Toelichting bij COM(2007)343 - Mededeling van de Commissie - Verslag over de per 31 maart 2007 geboekte vooruitgang op het gebied van de modernisering van het boekhoudsysteem van de Europese Commissie - Hoofdinhoud
Dit is een beperkte versie
U kijkt naar een beperkte versie van dit dossier in de EU Monitor.
| dossier | COM(2007)343 - Mededeling van de Commissie - Verslag over de per 31 maart 2007 geboekte vooruitgang op het gebied van de modernisering van ... |
|---|---|
| bron | COM(2007)343   |
| datum | 21-06-2007 |
|
52007DC0343
[afbeelding - zie origineel document] COMMISSIE VAN DE EUROPESE GEMEENSCHAPPEN
COM(2007) 343 definitief
MEDEDELING VAN DE COMMISSIE
Mededeling van de Commissie - Verslag over de per 31 maart 2007 geboekte vooruitgang op het gebied van de modernisering van het boekhoudsysteem van de Europese Commissie
INHOUDSOPGAVE
VERSLAG OVER DE PER 31 MAART 2007 GEBOEKTE VOORUITGANG OP HET GEBIED VAN DE MODERNISERING VAN HET BOEKHOUDSYSTEEM VAN DE EUROPESE COMMISSIE 1
Inleiding
3Bijlage I: PLANNING OP HOOG NIVEAU 13
Bijlage II: Systeembeveiliging en synchronisatie 13
Inhoudsopgave
- Inleiding
- Samenvatting
- Brussel, 21.6.2007
- 2. Samenvatting van de tenuitvoerlegging tot en met 31 maart 2007 3
- 3. De invoering van het gemoderniseerde boekhoudsysteem bij de Commissie 4
- 3.1. Jaarrekeningen 4
- 3.2. Opleiding 5
- 4. controleomgeving van de boekhouding en validatie van de lokale systemen 5
- 4.1. Kwaliteit van de boekhouding 5
- 4.2. Validatie van lokale systemen 6
- 5. IT-ontwikkelingen voor de algemene begroting 7
- 6. ABAC-Delegaties 9
- 7. Europees Ontwikkelingsfonds (EOF) 10
- 8. Implementatie van ABAC door de andere instellingen en agentschappen 10
- 9. Toekomstige ontwikkelingen 11
- 10. Conclusie 11
- 1. ABAC-boekhouding 14
- 2. ABAC Workflow 14
- VAN DE TENUITVOERLEGGING TOT EN MET 31 MAART 2007
- 3. DE INVOERING VAN HET GEMODERNISEERDE BOEKHOUDSYSTEEM BIJ DE COMMISSIE
- 3.1. Jaarrekeningen
- Jaarrekeningen van de Europese Gemeenschappen voor 2006
- 3.2. Opleiding
- 4. CONTROLEOMGEVING VAN DE BOEKHOUDING EN VALIDATIE VAN DE LOKALE SYSTEMEN
- 4.1. Kwaliteit van de boekhouding
- 4.2. Validatie van lokale systemen
- 5. IT-ONTWIKKELINGEN VOOR DE ALGEMENE BEGROTING
- ABAC-upgrades
- BCS (Budget Control System)
- ABAC Assets I en ABAC Contracts
- Single Data Warehouse
- IT-ontwikkelingsprocessen
- 6. ABAC-DELEGATIES
- 7. EUROPEES ONTWIKKELINGSFONDS (EOF)
- 8. IMPLEMENTATIE VAN ABAC DOOR DE ANDERE INSTELLINGEN EN AGENTSCHAPPEN
- 9. TOEKOMSTIGE ONTWIKKELINGEN
- 10. CONCLUSIE
- BIJLAGE I: PLANNING OP HOOG NIVEAU
- BIJLAGE II: SYSTEEMBEVEILIGING EN SYNCHRONISATIE
- 1. ABAC-boekhouding
- 2. ABAC Workflow
Op 17 december 2002 heeft de Commissie haar mededeling over de modernisering van het boekhoudsysteem van de Europese Gemeenschappen goedgekeurd i. In januari 2005 werd een boekhoudsysteem op transactiebasis ingevoerd en de jaarrekeningen voor 2005 werden volgens internationaal aanvaarde boekhoudnormen opgesteld. De in het Financieel Reglement vastgestelde termijnen werden dus in acht genomen.
Door de overgang naar het nieuwe boekhoudsysteem kan de Europese Commissie de toestand van haar financiën dag na dag beter overzien en wordt haar betere financiële informatie verstrekt.
De Rekenkamer heeft een positief advies uitgebracht over de jaarrekeningen 2005, met uitzondering van twee punten waarbij voorbehoud werd gemaakt en de kwijtingverlenende autoriteit was met name verheugd over de inspanningen van de Commissie voor het opstellen van de jaarrekeningen voor het begrotingsjaar binnen de in het Financieel Reglement vastgestelde verkorte termijnen voor de opstelling van de financiële verantwoording.
De modernisering van het boekhoudsysteem is evenwel nog niet af. Volledige overeenstemming tot stand brengen met alle boekhoudnormen en het verwezenlijken van een meer volledig geïntegreerd IT-systeem is een proces dat tijd vergt. De ontwikkeling van het boekhoudsysteem op transactiebasis werd in de loop van 2005 voortgezet en de ontwikkeling zal ook in 2007 en 2008 doorgaan.
De Commissie heeft sinds 2002 i regelmatig voortgangsverslagen over het moderniseringsproject uitgebracht. In deze mededeling wordt een samenvatting gegeven van de vooruitgang die werd geboekt in de periode van april 2006 tot 31 maart 2007. Evenals de vorige verslagen zal het worden toegezonden aan de desbetreffende commissies van de kwijtingverlenende autoriteiten en aan de Rekenkamer.
In 2006 en het eerste kwartaal van 2007 is het project grotendeels uitgevoerd volgens het projectplan 2006-2007 dat is opgenomen in de bijlage I bij het verslag over de per 31 maart 2006 geboekte vooruitgang. Het plan voor de ontwikkeling en verbetering van de IT-systemen, dat als bijlage bij dit verslag is opgenomen, is bijgewerkt en verlengd tot 2008. Het voorziet onder meer in de opname van het Europees Ontwikkelingsfonds en de agentschappen in ABAC, de oprichting van een Single Data Warehouse, een betere integratie van de IT-systemen en een verbetering van de controleomgeving van de boekhouding en mogelijkheden voor verslaglegging over het beheer.
Wat het garanderen van de kwaliteit van de boekhoudkundige gegevens betreft, werd vooruitgang geboekt bij de verbetering van de controleomgeving. De boekhoudkundige controles werden geïntensiveerd en alle DG’s en diensten hebben aanzienlijke inspanningen geleverd om jaarrekeningen voor 2006 op te stellen, de gegevens te verifiëren en de nodige correcties aan te brengen, en om de nog te betalen uitgaven aan het einde van het begrotingsjaar op een samenhangende, consequente manier te ramen. In zijn verslag over de validatie van lokale systemen in 2006 heeft de rekenplichtige vastgesteld dat de diensten in het algemeen passende maatregelen hadden genomen om de belangrijke, maar niet fundamentele aangelegenheden die in het verslag van vorig jaar aan de orde waren gekomen, aan te pakken en vestigde hij de aandacht op de aanzienlijke vooruitgang die werd geboekt door de beide DG's van wie de validatie in 2005 was opgeschort. Voorts werd de hoogste prioriteit door de diensten van de Commissie toegekend aan het verhelpen van de zwakke punten waarop de Rekenkamer in het jaarverslag 2005 had gewezen. De voorlopige jaarrekening voor 2006 werd op 31 maart 2007 - de wettelijk voorgeschreven uiterste datum - overgelegd aan de Europese Rekenkamer en de Begrotingsautoriteit.
Bij de ontwikkeling van het ABAC IT-systeem werd aanzienlijke vooruitgang geboekt. Zoals voorgenomen, werden de gelden ter goede rekening van de delegaties in januari 2007 volledig in het ABAC-systeem opgenomen. In de loop van het jaar migreerden twee instellingen en zes agentschappen ook naar het ABAC-systeem; er is een bijgewerkt projectplan voor de migratie van de rekeningen van het EOF naar ABAC opgesteld en de diensten van de Commissie bereiden zich voor om deze migratie in januari 2008 operationeel te laten worden. Bij de werkzaamheden aan het Single Data Warehouse werd voldoende vooruitgang geboekt om het te kunnen gebruiken als grondslag voor de jaarlijkse begrotingsverslaggeving 2006 van de Commissie en sommige financiële verslagen die noodzakelijk zijn voor de berekening van de prognoses van het einde van het jaar. De diensten van de Commissie blijven verder werken aan de volledige integratie van de IT-systemen door middel van het Budget Control System (BCS) project en het Assets II project.
Jaarrekeningen van de Europese Gemeenschappen voor 2005
De eerste voorlopige jaarrekeningen van de Europese Gemeenschappen die op de nieuwe boekhoudregels op transactiebasis waren gebaseerd, werden – zoals voorgeschreven door het Financieel Reglement – op 31 maart 2006 aan de Rekenkamer overgelegd. Vervolgens heeft de Rekenkamer de controle en het onderzoek van deze jaarrekeningen aangevat. Die definitieve jaarrekeningen zijn dan op 20 juli 2006 door de Commissie goedgekeurd. De Rekenkamer heeft een positief advies uitgebracht over de betrouwbaarheid van deze rekeningen en heeft verklaard dat de jaarrekeningen een in elk materieel opzicht getrouw beeld geven van de financiële situatie en resultaten van de Gemeenschappen per 31 december 2005, behoudens enkele punten waarvoor voorbehoud werd gemaakt. De punten van voorbehoud hadden betrekking op een te hoge raming van de netto-activa ten belope van 314 miljoen euro (hetgeen neerkomt op 0,5% van de netto-activa) en de ontoereikende betrouwbaarheid van de cijfergegevens van DG EAC (zoals vermeld in het jaarlijks activiteitenverslag van de verantwoordelijke directeur-generaal).
In de aanbeveling van de Raad inzake de aan de Commissie te verlenen kwijting werd erkend dat de jaarrekeningen binnen strikte termijnen werden opgesteld en dat de overgang naar de boekhouding op transactiebasis was geslaagd, een standpunt dat in het kwijtingsverslag van het Parlement werd overgenomen.
De voorlopige jaarrekeningen van de Europese Gemeenschappen voor 2006 werden op 30 maart 2007 aan de Rekenkamer overgelegd. De jaarrekeningen worden aan een controle onderworpen voordat deze door de Commmissie in juli 2007 worden goedgekeurd. De uit de problemen en vertragingen van deze eerste twee jaren van de boekhouding op transactiebasis getrokken lering moet de Commissie in staat stellen om een redelijke kwaliteit van de financiële informatie te garanderen. Geen enkele directeur-generaal of diensthoofd heeft in zijn of haar jaarlijks activiteitenverslag voor 2006 een punt van voorbehoud met betrekking tot de boekhouding opgenomen.
De Europese Commissie heeft zich verbonden tot het voortdurend verbeteren van de kwaliteit van de gegevens die ten grondslag liggen van de jaarrekeningen, alsook van de presentatie en leesbaarheid van de rekeningen. In de jaarrekeningen voor 2006 heeft de Commissie meer informatie verstrekt over de terugvorderingen van uitgaven en financiële correcties. Hierdoor wordt de jaarrekening nuttiger voor de belanghebbenden en andere lezers.
In 2006 werden opnieuw aanzienlijke inspanningen geleverd op het vlak van de opleiding van het personeel. De belangrijkste verwezenlijkingen op het gebied van opleiding in 2006 waren:
- de organisatie van bijna 4 000 deelnemersdagen voor ABAC-opleiding aan personeelsleden van de Commissie in Brussel en Luxemburg (een deelnemer die een opleiding van één dag bijwoont, stemt overeen met een deelnemersdag);
- tevredenheid over de kwaliteit van de opleiding steeg van 91% in 2005 tot 94% in 2006, waarbij 38% van deelnemers de opleidingen met 'zeer goed' beoordeelde, in vergelijking met 32% in 2005;
- de organisatie van meer dan 2 300 deelnemersdagen van ABAC-opleiding aan de personeelsleden van de Commissie in de delegaties als voorbereiding op de invoering van ABAC-delegaties; en tevens
- de organisatie van nog eens 1 000 deelnemersdagen van ABAC-opleiding aan personeelsleden van andere instellingen en agentschappen ter ondersteuning van de uitrol van ABAC.
De belangrijkste doelstelling voor 2007 is om cursussen van hoge kwaliteit voor personeelsleden overal ter wereld en voor personeelsleden in de instellingen en de agentschappen te blijven verstrekken. In 2007 en 2008 zullen bijzondere inspanningen worden geleverd voor opleidingen over boekhoudaangelegenheden.
Naar aanleiding van de invoering van het nieuwe boekhoudkundig kader werd elk directoraat-generaal en elke dienst verzocht ervoor te zorgen dat de organisatie van de boekhoudprocedures toereikend was met het oog op het verkrijgen van boekhoudkundige gegevens van hoge kwaliteit.
Wat de jaarrekening 2006 betreft, werden door diensten van de rekenplichtige verificaties van de kwaliteit van de boekhoudkundige gegevens uitgevoerd en werden bijeenkomsten georganiseerd met de boekhoudingscorrespondenten van alle DG's om de uit te voeren verificaties, de sluitingsprocedures en de procedures m.b.t. lopende transacties ("cut-off") te bespreken. Controlelijsten voor de uit te voeren controles werden aan alle DG's verstrekt en toegelicht.
Om de boekhoudkundige omgeving in elk DG op middellange termijn te verbeteren, werd in 2006 een project voor boekhoudkundige kwaliteit ontwikkeld. Het project heeft tot doel aan de ordonnateurs een toelichting te geven over de instrumenten waarop zij een beroep kunnen doen en de controles die hen in staat stellen de kwaliteit van de rekeningen te garanderen voor de verrichtingen die door hen worden beheerd. De verantwoordelijkheden en de taken van de belangrijkste financiële actoren werden vastgelegd, in het bijzonder die van de boekhoudingscorrespondent. Het project werd voorgesteld aan het leidinggevend personeel van alle DG's. Thans is de positie van de boekhoudingscorrespondent formeel opgenomen in de interne organisatie van elk DG. DG Begroting heeft verscheidene richtsnoeren en praktische ondersteuningsmaatregelen opgesteld en aan de DG's voorgesteld. De controlelijsten en controles die voor de afsluiting van de jaarrekening 2006 werden gebruikt, zijn in deze praktische ondersteuningsmaatregelen opgenomen.
Na een proef in een selectie van DG's ging de tenuitvoerlegging van het project over boekhoudkundige kwaliteit in maart 2007 van start, met als doelstelling de noodzakelijke maatregelen in de loop van 2007 tot stand te brengen. Het gebrek aan gekwalificeerd boekhoudkundig personeel is een belangrijke hinderpaal voor het succes van het projet. De Commissie blijft streven naar een oplossing voor deze kwestie door het organiseren van specifieke vergelijkende onderzoeken.
De kwaliteit van de gegevens die rechtstreeks of via lokale IT-systemen in het boekhoudsysteem worden opgenomen, hangt af van de controleomgeving die door elke gedelegeerde ordonnateur wordt gecreëerd. Het validatieteam van DG Begroting ziet nauwgezet toe op deze controles in alle DG's en diensten, om ervoor te zorgen dat aan de vastgestelde kwaliteitscriteria wordt voldaan.
In 2006 heeft het team negen de door de ordonnateurs vastgestelde systemen die tot doel hebben boekhoudkundige gegevens te verstrekken of te motiveren - zoals artikel 61, lid 1, onder e), van het Financieel Reglement vereist - aan een programma van grondige controles onderworpen. Hierdoor zijn in de periode 2005-2006 tweeëntwintig diensten aan deze controles onderworpen. Het grootste deel van de uitgaven van de Commissie valt onder deze controles.
Voorts werden kwaliteitscontroles uitgevoerd op de afsluitgegevens (van essentieel belang voor de voorbereiding van een boekhouding op transactiebasis) die bepaalde essentiële diensten hadden gegenereerd om de betrouwbaarheid en nauwkeurigheid van deze informatie te garanderen. Ten slotte werd een procedure voor de voorafgaande kennisgeving van voorgenomen wijzigingen aan lokale (IT en administratieve) systemen op 1 juni 2006 operationeel. Hierdoor kan de rekenplichtige voor de invoering van deze wijzigingsvoorstellen zorgvuldig nagaan op welke wijze deze in overeenstemming zijn met de validatiecriteria.
De validatieteams in de directoraten-generaal hebben alle voor 2006 geplande werkzaamheden voltooid. In het voortgangsverslag met betrekking tot de periode tot eind juni 2006 werd vastgesteld dat de diensten in het algemeen passende maatregelen hadden genomen om de belangrijke, maar niet fundamentele aangelegenheden die in het verslag van vorig jaar aan de orde waren gekomen, aan te pakken. In het eindverslag voor 2006, dat op 20 maart 2007 werd goedgekeurd, werd dit standpunt bevestigd en werd tevens vastgesteld dat in de beide DG's (AIDCO en EAC) waarvan de validatie in 2005 was opgeschort, aanzienlijke vooruitgang was geboekt. Wegens de lange aanloopperiode die noodzakelijk was om de passende wijzigingen in de lokale IT-systemen aan te brengen, was de rekenplichtige niet in staat om deze systemen voor het begrotingsjaar 2006 te valideren. Beide systemen zijn evenwel goed op weg om in 2007 te worden gevalideerd. Wat DG RELEX betreft, werd het ABAC-delegaties IT project, waarmee de in 2005 vastgestelde problemen moeten worden opgelost, in 2007 operationeel.
Met het IT-ontwikkelingsplan moeten de mogelijkheden worden gecreëerd die vereist zijn om de financiële boekhouding en de controles te kunnen verbeteren en om een betere integratie van de verschillende modules tot stand te kunnen brengen.
De ABAC-modules zijn via releases in juni en november 2006 en vervolgens in januari en maart 2007 geleidelijk aan verbeterd. Met de release in juni werden twee modules in de ABAC WF Java versie ingevoerd: de"verbintenissenen" en 'inbox' functie. Met de release in november werd het mogelijk de controles bij juridische entiteiten op te volgen.
Met een specifieke release begin 2007 werd het delegatie-project operationeel en werden de lokale systemen van Relex vervangen. Tijdens de verslagperiode werden aanzienlijke middelen uitgetrokken voor de ontwikkeling van deze module. Met de release van maart 2007 werden de nieuwe Asset-modules voor de delegaties operationeel samen met de opname van deze modules in de module voor facturen.
Medio 2006 werd een upgrade het SAP-systeem (versie 5.0) ten uitvoer gelegd. Deze upgrade was complex en zorgde voor aanzienlijk werk voor de procedure bij het afsluiten van het boekjaar, aangezien een groot aantal programma's op dit werkterrein voor de eerste maal in een communautaire omgeving operationeel waren. Deze upgrade was belangrijk voor de activiteiten van ECFIN, aangezien de jaarrekeningen volledig in overeenstemming moeten zijn met de internationale normen, en voor de voorgenomen upgrade naar SAP-BCS.
De nieuwe versie van de SAP-FM-module BCS zal worden gebruikt ter vervanging van de momenteel voor het centrale begrotingsbeheer gebruikte versie (FBS), aangezien de versie in staat is om de lokale begrotingslijnen te integreren, hetgeen noodzakelijk is om de departementen de beschikking te geven over een meer gedetailleerd systeem om hun budgetten te beheren.
In 2006 werd BCS in twee projecten opgesplitst. Fase I heeft tot doel de SAP-module die momenteel wordt gebruikt voor het beheer van de centrale middelen te vervangen door de nieuwe versie van BCS en met fase II moet de migratie in BCS tot stand komen van 'lokale lijnen', de beheerfuncties voor de lokale begrotingen die thans in de ABAC-workflow worden uitgevoerd en niet in SAP worden geregistreerd.
In fase I werd BCS geconfigureerd om de communautaire kernfuncties te ondersteunen. De invoering voor de rekeningen van het agentschap PHEA is geslaagd. Aangezien een adequate integratie tussen BCS en de ABAC-workflow tot stand moet komen, is de integratie voor de algemene begroting uitgesteld van april 2007 tot oktober 2007. Er zijn technische belemmeringen om een migratie bij de verandering van begrotingsjaar (dus begin 2008) uit te voeren. Er zullen passende instrumenten worden ontwikkeld om de migratie naar BCS vlot te laten verlopen. De gebruikers van de lokale systemen zullen tijdig in kennis worden gesteld van de wijzigingen met betrekking tot de gegevens die via ABAC-workflow moeten worden medegedeeld.
Vanaf 2008 zullen de jaarrekeningen van het Europees Ontwikkelingsfonds (zie afdeling 7) in SAP-BCS worden opgenomen.
De voorbereiding van de tweede fase van het BCS-project ging in 2006 van start en is nog steeds aan de gang. Gezien de aanzienlijke potentiële impact van de beheersfuncties van de lokale begrotingen op de ABAC-architectuur, dienen alle relevante kwesties zorgvuldig te worden onderzocht vooraleer een realistisch actieplan kan worden bekendgemaakt en een uitvoeringstermijn kan worden voorgesteld.
ABAC Assets II (hierna 'SAM' genoemd)
Momenteel beoordeelt DG Begroting de mogelijkheid om een Supply and Asset Management module volledig te integreren in het algemene ABAC-systeem, ter vervanging van ABAC-Assests, dat op het afzonderlijke Syslog-systeem operationeel is. Er wordt vooruitgang geboekt, waarbij één dienst, OIB, als proefomgeving wordt gebruikt om na te gaan of een dergelijke oplossing wenselijk, haalbaar en kostenefficiënt is. Eerste demonstratie van de Supply and Asset Management module werd op 13 maart 2007 aan DG Begroting en OIB voorgesteld. Hierna werd besloten over te gaan tot de volgende fase, een volledige valideringsanalyse van het concept. Indien later in het jaar tot een uitrol zou worden besloten, dan moeten de behoeften van alle potentiële gebruikers in het nieuwe systeem worden geïntegreerd. Een eerste tot OIB beperkte invoering is gepland in de loop van 2008.
De Commissie zorgt voor het onderhoud van ABAC Assets I en brengt nog kleine verbeteringen aan, totdat de conclusies van het ABAC Assets II project beschikbaar zijn. Dit is ook het geval voor ABAC contracten, totdat de ervaring van DG JLS met de SAP grantor module de grondslag biedt voor een ontwikkelingsstrategie op langere termijn.
De ontwikkelingen voor dit project gingen in juni 2006 van start, waarbij een voor elk onderdeel een gefaseerde benadering werd gebruikt. De twee eerste gebieden die werden geanalyseerd, waren begrotingsuitvoering (kredieten – vastleggingen – betalingen – SAP/FM) en de overeenkomstige algemene boekhoudkundige aspecten (facturen – SAP/FI).
Als gevolg van de vooruitgang die eind 2006 was geboekt, kon het Single Data Warehouse aan de DG's en diensten een eerste versie van de verslagen verstrekken op grond waarvan de voorbereiding van hun respectieve afsluitgegevens voor het jaareinde vlotter kon verlopen. Het Single Data Warehouse werd ook benut bij de voorbereiding van de jaarlijkse begrotingsverslaggeving, met inbegrip van de jaarrekeningen voor 2006, en bij de voorbereiding van de individuele begrotingsverslaggeving bij de jaarlijkse activiteitenverslagen van elk directoraat-generaal en dienst binnen de Commissie.
In juni 2007 zouden alle directoraten-generaal toegang moeten hebben tot het Single Data Warehouse. Extra functies en verbeteringen zullen geleidelijk worden ingevoerd om tegen einde 2008 een volledige functionaliteit tot stand te kunnen brengen. Ondertussen dient de bestaande data warehouse infrastructuur te worden onderhouden.
De IT-ontwikkelingsprocessen worden verbeterd door de invoering van modelleringstechnieken en de totstandkoming van een data dictionary. Dit project heeft tot doel ervoor te zorgen dat de huidige en toekomstige ontwikkelingen volledig gedocumenteerd zijn, de programmatuur zo efficiënt mogelijk wordt gemaakt en de gevolgen met betrekking tot de archivering van gegevens op de juiste manier worden begrepen. De sector ontvangsten werd geselecteerd voor de eerste fase van deze werkzaamheden, die op 31 maart 2007 behoorlijk waren gevorderd. In bijlage II bij dit verslag wordt de vooruitgang toegelicht die werd geboekt met betrekking tot de beveiliging van de toegang tot het systeem en het waarborgen van de samenhang van de in het ABAC-systeem geregistreerde gegevens.
DG Begroting, DG RELEX en DG DIGIT hebben in 2006 samengewerkt om vanaf 2007 de verrichtingen die momenteel via gelden ter goede rekening van de delegaties worden uitgevoerd, in ABAC op te nemen. Het bestaande lokaal systeem van DG Relex Delegaties kon niet worden gevalideerd, aangezien het niet in overeenstemming was met de periodetoerekeningsbeginselen.
De ABAC-modules zijn omgevormd tot webapplicaties waarmee lokale betalingen en kleine uitgaven via gelden ter goede rekening in de delegaties kunnen worden beheerd.
ABAC-Assets is ook omgevormd tot een webapplicatie om de RELEX-delegaties en de vertegenwoordigingen van DG COMM in staat te stellen hun vaste activa in het centrale systeem te beheren en te boeken. Op 8 januari 2007 kregen alle delegaties toegang tot ABAC Workflow en op 26 maart 2007 tot ABAC Assets. Aan alle personeelsleden van de delegaties die op financieel vlak een sleutelrol vervullen, werd een opleiding gegeven.
Hiermee is een oplossing gevonden voor een van belangrijkste resterende vraagstukken: het aanzienlijk aantal kleine diensten buiten de hoofdzetel van de Commissie (delegaties en vertegenwoordigingen), waaraan in het kader van een decentraal beheer financiële verantwoordelijkheden zijn toevertrouwd, zijn in het centrale systeem opgenomen en kunnen zich dus aanpassen aan boekhoudkundige regels en methoden.
Het IT-platform voor de jaarrekeningen van de Europese Ontwikkelingsfondsen (EOF), dat niet hetzelfde is als dit voor de algemene begroting, wordt ook gemoderniseerd.
De boekhoudkundige regels voor het EOF werden in 2005 bijgewerkt. Het is de bedoeling het bestaande IT-systeem van het EOF, OLAS, te vervangen door een combinatie van ABAC en het lokale IT-systeem van DG AIDCO voor de algemene begroting, CRIS. Beide systemen worden momenteel aangepast aan de specifieke kenmerken van het EOF.
Medio 2006 waren de ontwikkelingen van het centrale ABAC onderdeel voor het EOF aanzienlijk gevorderd en getest. De tenuitvoerlegging van het nieuwe IT-systeem (ABAC-FED) is momenteel gepland voor januari 2008. DG AIDCO diende te beschikken over een extra jaar om de ontwikkelingen af te ronden die noodzakelijk zijn om CRIS in overeenstemming te brengen met de boekhoudkundige regels voor de algemene begroting. Er is een vaste verbintenis om aan dit project in 2007 de hoogste prioriteit toe te kennen. Het projectplan is bijgewerkt, waarbij bijzondere aandacht is besteed aan de kwaliteit van het migratieproces en de data. Het opleiden van de toekomstige gebruikers in de 46 ACS-delegaties is een heuse uitdaging.
Een niet onbelangrijke opmerking is dat momenteel weliswaar nieuwe IT-systemen worden ontwikkeld, maar dat de EOF-jaarrekeningen over 2005 en 2006 reeds in overeenstemming met de beginselen van een boekhouding op transactiebasis zijn opgesteld. De boekhoudkundige informatie uit het huidige IT-boekhoudsysteem (OLAS) werd daartoe waar nodig aangepast. Tevens heeft de rekenplichtige van het EOF de nodige correcties aangebracht in de boekhoudkundige gegevens op kasbasis, op grond van aanvullende informatie die door de ordonnateur is verstrekt.
De drie uitvoerende agentschappen (IEEA, EACEA, PHEA) en drie regelgevende agentschappen (EMSA, Galileo en Frontex) alsook twee comités (het Economisch en Sociaal Comité en het Comité van de Regio’s) i werden in 2006 op het ABAC-systeem aangesloten. In 2007 zullen nog eens negen agentschappen ABAC beginnen te gebruiken en in 2008 zouden zes regelgevende op het ABAC-systeem worden aangesloten.
Voor elk agentschap of comité wordt in ABAC een specifieke financiële en boekhoudkundige omgeving gecreëerd, waarbij de rekenplichtige van het desbetreffende agentschap of comité verantwoordelijk blijft voor de rekeningen en voor de uitvoering van de betalingen.
Aangezien verscheidene regelgevende agentschappen voor hun begrotingsrekeningen nog steeds gebruik maken van een versie van het Si2 systeem van de Commissie, stemt de Commissie ermee in Si2 te blijven ondersteunen totdat alle gebruikers van Si2 in het ABAC-systeem zijn opgenomen.
Het actieplan voor het moderniseringsproject werd bijgewerkt voor 2007 en verlengd tot 2008. De belangrijkste IT-ontwikkelingen in de komende maanden zullen zijn toegespitst op de integratie van de jaarrekeningen van het EOF, de implementatie van de BCS-module, de afwerking van het Single Data Warehouse, de ontwikkeling van de uitgebreide Web-Income module, de versterking van de beveiliging en de mogelijke tenuitvoerlegging van de Supply and Asset Management module (SAM) van SAP voor het OIB.
Verdere IT-ontwikkelingen zullen voornamelijk betrekking hebben op het vergroten van de gebruikersvriendelijkheid, het verbeteren van de financiëleverslaggevingsfuncties, het verwezenlijken van de langetermijndoelstelling van betere interoperabiliteit en nauwere integratie van lokale systemen en het aanbieden van extra instrumenten voor gebruikersondersteuning en financieel beheer. De werkzaamheden voor het boekhoudkundige kader zullen zich toespitsen op het omschrijven van de taken en de verantwoordelijkheden van alle bij de financiële procedures betrokken actoren, het verbeteren van de kwaliteit van de boekhoudkundige gegevens en de beheersrapportage en het toetsen door alle gedelegeerde ordonnateurs van de conformiteit van lokale systemen met de validatiecriteria.
De overgang naar een nieuw boekhoudsysteem in de Europese Commissie heeft plaatsgevonden binnen de voorgeschreven termijnen voor de opstelling van de jaarrekeningen op transactiebasis, die in alle materiële opzichten aan de internationale boekhoudnormen voldoen. De externe controleurs van de Commissie en de kwijtingverlenende autoriteiten waren in hoge mate tevreden over de geboekte vooruitgang.
De Commissie kan het zich met dit project niet permitteren op haar lauweren te rusten. De boekhoudprocessen moeten verder worden verbeterd en ontwikkeld. De belangrijkste resterende vraagstukken die dienen te worden aangepakt, kunnen als volgt worden samengevat:
volledige verankering in elk directoraat-generaal en dienst van de procedures en controles die vereist zijn om te kunnen garanderen dat de boekhoudkundige gegevens van permanente hoge kwaliteit zijn. Hiertoe moeten elk directoraat-generaal en elke dienst in het bijzonder ervoor zorgen dat de boekhoudingscorrespondent een plaats binnen de hiërarchie bekleedt die hem in staat stelt invloed uit te oefenen op de doeltreffendheid van de financieringsstromen en toegang te krijgen tot de gegevens die noodzakelijk zijn voor de jaarrekeningen;
verbetering van de registratie van en verslaglegging over van de middelen die door de Commissie en de lidstaten werden teruggevorderd;
afwerking van de validatie van de bestaande systemen in AIDCO en EAC en validatie van de nieuwe IT-systemen die door RELEX worden gebruikt en waarvan de ingebruikname door EAC en andere DG's is gepland;
opname van de jaarrekeningen van het EOF in ABAC en organisatie van de opleidingen voor de personeelsleden in de 46 betrokken delegaties;
integratie van een aanzienlijk aantal externe organen, d.i. agentschappen en comités, in ABAC en invulling geven aan hun behoeften op het gebied van opleiding en ondersteuning; en tevens,
optimalisering van de integratie van de IT-systemen en de middelen verstrekken waarover de gebruikers moeten beschikken voor het beheer van en de rapportering over de onder hun verantwoordelijkheid geplaatste financiële middelen.
In het projectplan voor de komende twee jaren komen deze vraagstukken aan de orde en de Commissie blijft zich onverminderd inzetten voor het verwezenlijken van de meest strikte boekhoudnormen binnen de openbare sector.
[afbeelding - zie origineel document]
In de loop van 2006 zijn twee uitvoerende agentschappen, drie regelgevende agentschappen en twee comités tot het ABAC-systeem toegetreden. De vereiste ontwikkelingen en beveiligingsinstellingen werden tijdig afgewerkt om de afscheiding per accountant te kunnen garanderen (betalingscyclus, afstemming van het banksaldo, validatie van transacties en beheer van boekingsperiodes).
In juli 2006 werd SAP geüpgraded van release 4.7 naar release 5.0. Naar aanleiding van deze upgrade diende een volledige herziening van de bestaande toegangsrechten te worden uitgevoerd. Hierdoor kon worden gegarandeerd dat release 5.0 ten minste met hetzelfde beveiligingsniveau werd ten uitvoer gelegd. Deze herziening, waaraan een hoge prioriteit was toegekend, werd met succes afgerond en de migratie naar 5.0 verliep vlekkeloos.
In het tweede semester van 2006 werden specifieke ontwikkelingen en beveiligingsregels gecreëerd om de boekhouddeskundigen van de DG's in staat te stellen de afsluiting van het begrotingsjaar van hun rekeningen te beheren. Alle directoraten registreerden hun afsluitgegevens voor de eerste maal begin 2007 voor het begrotingsjaar 2006.
De herziening van de toegangsrechten tot het ABAC boekhoudsysteem (SAP) voor DG Begroting ging in 2005 van start. Hoewel in 2006 met deze herziening vooruitgang werd geboekt, dient zij in 2007 te worden afgerond. De hoogste prioriteit, de herziening van de toegangsrechten van de IT-deskundigen, kon in februari 2006 met succes worden voltooid.
De hervorming van de beveiligingsstructuren van ABAC Workflow werd aangevat. Op verscheidene punten werd vooruitgang geboekt: de herziening van de technische gebruikers, het delegatiemechanisme en de opvolging van controles.
In het kader van de integratie van de delegaties in ABAC Workflow werd prioriteit toegekend aan de beveiligingsconfiguratie voor de delegaties. Een nieuwe module voor de beheerders van gelden ter goede rekening werd ontwikkeld en er werden ook extra ontwikkelingen uitgevoerd om een volledige afscheiding te garanderen van de verrichtingen van de delegaties die met meer dan 100 zijn. In 2006 werden voor dit project aanzienlijke inspanningen geleverd. Sedert januari 2007 is ABAC Workflow volledig operationeel in de delegaties.