG BEB maakt bij het realiseren van de beleidsdoelstellingen gebruik van de diensten van de EVD.

De EVD heeft de taak de buitenlandse handel en investeringen van het Nederlandse bedrijfsleven te versterken en te vergemakkelijken. Vanuit deze publieke stimulerende taak wordt informatie aan bedrijven en intermediare organisaties verstrekt en worden er voorlichtings, promotionele en publicitaire activiteiten georganiseerd. De EVD beschikt hiertoe over een professionele informatie-architectuur voor het verzamelen en verspreiden van informatie, werkt samen met het mondiale postennetwerk van het Ministerie van Buitenlandse Zaken en beschikt over een brede expertise. Vanuit zijn overheidspositie en publieke taak kan de EVD opereren als neutrale, onafhankelijke partij en kan in het buitenland als overheidsdienst vaak deuren openen voor Nederlandse bedrijven die anders gesloten zouden blijven. De EVD richt zich binnen de geldende beleidskaders direct op de behoeften van het Nederlandse bedrijfsleven. Om zo goed mogelijk te kunnen voldoen aan de wensen van de bedrijven worden de producten en diensten voortdurend vernieuwd. De ICT-ontwikkelingen zijn voor de productontwikkeling van de EVD cruciaal. Daarin is de afgelopen jaren dan ook aanzienlijk geïnvesteerd en ook voor de toekomst blijft investeren in ICT van strategisch belang.

Met het Ministerie van Buitenlandse Zaken bestaat in «concordaats-verband» een specifieke bestuurlijke relatie die gebaseerd is op een gezamenlijke verantwoordelijkheid voor handelsbevordering. Het mondiale postennetwerk van Buitenlandse Zaken vervult bij de handelsbevordering de rol in het buitenland waarbij de EVD als de thuishaven opereert. Dit «concordaat» zal ook in de agentschapssituatie een belangrijke pijler blijven van de handelsbevordering door de Nederlandse overheid.

Naast het Ministerie van Economische Zaken en het Ministerie van Buitenlandse Zaken zijn er andere ministeries actief op het terrein van de handelsbevordering. De EVD werkt nu al samen met Ministeries als LNV, V&W, Defensie en VROM die vanuit hun specifieke beleidsinvalshoek belang hebben bij handelsbevorderende activiteiten. De EVD wil deze en andere ministeries intensiever ondersteunen bij het realiseren van deze activiteiten en heeft daarvoor ook de kennis en kunde. Het rendement van de producten en diensten van de EVD wordt alleen maar groter als er Rijksbreed optimaal gebruik van wordt gemaakt.

3 Waarom agentschap?

Wil de Rijksoverheid optimaal profiteren van de producten en diensten van de EVD dan moet helder zijn wat die producten en diensten zijn en welke kosten daarmee gemoeid zijn. Potentiële opdrachtgevers kunnen vervolgens zakelijke afwegingen maken over de toegevoegde waarde van de producten en diensten van de EVD voor het realiseren van hun beleidsdoelstellingen.

Voor zakelijke verhoudingen is een resultaatgericht besturingsmodel onontbeerlijk. Resultaatgericht wil zeggen dat er een opdrachtgever-opdrachtnemerrelatie wordt gecreëerd, waarin expliciete afspraken worden gemaakt over producten, kosten en kwaliteit. Dit maakt dat de opdrachtgever weet welke EVD-producten hij krijgt voor zijn geld en de besteding van de middelen voor hem transparant wordt. Een dergelijke werkwijze leidt zowel aan de kant van de opdrachtgever als de opdrachtnemer tot een groter kostenbewustzijn, wat de doelmatigheid bevordert. Het baten-lastenstelsel is een goed ondersteunend instrument voor resultaatgericht werken omdat hiermee gemakkelijker kostprijzen kunnen worden berekend en ontvangsten kunnen worden toegerekend aan individuele producten. Daarnaast biedt het baten-lastenstelsel de mogelijkheid om te lenen voor investeringen, wat zal leiden tot betere afwegingen ten aanzien van de kapitaalgoederenvoorraad.

Het resultaatgerichte besturingsmodel gecombineerd met het baten-lastenstelsel geeft derhalve enerzijds aan de EVD een prikkel om doelmatiger te werken en anderzijds aan de (potentiële) opdrachtgevers binnen het Rijk de mogelijkheid een zakelijke afweging te maken tussen zelf doen of de gewenste handelsbevorderende activiteiten door de EVD te laten organiseren. Hiermee kan ook goed aangesloten worden bij het gedachtegoed van de regeringsnota «Van beleidsbegroting tot beleidsverantwoording» (VBTB). De effecten van het beleid en de daarmee gemoeid zijnde kosten worden zichtbaarder door het resultaatgerichte besturingsmodel. In bijlage I wordt concreet ingegaan op de mogelijkheden de bedrijfsvoering (en daarmee de doelmatigheid) van de EVD te verbeteren uitgaande van het resultaatgerichte besturingsmodel.

3a Denkkader van de Commissie Sint

Om te bepalen welke organisatievorm vanuit de bestuurlijk-organisatorische invalshoek recht doet aan de gewenste ministeriële verantwoordelijkheid ten aanzien van de EVD dienen de denkstappen doorlopen te worden die de commissie Sint in het rapport «Verantwoord verzelfstandigen» heeft ontwikkeld. In bijlage II zijn deze denkstappen voor de EVD doorlopen. De conclusie daarvan is dat: – er een collectief belang gemoeid is met de taak van de EVD; – vanuit schaalvoordelen de publieke taak van de EVD het beste uitgevoerd kan worden door de Rijksoverheid; – vanwege de vereiste onafhankelijke en neutrale positie van de EVD en de politieke gevoeligheid van sommige EVD-diensten de taken van de EVD onder de directe ministeriële verantwoordelijkheid van de Minister van Economische Zaken dienen te vallen; – de wenselijkheid van het resultaatgerichte besturingsmodel in combinatie met het baten-lastenstelsel pleiten voor interne verzelfstandiging. De stappen doorlopen leidt tot de conclusie dat de agentschapsvorm de meest geëigende organisatievorm is voor de EVD.

3b De agentschapscriteria

Aan het instellen van agentschappen worden strikte eisen gesteld. In het evaluatierapport «verder met resultaat» zijn de instellingsvoorwaarden voor agentschappen weergegeven zoals die geformaliseerd zullen worden in de 7e wijziging van de Comptabiliteitswet. Recent heeft de Minister van Financiën in zijn brief aan de Kamer van 31 januari 2000 (Tussenrapportage inzake het financieel beheer bij de ministeries en de agentschappen; DAR2000/21 M) de criteria overeenkomstig de wens van de Tweede Kamer verder aangescherpt.

In bijlage III zijn alle instellingsvoorwaarden weergegeven en is vervolgens aangegeven hoe de EVD aan al deze voorwaarden voldoet. Ook aan de nieuwe eisen is voldaan. De Accountantsdienst van Economische Zaken heeft aangegeven dat het financieel beheer van de EVD zodanig op orde is dat de stap richting agentschapstatus verantwoord gezet kan worden. Dit oordeel is gebaseerd op een inventarisatie van de in het licht van de agentschapstatus noodzakelijke wijzigingen in het financieel beheer van de EVD en een plan van aanpak voor het realiseren van deze wijzigingen. Daarnaast heeft de accountantsdienst van EZ het draaiboek van de EVD voor het opstellen van de openingsbalans met bijbehorende planning geaccordeerd.

4 Toekomstperspectief

De EVD is nu klaar voor de stap naar het agentschap. Ik heb er alle vertrouwen in dat de EVD als slagvaardige en doelgerichte organisatie zich verder zal ontwikkelen ten dienste van overheid en bedrijfsleven. Teneinde zichtbaar te maken dat de EVD ook in de toekomst aan de door het agentschapsmodel gestelde kwaliteitsvereisten blijft voldoen zal de EVD jaarlijks in de bedrijfsvoeringsparagraaf van zijn financiële verantwoording ingaan op de stand van zaken ten aanzien van de ontwikkeling en de kwaliteit van de organisatie. Deze informatie zal via de jaarrekening van Economische Zaken aan de Kamer ter beschikking worden gesteld. Daarnaast ontvangt de Kamer in het kader van de begrotingscyclus de informatie die nodig is om de doelmatigheid van de EVD te kunnen monitoren. Daarbij zijn de kostprijs per (afgenomen) product, de mate van doelbereik en de mate van klanttevredenheid de belangrijkste indicatoren. De instellingsvoorwaarden en de doelmatigheidsontwikkeling zullen ook in de evaluatie naar het agentschap EVD in 2004 aan de orde worden gesteld waarover de Kamer specifiek geïnformeerd zal worden.

De Minister van Economische Zaken, A. Jorritsma-Lebbink

BIJLAGEI                                               Het verbeteren vandebedrijfsvoering

De doelmatigheid van de EVD is het meest gebaat bij een resultaatgericht besturingsmodel waarbij uitgegaan wordt van een opdrachtgever/ opdrachtnemer-relatie. Dit besturingsmodel wordt het best ondersteund door het baten- lastenstelsel. In deze bijlage wordt ingegaan op de mogelijkheden de bedrijfsvoering van de EVD te verbeteren en de wijze waarop het resultaatgerichte besturingsmodel gecombineerd met het baten-lastenstelsel hieraan bijdraagt. De belangrijkste verbeterpunten hebben betrekking op:

a scheiding apparaatskosten en beleidsbudget b centrale rol binnen de Rijksoverheid c investeringen (in met name ICT) d inzetten van ontvangsten als doelmatigheidsprikkel

AdaScheiding apparaatskosten en beleidsbudget

Op dit moment heeft de EVD te maken met een strikte scheiding tussen apparaatskosten en beleidsbudget: beleidsgelden mogen niet worden ingezet voor personele en materiële uitgaven en andersom. In een sturingsrelatie waarbij de Secretaris-Generaal stuurt op de apparaatsuitgaven van de EVD en het DG BEB stuurt op de beleidsgelden, levert deze scheiding een knelpunt op in de bedrijfsvoering. Zo kan in de huidige situatie het DG BEB kiezen voor een beleidsintensivering, zonder dat de apparaatskosten mee-ontwikkelen. Hierdoor leidt de uitvoering van de beleidsintensivering tot problemen.

Met de introductie van het agentschapsmodel wordt de mogelijkheid geboden aan het DG BEB -en in de toekomst aan andere opdrachtgeversom de apparaatsuitgaven en het beleidsbudget in directe samenhang te bezien en de gevolgen van een beleidsintensivering of -extensivering te vertalen naar het apparaat van de EVD. Dit zelfde voordeel geldt ook voor de Kamer die vanuit het budgetrecht een beter zicht krijgt op de kosten die gemoeid zijn met de handelsbevorderende activiteiten van de EVD en de samenhang met het overige op handelsbevordering gerichte beleid- en instrumentarium. De voorgestane opzet spoort ook prima met de ideeën in het kader van de nota «Van beleidsbegroting tot beleidsverantwoording» (VBTB) waarin de kosten van het beleid en de doelstellingen en effecten van het beleid in samenhang gepresenteerd gaan worden.

Nog afgezien van de sturingsrelatie is voor een groot deel van de producten van de EVD het onderscheid tussen apparaatsuitgaven en beleidsuitgaven niet goed hanteerbaar. In de regel geldt dat indien de EVD taken uitbesteedt, de kosten ten laste van het beleidsbudget gebracht worden. Indien de EVD een taak zelf uitvoert vanwege de noodzakelijke overheidsbetrokkenheid, dan komen de kosten ten laste van het apparaatskostenbudget. Dit doet zich nu geregeld voor bij het uitbesteden van bepaalde promotionele activiteiten. De afweging tussen zelf doen danwel uitbesteden moet op zakelijke gronden genomen kunnen worden. Nu is veelal bepalend of er nog ruimte is binnen het apparaatskosten-budget, dan wel of er ruimte is in het beleidsbudget. Bepalend zou moeten zijn of de desbetreffende activiteit behoort tot de kern(overheids)-taak van de EVD en dus zelf uitgevoerd moet worden, danwel dat geheel of gedeeltelijke uitbesteding van de activiteit uiteindelijk doelmatiger is.

AdbCentrale rol van de EVD

De EVD richt zich op dit moment nog grotendeels op de handels-bevorderende activiteiten die passen binnen het beleid van Economische Zaken. Daarnaast kan de EVD haar diensten ook aanbieden aan andere ministeries die actief zijn op het terrein van de handelsbevordering. Het is voor het Rijk beter dat de afweging tussen zelf doen door de ministeries, danwel onderbrengen van deze activiteiten bij de EVD, op zakelijke gronden plaatsvindt. Voor deze zakelijke afweging is het van belang dat de integrale kosten van de activiteiten in rekening worden gebracht. Het bepalen van de integrale kosten kan het beste geschieden door gebruik te maken van het baten-lastenstelsel.

adcInvesteringen (in met name ICT)

Reeds nu is de toepassing van ICT van strategisch belang voor de EVD. Door het digitaliseren van informatie is informatie sneller toegankelijk te maken voor het Nederlandse bedrijfsleven. Met ICT toepassingen zal ook in de toekomst naar verwachting substantiële doelmatigheidswinst behaald kunnen worden (te denken valt aan de verdere overgang van papier naar digitaal). Onder het kas- verplichtingenstelsel worden investeringen in bijvoorbeeld ICT volledig ten laste van het betreffende boekjaar gebracht. De beslissing wel of niet investeren in nieuwe technologie is dus sterk afhankelijk van de mogelijkheid de investering binnen het apparaatskostenbudget van dat jaar op te vangen. Bij het baten-lastenstelsel wordt de toegevoegde waarde van investeringen op een andere wijze afgewogen. Bij deze afweging zal onder andere het rendement op de investeringsuitgaven beter meegenomen kunnen worden.

addInzetten van ontvangsten als doelmatigheidsprikkel

De EVD brengt aan de afnemers van haar producten vaak een deel van de kosten in rekening (niet alle kosten want de EVD heeft een stimuleringsrol te vervullen). De hiermee gegenereerde ontvangsten worden gerelateerd aan de taakstellende ontvangstenraming op EVD-totaalniveau. Hierdoor is er in de praktijk geen zicht op de ontvangsten per product en kunnen de verantwoordelijke managers de ontvangst niet als sturingsvariabele gebruiken bij het streven naar doelmatigheid. Het baten-lastenstelsel biedt betere mogelijkheden (dan het kas- verplichtingenstelsel) om de ontvangsten toe te rekenen aan de individuele producten. Door de ontvangst als sturingsvariabele voor de managers in te zetten kan extra doelmatigheid worden gestimuleerd. Indien bijvoorbeeld voor een publicatie een grotere afzet kan worden bereikt, dan kan de extra opbrengst ten gunste van het betreffende project/product worden ingezet. De verantwoordelijke manager kan met de ontvangsten bijvoorbeeld een extra marktonderzoek financieren zodat daarna nog beter op de wens van de klant ingespeeld kan worden. Het effect van de extra afzet (groter doelbereik en lagere kostprijs per product = doelmatigheidswinst) weegt zwaarder dan de relatief geringe extra uitgave die voor het project gedaan kan worden als gevolg van deze extra ontvangst.

Uit het bovenstaande moge blijken dat de doelmatigheid van de EVD gebaat is bij een resultaatgericht besturingsmodel gecombineerd met het baten-lastenstelsel. Daarmee is nog niet gezegd dat de agentschapvorm ook de meest aangewezen organisatievorm voor de EVD is. Hiertoe dienen eerst de denkstappen van de commissie Sint doorlopen te worden (zie bijlage II).

BIJLAGEII                                              Denkstappen vandeCommissie Sint

In het rapport «Verantwoord verzelfstandigen» heeft de commissie Sint denkstappen geformuleerd die doorlopen moeten worden teneinde de juiste organisatievorm voor overheidsorganisaties te bepalen. Hieronder worden deze stappen doorlopen voor de EVD.

– Is er een collectief belang gemoeid met de betreffende taak? De werkgroep markt en overheid (werkgroep Cohen) heeft de activiteiten van de EVD tegen het licht gehouden. De werkgroep oordeelde dat «de werkzaamheden van de EVD onderdeel zijn van, danwel onlosmakelijk verbonden zijn met de publieke taak. Er treedt geen concurrentieverstoring op met commerciële aanbieders». Teneinde de positionering van de EVD binnen de publieke taak te waarborgen hanteert de EVD de gedragsregel dat de EVD zich terugtrekt uit een markt, wanneer er sprake is van een volwaardig particulier initiatief. Deze gedragsregel betekent concreet dat onder andere wordt zorggedragen voor een goede afbakening van de aan te bieden informatie en dat EVD-activiteiten voortdurend worden getoetst aan de mogelijkheden van de markt en de aansluiting met het overheidsbeleid. Deze gedragsregel sluit aan bij de «aanwijzingen markt en overheid». De vraag of er sprake is van een collectief belang kan derhalve bevestigend worden beantwoord.

– Dienen de taken van de EVD door de overheid te worden uitgevoerd en

zo ja door welke bestuurslaag? De EVD is veelal een intermediair tussen buitenlandse overheden en Nederlandse bedrijven. Vanuit die functie spelen enerzijds diplomatieke betrekkingen en anderzijds zakelijke belangen een grote rol. In de praktijk kunnen in de relatie tussen overheid en overheid deuren voor het bedrijfsleven geopend worden. Hiervoor is het derhalve cruciaal dat de EVD namens de minister (i.c. de staatssecretaris) kan handelen. Daarnaast maakt ook de politieke gevoeligheid van activiteiten van de EVD het gewenst direct onder de ministeriele verantwoordelijkheid te opereren. Denk hierbij aan bijvoorbeeld het uitvoeren van een zakelijke missie naar Indonesië of China, vaak met deelname van de bewindslieden van EZ of andere departementen. Voor het goed functioneren van de EVD is de inzet van de posten van Buitenlandse Zaken cruciaal. De EVD heeft op grond van de zogenaamde concordaats-afspraak met Buitenlandse Zaken een aanwijzingsbevoegdheid richting de posten. Dit versterkt bovenstaande argumentatie ten aanzien van de overheidstaak maar pleit ook voor de centrale overheidstaak. Alleen een centrale organisatie kan optimaal gebruik maken van het buitenlandse netwerk. Geconcludeerd kan worden dat de taken van de EVD het beste ondergebracht kunnen worden bij de Rijksoverheid.

– Wat is de optimale bestuurlijk-organisatorische vormgeving voor de

EVD? Zoals hiervoor reeds gesteld pleit de vereiste onafhankelijke en neutrale positie van de EVD, de politieke gevoeligheid van met name de missies naar het buitenland en de nauwe concordaatsrelatie met de posten van Buitenlandse Zaken voor het direct onder de ministeriële verantwoordelijkheid opereren van de EVD. Er zijn geen redenen aan te geven om bestuurlijke bevoegdheden van de bewindslieden over te dragen aan een extern verzelfstandigde organisatie. Wel is de doelmatigheid van de bedrijfsvoering gebaat bij een resultaatgericht besturingsmodel gecombineerd met het baten-lastenstelsel. Alle stappen doorlopende kan geconcludeerd worden dat de agentschapvorm voor de EVD de meest geëigende organisatievorm is.

BIJLAGE III                                             Deagentschapcriteria

In deze bijlage worden de instellingsvoorwaarden voor agentschappen weergegeven en wordt vervolgens aangegeven hoe de EVD aan deze instellingsvoorwaarden voldoet.

In het evaluatierapport «verder met resultaat» zijn de instellings-voorwaarden voor agentschappen weergegeven die geformaliseerd zullen worden in de 7e wijziging van de Comptabiliteitswet. Deze criteria zijn:

1    De bedrijfsprocessen van de organisatie zijn beschreven. Deze beschrijving mondt uit in één of meerdere producten of diensten. Op basis van een (dan reeds meer of minder gedetailleerd) kostprijsmodel kunnen de kosten aan deze producten en diensten worden toegerekend.

De sturing van agentschappen is gericht op te leveren prestaties en daarvoor te maken kosten. Daartoe dient allereerst systematisch in kaart gebracht te zijn wie wat doet en tot welke producten en diensten dat uiteindelijk leidt. Met andere woorden; allereerst dienen de bedrijfsprocessen van de organisatie beschreven te zijn. Vervolgens dienen kosten aan de gedefinieerde producten en diensten te worden toegerekend. Dit op basis van een (dan reeds meer of minder verfijnd) kostprijsmodel. Belangrijk aandachtspunt is dat een kostprijsmodel de mogelijkheid moet bieden tot een adequate nacalculatie van de kostprijzen (bijvoorbeeld het bepalen en analyseren van bezettingsverschillen, hoeveelheidsverschillen en/of prijsverschillen).

2    De dienst in kwestie dient vooraf aan te geven hoe zijzelf (en anderen) later kunnen beoordelen of men doelmatiger is gaan werken. Basisindicator is de kostprijs per product of dienst. In aanvulling hierop dienen één of meerdere kwaliteitskengetallen te worden ontwikkeld.

Het oogmerk van agentschappen is en blijft om volgens het concept van resultaatgericht management (aantoonbaar) doelmatiger te werken. Organisaties dienen bij de aanvraag daarom vooraf aan te geven hoe zijzelf en anderen (later) kunnen beoordelen of men daadwerkelijk doelmatiger is gaan werken of niet. Basisindicator daarbij is de ontwikkeling van de kostprijs per product of dienst. Zeker bij overheidsorganisaties dient de kwaliteit van het productieproces en de producten een belangrijk aandachtsveld te zijn. Doelmatigheid wordt dan ook breder opgevat dan alleen de kostprijs per product; bij de aanvraag dienen één of meerdere kwaliteitsindicatoren te worden vastgesteld. Aan deze kwaliteitskengetallen laten zich moeilijk algemene eisen stellen, omdat de te hanteren indicatoren sterk afhankelijk zijn van de specifieke kenmerken van het agentschap, de productieprocessen en voort te brengen producten. Doelmatiger werken kan tot uitdrukking komen in een lagere kostprijs per product bij een gelijkblijvende kwaliteit of een hogere kwaliteit bij een gelijkblijvende kostprijs per product.

3    Er dient sprake te zijn van een op resultaat gerichte externe en daarop aansluitende interne planning- en controlcyclus. Als uitgangspunt wordt hierbij het kader «Aansturen op Resultaat» gehanteerd.

De uiteindelijk vastgestelde doelmatigheidsindicatoren maken onderdeel uit van de minimum-informatie ten behoeve van de agentschapsaanvraag en de reguliere begrotingscyclus richting Staten-Generaal. Deze informatie zal gebaseerd moeten zijn op de informatie die gebruikt wordt bij de sturing van de dienst door zijn «eigenaar» respectievelijk bij de interne sturing door de leiding van het agentschap. De grootheden die in het kader van de externe sturing worden gebruikt, zullen moeten worden doorvertaald in de systemen van interne sturing en beheersing. Als derde eis wordt daarom gesteld dat de externe en interne planning- en control- cyclus op gelijksoortige grootheden gericht moeten zijn Bij de toets van de interne en externe planning- en controlcyclus dient de aandacht, behalve naar de jaarlijkse (of cyclische) instrumenten, tevens uit te gaan naar de niet-jaarlijkse instrumenten van planning en control. Gedacht moet worden aan audits, heroverwegingen of beleidsevaluaties. Beide soorten instrumenten vullen elkaar aan.

De Minister van Financiën heeft in zijn brief aan de Kamer van 31 januari 2000 (Tussenrapportage inzake het financieel beheer bij de ministeries en de agentschappen; DAR2000/21 M) de criteria verder aangescherpt. Hierbij werd rekening gehouden met de aandachtspunten zoals deze door de Tweede Kamer op 8 september 1999 naar voren zijn gebracht. Tevens is daarmee vorm gegeven aan de ambitie van het kabinet om de agentschappen met een hogere kwaliteit te laten starten. Deze aangescherpte criteria betreffen:

4 Plan van aanpak financieel beheer en draaiboek openingsbalans Naast de goedkeurende accountantsverklaring over het verleden dient de accountantsdienst van het betreffende ministerie te bevestigen dat het financieel beheer van de organisatie zodanig op orde is dat met het oog op de agentschapsituatie hierin geen onverantwoorde risico’s gezien worden. Dit oordeel van de accountantsdienst wordt gegeven aan de hand van een inventarisatie van de gevolgen voor het financieel beheer en een plan van aanpak voor de aanpassing van het financieel beheer voorafgaand aan de behandeling in de Tweede Kamer van het agentschapvoornemen.

Tevens dient een door de accountantsdienst onderschreven draaiboek voor het opstellen van de openingsbalans met bijbehorende planning gereed te liggen voordat de ministerraad akkoord zal gaan met het agentschapsvoornemen.

Hoe voldoet de EVD aan de criteria?

Ad1Beschrijving van bedrijfsprocessen, de producten of diensten en het kostprijsmodel.

De EVD kent op dit moment ca. 35 producten. Deze producten hebben grotendeels betrekking op het verstrekken van informatie aan Nederlandse bedrijven over buitenlandse markten, het promoten van Nederland door het informeren van het buitenland over de Nederlandse economie en bedrijven en het bijeenbrengen van Nederlandse bedrijven met buitenlandse zakenpartners. Concrete producten zijn bijvoorbeeld het blad Buitenlandse Markten, de EVD-internetsite en het organiseren van handelsmissies. Van ieder product is het bedrijfsproces beschreven. Hierbij zijn ook factoren aangegeven die kritisch zijn voor het succes van het betreffende product. Hierbij kan gedacht worden aan aantallen producten, doorlooptijd, behandeltijd, aantal klachten etc. Alle kosten van de EVD worden toegerekend aan deze producten en in rekening gebracht bij de opdrachtgever. De wijze waarop dat gebeurt is beschreven in het kostprijsmodel. Uitgangspunten bij het kostprijsmodel zijn dat alle kosten zoveel mogelijk direct aan een product worden toegerekend en zo min mogelijk indirect worden versleuteld en de kostprijs geschikt moet zijn als doelmatigheidsindicator. Dit vergt een systematiek die over de jaren heen zoveel mogelijk constant is zodat realisaties over de jaren heen op consistente wijze met elkaar vergeleken kunnen worden. Het bepalen van de kostprijs per product is zowel voorcalculatorisch maar ook nacalculato-risch mogelijk.

Ad2Doelmatigheidsindicatoren; kostprijs per product of dienst en kwaliteit

Zoals gezegd zorgt het kostprijsmodel ervoor dat de kostprijs per product een goede indicator is voor de doelmatigheid. De EVD registreert hiertoe niet alleen de kosten van de geproduceerde producten maar ook de kosten van de afgenomen producten. De belangrijkste kwaliteitsindicatoren die gebruikt worden zijn de mate van tevredenheid van de klant over de EVD-producten en de mate waarin de EVD haar doelgroep weet te bereiken. Teneinde de doelmatigheidswinst concreter te maken heeft de EVD zich doelen gesteld ten aanzien van deze indicatoren. Deze doelstellingen zijn als volgt kwantitatief vertaald (mede op basis van een nul-meting onderzoek). In de periode 1999- 2003 wil de EVD het bereik van de doelgroep vergroten van 11% naar 20%. Daarnaast dient ook de tevredenheid van de klant in dezelfde periode te stijgen van 70% naar 80%. De kostprijs per afgenomen product zal zodanig moeten dalen dat met een gelijkblijvende omzet, bovengenoemde kwaliteits- en bereikdoelstellingen gehaald kunnen worden. De mate waarin de kostprijs per afgenomen product kan dalen zal per product aanzienlijk verschillen. Zelfs is het mogelijk dat door een teruglopende belangstelling van een bepaald product, de kostprijs stijgt. Dit kan echter door de opdrachtgever vanuit het stimuleringsbeleid geaccepteerd worden omdat anders de betreffende doelgroep (bijvoorbeeld het kleinbedrijf dat nog niet goed met internet uit de voeten kan) niet bereikt kan worden. Ondanks mogelijke belemmeringen bij individuele producten is het mogelijk bovenstaande doelstellingen te verwezenlijken door enerzijds de introductie van baten-lastenstelsel en anderzijds door te sturen op de doelmatigheids- en kwaliteitsindicatoren.

Ad3Een op resultaat gerichte externe en daarop aansluitende interne planning- en controlcyclus

De EVD heeft ter voorbereiding op de agentschapstatus reeds het resultaatgerichte sturingsmodel toegepast dat ook in de agentschapsituatie gehanteerd zal worden (zie hiervoor het statuut). Dit betekent o.a. dat voor de eigenaar een werkplan 2000 is opgesteld waarin aandacht wordt besteed aan de bedrijfsvoering van de EVD. Daarnaast is ten behoeve van de opdrachtgever een programma 2000 geformuleerd waarin alle kosten zijn toegerekend aan de EVD producten en is aangegeven welk doel per product wordt nagestreefd. Over dit programma is inmiddels met het DG BEB overeenstemming bereikt. Het programma 2000 vormt daarmee een belangrijk uitgangspunt bij het toepassen van de besturings- en beheersingsinstrumenten die ook in de agentschapsituatie gebruikt zullen gaan worden. Aan de hand van dit programma zal de EVD in 2000 alvast gaan proefdraaien door alle interne- en externe rapportages volgens het agentschapsmodel op te stellen. Dit proefdraaien zal waarborgen dat de EVD per 1 januari 2001 inderdaad klaar is om als agentschap te opereren.

Kerngegevens in het op resultaat gerichte sturingsmodel zijn de indicatoren zoals onder punt 2 toegelicht. In de interne sturing zijn nog meer indicatoren relevant. Hierbij wordt aangesloten bij de in de beschrijving van de bedrijfsprocessen aangegeven kritische succesfactoren per product.

Naast deze cyclische instrumenten in de planning en controlcyclus zal er in 2004 (over de periode 2001–2003) een eerste evaluatie worden gehouden naar de bedrijfsvoering van de EVD. Hierbij zijn de doelmatigheidsontwikkeling, zo mogelijk ook aan de hand van een benchmark met een vergelijkbare organisatie, en de eisen die aan het financieel beheer en de bedrijfsvoering van agentschappen gesteld worden, belangrijke invalshoeken.

Ad4Plan van aanpak financieel beheer en draaiboek openingsbalans

De EVD heeft sinds 1988 een goedkeurende accountantsverklaring. Ook over het jaar 1999 wordt een goedkeurende accountantsverklaring verwacht.

Daarnaast heeft de Accountantsdienst van Economische Zaken aangegeven dat het financieel beheer van de EVD zodanig op orde is dat de stap richting agentschapstatus verantwoord gezet kan worden. Dit oordeel is gebaseerd op een (mede door de Directeur EVD en de Directeur FEZ ondertekende) inventarisatie van de in het licht van de agentschapstatus noodzakelijke wijzigingen in het financieel beheer van de EVD en een plan van aanpak voor het realiseren van deze wijzigingen. Verder heeft de accountantsdienst van EZ (naast de Directeur EVD en de Directeur FEZ) het draaiboek van de EVD voor het opstellen van de openingsbalans met bijbehorende planning geaccordeerd.