Bijlagen bij COM(2010)412 - In de Samenwerkingsraad EU-Tadzjikistan in te nemen standpunt inzake het reglement van orde - Hoofdinhoud
Dit is een beperkte versie
U kijkt naar een beperkte versie van dit dossier in de EU Monitor.
| dossier | COM(2010)412 - In de Samenwerkingsraad EU-Tadzjikistan in te nemen standpunt inzake het reglement van orde. |
|---|---|
| document | COM(2010)412   |
| datum | 30 juli 2010 |
BESLUIT NR. 1 VAN DE SAMENWERKINGSRAAD EU-TADZJIKISTAN
van
tot vaststelling van zijn reglement van orde
DE SAMENWERKINGSRAAD,
Gelet op de Partnerschaps- en samenwerkingsovereenkomst waarbij een partnerschap tot stand wordt gebracht tussen de Europese Gemeenschappen en hun lidstaten, enerzijds, en de Republiek Tadzjikistan, anderzijds, hierna "de overeenkomst" genoemd, en met name op de artikelen 77 tot en met 80,
Overwegende dat de overeenkomst op 1 januari 2010 in werking is getreden,
BESLUIT:
Artikel 1
Voorzitterschap
De Samenwerkingsraad wordt beurtelings gedurende een periode van twaalf maanden voorgezeten door een vertegenwoordiger van de Raad van de Europese Unie, namens de Europese Unie en haar lidstaten en de Europese Gemeenschap voor Atoomenergie, en een vertegenwoordiger van de regering van Tadzjikistan. De eerste periode begint op de datum van de eerste vergadering van de Samenwerkingsraad en eindigt op 31 december 2010.
Artikel 2
Vergaderingen
De Samenwerkingsraad komt eens per jaar op ministerieel niveau bijeen. Op verzoek van een van de partijen kunnen in onderling overleg speciale vergaderingen van de Samenwerkingsraad worden belegd. Tenzij anders wordt overeengekomen, wordt elke vergadering van de Samenwerkingsraad op een door beide partijen overeengekomen datum gehouden op de locatie waar gewoonlijk de zittingen van de Raad van de Europese Unie worden gehouden. De vergaderingen van de Samenwerkingsraad worden door de secretarissen van de Samenwerkingsraad gezamenlijk en in overleg met de voorzitter bijeengeroepen.
Artikel 3
Vertegenwoordiging
De leden van de Samenwerkingsraad kunnen zich laten vertegenwoordigen als zij de vergadering niet kunnen bijwonen. Indien een lid zich wenst te laten vertegenwoordigen, dient hij de voorzitter vóór de vergadering waar hij vertegenwoordigd zal worden, in kennis te stellen van de naam van zijn vertegenwoordiger. De vertegenwoordiger van een lid van de Samenwerkingsraad oefent alle rechten van het vertegenwoordigde lid uit.
Artikel 4
Delegaties
De leden van de Samenwerkingsraad mogen worden vergezeld door ambtenaren. Vóór elke vergadering wordt de voorzitter in kennis gesteld van de voorgenomen samenstelling van de delegaties van beide partijen. De Samenwerkingsraad kan niet-leden uitnodigen de vergaderingen bij te wonen om informatie te verstrekken over bijzondere onderwerpen.
Artikel 5
Secretariaat
Een ambtenaar van het secretariaat-generaal van de Raad van de Europese Unie en een ambtenaar van de missie van Tadzjikistan bij de Europese Unie treden gezamenlijk op als secretarissen van de Samenwerkingsraad.
Artikel 6
Correspondentie
De voor de Samenwerkingsraad bestemde correspondentie wordt gericht tot de voorzitter van de Samenwerkingsraad op het adres van het secretariaat-generaal van de Raad van de Europese Unie.
De twee secretarissen zorgen ervoor dat deze correspondentie wordt doorgestuurd aan de voorzitter van de Samenwerkingsraad en, in voorkomend geval, wordt verspreid onder de andere leden van de Samenwerkingsraad. Wanneer de correspondentie wordt verspreid, wordt deze gestuurd aan het Secretariaat-generaal van de Commissie, de Permanente Vertegenwoordigingen van de lidstaten en de missie van Tadzjikistan bij de Europese Unie.
Mededelingen van de voorzitter van de Samenwerkingsraad worden door de twee secretarissen aan de geadresseerden gestuurd en, in voorkomend geval, verspreid onder de andere leden van de Samenwerkingsraad op de in de tweede alinea vermelde adressen.
Artikel 7
Openbaarheid
De vergaderingen van de Samenwerkingsraad zijn niet openbaar, tenzij anders wordt besloten.
Artikel 8
Agenda van de vergaderingen
1. De voorzitter stelt voor elke vergadering een voorlopige agenda op. Deze wordt door de secretarissen van de Samenwerkingsraad uiterlijk 15 dagen voor het begin van de vergadering naar de in artikel 6 bedoelde geadresseerden gestuurd. De voorlopige agenda omvat de punten waarvoor de voorzitter uiterlijk 21 dagen vóór het begin van de vergadering een verzoek tot opname in de agenda heeft ontvangen; een punt wordt evenwel pas op de voorlopige agenda geplaatst als de desbetreffende stukken uiterlijk op de datum waarop de agenda wordt verzonden, zijn binnengekomen bij de secretarissen. De agenda wordt bij het begin van elke vergadering door de Samenwerkingsraad vastgesteld. Indien de partijen zulks overeenkomen, kan een punt dat niet op de voorlopige agenda staat, als agendapunt worden opgenomen.
2. De voorzitter kan met instemming van beide partijen de in lid 1 vermelde termijnen inkorten als dat in een bepaald geval vereist is.
Artikel 9
Notulen
Van elke vergadering worden door de twee secretarissen ontwerp-notulen opgesteld. In de notulen worden in het algemeen voor elk agendapunt de volgende gegevens vermeld:
- de bij de Samenwerkingsraad ingediende documentatie,
- verklaringen die op verzoek van een lid van de Samenwerkingsraad worden opgenomen,
- besluiten, aanbevelingen, overeengekomen verklaringen en conclusies.
De ontwerp-notulen worden ter goedkeuring aan de Samenwerkingsraad voorgelegd. Eenmaal goedgekeurd worden de notulen door de voorzitter en de twee secretarissen ondertekend. De notulen worden bewaard in de archieven van het secretariaat-generaal van de Raad van de Europese Unie, dat optreedt als depositaris van de documenten van de Samenwerkingsraad. Aan elk van de in artikel 6 bedoelde geadresseerden wordt een gewaarmerkt afschrift gezonden.
Artikel 10
Besluiten en aanbevelingen
1. De besluiten en aanbevelingen van de Samenwerkingsraad worden in onderlinge overeenstemming tussen de partijen vastgesteld. Als beide partijen daarmee instemmen, kan de Samenwerkingsraad besluiten of aanbevelingen via de schriftelijke procedure vaststellen.
2. De besluiten en aanbevelingen van de Samenwerkingsraad in de zin van artikel 77 van de Partnerschaps- en samenwerkingsovereenkomst dragen de titel "besluit", respectievelijk "aanbeveling", gevolgd door een nummer, de datum van aanneming en een beschrijving van het onderwerp. De besluiten en aanbevelingen van de Samenwerkingsraad worden ondertekend door de voorzitter en gewaarmerkt door de twee secretarissen. Besluiten en aanbevelingen worden aan elk van de in artikel 6 bedoelde geadresseerden gestuurd. De partijen kunnen beslissen om de besluiten en aanbevelingen van de Samenwerkingsraad op te nemen in hun respectieve publicatieblad.
Artikel 11
Talen
De officiële talen van de Samenwerkingsraad zijn de officiële talen van de twee partijen. Tenzij anders wordt besloten, beraadslaagt de Samenwerkingsraad op basis van in deze talen opgestelde documenten.
Artikel 12
Uitgaven
De Europese Unie en Tadzjikistan nemen de uitgaven voor hun rekening van hun deelname aan de vergaderingen van de Samenwerkingsraad, zowel personeelsuitgaven en reis- en verblijfkosten als de uitgaven inzake post- en telecommunicatie. De kosten voor de vertolking tijdens de vergaderingen en voor de vertaling en het drukken van de documenten komen ten laste van de Europese Unie, met uitzondering van de kosten voor vertolking of vertaling in of uit de officiële taal van Tadzjikistan, die voor rekening van Tadzjikistan komen. Andere kosten die verbonden zijn aan de organisatie van vergaderingen, komen ten laste van de partij die als gastheer voor de vergaderingen optreedt.
Artikel 13
Samenwerkingscomité
1. De Samenwerkingsraad wordt bij de uitvoering van zijn taken bijgestaan door het Samenwerkingscomité. Dit comité bestaat uit vertegenwoordigers van de Raad van de Europese Unie en vertegenwoordigers van de Europese Commissie, enerzijds, en vertegenwoordigers van de regering van Tadzjikistan, anderzijds, gewoonlijk op het niveau van hoge ambtenaren.
2. Het Samenwerkingscomité bereidt de vergaderingen en beraadslagingen van de Samenwerkingsraad voor, voert waar passend de besluiten van de Samenwerkingsraad uit en zorgt in algemene zin voor de continuïteit van het partnerschap en het goede functioneren van de overeenkomst. Het Samenwerkingscomité behandelt alle zaken die de Samenwerkingsraad aan het comité voorlegt, evenals alle andere vraagstukken die zich bij de dagelijkse uitvoering van de overeenkomst voordoen. Voorstellen of ontwerp-besluiten en -aanbevelingen worden door het Samenwerkingscomité ter goedkeuring aan de Samenwerkingsraad voorgelegd.
3. In de gevallen waarin de Partnerschaps- en samenwerkingsovereenkomst spreekt van een verplichting tot raadpleging of een mogelijkheid tot raadpleging, kan deze raadpleging plaatsvinden in het Samenwerkingscomité. Als beide partijen daarmee instemmen, kan dit overleg worden voortgezet in de Samenwerkingsraad.
4. Het reglement van orde van het Samenwerkingscomité is opgenomen in het aanhangsel bij dit besluit.
Gedaan te
Voor de Samenwerkingsraad
De voorzitter
BIJLAGE
Reglement van orde van het Samenwerkingscomité
Artikel 1
Voorzitterschap
Het Samenwerkingscomité wordt beurtelings voor een periode van twaalf maanden voorgezeten door een vertegenwoordiger van de Europese Commissie, namens de Europese Unie en haar lidstaten en de Europese Gemeenschap voor Atoomenergie, en een vertegenwoordiger van de regering van Tadzjikistan. De eerste periode begint op de datum van de eerste vergadering van de Samenwerkingsraad en eindigt op 31 december 2010.
Artikel 2
Vergaderingen
Het Samenwerkingscomité komt bijeen wanneer de omstandigheden zulks vereisen en met instemming van beide partijen. Elke vergadering van het Samenwerkingscomité wordt belegd op een tijd en op een plaats die door beide partijen is overeengekomen. De bijeenkomsten van het Samenwerkingscomité worden door de voorzitter bijeengeroepen.
Artikel 3
Delegaties
Vóór elke vergadering wordt de voorzitter in kennis gesteld van de voorgenomen samenstelling van de delegaties van beide partijen.
Artikel 4
Secretariaat
Een ambtenaar van de Europese Commissie en een ambtenaar van de regering van Tadzjikistan treden gezamenlijk op als secretarissen van het Samenwerkingscomité. Alle in dit besluit bedoelde mededelingen bestemd voor en afkomstig van de voorzitter van het Samenwerkingscomité worden naar de secretarissen van het Samenwerkingscomité en naar de secretarissen en de voorzitter van de Samenwerkingsraad gezonden.
Artikel 5
Openbaarheid
De vergaderingen van het Samenwerkingscomité zijn niet openbaar, tenzij anders wordt besloten.
Artikel 6
Agenda van de vergaderingen
1. De voorzitter stelt voor elke vergadering een voorlopige agenda op. Deze wordt door de secretarissen van het Samenwerkingscomité uiterlijk vijftien dagen voor de vergadering naar de in artikel 4 bedoelde geadresseerden gestuurd. De voorlopige agenda omvat de punten waarvoor de voorzitter uiterlijk 21 dagen vóór het begin van de vergadering een verzoek tot opname in de agenda heeft ontvangen; een punt wordt evenwel pas op de voorlopige agenda geplaatst als de desbetreffende stukken uiterlijk op de datum waarop de agenda wordt verzonden, zijn binnengekomen bij de secretarissen. Het Samenwerkingscomité mag deskundigen uitnodigen zijn vergaderingen bij te wonen om informatie over bepaalde onderwerpen te verstrekken. De agenda wordt bij het begin van elke vergadering door de Samenwerkingscomité vastgesteld. Indien de partijen zulks overeenkomen, kan een punt dat niet op de voorlopige agenda staat, als agendapunt worden opgenomen.
2. De voorzitter kan met instemming van beide partijen de in lid 1 genoemde termijnen inkorten als dat in een bepaald geval noodzakelijk is.
Artikel 7
Notulen
Van elke vergadering worden notulen opgesteld, gebaseerd op de samenvatting door de voorzitter van de door het Samenwerkingscomité bereikte conclusies. Na goedkeuring door het Samenwerkingscomité worden de notulen ondertekend door de voorzitter en de secretarissen en bij elk van beide partijen in de archieven bewaard. Aan elk van de in artikel 4 bedoelde geadresseerden wordt een afschrift van de notulen gezonden.
Artikel 8
Besluiten en aanbevelingen
In de specifieke gevallen waarin het Samenwerkingscomité uit hoofde van artikel 79 van de Partnerschaps- en samenwerkingsovereenkomst door de Samenwerkingsraad is gemachtigd om besluiten en aanbevelingen aan te nemen, dragen deze de titel "besluit" respectievelijk "aanbeveling", gevolgd door een nummer, de datum van aanneming en een beschrijving van het onderwerp. Besluiten en aanbevelingen worden in onderlinge overeenstemming tussen de partijen vastgesteld. Als beide partijen daarmee instemmen, kan het Samenwerkingscomité besluiten of aanbevelingen via de schriftelijke procedure vaststellen. De besluiten en aanbevelingen van de Samenwerkingsraad worden ondertekend door de voorzitter en gewaarmerkt door de twee secretarissen, en worden toegezonden aan elk van de in artikel 4 van dit reglement van orde bedoelde geadresseerden. De partijen kunnen beslissen om de besluiten en aanbevelingen van de Samenwerkingsraad op te nemen in hun respectieve publicatieblad.
Artikel 9
Uitgaven
De Europese Unie en Tadzjikistan nemen de uitgaven voor hun rekening van hun deelname aan de vergaderingen van de Samenwerkingsraad, zowel personeelsuitgaven en reis- en verblijfkosten als de uitgaven inzake post- en telecommunicatie. De kosten voor de vertolking tijdens de vergaderingen en voor de vertaling en het drukken van de documenten komen ten laste van de Europese Unie, met uitzondering van de kosten voor vertolking of vertaling in of uit de officiële taal van Tadzjikistan, die voor rekening van Tadzjikistan komen. Andere kosten die verbonden zijn aan de organisatie van vergaderingen, komen ten laste van de partij die als gastheer voor de vergaderingen optreedt.
Artikel 10
Subcomités en speciale groepen
Het Samenwerkingscomité kan subcomités of speciale groepen oprichten. Deze voeren hun werkzaamheden uit onder bevoegdheid van het Samenwerkingscomité, waaraan zij na elk van hun vergaderingen verslag uitbrengen. Het Samenwerkingscomité kan bepaalde subcomités of groepen opheffen, taken vaststellen of wijzigen, of andere subcomités of groepen oprichten om het comité bij het vervullen van zijn taken bij te staan. Deze subcomités en groepen hebben niet de bevoegdheid om besluiten te nemen.
[1] PB L 350 van 29.12.2009, blz. 1.
[2] PB L 350 van 29.12.2009, blz. 3.