Bijlagen bij COM(2017)346 - Functioneren van het Europees Agentschap voor het operationeel beheer van grootschalige IT-systemen op het gebied van vrijheid, veiligheid en recht (eu-LISA) - Hoofdinhoud
Dit is een beperkte versie
U kijkt naar een beperkte versie van dit dossier in de EU Monitor.
| dossier | COM(2017)346 - Functioneren van het Europees Agentschap voor het operationeel beheer van grootschalige IT-systemen op het gebied van ... |
|---|---|
| document | COM(2017)346   |
| datum | 29 juni 2017 |
De oprichtingsverordening weerspiegelt de wettelijke, politieke en economische omstandigheden zoals die ten tijde van de oprichting van het agentschap bestonden. De uitkomsten van de evaluatie (zie punt 2) en deze feitelijke, juridische en beleidsontwikkelingen bieden de gelegenheid om het mandaat van eu-LISA aan te passen aan de toegenomen mogelijkheden om in nieuwe behoeften van de EU te voorzien en de nieuwe interoperabiliteitsaanpak verder uit te werken. Het verdient bijvoorbeeld overweging om het mandaat uit te breiden, zodat in specifieke omstandigheden steun kan worden verleend aan de lidstaten, die verantwoordelijk zijn voor de werking van de nationale componenten van de systemen. Een en ander moet bovendien worden bekeken in het licht van het optreden van eu-LISA in Griekenland tijdens de vluchtelingencrisis 31 .
Zoals vermeld in de mededeling over de programmering voor 2014-2020 van de personeels- en financiële middelen voor de gedecentraliseerde agentschappen 32 , waarin voor elk van de gedecentraliseerde agentschappen de programmering van de personeelsbezetting en het subsidieniveau is vastgelegd, dient de programmering verenigbaar te zijn met een vermindering van de personeelsbezetting met 5% gedurende vijf jaar voor alle instellingen, organen en instanties. Aangezien eu-LISA pas kortgeleden is opgericht, is het niet verzocht zijn personeelsbestand in de periode 2013–2015 in te krimpen.
Bij de wijziging van de oprichtingsverordening zal daarom moeten worden toegezien op de balans tussen de politieke, wettelijke en financiële realiteit en het hoofddoel, dat erin bestaat dat eu-LISA over een voldoende capaciteit blijft beschikken om zich te concentreren op zijn kerntaken. Deze omvatten de verdere evolutie van de bestaande systemen, de voorgenomen ontwikkeling van het EES, het ETIAS en het nieuwe geautomatiseerde systeem voor de registratie van verzoeken om internationale bescherming, de monitoring van het aandeel van elke lidstaat in de opneming van de verzoekers en het correctiemechanisme voor de toewijzing.
Redelijkerwijs kan worden verwacht dat eu-LISA een geleidelijk toenemende bijdrage zal leveren aan een gecoördineerde, effectieve en coherente IT-omgeving voor het beheer van de IT-systemen ter ondersteuning van de uitvoering van het JBZ-beleid. Die bijdrage bestaat erin dat een professionele en stabiele omgeving wordt gerealiseerd voor het ondersteunen van de ontwikkeling, het operationele beheer en de verdere evolutie van de IT-systemen, met inbegrip van de interoperabiliteit ervan, waar dat noodzakelijk is en het wettelijke kader van de systemen dat toelaat.
De mogelijkheden van eu-LISA om een grotere toegevoegde waarde te bieden voor de maatregelen van de belanghebbenden zullen mettertijd en in lijn met de technologische en beleidsontwikkelingen groeien. Het is niet alleen de ambitie van eu-LISA om zich voor de lange termijn tot een centre of excellence te ontwikkelen, ook komt er van de belanghebbenden steeds meer vraag naar ad-hocondersteuning, zoals de bijstand die begin 2016 is verleend aan de Griekse autoriteiten om de servercapaciteit van Eurodac te vergroten. Ook zou eu-LISA hulp kunnen bieden door de betrokken diensten van de Commissie op verzoek input te leveren bij technische vraagstukken in verband met al bestaande of nieuwe systemen. Er zijn echter duidelijke wettelijke en financiële grenzen aan wat eu-LISA kan leveren.
4. Aanbevelingen voor wijziging van de oprichtingsverordening
4.1. Aanbevelingen in het kader van de evaluatie
De aanbevelingen voor wijziging van de verordening tot oprichting van het agentschap, die in de externe evaluatie zijn opgenomen, worden samengevat in het werkdocument van de diensten van de Commissie dat aan dit verslag is gehecht. Deze aanbevelingen houden onder meer het volgende in:
–de verantwoordelijkheden van de Commissie ten aanzien van de communicatie-infrastructuur moeten worden overgedragen aan het agentschap. Voor deze wijziging is wijziging van de wetgevingsinstrumenten inzake de systemen noodzakelijk, alsmede overdracht van de desbetreffende begrotingsmiddelen;
–in een nieuwe bepaling inzake het kader voor de samenwerking tussen eu-LISA en andere JBZ-agentschappen moet de reikwijdte van de samenwerking in het mandaat van eu-LISA worden verduidelijkt;
–de raad van bestuur moet jaarlijks uiterlijk eind augustus een tussentijds verslag opstellen over de voortgang van de uitvoering van de geplande activiteiten in de eerste zes maanden van het jaar;
–er moet worden overwogen de reikwijdte uit te breiden van de proefprojecten die de Commissie aan eu-LISA kan opdragen (artikel 9). Momenteel kan eu-LISA slechts worden belast met proefprojecten als bedoeld in artikel 54, lid 2, onder a), van het Financieel Reglement, d.w.z. proefprojecten waarvoor geen basishandeling is vereist. Dit moet in ieder geval worden uitgebreid tot proefprojecten waarvoor al een basishandeling bestaat.
Bij de externe evaluatie werd ook aanbevolen om een risicobeoordeling en een ex-antebeoordeling op te stellen voor projecten van meer dan een half miljoen EUR die eu-LISA in het kader van zijn huidige mandaat uitvoert (die dus niet voortvloeien uit een wetgevingsinstrument waarbij het agentschap wordt belast met het beheer van een nieuw systeem, waarvoor de Commissie een effectbeoordeling uitvoert). Dit is een belangrijke aanbeveling, waaraan eu-LISA de nodige aandacht moet schenken. Een wijziging van de oprichtingsverordening is echter niet vereist, aangezien op grond van artikel 29, lid 5, van Gedelegeerde Verordening (EU) nr. 1271/2013 van de Commissie en het financieel reglement van het agentschap al evaluaties vooraf en achteraf moeten worden uitgevoerd voor alle programma’s en activiteiten die aanzienlijke uitgaven met zich meebrengen.
Bij de externe evaluatie zijn ook andere aanbevelingen voor wijziging van het mandaat van eu-LISA gedaan. Onderstaande wijzigingen zouden moeten worden aangebracht in de wetgevingsinstrumenten betreffende de betrokken systemen en zouden, wat statistieken betreft, geen wijziging van de oprichtingsverordening vereisen:
–uitbreiding van de verantwoordelijkheden van eu-LISA betreffende het genereren/publiceren van statistieken voor elk van de systemen;
–toewijzing aan eu-LISA van de taak om verslagen over gegevenskwaliteit en gegevensanalyse op te stellen. Deze wijzigingen dienen in overeenstemming te zijn met het wetgevingskader inzake gegevensbescherming.
4.2. Aanbevelingen die voortvloeien uit latere wettelijke, feitelijke of beleidsontwikkelingen
De aanbevelingen voor wijziging van de oprichtingsverordening vanwege wettelijke, feitelijke of beleidsontwikkelingen, zoals bedoeld in punt 3, kunnen als volgt worden samengevat:
–mogelijke wijzigingen die het gevolg zijn van voorstellen tot herziening van de wetgevingsinstrumenten inzake het SIS en de herschikking van de Eurodac-verordening moeten in de oprichtingsverordening van eu-LISA worden aangebracht;
–wijzigingen om het mogelijk te maken dat eu-LISA de taken uitvoert (ook door middel van studies of testactiviteiten) die worden genoemd in de mededeling van de Commissie over krachtigere en slimmere informatiesystemen voor grenzen en veiligheid van 6 april 2016 en het zevende voortgangsverslag van de Commissie over de totstandbrenging van een echte en doeltreffende Veiligheidsunie van 16 mei 2017, moeten waar nodig worden aangebracht;
–wijzigingen die voortvloeien uit andere gewijzigde EU-wetgeving (zoals het Financieel Reglement en de financiële kaderregeling) moeten waar nodig worden aangebracht;
–wijzigingen die voortvloeien uit de goedkeuring door de medewetgevers van voorstellen van de Commissie waarbij eu-LISA met het beheer van nieuwe systemen wordt belast, zoals het EES, of voorstellen tot herschikking van de Dublinverordening, moeten worden aangebracht;
–wijzigingen die voortvloeien uit de programmeringsdocumenten van eu-LISA inzake technologische ontwikkelingen, zoals de actief/actieve configuratie van de centrale systemen, moeten waar nodig worden aangebracht;
–wijzigingen die uit de gemeenschappelijke aanpak voortvloeien, moeten worden aangebracht;
–wijzigingen om mogelijk te maken dat eu-LISA de lidstaten desgevraagd advies verleent over de aansluiting van de nationale systemen op de centrale systemen en in specifieke gevallen steun en bijstand verleent (zoals de steun op de hotspots in Griekenland), moeten worden aangebracht;
–wijzingen om mogelijk te maken dat eu-LISA desgevraagd steun of bijstand verleent aan de betrokken diensten van de Commissie bij technische problemen met bestaande of nieuwe systemen, moeten worden aangebracht;
–in artikel 1, lid 3, moet een wijziging worden aangebracht om te verduidelijken dat het agentschap kan worden belast met bestaande systemen die aan het agentschap worden overgedragen.
5. Conclusie
5.1. Uitkomsten van de evaluatie
De eerste evaluatie van het agentschap heeft bevestigd dat eu-LISA een goed presterend agentschap is, waarvan het belang nog steeds toeneemt, zoals ook de systemen waarvan eu-LISA het operationele beheer verzorgt, van vitaal belang zijn voor de werking van het volop in ontwikkeling zijnde Schengengebied.
Het besluit om een speciaal agentschap van de Europese Unie op te richten dat wordt belast met het operationele beheer van het SIS, het VIS en Eurodac en met de opzet, de ontwikkeling en het operationele beheer van soortgelijke systemen, is derhalve volledig terecht gebleken.
Uit de evaluatie is tevens gebleken dat de werking van het agentschap nog steeds in ontwikkeling is. Hoewel het niet realistisch is om te verwachten dat het agentschap al in de eerste drie jaar van zijn bestaan tot volledige wasdom zal komen, is wel gebleken dat eu-LISA een betrouwbare dienstverlener is voor het operationele beheer van het SIS, het VIS en Eurodac en andere taken. Het is bovendien een belangrijke belanghebbende partij voor de Europese instellingen en andere agentschappen die op JBZ-gebied actief zijn.
Bij de evaluatie zijn ook suggesties gedaan voor een betere uitvoering van het lopende mandaat en zijn beperkingen inzake de uitbreiding van het mandaat geïdentificeerd.
Het agentschap heeft weliswaar aangetoond dat het met dezelfde middelen meer werk kan verzetten en zich op zeer flexibele wijze kan aanpassen aan nieuwe behoeften, maar uit de evaluatie is ook gebleken dat als eu-LISA met nieuwe IT-systemen wordt belast, het deze nieuwe taken niet zal kunnen uitvoeren met de thans beschikbare middelen. Gezien de huidige problematiek op het gebied van migratie en veiligheid is het duidelijk dat eu-LISA de komende jaren zeer veel werk zal hebben aan de vervulling van zijn belangrijkste opdracht: het operationele beheer van SIS II, VIS en Eurodac, de beoogde ontwikkeling en interoperabiliteit van die systemen, alsmede de ontwikkeling en het operationele beheer van nieuwe grootschalige IT-systemen op het gebied van vrijheid, veiligheid en recht.
Allereerst moet er daarom voor worden gezorgd dat het agentschap de benodigde capaciteit heeft om zijn kerntaken uit te voeren. Om het risico te verminderen dat eu-LISA niet kan voldoen aan verzoeken die het gevolg zijn van de uiterst dynamische ontwikkelingen op dit beleidsterrein, zal het agentschap nauwer moeten samenwerken met de belanghebbenden, in de eerste plaats de lidstaten en de Commissie; de raad van bestuur en de adviesgroepen zijn daarvoor de voornaamste platformen. Voorrang voor de kerntaken en voortdurende verbetering van de kosteneffectiviteit zijn de sleutel voor het slagen van dit streven.
5.2. Volgende stappen
Tegelijk met dit verslag en de erin opgenomen aanbevelingen dient de Commissie een voorstel in voor de nodige wijzigingen van de oprichtingsverordening van het agentschap en de wetgevingsinstrumenten betreffende de systemen.
In het voorstel zijn de wijzigingen opgenomen die voortvloeien uit de onafhankelijke externe evaluatie, en met name de overdracht aan eu-LISA van de verantwoordelijkheden van de Commissie aangaande de communicatie-infrastructuur; voorts wordt de oprichtingsverordening aangepast aan de bijgewerkte instrumenten inzake de werking van de EU-agentschappen, zoals het Financieel Reglement, en aan de gemeenschappelijke aanpak. Verder is rekening gehouden met de voorstellen tot herziening van de wetgevingsinstrumenten inzake het SIS en het voorstel tot herziening van de herschikte Eurodac-verordening.
Een aantal mogelijke nieuwe taken voor het agentschap, die worden genoemd in de mededeling over krachtigere en slimmere informatiesystemen voor grenzen en veiligheid en het zevende voortgangsverslag over de totstandbrenging van een echte en doeltreffende Veiligheidsunie, moet ook in de oprichtingsverordening worden verwerkt.
Andere wijzigingen betreffen een verdere specifieke uitbreiding van het mandaat van het agentschap om mogelijk te maken dat het ad-hocsteun verleent aan de lidstaten, of zijn een uitvloeisel van technische ontwikkelingen.
Naast de wijzigingen die noodzakelijk zijn wanneer het EES-voorstel wordt goedgekeurd, moeten in de oprichtingsverordening tot slot ook wijzingen worden aangebracht naar aanleiding van andere voorstellen, waarbij aan eu-LISA taken worden toebedeeld op het gebied van ontwikkeling of operationeel beheer.
De hierboven beschreven wijzigingen zijn in wezen van technische aard, in die zin dat zij hetzij vereist zijn om de werking en de operationele effectiviteit van het agentschap te verbeteren, hetzij verband houden met andere ontwikkelingen op wetgevings- of beleidsgebied, zoals het beheer van nieuwe systemen of het uitvoeren van nieuwe taken. Deze wijzigingen leiden tot een beperkte uitbreiding van het mandaat van het agentschap. Zij zijn primair beoordeeld tegen de achtergrond van de financiële en personele middelen, inclusief de budgettaire versterking die de Commissie voor eu-LISA heeft voorgesteld in het kader van de lopende wetgevingsprocedures inzake EES, Eurodac, Dublin II, SIS en ETIAS.
(1) PB L 286 van 1.11.2011, blz. 1.
(2) PB L 180 van 29.6.2013, blz. 1.
(3) https://publications.europa.eu/en/publication-detail/-/publication/45779a5c-1e4d-11e6-ba9a-01aa75ed71a1
(4) COM(2015) 185 final van 28.4.2015.
(5) COM(2015) 240 final van 13.5.2015.
(6) EUCO 22/15, EUCO 26/15, EUCO 28/15, EUCO 1/16, EUCO 12/1/16 REV 1.
(7) Zie het verslag over de externe evaluatie voor nadere gegevens over alle bevindingen (https://publications.europa.eu/en/web/general-publications/publications).
(8) Zie artikel 7, lid 2, van Verordening (EU) nr. 1077/2011.
(9) Met uitzondering van de systemen die gebruikmaken van EuroDomain, zoals Eurodac.
(10) Zie bijgaand werkdocument van de diensten van de Commissie, met name punt 1.1, blz. 3 (DubliNet, VISION en het proefproject voor slimme grenzen) en punt 2.1, blz. 4 (proefproject voor slimme grenzen).
(11) Op de Europese Raad van december 2003 kwamen de lidstaten overeen om voortaan bij de verdeling van vestigingen van EU-bureaus en agentschappen voorrang te geven aan nieuwe lidstaten. Volgens de conclusies van die Europese Raad zouden de hoofdkantoren van toekomstige bureaus of agentschappen bij voorkeur moeten worden gevestigd in lidstaten die in 2004 of later tot de Unie zijn toegetreden. Op de Europese Raad van juni 2008 werd herinnerd aan de conclusies van 2003 en voorts overeengekomen dat daarbij voorrang moet worden gegeven aan lidstaten waar nog geen EU-bureau of agentschap is gevestigd. De keuze van de medewetgevers voor Tallinn als hoofdkantoor van eu-LISA was gebaseerd op het gezamenlijke aanbod van Estland en Frankrijk, dat inhield dat het hoofdkantoor in Tallinn zou komen en de technische locatie in Straatsburg zou blijven, omdat de systemen daar al in ontwikkeling waren.
(12) De materiële kosten zijn onder meer de kosten voor dienstreizen tussen de locaties, de parallelle aanbestedingsprocedures, meerdere contractanten voor dienstverlening (zoals schoonmaak en beveiliging) en minder mogelijkheden om bij de exploitatiekosten schaalvoordelen te behalen. Enkele immateriële nadelen zijn de negatieve gevolgen voor de communicatie tussen de locaties (nog verergerd door de functieverdeling tussen Tallinn en Straatsburg), de inherente managementproblemen als gevolg van de afstand, bijvoorbeeld om geschoolde arbeidskrachten aan te trekken en te behouden, of de moeilijkheid om een krachtige en vereende organisatiecultuur op te bouwen.
(13) Gedelegeerde Verordening (EU) nr. 1271/2013 van de Commissie (PB L 328 van 7.12.2013, blz. 42).
(14) De Commissie herinnerde er in haar advies over het werkprogramma van eu-LISA voor 2017 aan dat volgens het IT-governancecharter van het secretariaat-generaal van de Commissie, dat sinds 14 februari 2011 van toepassing is, voor alle projecten met een prijskaartje van meer dan een half miljoen EUR een „visiedocument” moet worden opgesteld met een beoordeling van de juridische, technische, financiële en organisatorische aspecten en het meerjarige karakter van het betrokken project.
(15) Zoals herzien bij document 2015-153, goedgekeurd door de elfde vergadering van de raad van bestuur van eu-LISA op 17-18 november 2015.
(16) C(2014) 3486 final.
(17) COM(2016) 880 final van 21.12.2016.
(18) COM(2016) 655 final van 14.10.2016.
(19) COM(2016) 197 final van 6.4.2016.
(20) COM(2016) 270 final van 4.5.2016.
(21) Een geautomatiseerd systeem waarmee alle verzoeken om internationale bescherming kunnen worden geregistreerd en het aandeel van elke lidstaat in het totale aantal verzoeken kan worden gemonitord, evenals het correctiemechanisme voor toewijzing.
(22) COM(2016) 272 final van 4.5.2016.
(23) COM(2016) 194 final van 6.4.2016.
(24) COM(2016) 731 final van 16.11.2016.
(25) Raadsdocument 9368/16 van 6.6.2016.
(26) http://ec.europa.eu/transparency/regexpert/index.cfm?do=groupDetail.groupDetailDoc&id=32600&no=1
(27) COM(2017) 261 final van 16.5.2017.
(28) COM(2016) 194 final van 6.4.2016.
(29) Artikel 4, lid 1, onder b), van Verordening (EG) nr. 45/2001, artikel 6, lid 1, onder b), van Richtlijn 95/46/EG (wordt vervangen door artikel 5, lid 1, onder b), van Verordening (EU) 2016/679, PB L 119 van 4.5.2016, blz. 1) en artikel 3 van Kaderbesluit 2008/977/JBZ van de Raad (wordt vervangen door artikel 4, lid 1, onder b), van Richtlijn (EU) 2016/680, PB L 119 van 4.5.2016, blz. 89).
(30) Verordening (EU, Euratom) 2015/1929 (PB L 286 van 30.10.2015, blz. 1). Gedelegeerde Verordening (EU) nr. 1271/2013 van de Commissie (PB L 328 van 7.12.2013, blz. 42).
(31) De Commissie verzocht eu-LISA om tijdens de vluchtelingencrisis begin 2016 steun te verlenen aan de hotspots in Griekenland om de servercapaciteit voor Eurodac te vergroten en deel te nemen aan de regionale taskforces van de EU (EURTF) in Piraeus en Catania. Het valt niet uit te sluiten dat dergelijke ad-hocsteun in de toekomst op andere gebieden vereist is.
(32) COM(2013) 519 final van 10.7.2013.