Toelichting bij COM(2000)30 - Toegang van het publiek tot documenten van het Europees Parlement, de Raad en de Commissie - Hoofdinhoud
Dit is een beperkte versie
U kijkt naar een beperkte versie van dit dossier in de EU Monitor.
| dossier | COM(2000)30 - Toegang van het publiek tot documenten van het Europees Parlement, de Raad en de Commissie. |
|---|---|
| bron | COM(2000)30   |
| datum | 26-01-2000 |
Bij het Verdrag van Amsterdam werd een nieuw artikel 255 in het EG-Verdrag ingevoegd op grond waarvan burgers en ingezetenen van de Unie recht op toegang tot documenten van het Europees Parlement, de Raad en de Commissie krijgen. Daarin komt onder de algemene beginselen van de Unie ook de opvatting voor dat de besluiten met de grootst mogelijke eerbiediging van het beginsel van openheid en zo dicht mogelijk bij de burger moeten worden genomen.
Overeenkomstig dit nieuwe artikel 255 heeft de Commissie tot taak een wetgevingsvoorstel betreffende de algemene beginselen voor en de beperkingen op het recht van toegang tot documenten van de drie instellingen voor te bereiden. Dit voorstel moet in het kader van de medebeslissingsprocedure binnen twee jaar na de inwerkingtreding van het Verdrag van Amsterdam, dus vóór 1 mei 2001, worden goedgekeurd. Ook moet elke instelling in haar eigen reglement van orde specifieke bepalingen betreffende de wijze van toegang tot haar documenten opnemen.
De Raad en de Commissie passen reeds meer dan vijf jaar een gemeenschappelijke gedragscode betreffende de toegang van het publiek tot hun documenten toe. Het Europees Parlement heeft in juli 1997 een gelijkaardige regeling vastgesteld. i
Inhoudsopgave
- 2. Voorbereiding van het voorstel voor een verordening
- 3. Voor wie geldt het recht van toegang (artikel 1)
- 4. Werkingssfeer van de verordening (artikelen 2 en 3)
- Aangelegenheden welke onder de verordening vallen
- Door de verordening bestreken documenten
- Verenigbaarheid tussen het algemene beginsel van toegang tot documenten en de bestaande specifieke regels
- 5. Uitzonderingen op het recht van toegang (artikel 4)
- 7. Slotbepalingen (artikelen 9 tot en met 11)
Bij de opstelling van dit voorstel voor een verordening heeft de Commissie in het bijzonder rekening gehouden met de volgende elementen :
- de wetgevingen inzake toegang tot documenten van de lidstaten, en met name de in de Noordse landen, die een lange traditie van openstelling van hun documenten voor het publiek kennen gevolgde goede praktijken;
- het verslag van de Commissie institutionele aangelegenheden van het Europees Parlement over de transparantie binnen de Europese Unie, dat door het Europees Parlement tijdens zijn plenaire vergadering op 12 januari 1999 werd goedgekeurd (rapporteur : Mevrouw Lööw);
- de Overeenkomst EG/VN van Aarhus over de toegang tot informatie, de deelneming van het publiek en de toegang tot de rechter op milieugebied, die in juni 1998 werd ondertekend;
- het door de Europese ombudsman in aansluiting op zijn onderzoek op eigen initiatief inzake de regels voor de toegang van het publiek tot documenten die in het bezit zijn van de communautaire instellingen en organen opgestelde speciale verslag; i
- het Groenboek over overheidsinformatie in de informatiemaatschappij; i
- de positieve ervaring die de laatste vijf jaar met de toepassing van de op vrijwillige basis door de Raad, de Commissie en het Europees Parlement ingevoerde regeling is opgedaan, zoals die ervaring met name uit de verslagen van de Raad en de Commissie over de tenuitvoerlegging van hun gedragscode naar voren komt.
Overeenkomstig het bepaalde in artikel 255 van het EG-Verdrag heeft iedere burger van de Unie of iedere natuurlijke persoon of rechtspersoon met verblijfplaats of met een statutaire zetel in een lidstaat dit recht op toegang tot documenten. Zoals dit binnen de huidige regeling reeds het geval is, zal de verzoeker geen belang moeten aantonen.
Instellingen welke onder de verordening vallen
Overeenkomstig artikel 255 van het EG-Verdrag zal de verordening enkel van toepassing zijn op de documenten van het Europees Parlement, de Raad en de Commissie. Deze verschillende instellingen en de componenten ervan zijn omschreven in artikel 3.
Artikel 28, lid 1, en artikel 41, lid 1, van het Verdrag betreffende de Europese Unie bepalen uitdrukkelijk dat het recht op toegang ook van toepassing is op documenten op het gebied van het gemeenschappelijk buitenlands en veiligheidsbeleid en de politiële en justitiële samenwerking in strafzaken.
Voorts vloeit uit de rechtspraak van het Hof van Justitie voort dat deze verordening ook van toepassing is op documenten betreffende de werkzaamheden die onder het EGKS-Verdrag en het Euratom-Verdrag vallen. i
De wetgeving zal alle documenten bestrijken welke bij de drie instellingen berusten, dit wil zeggen die door hen opgesteld zijn of die van derden afkomstig zijn en zich in hun bezit bevinden. Deze uitbreiding vormt een grote stap voorwaarts ten opzichte van de huidige regeling, waardoor slechts de door de instellingen opgeleverde documenten worden bestreken.
Zij wordt door zowel het Europees Parlement als de ombudsman sterk aangemoedigd, en zou het bovendien mogelijk maken zich op de in de meeste lidstaten geldende wetgeving af te stemmen. Bovendien pleit de formulering van verklaring nr. 35 voor deze ruimere uitlegging van artikel 255. Het spreekt evenwel vanzelf dat de toegang tot een document dat van een derde afkomstig is, niet zal worden verleend indien dit document onder een van de in artikel 4 bedoelde uitzonderingen valt. Bovendien zal de instelling in geval van twijfel de derde-auteur van het document vooraf raadplegen, waarbij zij zich, indien zij geen antwoord ontvangt, het recht voorbehoudt om over de toegang tot het betrokken document de eindbeslissing te nemen. Om een doeltreffende informatie van de Europese burgers over deze uitbreiding mogelijk te maken, zal de toegang worden beperkt tot documenten van derden die eerst na het van toepassing worden van deze verordening aan de instelling werden gericht.
Definitie van het begrip 'document'
Het begrip 'document' wordt gedefinieerd als elke inhoud ongeacht de drager ervan. Hierbij zal het enkel gaan om administratieve documenten, dit wil zeggen alle documenten betreffende een aangelegenheid die onder de verantwoordelijkheid van de instelling valt, met uitzondering van die voor intern gebruik en die waarin individuele overdenkingen zijn vervat of die gedachtenwisselingen weergeven of oordelen die in het raam van intern overleg en interne beraadslagingen vrij en ongedwongen werden gegeven, alsook informele boodschappen die met name via elektronische post werden verstuurd en die gelijk zijn te stellen met telefoongesprekken. Zoals het Comité van onafhankelijke deskundigen in zijn tweede verslag beklemtoont i, heeft de Commissie immers evenals alle politieke instellingen behoefte aan 'ruimte om na te denken' over haar beleidsbepaling voordat deze publiek domein wordt, daar immers beleid dat tot stand komt in het licht van de schijnwerpers van de publiciteit vaak pover uitvalt.
Verenigbaarheid tussen het algemene beginsel van toegang tot documenten en de bestaande specifieke regels
In het kader van bepaalde procedures gelden specifieke regels betreffende de toegang tot documenten en dossiers. Daarom is het van belang uitdrukkelijk te bepalen dat de toekomstige regelgeving die het algemene recht op toegang tot documenten betreft, niet van toepassing zal zijn wanneer er met name ten behoeve van bepaalde personen met een specifiek belang, specifieke regels bestaan of die het vertrouwelijk karakter van bepaalde documenten beheersen. Het zou in elk geval wenselijk zijn binnenkort in het licht van de algemene beginselen inzake transparantie tot een herziening van deze regels over te gaan.
De ontwerp-wetgeving omvat een aantal uitzonderingen op het recht van toegang tot documenten. Zoals in de huidige regeling reeds is voorzien, zijn al deze uitzonderingen gebaseerd op een 'harm test'. Dit betekent dat toegang tot de gevraagde documenten wordt verleend, tenzij openbaarmaking ervan tot een aanzienlijke aantasting leidt van bepaalde specifieke belangen welke in dit artikel uitdrukkelijk worden vermeld, en door middel van concrete voorbeelden worden verduidelijkt. Vastgesteld kan worden dat ten opzichte van de uitzonderingenregeling in het kader van de huidige gedragscode van de Raad en de Commissie, de andere uitzonderingen beter werden geformuleerd.
6. behandeling van oorspronkelijke en confirmatieve verzoeken, beroepsmogelijkheden, wijzen van uitoefening van het recht van toegang en regels voor reproductie voor commerciële doeleinden of andere economische benutting (artikelen 5 tot en met 8)
Voorgesteld wordt met enkele aanpassingen bepalingen in te voeren die analoog zijn aan die welke in het kader van de huidige regeling worden toegepast, daar deze laatste immers goed functioneert.
Aldus werd de mogelijkheid ingevoerd om de termijn van antwoord met een extra maand te verlengen, waarbij de verzoeker ervan vooraf op de hoogte wordt gebracht en waarbij een en ander naar behoren met redenen wordt omkleed. Voorts werd, overeenkomstig het arrest van 19 juli 1999 van het Gerecht van eerste aanleg in zaak T-14/98 (Hautala tegen Raad), de verplichting ingevoerd om toegang te verlenen tot bepaalde gedeelten van een document waarvan sommige andere gedeelten 'gemaskerd', en daarmee ontoegankelijk werden omdat zij onder een van de uitzonderingen op het recht van toegang vallen.
Bovendien werd het beginsel van de stilzwijgende toestemming in het stadium van het confirmatief verzoek ingevoerd, hetgeen een versterking van de rechten van de burger betekent.
Er is in enkele slotbepalingen voorzien om met name:
de door de verordening bestreken instellingen ertoe te brengen de nodige maatregelen te nemen om de burgers in te lichten over hun rechten, met name door openbare documentenregisters open te stellen;
· eraan te herinneren dat de instellingen in hun eigen reglement van orde specifieke bepalingen moeten opnemen ten einde de in deze verordening vervatte algemene beginselen en beperkingen toe te passen.
Bovendien is het hoogst wenselijk dat de drie instellingen zich ertoe verbinden een aantal aanvullende maatregelen te treffen om voor een samenhangende benadering zorg te dragen bij de toepassing van deze nieuwe regels met betrekking tot het recht van toegang van het publiek tot hun documenten. Tot deze maatregelen behoort met name de organisatie van opleidings- en voorlichtingsacties voor hun personeel, alsook een herziening van de bestaande regelingen op het gebied van registratie, opslag en archivering en indeling naar vertrouwelijkheidsgraad van documenten.