Artikelen bij COM(2023)348 - Vastlegging van aanvullende procedureregels met betrekking tot de handhaving van Verordening (EU) 2016/679 - Hoofdinhoud
Dit is een beperkte versie
U kijkt naar een beperkte versie van dit dossier in de EU Monitor.
| dossier | COM(2023)348 - Vastlegging van aanvullende procedureregels met betrekking tot de handhaving van Verordening (EU) 2016/679. |
|---|---|
| document | COM(2023)348 |
| datum | 4 juli 2023 |
Hoofdstuk I
Algemene bepalingen
Artikel 1
Onderwerp
Deze verordening legt procedureregels vast voor de afhandeling van klachten en het uitvoeren van onderzoek in op klachten gebaseerde en ambtshalve zaken door toezichthoudende autoriteiten bij grensoverschrijdende handhaving van Verordening (EU) 2016/679.
Artikel 2
Definities
Voor de toepassing van deze verordening gelden de definities van artikel 4 van Verordening (EU) 2016/679.
Daarnaast zijn de volgende definities van toepassing:
(1) “onderzochte partijen”: de verwerkingsverantwoordelijke(n) en/of verwerker(s) die het voorwerp zijn van onderzoek wegens een vermeende inbreuk op Verordening (EU) 2016/679 in verband met grensoverschrijdende verwerking;
(2) “samenvatting op hoofdpunten”: de door de leidende toezichthoudende autoriteit aan de betrokken toezichthoudende autoriteiten te verstrekken samenvatting van de belangrijkste relevante feiten en de standpunten van de leidende toezichthoudende autoriteit over de zaak;
(3) “voorlopige bevindingen”: het door de leidende toezichthoudende autoriteit aan de onderzochte partijen verstrekte document met een uiteenzetting van de naar voren gebrachte vermeende inbreuken, de relevante feiten, ondersteunend bewijs, juridische analyse en, indien van toepassing, voorgestelde corrigerende maatregelen;
(4) “in aanmerking genomen relevante en gemotiveerde bezwaren”: de bezwaren waarvan het Comité heeft vastgesteld dat deze relevant en gemotiveerd zijn in de zin van artikel 4, lid 24, van Verordening (EU) 2016/679.
Hoofdstuk II
Indiening en afhandeling van klachten
Artikel 3
Grensoverschrijdende klachten
1. Een klacht op grond van Verordening (EU) 2016/679 die betrekking heeft op grensoverschrijdende verwerking, bevat de informatie die wordt gevraagd in het formulier, zoals uiteengezet in de bijlage. Voor ontvankelijkheid van de klacht is geen aanvullende informatie vereist.
2. De toezichthoudende autoriteit waarbij de klacht is ingediend, stelt vast of de klacht betrekking heeft op grensoverschrijdende verwerking.
3. De toezichthoudende autoriteit waarbij de klacht is ingediend, stelt binnen een maand vast of de in het formulier vereiste informatie volledig is.
4. Nadat is beoordeeld of de verplichte informatie in het formulier volledig is, stuurt de toezichthoudende autoriteit waarbij de klacht is ingediend, de klacht door naar de leidende toezichthoudende autoriteit.
5. Wanneer de klager bij de indiening van een klacht verzoekt om vertrouwelijkheid, dient hij ook een niet-vertrouwelijke versie van de klacht in.
6. De toezichthoudende autoriteit waarbij de klacht is ingediend, bevestigt binnen een week de ontvangst van de klacht. Deze ontvangstbevestiging staat los van de beoordeling van de ontvankelijkheid van de klacht op grond van lid 3.
Artikel 4
Onderzoek van klachten
Bij de beoordeling in hoeverre het op zijn plaats is een klacht te onderzoeken, houdt de toezichthoudende autoriteit in elke zaak rekening met alle relevante omstandigheden en met name de volgende:
(a) de opportuniteit van het bieden van een doeltreffende en vlotte voorziening aan de klager;
(b) de ernst van de vermeende inbreuk;
(c) de systemische of herhaaldelijke aard van de vermeende inbreuk.
Artikel 5
Minnelijke schikking
Een klacht kan minnelijk worden geschikt tussen de klager en de onderzochte partijen. Wanneer de toezichthoudende autoriteit meent dat een minnelijke schikking tot stand is gekomen, geeft zij het schikkingsvoorstel door aan de klager. Wanneer de klager binnen een maand geen bezwaar maakt tegen het schikkingsvoorstel van de toezichthoudende autoriteit, wordt de klacht geacht te zijn ingetrokken.
Artikel 6
Vertalingen
1. De toezichthoudende autoriteit waarbij de klacht is ingediend, is verantwoordelijk voor:
(a) vertaling van klachten en de standpunten van klagers in de taal die ten behoeve van het onderzoek wordt gebruikt door de leidende toezichthoudende autoriteit;
(b) vertaling van door de leidende toezichthoudende autoriteit verstrekte documenten in de taal die wordt gebruikt voor communicatie met de klager, wanneer het op grond van deze verordening of Verordening (EU) 2016/679 noodzakelijk is dergelijke documenten aan de klager te verstrekken.
2. In zijn procedureregels stelt het Comité de procedure vast voor het vertalen van commentaren of relevante en gemotiveerde bezwaren van de betrokken toezichthoudende autoriteiten in een andere taal dan de door de leidende toezichthoudende autoriteit gebruikte taal ten behoeve van het onderzoek.
Hoofdstuk III
Samenwerking op grond van artikel 60 van Verordening (EU) 2016/679
Afdeling 1
Consensus bereiken in de zin van artikel 60, lid 1, van Verordening (EU) 2016/679
Artikel 7
Samenwerking tussen toezichthoudende autoriteiten
Tijdens hun samenwerking met het oog op het bereiken van consensus, zoals is vastgelegd in artikel 60, lid 1, van Verordening (EU) 2016/679 maken de toezichthoudende autoriteiten gebruik van alle middelen waarin is voorzien in Verordening (EU) 2016/679, met inbegrip van wederzijdse bijstand op grond van artikel 61 en gezamenlijke werkzaamheden op grond van artikel 62 van Verordening (EU) 2016/679.
De bepalingen in deze afdeling hebben betrekking op de relaties tussen toezichthoudende autoriteiten en beogen geen rechten toe te kennen aan personen of onderzochte partijen.
Artikel 8
Relevante informatie in de zin van artikel 60, leden 1 en 3, van Verordening (EU) 2016/679
1. De leidende toezichthoudende autoriteit houdt de andere betrokken toezichthoudende autoriteiten regelmatig op de hoogte van het onderzoek en verstrekt hun zodra dit mogelijk is alle relevante informatie.
2. Relevante informatie in de zin van artikel 60, leden 1 en 3, van Verordening (EU) 2016/679 omvat, indien van toepassing:
(a) informatie over het openen van onderzoek naar een vermeende inbreuk op Verordening (EU) 2016/679;
(b) verzoeken om informatie op grond van artikel 58, lid 1, punt e), van Verordening (EU) 2016/679;
(c) informatie over de inzet van andere onderzoeksbevoegdheden zoals bedoeld in artikel 58, lid 1, van Verordening (EU) 2016/679;
(d) in geval van een voorgenomen afwijzing van de klacht, de gronden daarvoor van de leidende toezichthoudende autoriteit;
(e) samenvatting op hoofdpunten in een onderzoek overeenkomstig artikel 9;
(f) informatie over de te ondernemen stappen om een inbreuk op Verordening (EU) 2016/679 vast te stellen voorafgaand aan de voorbereiding van de voorlopige bevindingen;
(g) voorlopige bevindingen;
(h) het antwoord van de onderzochte partijen op de voorlopige bevindingen;
(i) de standpunten van de klager over de voorlopige bevindingen;
(j) in geval van afwijzing van een klacht, de schriftelijke opmerkingen van de klager;
(k) eventuele relevante stappen ondernomen door de leidende toezichthoudende autoriteit na ontvangst van de antwoorden van de onderzochte partijen op de voorlopige bevindingen voorafgaand aan voorlegging van een ontwerpbesluit in de zin van artikel 60, lid 3, van Verordening (EU) 2016/679.
Artikel 9
Samenvatting op hoofdpunten
1. Zodra de leidende toezichthoudende autoriteit een voorlopig standpunt heeft bereikt over hoofdpunten in een onderzoek, maakt deze een samenvatting op hoofdpunten ten behoeve van de samenwerking op grond van artikel 60, lid 1, van Verordening (EU) 2016/679.
2. De samenvatting op hoofdpunten bevat de volgende gegevens:
(a) de belangrijkste relevante feiten;
(b) een voorlopige vaststelling van de reikwijdte van het onderzoek, met name de bepalingen van Verordening (EU) 2016/679 waarop de onderzochte vermeende inbreuk betrekking heeft;
(c) beoordeling van ingewikkelde juridische en technologische aspecten die relevant zijn voor een voorlopige oriëntatie van haar oordeel;
(d) voorlopige vaststelling van mogelijke corrigerende maatregel(en).
3. De betrokken toezichthoudende autoriteiten kunnen commentaar leveren op de samenvatting op hoofdpunten. Dit commentaar moet binnen vier weken na ontvangst van de samenvatting op hoofdpunten worden ingediend.
4. Op grond van lid 3 geleverd commentaar voldoet aan de volgende eisen:
(a) de gebruikte bewoordingen zijn voldoende duidelijk en nauwkeurig om de leidende toezichthoudende autoriteit en, indien van toepassing, de betrokken toezichthoudende autoriteiten in staat te stellen hun standpunten voor te bereiden;
(b) de juridische argumenten zijn beknopt aangegeven en gegroepeerd door verwijzing naar het deel van de samenvatting op hoofdpunten waarop deze betrekking hebben;
(c) het commentaar van de betrokken toezichthoudende autoriteit kan worden onderbouwd met documenten ter aanvulling van het commentaar op bepaalde punten.
5. Het Comité kan in zijn procedureregels beperkingen opnemen over de maximale lengte van het door de betrokken toezichthoudende autoriteiten ingediende commentaar op de samenvatting op hoofdpunten.
6. Zaken waarin geen van de betrokken toezichthoudende autoriteiten commentaar indient op grond van lid 3 van dit artikel, worden beschouwd als niet-contentieuze zaken. In dergelijke gevallen worden de in artikel 14 bedoelde voorlopige bevindingen binnen negen maanden na het verstrijken van de in lid 3 van dit artikel vermelde termijn toegestuurd aan de onderzochte partijen.
Artikel 10
Inzet van middelen om consensus te bereiken
1. Een betrokken toezichthoudende autoriteit dient bij de leidende toezichthoudende autoriteit een verzoek in op grond van artikel 61 van Verordening (EU) 2016/679, artikel 62 van Verordening (EU) 2016/679 of beide, wanneer na het commentaar van de betrokken toezichthoudende autoriteiten op grond van artikel 9, lid 3, een betrokken toezichthoudende autoriteit het oneens is met het oordeel van de leidende toezichthoudende autoriteit inzake:
(a) de reikwijdte van het onderzoek in op klachten gebaseerde zaken, met inbegrip van de bepalingen van Verordening (EU) 2016/679 waarop de onderzochte vermeende inbreuk betrekking heeft;
(b) de voorlopige oriëntatie met betrekking tot ingewikkelde juridische beoordelingen, vastgesteld door de leidende toezichthoudende autoriteit op grond van artikel 9, lid 2, punt c);
(c) de voorlopige oriëntatie met betrekking tot ingewikkelde technologische beoordelingen, vastgesteld door de leidende toezichthoudende autoriteit op grond van artikel 9, lid 2, punt c).
2. Het verzoek op grond van lid 1 moet binnen twee maanden na het verstrijken van de in artikel 9, lid 3, bedoelde termijn worden ingediend.
3. De leidende toezichthoudende autoriteit overlegt met de betrokken toezichthoudende autoriteiten over hun commentaar op de samenvatting op hoofdpunten en, indien van toepassing, in antwoord op verzoeken op grond van de artikelen 61 en 62 van Verordening (EU) 2016/679, in een poging om consensus te bereiken. De consensus dient als basis voor voortzetting van het onderzoek door de leidende toezichthoudende autoriteit en het opstellen van de voorlopige bevindingen of, indien van toepassing, verstrekking aan de toezichthoudende autoriteit waarbij de klacht is ingediend, van de onderbouwing ten behoeve van artikel 11, lid 2.
4. Wanneer er tussen de leidende toezichthoudende autoriteit en een of meer betrokken toezichthoudende autoriteiten geen consensus bestaat over de zaak zoals bedoeld in artikel 9, lid 2, punt b), van deze verordening, verzoekt de leidende toezichthoudende autoriteit het Comité om een dringend bindend besluit op grond van artikel 66, lid 3, van Verordening (EU) 2016/679. In dat geval wordt geacht te zijn voldaan aan de voorwaarden voor een verzoek om een dringend bindend besluit op grond van artikel 66, lid 3, van Verordening (EU) 2016/679.
5. Bij het verzoek om een dringend bindend besluit van het Comité op grond van lid 4 van dit artikel verstrekt de leidende toezichthoudende autoriteit in ieder geval:
(a) de in artikel 9, lid 2, punten a) en b), bedoelde documenten;
(b) het commentaar van de betrokken toezichthoudende autoriteit die het niet eens is met de voorlopige vaststelling van de reikwijdte van het onderzoek door de leidende toezichthoudende autoriteit.
6. Het Comité neemt een dringend bindend besluit over de reikwijdte van het onderzoek aan de hand van het commentaar van de betrokken toezichthoudende autoriteiten en het standpunt van de leidende toezichthoudende autoriteit over dit commentaar.
Afdeling 2
Volledige of gedeeltelijke afwijzing van klachten
Artikel 11
Het horen van een klager voorafgaand aan volledige of gedeeltelijke afwijzing van een klacht
1. In vervolg op de in de artikelen 9 en 10 bedoelde procedure geeft de leidende toezichthoudende autoriteit aan de toezichthoudende autoriteit waarbij de klacht is ingediend, de gronden aan voor haar voorlopige standpunt dat de klacht geheel of gedeeltelijk moet worden afgewezen.
2. De toezichthoudende autoriteit waarbij de klacht is ingediend, informeert de klager over de gronden voor de voorgenomen volledige of gedeeltelijke afwijzing van de klacht en stelt een termijn vast waarin de klager zijn standpunten schriftelijk kenbaar kan maken. Deze termijn bedraagt ten minste drie weken. De toezichthoudende autoriteit waarbij de klacht is ingediend, informeert de klager over de gevolgen indien deze zijn standpunten niet kenbaar maakt.
3. Indien de klager zijn standpunten niet kenbaar maakt binnen de termijn die is gesteld door de toezichthoudende autoriteit waarbij de klacht is ingediend, wordt de klacht geacht te zijn ingetrokken.
4. De klager kan verzoeken om toegang tot de niet-vertrouwelijke versie van de documenten waarop het besluit tot volledige of gedeeltelijke afwijzing van de klacht is gebaseerd.
5. Wanneer de klager zijn standpunten kenbaar maakt binnen de termijn die is vastgesteld door de toezichthoudende autoriteit waarbij de klacht is ingediend, en de standpunten niet leiden tot een wijziging van het voorlopige standpunt dat de klacht geheel of gedeeltelijk moet worden afgewezen, bereidt de toezichthoudende autoriteit waarbij de klacht is ingediend, het ontwerpbesluit voor op grond van artikel 60, lid 3, van Verordening (EU) 2016/679 dat door de leidende toezichthoudende autoriteit wordt voorgelegd aan de overige betrokken toezichthoudende autoriteiten op grond van artikel 60, lid 3, van Verordening (EU) 2016/679.
Artikel 12
Herzien ontwerpbesluit tot volledige of gedeeltelijke afwijzing van een klacht
1. Wanneer de leidende toezichthoudende autoriteit van mening is dat het herziene ontwerpbesluit in de zin van artikel 60, lid 5, van Verordening (EU) 2016/679 aspecten bevat waarop de klager de gelegenheid moet krijgen zijn standpunten kenbaar te maken, biedt de toezichthoudende autoriteit waarbij de klacht is ingediend, voorafgaand aan de voorlegging van het herziene ontwerpbesluit op grond van artikel 60, lid 5, van Verordening (EU) 2016/679, de klager de mogelijkheid zijn standpunten over die nieuwe aspecten kenbaar te maken.
2. De toezichthoudende autoriteit waarbij de klacht is ingediend, stelt een termijn vast waarin de klager zijn standpunten kenbaar kan maken.
Artikel 13
Besluit tot volledige of gedeeltelijke afwijzing van een klacht
Na vaststelling van een besluit tot volledige of gedeeltelijke afwijzing van een klacht overeenkomstig artikel 60, lid 8, van Verordening (EU) 2016/679 informeert de toezichthoudende autoriteit waarbij de klacht is ingediend, de klager over de voorzieningen in rechte waarover hij beschikt overeenkomstig artikel 78 van Verordening (EU) 2016/679.
Afdeling 3
Besluiten gericht aan verwerkingsverantwoordelijken en verwerkers
Artikel 14
Voorlopige bevindingen en antwoord
1. Wanneer de leidende toezichthoudende autoriteit van plan is een ontwerpbesluit in de zin van artikel 60, lid 3, van Verordening (EU) 2016/679 voor te leggen aan de overige betrokken toezichthoudende autoriteiten waarin een inbreuk op Verordening (EU) 2016/679 wordt geconstateerd, stelt deze voorlopige bevindingen op.
2. De voorlopige bevindingen bevatten de volledige vermeende inbreuken op een voldoende duidelijke wijze om de onderzochte partijen in staat te stellen kennis te nemen van het gedrag dat is onderzocht door de leidende toezichthoudende autoriteit. Hierin moeten met name alle feiten en de volledige juridische beoordeling uiteengezet worden die de onderzochte partijen verweten worden, zodat deze hun standpunten over de feiten en juridische conclusies kenbaar kunnen maken die de leidende toezichthoudende autoriteit beoogt te trekken in het ontwerpbesluit in de zin van artikel 60, lid 3, van Verordening (EU) 2016/679 en alle bewijzen opsommen waarop het is gebaseerd.
In de voorlopige bevindingen wordt aangegeven welke corrigerende maatregelen de leidende toezichthoudende autoriteit van plan is te treffen.
Wanneer de leidende toezichthoudende autoriteit van plan is een boete op te leggen, vermeldt deze in de voorlopige bevindingen de relevante elementen waarop de berekening van de boete gebaseerd is. De leidende toezichthoudende autoriteit vermeldt met name de essentiële feiten en rechtsfeiten die kunnen leiden tot oplegging van de boete en de in artikel 83, lid 2, van Verordening (EU) 2016/679 opgesomde elementen, met inbegrip van eventuele verzwarende of verzachtende omstandigheden waarmee zij rekening houdt.
3. De leidende toezichthoudende autoriteit stelt alle onderzochte partijen in kennis van de voorlopige bevindingen.
4. De leidende toezichthoudende autoriteit stelt bij de kennisgeving van de voorlopige bevindingen aan de onderzochte partijen een termijn vast waarbinnen deze partijen hun standpunt schriftelijk kenbaar kunnen maken. De leidende toezichthoudende autoriteit is niet gehouden rekening te houden met schriftelijke standpunten die binnenkomen na het verstrijken van die termijn.
5. Bij de kennisgeving van de voorlopige bevindingen aan de onderzochte partijen verleent de leidende toezichthoudende autoriteit die partijen overeenkomstig artikel 20 toegang tot het administratieve dossier.
6. De onderzochte partijen kunnen in hun schriftelijke antwoord op de voorlopige bevindingen alle feitelijke en juridische argumenten aanvoeren waarvan zij op de hoogte zijn en die relevant zijn voor hun verdediging tegen de beschuldigingen van de leidende toezichthoudende autoriteit. Zij leggen alle relevante documenten tot staving van de aangevoerde feiten over. In haar ontwerpbesluit neemt de leidende toezichthoudende autoriteit alleen inbreuken op, met inbegrip van de feiten en de juridische beoordeling van die feiten, waarop de onderzochte partijen de gelegenheid hebben gekregen te reageren.
Artikel 15
Toezending van de voorlopige bevindingen aan klagers
1. Wanneer de leidende toezichthoudende autoriteit voorlopige bevindingen uitbrengt over een zaak waarover zij een klacht heeft ontvangen, verstrekt de toezichthoudende autoriteit waarbij de klacht is ingediend, aan de klager een niet-vertrouwelijke versie van de voorlopige bevindingen en stelt een termijn vast waarin de klager zijn standpunten schriftelijk kenbaar kan maken.
2. Lid 1 is ook van toepassing wanneer een toezichthoudende autoriteit, wanneer dit op zijn plaats is, meerdere klachten tegelijk behandelt en deze in verschillende delen splitst of op een andere manier gebruikmaakt van haar discretionaire bevoegdheid met betrekking tot de reikwijdte van het onderzoek zoals uiteengezet in de voorlopige bevindingen.
3. Wanneer de leidende toezichthoudende autoriteit van mening is dat het noodzakelijk is dat aan de klager documenten uit het administratieve dossier worden verstrekt zodat de klager zijn standpunten over de voorlopige bevindingen effectief kenbaar kan maken, verstrekt de toezichthoudende autoriteit waarbij de klacht is ingediend, aan de klager de niet-vertrouwelijke versie van die documenten tegelijk met de voorlopige bevindingen ingevolge lid 1.
4. De klager ontvangt de niet-vertrouwelijke versie van de voorlopige bevindingen uitsluitend ten behoeve van het concrete onderzoek waarin de voorlopige bevindingen zijn uitgegeven.
5. Voorafgaand aan de ontvangst van de niet-vertrouwelijke versie van de voorlopige bevindingen en eventueel op grond van lid 3 verstrekte documenten stuurt de klager aan de leidende toezichthoudende autoriteit een geheimhoudingsverklaring waarin de klager zich verbindt geen informatie of oordeel uit de niet-vertrouwelijke versie van de voorlopige bevindingen bekend te maken of deze te gebruiken voor andere doeleinden dan het concrete onderzoek waarin deze bevindingen zijn uitgevaardigd.
Artikel 16
Vaststelling van het definitieve besluit
Wanneer na voorlegging van het ontwerpbesluit aan de betrokken toezichthoudende autoriteiten overeenkomstig artikel 60, lid 3, van Verordening (EU) 2016/679 geen van de betrokken toezichthoudende autoriteiten binnen de in artikel 60, leden 4 en 5, van Verordening (EU) 2016/679 vermelde termijnen bezwaar heeft gemaakt tegen het ontwerpbesluit, stelt de leidende toezichthoudende autoriteit haar besluit vast en geeft daarvan overeenkomstig artikel 60, lid 7, van Verordening (EU) 2016/679 kennis aan de hoofdvestiging of enige vestiging van de verwerkingsverantwoordelijke of verwerker, naar gelang het geval, en informeert zij de betrokken toezichthoudende autoriteiten en het Comité over het besluit in kwestie, met inbegrip van een samenvatting van de relevante feiten en gronden.
Artikel 17
Het recht om te worden gehoord met betrekking tot een herzien ontwerpbesluit
1. Wanneer de leidende toezichthoudende autoriteit van mening is dat het herziene ontwerpbesluit in de zin van artikel 60, lid 5, van Verordening (EU) 2016/679 aspecten bevat waarop de onderzochte partijen de gelegenheid moeten krijgen hun standpunten kenbaar te maken, biedt de leidende toezichthoudende autoriteit, voorafgaand aan de voorlegging van het herziene ontwerpbesluit op grond van artikel 60, lid 5, van Verordening (EU) 2016/679, de onderzochte partijen de gelegenheid hun standpunten over die nieuwe aspecten kenbaar te maken.
2. De leidende toezichthoudende autoriteit stelt een termijn vast waarbinnen deze partijen hun standpunt schriftelijk kenbaar kunnen maken.
Afdeling 4
Relevante en gemotiveerde bezwaren
Artikel 18
Relevante en gemotiveerde bezwaren
1. Relevante en gemotiveerde bezwaren in de zin van artikel 4, lid 24, van Verordening (EU) 2016/679:
(a) zijn uitsluitend gebaseerd op feitelijke bestanddelen die in het ontwerpbesluit zijn opgenomen; alsmede
(b) veranderen niets aan de reikwijdte van de vermeende inbreuken door het aanvoeren van punten die leiden tot vaststelling van aanvullende beschuldigingen van inbreuken op Verordening (EU) 2016/679 of tot wijziging van de intrinsieke aard van de verweten beschuldigingen.
2. De vorm en structuur van relevante en gemotiveerde bezwaren voldoen aan alle volgende vereisten:
(a) elk van de relevante en gemotiveerde bezwaren en het standpunt van de leidende toezichthoudende autoriteit over een dergelijk bezwaar is niet langer dan drie pagina’s en bevat geen bijlagen. In zaken over bijzonder ingewikkelde juridische kwesties kan de maximale lengte vergroot worden tot zes pagina’s, tenzij het Comité een grotere lengte aanvaardt als specifieke omstandigheden dit rechtvaardigen;
(b) het verschil van mening van de betrokken toezichthoudende autoriteit over het ontwerpbesluit wordt vermeld aan het begin van het relevante en gemotiveerde bezwaar en de gebruikte bewoordingen zijn voldoende duidelijk en coherent en bevatten nauwkeurige termen om de leidende toezichthoudende autoriteit en, indien van toepassing, de betrokken toezichthoudende autoriteiten in staat te stellen hun standpunten voor te bereiden en het Comité in staat te stellen het geschil doeltreffend te beslechten;
(c) juridische argumenten zijn beknopt aangegeven en gegroepeerd door verwijzing naar het beschikkend gedeelte van het ontwerpbesluit waarop deze betrekking hebben. Aan elk argument of groep argumenten gaat over het algemeen een samenvattende verklaring vooraf.
Hoofdstuk IV
Toegang tot het administratieve dossier en de behandeling van vertrouwelijke informatie
Artikel 19
Inhoud van het administratieve dossier
1. Het administratieve dossier in een onderzoek naar een vermeende inbreuk op Verordening (EU) 2016/679 bestaat uit alle documenten die tijdens het onderzoek zijn ontvangen, overgelegd en/of verzameld door de leidende toezichthoudende autoriteit.
2. Tijdens het onderzoek naar een vermeende inbreuk op Verordening (EU) 2016/679 kan de leidende toezichthoudende autoriteit documenten terugsturen naar de partij van wie zij deze ontvangen heeft, wanneer uit nader onderzoek blijkt dat ze niet relevant zijn voor het onderwerp van het onderzoek. Na terugzending maken deze documenten geen deel meer uit van het administratieve dossier.
3. Het recht op toegang tot het administratieve dossier strekt zich niet uit tot correspondentie en uitwisseling van standpunten tussen de leidende toezichthoudende autoriteit en de betrokken toezichthoudende autoriteiten. De tussen de toezichthoudende autoriteiten uitgewisselde informatie ten behoeve van het onderzoek van een individuele zaak vormt interne documenten die niet toegankelijk zijn voor de onderzochte partijen of de klager.
4. Toegang tot de relevante en gemotiveerde bezwaren op grond van artikel 60, lid 4, van Verordening (EU) 2016/679 wordt verleend overeenkomstig artikel 24.
Artikel 20
Toegang tot het administratieve dossier en gebruik van documenten
1. De leidende toezichthoudende autoriteit verleent de onderzochte partijen toegang tot het administratieve dossier zodat zij hun recht om te worden gehoord kunnen uitoefenen. Toegang tot het administratieve dossier wordt verleend na de kennisgeving van de voorlopige bevindingen door de leidende toezichthoudende autoriteit aan de onderzochte partijen.
2. Het administratieve dossier bevat alle belastende en ontlastende documenten, met inbegrip van feiten en documenten die bekend zijn bij de onderzochte partijen.
3. De conclusies van de leidende toezichthoudende autoriteit in het ontwerpbesluit op grond van artikel 60, lid 3, van Verordening (EU) 2016/679 en het definitieve besluit op grond van artikel 60, lid 7, van Verordening (EU) 2016/679 kunnen alleen gebaseerd zijn op documenten die in de voorlopige bevindingen worden genoemd of waarover de onderzochte partijen hun standpunten kenbaar hebben kunnen maken.
4. Documenten die zijn verkregen door toegang tot het administratieve dossier op grond van dit artikel worden alleen gebruikt ten behoeve van gerechtelijke of administratieve procedures voor de toepassing van Verordening (EU) 2016/679 over het specifieke geval waarvoor deze documenten zijn verstrekt.
Artikel 21
Identificatie en bescherming van vertrouwelijke informatie
1. Tenzij anders bepaald in deze verordening wordt informatie die door een toezichthoudende autoriteit is verzameld of verkregen in grensoverschrijdende zaken op grond van Verordening (EU) 2016/679, met inbegrip van documenten die dergelijke informatie bevatten, niet verstrekt of toegankelijk gemaakt door de toezichthoudende autoriteit voor zover deze bedrijfsgeheimen of andere vertrouwelijke informatie over een persoon bevat.
2. Informatie die door een toezichthoudende autoriteit is verzameld of verkregen in grensoverschrijdende zaken op grond van Verordening (EU) 2016/679, met inbegrip van documenten die dergelijke informatie bevatten, is uitgesloten van inzageverzoeken op grond van wetgeving over openbaarheid van officiële documenten zolang de procedure loopt.
3. Wanneer de leidende toezichthoudende autoriteit de voorlopige bevindingen toezendt aan de onderzochte partijen en op grond van artikel 20 toegang verleent tot het administratieve dossier, ziet deze erop toe dat de onderzochte partijen aan wie toegang wordt verleend tot informatie die bedrijfsgeheimen of andere vertrouwelijke informatie bevat, dergelijke informatie behandelen met uiterste inachtneming van de vertrouwelijkheid en dat die informatie niet in het nadeel van de verstrekker van de informatie wordt gebruikt. Afhankelijk van de mate van vertrouwelijkheid van de informatie treft de leidende toezichthoudende autoriteit passende maatregelen om de rechten van verdediging van de onderzochte partijen volledig van kracht te laten zijn met inachtneming van de vertrouwelijkheid van de informatie.
4. Een entiteit die informatie indient die zij vertrouwelijk acht, geeft duidelijk en met redenen omkleed aan welke informatie zij vertrouwelijk acht. De entiteit verstrekt afzonderlijk een niet-vertrouwelijke versie van de ingediende informatie.
5. Onverminderd lid 4 kan de leidende toezichthoudende autoriteit van de onderzochte partijen of een andere partij die documenten overlegt op grond van Verordening (EU) 2016/679, verzoeken aan te geven welke documenten of delen van documenten naar hun mening bedrijfsgeheimen of andere, aan hun toebehorende vertrouwelijke informatie bevatten, en aan te geven voor welke partijen deze documenten als vertrouwelijk moeten worden beschouwd.
6. De leidende toezichthoudende autoriteit kan een termijn stellen waarin de onderzochte partijen en elke andere partij die een beroep doet op vertrouwelijkheid om:
(a) hun beweringen inzake bedrijfsgeheimen en andere vertrouwelijke informatie voor elk afzonderlijke document of deel van een document, verklaring of deel van een verklaring te motiveren;
(b) een niet-vertrouwelijke versie van de documenten en verklaringen te verstrekken waarin de bedrijfsgeheimen en andere vertrouwelijke informatie zijn bewerkt;
(c) een beknopte, niet-vertrouwelijke en duidelijke beschrijving van elk stuk weggelaten informatie te verstrekken.
7. Wanneer de onderzochte partijen of een andere partij de leden 4 en 5 niet naleeft, mag de leidende toezichthoudende autoriteit aannemen dat de documenten of verklaringen in kwestie geen bedrijfsgeheimen of andere vertrouwelijke informatie bevatten.
Hoofdstuk V
Geschillenbeslechting
Artikel 22
Verwijzing naar geschillenbeslechting op grond van artikel 65 van Verordening (EU) 2016/679
1. Wanneer de leidende toezichthoudende autoriteit de relevante en gemotiveerde bezwaren afwijst of van mening is dat deze niet relevant en gemotiveerd zijn, onderwerpt zij de zaak aan het geschillenbeslechtingsmechanisme dat uiteengezet is in artikel 65 van Verordening (EU) 2016/679.
2. Bij doorverwijzing van de zaak voor geschillenbeslechting verstrekt de leidende toezichthoudende autoriteit aan het Comité alle volgende documenten:
(a) het ontwerpbesluit of herziene ontwerpbesluit waarop de relevante en gemotiveerde bezwaren betrekking hebben;
(b) een samenvatting van de relevante feiten;
(c) de voorlopige bevindingen;
(d) het schriftelijke standpunt van de onderzochte partijen, indien van toepassing, op grond van de artikelen 14 en 17;
(e) het schriftelijke standpunt van de klagers, indien van toepassing, op grond van de artikelen 11, 12 en 15;
(f) de relevante en gemotiveerde bezwaren die de leidende toezichthoudende autoriteit heeft afgewezen;
(g) de gronden waarop de leidende toezichthoudende autoriteit de relevante en gemotiveerde bezwaren heeft afgewezen of deze als niet relevant of gemotiveerd beschouwde.
3. Het Comité stelt binnen vier weken na ontvangst van de in lid 2 vermelde documenten de in aanmerking genomen relevante en gemotiveerde bezwaren vast.
Artikel 23
Registratie met betrekking tot een besluit op grond van artikel 65, lid 1, punt a), van Verordening (EU) 2016/679
De voorzitter van het Comité registreert de doorverwijzing van een zaak voor geschillenbeslechting op grond van artikel 65, lid 1, punt a), van Verordening (EU) 2016/679 uiterlijk een week na ontvangst van alle volgende documenten:
(a) het ontwerpbesluit of herziene ontwerpbesluit waarop de relevante en gemotiveerde bezwaren betrekking hebben;
(b) een samenvatting van de relevante feiten;
(c) het schriftelijke standpunt van de onderzochte partijen, indien van toepassing, op grond van de artikelen 14 en 17;
(d) schriftelijke standpunten van de klagers, indien van toepassing, op grond van de artikelen 11, 12 en 15;
(e) de in aanmerking genomen relevante en gemotiveerde bezwaren;
(f) de gronden waarop de leidende toezichthoudende autoriteit de in aanmerking genomen relevante en gemotiveerde bezwaren heeft afgewezen.
Artikel 24
Opgave van gronden voorafgaand aan vaststelling van een besluit op grond van artikel 65, lid 1, punt a), van Verordening (EU) 2016/679
1. Voorafgaand aan de vaststelling van het bindend besluit op grond van artikel 65, lid 1, punt a), van Verordening (EU) 2016/679 verstrekt de voorzitter van het Comité via de leidende toezichthoudende autoriteit aan de onderzochte partijen en/of, in geval van volledige of gedeeltelijke afwijzing van een klacht, aan de klager een opgave van gronden met uiteenzetting van de redenering die het Comité beoogt op te nemen in zijn besluit. Wanneer het Comité van plan is een bindend besluit vast te stellen dat de leidende toezichthoudende autoriteit dwingt haar ontwerpbesluit of herziene ontwerpbesluit te wijzigen, bepaalt het Comité of die opgave van gronden gepaard moet gaan met de in aanmerking genomen relevante en gemotiveerde bezwaren waarop het Comité zijn besluit beoogt te baseren.
2. De onderzochte partijen en/of, in geval van volledige of gedeeltelijke afwijzing van een klacht, de klager hebben vanaf de in lid 1 bedoelde opgave van gronden een week tijd om hun standpunten kenbaar te maken.
3. De termijn in lid 2 wordt met een week verlengd wanneer het Comité de termijn voor vaststelling van het bindend besluit verlengt overeenkomstig artikel 65, lid 2, van Verordening (EU) 2016/679.
4. De termijn voor vaststelling van het bindend besluit waarin is voorzien in artikel 65, lid 2, van Verordening (EU) 2016/679, wordt opgeschort tijdens de in de leden 2 en 3 bedoelde termijnen.
Artikel 25
Procedure met betrekking tot een besluit op grond van artikel 65, lid 1, punt b), van Verordening (EU) 2016/679
1. Bij doorverwijzing van een zaak voor geschillenbeslechting op grond van artikel 65, lid 1, punt b), van Verordening 2016/679 verstrekt de leidende toezichthoudende autoriteit die de zaak voorlegt met betrekking tot de bevoegdheid voor de hoofdvestiging, aan het Comité alle volgende documenten:
(a) een samenvatting van de relevante feiten;
(b) de beoordeling van deze feiten voor zover het de voorwaarden van artikel 56, lid 1, van Verordening (EU) 2016/679 betreft;
(c) de standpunten aangevoerd door de verwerkingsverantwoordelijke of verwerker waarvan de hoofdvestiging onderwerp is van de doorverwijzing;
(d) de standpunten van andere bij de doorverwijzing betrokken toezichthoudende autoriteiten;
(e) elk ander document of informatie die de doorverwijzende toezichthoudende autoriteit relevant en noodzakelijk acht om de zaak op te lossen.
2. De voorzitter van het Comité registreert de doorverwijzing uiterlijk een week na ontvangst van de in lid 1 bedoelde documenten.
Artikel 26
Procedure met betrekking tot een besluit op grond van artikel 65, lid 1, punt c), van Verordening (EU) 2016/679
1. Bij doorverwijzing van een zaak naar het Comité op grond van artikel 65, lid 1, punt c), van Verordening 2016/679 verstrekt de leidende toezichthoudende autoriteit die de zaak voorlegt of de Commissie, met betrekking tot de bevoegdheid voor de hoofdvestiging, aan het Comité alle volgende documenten:
(a) een samenvatting van de relevante feiten;
(b) het advies, indien van toepassing, van het Comité op grond van artikel 64 van Verordening (EU) 2016/679;
(c) de standpunten van de toezichthoudende autoriteit die de zaak doorverwijst, of de Commissie over de vraag of, indien van toepassing, een toezichthoudende autoriteit verplicht was het ontwerpbesluit toe te sturen aan het Comité op grond van artikel 64, lid 1, van Verordening (EU) 2016/679 of een toezichthoudende autoriteit een op grond van artikel 64 van Verordening (EU) 2016/679 gegeven advies van het Comité niet heeft opgevolgd.
2. De voorzitter van het Comité vraagt de volgende documenten op:
(a) de standpunten van de toezichthoudende autoriteit die vermeend wordt het vereiste te hebben geschonden van toezending van een ontwerpbesluit van het Comité, of te hebben nagelaten een advies van het Comité op te volgen;
(b) elk ander document of informatie die de toezichthoudende autoriteit relevant en noodzakelijk acht om de zaak op te lossen.
Wanneer een toezichthoudende autoriteit verklaart behoefte te hebben aan voorlegging van haar standpunten over de doorverwezen zaak, dient zij deze in binnen twee weken na de in lid 1 bedoelde doorverwijzing.
3. De voorzitter van het Comité registreert de doorverwijzing uiterlijk een week na ontvangst van de in de leden 1 en 2 bedoelde documenten.
Hoofdstuk VI
Spoedprocedure
Artikel 27
Dringende adviezen op grond van artikel 66, lid 2, van Verordening (EU) 2016/679
1. Een verzoek om een dringend advies van het Comité op grond van artikel 66, lid 2, van Verordening (EU) 2016/679 wordt ingediend uiterlijk drie weken voorafgaand de vervaldatum van de voorlopige maatregelen die op grond van artikel 66, lid 1, van Verordening (EU) 2016/679 zijn vastgesteld. Dit bevat alle volgende informatie:
(a) een samenvatting van de relevante feiten;
(b) een beschrijving van de in het eigen gebied vastgestelde voorlopige maatregel, de duur daarvan en de gronden voor toepassing ervan, met inbegrip van de motivering van de dringende noodzaak om in te grijpen ter bescherming van de rechten en vrijheden van betrokkenen;
(c) een motivering van de dringende noodzaak voor vast te stellen definitieve maatregelen op het grondgebied van de lidstaat van de verzoekende toezichthoudende autoriteit, met inbegrip van een uitleg over de uitzonderlijke omstandigheden die vaststelling van de maatregelen in kwestie vereisen.
2. Het dringend advies van het Comité wordt verzonden aan de toezichthoudende autoriteit die het verzoek heeft ingediend. Dit is vergelijkbaar met een advies in de zin van artikel 64, lid 1, van Verordening (EU) 2016/679 en stelt de verzoekende autoriteit in staat haar voorlopige maatregel te handhaven of te wijzigen overeenkomstig de verplichtingen van artikel 64, lid 7, van Verordening (EU) 2016/679.
Artikel 28
Dringende besluiten op grond van artikel 66, lid 2, van Verordening (EU) 2016/679
1. Een verzoek om een dringend besluit van het Comité op grond van artikel 66, lid 2, van Verordening (EU) 2016/679 wordt ingediend uiterlijk drie weken voorafgaand de vervaldatum van de voorlopige maatregelen die op grond van artikel 61, lid 8, artikel 62, lid 7, of artikel 66, lid 1, van Verordening (EU) 2016/679 zijn vastgesteld. Het verzoek bevat alle volgende gegevens:
(a) een samenvatting van de relevante feiten;
(b) de vastgestelde voorlopige maatregel op het grondgebied van de lidstaat van de toezichthoudende autoriteit die verzoekt om het besluit, de duur daarvan en de gronden voor toepassing ervan en met name de motivering van de dringende noodzaak om in te grijpen ter bescherming van de rechten en vrijheden van betrokkenen;
(c) informatie over alle onderzoeksmaatregelen die getroffen zijn in het eigen grondgebied en de van de plaatselijke vestiging van de onderzochte partijen ontvangen reacties of andere informatie waarover de verzoekende toezichthoudende autoriteit beschikt;
(d) een motivering van de dringende noodzaak voor vast te stellen definitieve maatregelen op het grondgebied van de verzoekende toezichthoudende autoriteit, rekening houdend met de uitzonderlijke omstandigheden die vaststelling van de definitieve maatregel vereisen of bewijs dat een toezichthoudende autoriteit nagelaten heeft te reageren op een verzoek op grond van artikel 61, lid 3, of artikel 62, lid 2, van Verordening (EU) 2016/679;
(e) wanneer de verzoekende autoriteit niet de leidende toezichthoudende autoriteit is, de standpunten van de leidende toezichthoudende autoriteit;
(f) indien van toepassing, de standpunten van de plaatselijke vestiging van de onderzochte partijen tegen wie voorlopige maatregelen zijn getroffen op grond van artikel 66, lid 1, van Verordening (EU) 2016/679.
2. Het in lid 1 bedoelde dringende advies wordt verzonden aan de toezichthoudende autoriteit die het verzoek heeft ingediend, en stelt de verzoekende autoriteit in staat haar voorlopige maatregel te handhaven of te wijzigen.
3. Wanneer het Comité een dringend bindend besluit vaststelt waarin is bepaald dat er definitieve maatregelen moeten worden getroffen, treft de toezichthoudende autoriteit waaraan het besluit is gericht, dergelijke maatregelen vóór de vervaldatum van de voorlopige maatregelen die zijn getroffen op grond van artikel 66, lid 1, van Verordening (EU) 2016/679.
4. De toezichthoudende autoriteit die het in lid 1 bedoelde verzoek heeft ingediend, maakt haar besluit over de definitieve maatregelen bekend aan de vestiging van de verwerkingsverantwoordelijke of verwerker op het grondgebied van haar lidstaat en informeert het Comité. Wanneer de leidende toezichthoudende autoriteit niet de verzoekende autoriteit is, informeert de verzoekende autoriteit de leidende toezichthoudende autoriteit over de definitieve maatregel.
5. Wanneer in het dringende bindend besluit is aangegeven dat er geen dringende noodzaak is voor toepassing van definitieve maatregelen volgen de leidende en de betrokken toezichthoudende autoriteiten de procedure uit artikel 60 van Verordening (EU) 2016/679.
Hoofdstuk VII
Algemene en slotbepalingen
Artikel 29
Aanvang van termijnen en definitie van werkdag
1. De in Verordening (EU) 2016/679 bedoelde termijnen of op grond daarvan door de toezichthoudende autoriteiten vastgestelde termijnen worden berekend overeenkomstig Verordening (EEG, Euratom) 1182/71 van de Raad17.
2. De termijnen gaan in op de werkdag die volgt op de gebeurtenis waarnaar de desbetreffende bepaling van Verordening (EU) 2016/679 of deze verordening verwijst.
Artikel 30
Overgangsbepalingen
De hoofdstukken III en IV gelden voor ambtshalve onderzoeken die aanvangen na de inwerkingtreding van deze verordening en voor onderzoeken op basis van klachten, indien de klacht is ingediend na de inwerkingtreding van deze verordening.
Hoofdstuk V geldt voor alle zaken die na de inwerkingtreding van deze verordening worden voorgelegd voor geschillenbeslechting op grond van artikel 65 van Verordening (EU) 2016/679.
Artikel 31
Inwerkingtreding
Deze verordening treedt in werking op de twintigste dag na die van de bekendmaking ervan in het Publicatieblad van de Europese Unie.
Deze verordening is verbindend in al haar onderdelen en is rechtstreeks toepasselijk in elke lidstaat.