Artikelen bij SEC(2010)1011 - Antwoord van de Commissie op het hoofdstuk “eof” van het jaarverslag 2009 Europese ontwikkelingsfondsen

Dit is een beperkte versie

U kijkt naar een beperkte versie van dit dossier in de EU Monitor.

dossier SEC(2010)1011 - Antwoord van de Commissie op het hoofdstuk “eof” van het jaarverslag 2009 Europese ontwikkelingsfondsen.
document SEC(2010)1011 NLEN
datum 9 september 2010
NL

EUROPESE COMMISSIE

Brussel, 9.9.2010

SEC(2010) 1011 definitief


ANTWOORD VAN DE COMMISSIE OP HET HOOFDSTUK “EOF” VAN HET JAARVERSLAG 2009

EUROPESE ONTWIKKELINGSFONDSEN

ANTWOORD VAN DE COMMISSIE OP HET HOOFDSTUK “EOF” VAN HET JAARVERSLAG 2009

EUROPESE ONTWIKKELINGSFONDSEN

INLEIDING

5. Het EOF is bedoeld om landen te helpen die per definitie in moeilijkheden verkeren. Het ontwikkelingshulpbeleid moet ervoor zorgen dat de nationale autoriteiten de controle hebben over de ontwikkelingsstrategieën. De nationale ordonnateur speelt daarbij een sleutelrol. Om te garanderen dat de procedures en voorschriften worden nageleefd, bestaat er sinds een aantal jaren een speciaal opleidingsprogramma voor personeel van de nationale ordonnateursdiensten.

Hoofdstuk I – Uitvoering van het achtste, negende en tiende EOF

Financiële uitvoering

6. Elk EOF bestrijkt een periode van circa vijf jaar, maar de uitvoering van projecten en programma’s en de daarop betrekking hebbende betalingen kunnen een langere periode bestrijken, die wel degelijk door de regelgeving wordt beperkt.

9. De uitzonderlijke prestaties met betrekking tot de globale vastleggingen en individuele verbintenissen getuigen van het succes van het Commissiebeleid om de uitvoering van de programma’s te versnellen.

De toename van de niet-afgewikkelde betalingen in 2009 kan worden verklaard door het bijzonder hoge niveau van vastleggingen in 2007 en door de kenmerken van de EOF-projectcyclus: deze duurt gemiddeld drie jaar, waarbij de grootste betalingen doorgaans worden verricht in het eerste jaar en aan het einde van het laatste jaar.

Betrouwbaarheid van de rekeningen

15. In sommige gevallen kan er bij de migratie naar het nieuwe IT-systeem voor projectbeheer verwarring zijn ontstaan bij de codering van data. EuropeAid heeft zowel in de delegaties als in het hoofdkantoor een groot aantal cursussen opgezet om het gebruik van het systeem te verbeteren.

Eind 2009 hebben de centrale diensten van EuropeAid ook een afdeling opgezet om toezicht te houden op de kwaliteit van de informatie die in CRIS wordt gecodeerd. Dit moet leiden tot een grotere betrouwbaarheid van de gegevens aan de hand waarvan de jaarrekening wordt opgesteld.

Zoals de Rekenkamer opmerkt, had dit geen materiële fouten bij de jaarrekening tot gevolg.

17. De Commissie aanvaardt deze opmerking en de ordonnateur heeft in 2010 de nodige correcties aangebracht.

De Commissie merkt op dat de Rekenkamer één fout van 3,5 miljoen euro heeft aangetroffen in een steekproef van 39 contracten die geëxtrapoleerd werd.

18. De Commissie aanvaardt deze opmerking, maar merkt op dat de Rekenkamer één fout van 3,5 miljoen euro heeft aangetroffen in een steekproef van 39 contracten die geëxtrapoleerd werd.

21. De Commissie benadrukt dat geen enkele betaling is verricht zonder financiële garantie. De Commissie is verheugd over de conclusie dat de naleving van de subsidiabiliteitscriteria op geformaliseerde en gestructureerde wijze werd aangetoond.

24. De Commissie wijst erop dat alle fouten bij de berekening van de terugbetaling van voorschotten vóór de afloop van het contract werden hersteld.

25. De Commissie is verheugd over de opmerking dat er bij het tiende EOF een aanzienlijke verbetering kan worden geconstateerd wat het aantonen van de subsidiabiliteit betreft, dankzij het feit dat nu duidelijker beoordelingskaders worden toegepast.

De Commissie erkent dat om deze verbetering te bestendigen en dergelijke fouten te elimineren, de gestructureerde aanpak voor het aantonen van vooruitgang bij het beheer van de overheidsfinanciën verder moet worden versterkt. De Commissie heeft daarom een herzien kader ontwikkeld om de vooruitgang bij het beheer van de overheidsfinanciën te volgen en erover te rapporteren. Dit kader is vooral gericht op de bereikte resultaten ten opzichte van de oorspronkelijke verwachtingen. De herziene aanpak is in juni 2010 afgerond. Vanaf nu wordt beoordeeld of uitbetaling mogelijk is op basis van landenverslagen waarbij deze aanpak wordt gehanteerd. De Commissie verwacht dan ook bij de afgifte van betrouwbaarheidsverklaringen in de toekomst een verdere verbetering te kunnen laten zien ten aanzien van niet-kwantificeerbare fouten.

Voor de genoemde noodhulpinstrumenten (Vulnerability FLEX en het B-budget) hanteert de Commissie een rigoureuze aanpak, zoals blijkt uit het feit dat bij dergelijke programma’s soms geen uitbetaling plaatsvindt.

28. De controle-instrumenten van EuropeAid zijn opgezet voor de gehele duur van de projectcyclus van meerjarenprojecten. Deze toezicht- en controlesystemen worden effectief geacht en zijn ook van jaar tot jaar aanzienlijk verbeterd, zoals blijkt uit het feit dat de Rekenkamer bij haar steekproef steeds vaker betalingen aantreft die volkomen in orde zijn. De aanbevelingen die de Rekenkamer de afgelopen jaren heeft gedaan, zijn uitgevoerd en veel van de verbeteringen zijn door de Rekenkamer erkend. Belangrijke onderdelen van de essentiële controlesystemen zijn door de Rekenkamer dan ook als effectief beoordeeld.

30. De Commissie biedt het personeel op het hoofdkantoor en bij de delegaties een uitgebreid opleidingsprogramma aan, dat afgestemd is op wat nodig is voor het beheer van de externe steun.

32. De Commissie is verheugd over het feit dat de Rekenkamer een duurzame verbetering heeft geconstateerd wat betreft de duidelijkheid van de beoordelingskaders voor de algemene subsidiabiliteitsvoorwaarden.

De Commissie erkent dat het belangrijk is dat er dezelfde duidelijkheid komt wat de specifieke voorwaarden voor prestatiegerelateerde uitbetalingen betreft. Waar van toepassing streeft de Commissie ernaar op de specifieke opmerkingen van de Rekenkamer op dit gebied een formele respons te geven door herziening van de betrokken financieringsovereenkomsten. Tegelijkertijd krijgt deze kwestie extra aandacht bij het proces van intercollegiale toetsing van EuropeAid (kwaliteitsondersteuningsgroep) wanneer nieuwe programma’s worden overwogen.

33. De Commissie is verheugd over de erkenning door de Rekenkamer van deze twee belangrijke bijdragen tot een meer gestructureerde en geformaliseerde verlening van begrotingssteun.

35. Naast de steun en de technische bijstand die de delegaties aan de nationale ordonnateurs verlenen, verzorgt EuropeAid ieder jaar een groot aantal opleidingen voor personeel van de nationale ordonnateursdiensten en de vakministeries. Op de website van EuropeAid is ook uitgebreide informatie over de procedures te vinden.

36. De Commissie merkt op dat de controle-instrumenten en procedures die de afgelopen jaren tot stand zijn gekomen, resultaten opleveren. Zij belooft niettemin zich te blijven inzetten voor de opleiding van het personeel en de verspreiding van informatie over de beheers- en controle-instrumenten.

a) De Commissie verwacht dat het instrument voor financieel beheer tegen einde 2010 aan de begunstigden ter beschikking zal kunnen worden gesteld. Dit instrument heeft als voornaamste doel eenvoudig toe te passen praktische richtsnoeren te geven waarmee de begunstigden ervoor kunnen zorgen dat zij voldoen aan de regels voor financieel beheer van de externe hulpacties die door de Commissie worden gefinancierd.

37. De delegaties voeren een groot aantal aanvullende controles uit om de zwakke punten van de nationale ordonnateursdiensten te compenseren.

39. De Commissie is verheugd dat de Rekenkamer tevreden is over de maatregelen van EuropeAid voor de follow-up van audits en de uitvoering van toezichtbezoeken.

40. Nu het aantal posten bij de Commissie tot 2013 niet zal worden uitgebreid, pakt EuropeAid de personeelsproblemen bij de delegaties aan met een actief personeelsbeleid, voor zover dat binnen de grenzen van haar bevoegdheden valt. De vacatures betreffen voornamelijk arbeidscontractanten; het probleem is niet zozeer het grote verloop als zodanig, maar eerder het vinden van personeel met de juiste deskundigheid. De personeelsselectie, die voorheen op het hoofdkantoor gebeurde, is nu gedelegeerd aan de delegatiehoofden om dit langdurige proces te verkorten. Ook blijft EuropeAid verzoeken om regelmatige nieuwe reservelijsten met een toereikend aantal kandidaten om voor alle profielen en voor elke categorie landen personeel te kunnen aanwerven.

44. Meer dan 95% van de auditverslagen van de kadercontractanten over 2009 waren opgesteld op basis van het formaat van na 1 oktober 2007, terwijl dat in 2008 nog ongeveer 40% was (zie voetnoot 38 van het jaarlijks activiteitenverslag, afdeling 3.1.2.1.2.).

45. Personeelstekorten kunnen weliswaar negatieve gevolgen hebben voor de duur van het proces ter afwikkeling van de controle, maar verreweg de meeste auditverslagen moeten ontvangen zijn voor de Commissie de eindafrekening verricht. Het risico dat uitgaven niet langer invorderbaar zijn, is daarom uiterst beperkt.

EuropeAid heeft in 2009 zijn inspanningen op auditgebied voortgezet en voor vijftien delegaties zes EOF-opleidingen verzorgd. Deze werden gevolgd door 180 personeelsleden van de delegaties en 220 externe personeelsleden (personeel van ordonnateursdiensten, ministeries, projectmanagers, ngo’s en accountantskantoren).

46. De delegaties wordt er regelmatig op gewezen, ook tijdens auditseminars en opleidingen, dat zij hun CRIS Audit-gegevens tijdig dienen te actualiseren. Sinds februari 2010 wordt bij ondertekening van een auditcontract (CRIS Contract) de datum van ondertekening automatisch aan CRIS Audit doorgegeven. Het nieuwe resultatenscherm is bovendien vollediger en gemakkelijker in te vullen, en een audit kan niet worden afgesloten zolang dit veld niet is ingevuld. Dit geldt ook voor de accountantsverklaring en het bedrag van de niet-subsidiabele uitgaven. Informatie over invorderingsopdrachten die het resultaat zijn van een audit, wordt opgenomen in de module CRIS Recovery Order. Met het oog op consolidatie zouden bepaalde verbeteringen kunnen worden overwogen, maar daarvoor is verdere IT-ontwikkeling nodig. Er is informatie beschikbaar over het definitieve bedrag van de niet-subsidiabele uitgaven, zoals dat is geconstateerd en gecorrigeerd bij de eindafrekening. In 2009 was dit 0,7% van de waarde van de gefactureerde bedragen.

47. De Commissie is van mening dat de interne audit van Aidco, ondanks de verstoring van de operationele capaciteit in 2009, doeltreffend heeft gefunctioneerd in dat jaar. Hoewel de post van hoofd van de eenheid interne audit van 1 juli tot 15 november vacant was, verrichtte de eenheid negen vervolgaudits (terwijl er acht waren gepland). Wat nieuwe audits betreft, zijn in 2009 van de vier voor dat jaar geplande audits één definitief auditrapport en twee ontwerp-auditrapporten (volgens de IAS-methode overeenkomend met 85% van een definitief auditrapport) ingediend.

50. De Commissie meent dat de kwalitatieve en kwantitatieve indicatoren die zijn opgenomen in de vier bouwstenen voor de betrouwbaarheidsverklaring van het jaarlijks activiteitenverslag voldoende bewijsmateriaal leveren ter ondersteuning van de verklaring van redelijke zekerheid van de directeur-generaal. EuropeAid erkent niettemin dat er meer zou kunnen worden gedaan om specifieke indicatoren te ontwikkelen voor het meerjarenkader voor controle. In 2010 is daarom begonnen met het zoeken naar geschikte methoden om de financiële impact van resterende fouten te meten.

54. De controle-instrumenten van EuropeAid zijn opgezet voor de gehele duur van de projectcyclus van meerjarenprojecten. Deze toezicht- en controlesystemen worden effectief geacht en zijn ook van jaar tot jaar aanzienlijk verbeterd, zoals blijkt uit het feit dat de Rekenkamer bij haar steekproef steeds vaker betalingen aantreft die volkomen in orde zijn. De aanbevelingen die de Rekenkamer de afgelopen jaren heeft gedaan, zijn uitgevoerd en veel van de verbeteringen zijn door de Rekenkamer erkend. Belangrijke onderdelen van de essentiële controlesystemen zijn door de Rekenkamer dan ook als effectief beoordeeld.

a) De Commissie is in 2010 begonnen met het zoeken naar geschikte methoden voor de ontwikkeling van een essentiële indicator voor de geschatte financiële impact van resterende fouten, zoals aangegeven in haar antwoorden op het jaarverslag over 2008.

b) De Commissie is begin 2010 begonnen met de herziening van haar controlestrategie, zoals aangegeven in haar antwoorden op het jaarverslag over 2008. De Commissie zal in 2010 een mededeling over het aanvaardbare foutenrisico op het gebied van externe hulp publiceren.

c) Aan het instrument voor financieel beheer zal in 2010 de laatste hand worden gelegd, waarbij de nodige aandacht zal worden geschonken aan de vragen die de Rekenkamer opwerpt.

d) EuropeAid zal zich ervoor blijven inspannen dat de delegaties gegevens tijdig en nauwkeurig in CRIS Audit registreren.

e) Het bedrag van de niet-subsidiabele uitgaven moet in CRIS Audit worden geregistreerd voordat een CRIS Audit-record kan worden gesloten (dit is sinds februari 2010 een verplicht veld). Informatie over invorderingsopdrachten die het resultaat zijn van een audit wordt opgenomen in de module CRIS Recovery Order. Met het oog op consolidatie zouden bepaalde verbeteringen kunnen worden overwogen, maar daarvoor is verdere IT-ontwikkeling nodig. Er is informatie beschikbaar over het definitieve bedrag van de niet-subsidiabele uitgaven, zoals dat is geconstateerd en gecorrigeerd bij de eindafrekening. In 2009 was dit 0,7% van de waarde van de gefactureerde bedragen.

55.

a) De Commissie erkent dat het belangrijk is dat de streefdoelen voor prestaties, de berekeningsmethoden en de verificatiebronnen nauwkeuriger worden vastgesteld. Deze kwestie krijgt extra aandacht bij het proces van intercollegiale toetsing van EuropeAid (kwaliteitsondersteuningsgroep) wanneer nieuwe programma’s worden overwogen.

b) De Commissie heeft een herzien kader ontwikkeld om de vooruitgang bij het beheer van de overheidsfinanciën te volgen en erover te rapporteren. Dit kader is vooral gericht op de bereikte resultaten ten opzichte van de oorspronkelijke verwachtingen. De herziene aanpak is in juni 2010 afgerond. Vanaf nu wordt beoordeeld of uitbetaling mogelijk is op basis van landenverslagen waarbij deze aanpak wordt gehanteerd.


NL NL