Artikelen bij SEC(2009)477 - Van Mevrouw Grybauskaitė in overleg met de Voorzitter, aan de Commissie - De financiële regels stroomlijnen en de begroting sneller uitvoeren om het economisch herstel te stimuleren - Hoofdinhoud
Dit is een beperkte versie
U kijkt naar een beperkte versie van dit dossier in de EU Monitor.
| dossier | SEC(2009)477 - Van Mevrouw Grybauskaitė in overleg met de Voorzitter, aan de Commissie - De financiële regels stroomlijnen en de ... |
|---|---|
| document | SEC(2009)477   |
| datum | 8 april 2009 |
COMMISSIE VAN DE EUROPESE GEMEENSCHAPPEN
Brussel, 8.4.2009
SEC(2009) 477 definitief
MEDEDELING VAN MEVROUW GRYBAUSKAITĖ
IN OVERLEG MET DE VOORZITTER, AAN DE COMMISSIE
De financiële regels stroomlijnen en de begroting sneller uitvoeren om het economisch herstel te stimuleren
MEDEDELING VAN MEVROUW GRYBAUSKAITĖ
IN OVERLEG MET DE VOORZITTER, AAN DE COMMISSIE
De financiële regels stroomlijnen en de begroting sneller uitvoeren om het economisch herstel te stimuleren
In de huidige acute economische crisis moet al het mogelijke worden gedaan om ervoor te zorgen dat overheidsgeld zo efficiënt en effectief mogelijk wordt besteed. Geld moet sneller beschikbaar zijn en de administratieve procedures moeten worden aangepast zodat op de veranderende omstandigheden kan worden ingespeeld, zonder dat dit ten koste gaat van de kwaliteit van de projecten of de noodzakelijke controles die borg staan voor een goed financieel beheer.
Vereenvoudiging en stroomlijning van de financiële regels en procedures, een voorwaarde voor een betere toepassing ervan, is een van de belangrijkste doelstellingen van de Commissie sinds 2004. Als eerste stap is in 2007 het Financieel Reglement1 herzien, waarbij de uitbetalingsmethoden (contracten en subsidies) en de transparantie zijn verbeterd. Ook de nieuwe generatie programma's 2007-2013 zorgde voor verdere vereenvoudiging en meer efficiëntie bij het besteden van EU‑geld: het aantal programma's is teruggedraaid en de rechtsinstrumenten zijn afgestemd op het meerjarig financieel kader. Daardoor is tijdens de ambtsperiode van deze Commissie het optreden van de EU zichtbaarder geworden en is de uitvoering van de begroting verbeterd; er wordt op toegezien dat de EU‑middelen op de juiste plaats, op het juiste moment, aan de juiste dingen worden uitgegeven.
De volgende belangrijke stappen worden de komende herziening van de financiële regels in 2010 (het Financieel Reglement en de uitvoeringsvoorschriften2) en het proces 'De begroting hervormen voor een ander Europa', dat ook gericht is op de uitvoeringsmechanismen van de EU‑begroting en de vereenvoudiging daarvan. Uit de openbare raadpleging die in 2008 is gehouden, kwam dit immers ook als prioriteit naar voren. Beide sporen bieden mogelijkheden voor belangrijke verbeteringen, maar die vergen tijd omdat er lange interinstitutionele onderhandelingen mee gemoeid zijn.
Met dit in het achterhoofd en voortbouwend op de hervormingen die al in 2007 zijn ingevoerd, is de Commissie ervan overtuigd dat er, zonder de bestaande wetgeving te herzien, ook onmiddellijk maatregelen genomen kunnen worden, die een 'snelle winst' opleveren in de vorm van een betere uitvoering van de begroting en een vlottere geldstroom van de EU naar de begunstigden, en die daarmee bijdragen aan de strategie voor economisch herstel. Deze maatregelen zijn gericht op het deel van de begroting dat de Commissie rechtstreeks uitvoert (onder gecentraliseerd beheer), zodat deze overheidsuitgaven in zo kort mogelijke tijd een zo groot mogelijk effect hebben.
Dat is het doel van deze mededeling.
Deze mededeling wordt samen ingediend met een voorstel van de Commissie om de betalingstermijn van de lidstaten bij handelstransacties3 (i.e. contracten) te beperken tot 30 dagen. Het is de bedoeling dezelfde termijnen toe te passen op betalingen die door de Commissie worden verricht. Het toepassingsgebied van deze mededeling is zelfs nog breder, omdat de voorgestelde, verkorte termijnen zowel voor contracten als voor subsidies gelden.
Hieronder worden de maatregelen beschreven die de Commissie overweegt.
1.Snellere uitbetaling van EU‑geld
De Commissie heeft er altijd naar gestreefd betalingen zo snel mogelijk te verrichten4. Bij de laatste herziening van het Financieel Reglement zijn maatregelen ingevoerd om de naleving van de betalingstermijnen te verbeteren, zoals een verplichte rente voor te late betalingen. Sinds 2005 is grote vooruitgang geboekt: dankzij de maatregelen die de Commissie heeft genomen om iets te doen aan de oorzaken van de te late betalingen, is het aantal te late betalingen gedaald van ongeveer 43% naar 22%. Er is echter meer nodig in deze moeilijke tijden, nu het voor alle begunstigden en in het bijzonder voor kmo's en ngo's cruciaal is dat de geldstromen weer op gang komen.
Daarom stelt de Commissie nu voor een stap verder te gaan met de volgende maatregelen.
Maatregel 1: Snellere uitbetaling van de 'eerste' voorfinanciering: binnen 20 kalenderdagen
Bij voorfinanciering komt per definitie minder controle kijken dan bij tussentijdse of saldobetalingen, die afhankelijk zijn van de voltooiing van een projectfase en van de goedkeuring van verslagen en bewijsstukken. Voorfinancieringen waarop geen verdere controles of voorwaarden van toepassing zijn en die worden betaald op grond van het contract, de subsidieovereenkomst of het besluit (eerste voorfinanciering), zouden ruim binnen de in de uitvoeringsvoorschriften (artikel 106) gestelde termijn van 45 dagen (of 30 dagen voor diensten of leveringen) moeten worden betaald. De Commissie streeft er daarom naar de termijn voor de uitbetaling van de eerste voorfinanciering vast te stellen op minder dan 20 dagen, gerekend vanaf de sluiting (ondertekening) van het contract, de subsidieovereenkomst of het besluit tot de dag waarop de rekening van de Commissie wordt gedebiteerd5.
Maatregel 2: Alle andere betalingen sneller verrichten
Voor alle andere betalingen – zoals 'hernieuwde voorfinanciering', tussentijdse en saldobetalingen – zal de Commissie een termijn van maximaal 30 dagen hanteren, terwijl nu (voor subsidies) 45 dagen geldt. In combinatie met de termijnen die in de uitvoeringsvoorschriften zijn vastgesteld voor de goedkeuring van verslagen of attesten (artikel 106), dienen alle Commissiediensten de volgende maximumtermijnen in acht te nemen voor de goedkeuring van verslagen én de betaling:
- voor contracten: 60 dagen (tegen 90 dagen nu);
- voor subsidies: 90 dagen (tegen 105 dagen nu).
| Kalenderdagen | ||||||
| HUIDIGE TERMIJNEN | STREEFTERMIJN | |||||
| Geen verslag of attest | Met verslag of attest | TOTAAL | Geen verslag of attest | Met verslag of attest | TOTAAL | |
| Eerste voorfinanciering (diensten en leveringen) | 30 | geen | 30 | 20 | geen | 20 |
| Eerste voorfinanciering (andere contracten en subsidies) | 45 | geen | 45 | 20 | geen | 20 |
| Andere betalingen (contracten) | 30 | 20/45/60 | 50/75/90 | 30 | 20/30 | 50/60 |
| Andere betalingen (subsidies) | 45 | 45/60 | 90/105 | 30 | 45/60 | 75/90 |
Het zal de nodige inspanning vergen om dit ambitieuze doel te bereiken, gezien het aantal en de omvang van de betalingen die de Commissie verricht en het deel daarvan waarbij de huidige termijnen worden overschreden6.
De Commissie is ervan overtuigd dat met de maatregelen 1 en 2 het opzetten en het verdere verloop van projecten gemakkelijker wordt en de onderbesteding van EU‑geld kan worden teruggedrongen. Deze maatregelen sluiten ook aan bij de plannen die de Commissie heeft aangekondigd in het herstelplan7 en in haar voorstel over betalingsachterstanden bij handelstransacties.
De diensten zorgen ervoor dat de daadwerkelijke betalingstermijn voor tussentijdse en saldobetalingen alleen de in deze mededeling genoemde streeftermijn overschrijden als hier vanwege bijzondere omstandigheden een gegronde reden voor bestaat, zoals de objectieve noodzaak om de betaling over een langere periode te spreiden. De betalingstermijnen blijven echter altijd binnen de grenzen die in de uitvoeringsvoorschriften worden gesteld.
De diensten van de rekenplichtige zullen de bij de tenuitvoerlegging van bovenstaande maatregelen geboekte vooruitgang per kwartaal bekijken, zoals de Commissie de Ombudsman heeft toegezegd. Bij de eerste evaluatie zal worden gekeken naar de betalingsachterstanden die zich in het laatste kwartaal van 2009 hebben voorgedaan. Voor te late betalingen blijft achterstandsrente verschuldigd volgens de regels die in artikel 106, lid 5, van de uitvoeringsvoorschriften zijn vastgesteld.
Tevens wijst de Commissie erop dat:
- facturen en kostendeclaraties direct bij ontvangst moeten worden geregistreerd;
- de termijn van 60 dagen voor de goedkeuring van verslagen of attesten alleen mag worden toegepast in bijzonder moeilijke gevallen, zoals artikel 106, lid 3, tweede alinea, bepaalt;
- in het geval een verslag of een attest niet kan worden goedgekeurd, bijvoorbeeld omdat bepaalde documenten ontbreken, mogen de diensten niet aarzelen om de betalingstermijn op te schorten, zoals de financiële regels voorschrijven. In dergelijke gevallen telt de periode waarin de betaling is opgeschort uiteraard niet mee. Opschorting moet echter altijd overeenkomstig de financiële voorschriften worden gemotiveerd en de begunstigde moet hiervan in kennis worden gesteld8.
Maatregel 3: Meer forfaitaire betalingen en vaste bedragen bij subsidies
EU‑subsidies kunnen worden toegekend in de vorm van: a) de terugbetaling van het geheel of een deel van de subsidiabele kosten van een project, b) een vast bedrag of c) een forfaitaire financiering (eenheidskosten). Een combinatie van deze vormen is ook mogelijk.
Om subsidies sneller uit te betalen, zal de Commissie trachten het gebruik van forfaitaire betalingen, waarvoor in de uitvoeringsvoorschriften geen limiet geldt, en vaste bedragen verder te bevorderen. Deze financieringsvormen dienen altijd te worden gebruikt wanneer de aard van de toegekende subsidie en de rechtsgrond dat toelaten. Er zij op gewezen dat de Commissie bij besluit kan toestaan gebruik te maken van één of meer vaste bedragen van, per bedrag, 25 000 EUR of minder, ter dekking van één of meer categorieën subsidiabele kosten (artikel 181, lid 1, onder a), van de uitvoeringsvoorschriften).
De diensten wordt daarom verzocht om, met behulp van DG Begroting, besluiten met forfaitaire betalingen en vaste bedragen vast te stellen, zodat hiervan meer gebruik wordt gemaakt.
Vanuit dezelfde optiek en aansluitend op haar voorstellen voor de wijziging van de Verordening betreffende het Europees Sociaal Fonds9, zal de Commissie voorstellen dat zowel bij de herziening van lopende programma's en maatregelen als bij nieuwe wetgevingsvoorstellen, zo mogelijk hogere vaste bedragen worden vastgesteld (artikel 181, lid 2, van de uitvoeringsvoorschriften).
2.Flexibele interpretatie van de financiële regels
In het dagelijks gebruik is het de Commissie die de financiële regels interpreteert of richtsnoeren opstelt, zodat alle diensten dezelfde werkwijze volgen.
Om de bestaande financiële regels zo flexibel mogelijk te interpreteren en daardoor het beheer eenvoudiger te maken, voert de Commissie onderstaande maatregelen in.
Maatregel 4: Oproepen tot het indienen van voorstellen die 2 jaar beslaan
Voor een oproep tot het indienen van voorstellen is een financieringsbesluit nodig waarin het jaarperiodiciteitsbeginsel in acht wordt genomen. Volgens de bestaande richtsnoeren mogen de diensten van de Commissie dus geen oproep organiseren waarbij aanvragers voorstellen kunnen indienen voor verschillende termijnen die in twee opeenvolgende jaren vallen, ook al zijn de criteria van beide oproepen identiek. Er zijn twee financieringsbesluiten nodig en twee oproepen tot het indienen van voorstellen.
Nu wordt het mogelijk oproepen tot het indienen van voorstellen die twee opeenvolgende jaren beslaan te organiseren, mits de Commissiediensten het goedkeuringsschema voor financieringsbesluiten zo efficiënt mogelijk toepassen en de specifieke bepaling hierover opnemen in de oproep.
Dit houdt in dat in plaats van twee afzonderlijke oproepen tot het indienen van voorstellen, de ene voor jaar N en de andere voor jaar N+1, een enkele oproep kan worden georganiseerd en potentiële begunstigden hun voorstellen slechts één keer hoeven in te dienen. De Commissie kan onmiddellijk na de goedkeuring van het voorontwerp van begroting voor jaar N+1 toestemming geven om N+1-kredieten te gebruiken voor een oproep tot het indienen van voorstellen die al loopt en waarin een specifieke bepaling is opgenomen die deze aanvulling mogelijk maakt. Op dezelfde manier kunnen N+1-kredieten worden toegevoegd aan een oproep tot het indienen van voorstellen met slechts een enkele deadline. Deze maatregel bespaart tijd, energie en middelen, en levert alle betrokkenen voordeel op.
Maatregel 5: Minder complexe oproepen tot het indienen van voorstellen
Voor verschillende beleidsterreinen, met name onderwijs en cultuur, sommige onderzoeksprogramma's (Marie Curie) en ontwikkelingshulp zijn de oproepen tot het indienen van voorstellen zeer repetitief en/of gestandaardiseerd. Het zijn meestal lange, ingewikkelde documenten.
In dergelijke gevallen van repetitieve en/of gestandaardiseerde oproepen zal de Commissie, waar mogelijk, documentatie ontwikkelen om de vaste informatie, die in principe voor verschillende oproepen geldt, te onderscheiden van de specifieke informatie voor een bepaalde oproep. Afhankelijk van de haalbaarheid en de complexiteit van de projecten, zou de ordonnateur zijn diensten dan toestemming kunnen geven om bij de toekenning van subsidies in twee stappen te werk te gaan.
1. Als eerste stap zou de Commissie een praktische handleiding voor de toekenning van subsidies opstellen met alle algemene informatie, richtsnoeren en financiële regels die het leeuwendeel van de oproepen tot het indienen van voorstellen uitmaken. Deze handleiding wordt vervolgens gepubliceerd op de internetsite van het betrokken programma.
2. Tweede stap zou de goedkeuring van het jaarlijkse financieringsbesluit zijn en de publicatie van de oproepen tot het indienen van voorstellen zelf, die inhoudelijk strikt beperkt blijven tot de specifieke en variabele elementen: het budget dat voor de oproep beschikbaar is, de data voor het indienen van de voorstellen en andere elementen die nieuw zijn of afwijken van de handleiding (zoals nieuwe prioriteiten). In de oproepen tot het indienen van voorstellen moet uitdrukkelijk worden verwezen naar de bijbehorende documentatie. Ook dit wordt gepubliceerd op de internetsite van het programma, samen met inschrijfformulieren die kunnen worden gedownload.
Deze aanpak wordt al gevolgd voor de programma's op het gebied van onderwijs en cultuur, en dient ook op andere beleidsterreinen meer te worden toegepast zodat het organiseren van oproepen tot het indienen van voorstellen een minder zware taak wordt, zodra de handleiding eenmaal is ontwikkeld. Deze aanpak is gebruikersvriendelijker en biedt potentiële begunstigden van EU-geld meer overzicht: uiteindelijk kunnen zij daardoor sneller en nauwkeuriger reageren op oproepen tot het indienen van voorstellen, waardoor subsidies eerder kunnen worden toegekend.
Deze maatregel wordt geleidelijk ingevoerd en eind 2009 geëvalueerd om na te gaan wat de effecten zijn van deze aanpak.
3.Interne en externe steun
Om de begroting gemakkelijker en sneller uit te voeren, stelt de Commissie de volgende geleidelijke aanpak voor, zowel op intern als op extern niveau.
3.1.Steun van DG Begroting aan andere Commissiediensten
Maatregel 6: Meer proactief advies van DG Begroting
Volgens het Financieel Reglement (artikel 75, lid 2), moet elke EU‑uitgave worden voorafgegaan door een financieringsbesluit, dat inhoudt dat de Commissie haar politieke goedkeuring hecht aan de financiering van een project. Om de diensten in de voorbereidende fase te helpen en er zo voor te zorgen dat financieringsbesluiten sneller door de Commissie worden goedgekeurd, zal DG Begroting extra ondersteuning bieden, met name door:
- een model voor alle financieringsbesluiten op te stellen. Financieringsbesluiten van de Commissie bevatten nu vaak veel meer informatie dan op grond van de financiële regels of het basisbesluit nodig is. Daarom zal een eenvoudig, gestroomlijnd model worden voorgesteld om het de operationele diensten die Gemeenschapsgeld beheren, gemakkelijker te maken. Het model moet er ook voor zorgen dat het overleg tussen de diensten vlotter verloopt en dat er minder documenten en vertalingen nodig zijn. Dit model is alleen bedoeld als ondersteuning; het staat de diensten die hun eigen, in overleg met DG Begroting vastgestelde model willen blijven gebruiken, vrij om dat te doen.
Het model van DG Begroting zal vervolgens aan de interne regels die jaarlijks door de Commissie worden vastgesteld, worden gehecht. Dit model komt eind mei 2009 beschikbaar, zodat de diensten het vanaf 1 juni 2009 kunnen gebruiken;
- de diensten aan te moedigen meer gebruik te maken van de ruimte die de financiële voorschriften bieden (artikel 90, lid 4, van de uitvoeringsvoorschriften) om financieringsbesluiten te wijzigen: op die manier kan de ordonnateur niet-substantiële wijzigingen van de uitvoeringsbepalingen voor de actie goedkeuren zonder het oorspronkelijke financieringsbesluit te moeten wijzigen door middel van een nieuw besluit van de Commissie (via een schriftelijke, machtigings- of delegatieprocedure). Deze flexibiliteitsbepaling kan met name goed worden toegepast wanneer voor de volledige uitvoering van de actie die door het College is goedgekeurd, de kredieten met maximaal 20% van het oorspronkelijke bedrag moeten worden verhoogd, of de oorspronkelijke duur van de actie met maximaal 20% moet worden verlengd. DG Begroting zal deze flexibiliteitsbepaling aan de diensten verstrekken en haar opnemen in het modelfinancieringsbesluit. Deze maatregel moet eind april 2009 kunnen worden toegepast;
- het gebruik van andere flexibele maatregelen waarin de financiële voorschriften voorzien, te stimuleren, zoals de bepaling dat de diensten kunnen besluiten gegadigden vrij te stellen van de verplichting bewijsstukken te verstrekken die zij al in het kader van een andere aanbestedingsprocedure hebben verstrekt (artikel 134, lid 6, van de uitvoeringsvoorschriften), of de gevallen waarin het verstrekken van financiële garanties en andere documenten door contractanten en begunstigden optioneel is. In dit verband zullen richtsnoeren worden opgesteld om het optionele karakter van deze vereisten te beklemtonen en de diensten bij te staan de risico's die daarmee gepaard gaan, te beoordelen10;
- waar mogelijk de diensten aan te moedigen hun financieringsbesluiten/jaarprogramma's zo vroeg mogelijk op te stellen, zodat de Commissie ze onmiddellijk na de goedkeuring van het voorontwerp van begroting kan goedkeuren;
- zo efficiënt mogelijk gebruik te maken van kadercontracten: voor zover mogelijk zullen de diensten worden aangemoedigd in de toekomst ook andere directoraten-generaal of bureaus gebruik te laten maken van hun kadercontracten, zodat dubbel werk of onnodige aanbestedingsprocedures worden vermeden. Deze aanpak zal systematisch worden gevolgd voor standaardopdrachten (meubilair, communicatie) of, voor meer gespecialiseerde diensten, binnen dezelfde familie van programma's, zoals extern beleid of onderzoek;
- het werken met partnerschappen voor subsidies te bevorderen: gedurende de looptijd van een project kunnen partnerschappen voorkomen dat dezelfde formaliteiten steeds opnieuw moeten worden afgewikkeld. Binnen het kader van de bestaande interne richtsnoeren zal de Commissie dan ook het werken met dergelijke partnerschappen verder bevorderen.
Een kaderpartnerschap kan worden gesloten om een samenwerkingsrelatie op lange termijn tussen de Commissie en sommige begunstigden van subsidies (artikel 163 van de uitvoeringsvoorschriften) tot stand te brengen. Het partnerschap beschrijft de gemeenschappelijke doelstellingen, de aard van de voorgenomen acties, en de procedure voor de toekenning van subsidies. De subsidies worden vervolgens toegekend door middel van specifieke overeenkomsten ter uitvoering van het partnerschap, waarin de voorwaarden, het subsidiebedrag en de duur van de subsidie worden vastgelegd. Alleen voor specifieke overeenkomsten is een begrotingsvastlegging vooraf vereist, waardoor met sommige begunstigden een samenwerkingsrelatie op lange termijn kan worden aangegaan zonder dat alle benodigde kredieten in een keer worden vastgelegd.
3.2.Steun van de Commissie voor potentiële contractanten en andere begunstigden van EU‑geld
Maatregel 7: Kortere procedures voor aanbestedingen en subsidies
- De Commissie zal zich blijven inspannen om de aanbestedingsprocedures te vereenvoudigen en de duur ervan te beperken, in het bijzonder voor contracten waarmee grote bedragen zijn gemoeid. Daarnaast worden in niet-openbare en onderhandelingsprocedures met aanbestedingsbericht de minimumtermijnen voor de ontvangst van de deelnemingsverzoeken en, in het geval van niet-openbare procedures, ook voor de ontvangst van de inschrijvingen, indien dit mogelijk en noodzakelijk is in verband met de economische crisis, overeenkomstig artikel 142 van de uitvoeringsvoorschriften ingekort. Deze bepaling maakt het mogelijk om in bepaalde omstandigheden deze termijnen in te korten van 77 tot 20 dagen, wanneer het om dringende redenen onmogelijk is de gebruikelijke termijnen in acht te nemen. Dit is in overeenstemming met de richtsnoeren die de Europese Raad heeft vastgesteld om de lengte van de aanbestedingsprocedures voor grote overheidsprojecten in de lidstaten te verminderen van 87 tot 30 dagen11.
- Er dient een vergelijkbare aanpak te worden gevolgd om de totale duur van de procedures voor de toekenning van subsidies te verkorten, rekening houdend met het feit dat het Financieel Reglement geen termijnen oplegt. Dit kan in het bijzonder op de volgende manier:
de selectieprocedure sneller laten verlopen door gebruik te maken van de flexibiliteit die de uitvoeringsvoorschriften bieden (artikel 178, lid 1 bis). Met name wanneer bij een oproep tot het indienen van voorstellen de voorstellen in twee fasen moeten worden ingediend (indieningsprocedure in twee fasen), dient de eerste fase een minimale inspanning van de aanvragers te vergen. Van hen zou bijvoorbeeld slechts een korte projectschets moeten worden gevraagd waarin zij in grote lijnen de belangrijkste elementen van hun project beschrijven (korte beschrijving, doelstellingen, resultaten, looptijd en wijze van uitvoering), alsmede een begrotingsoverzicht. Alleen de aanvragers die in de eerste fase worden geselecteerd, dienen vervolgens een volledig voorstel in.
Deze werkwijze is met name geschikt voor programma's waarbij doorgaans veel voorstellen worden ingediend en kan de aanvragers kosten besparen. De Commissie kan zich concentreren op de beste voorstellen, doordat veel voorstellen in een vroeg stadium afvallen. Verschillende diensten maken al gebruik van deze indienings‑ en evaluatieprocedure in twee fasen (zoals EAC, AIDCO en RTD) en de reacties zijn over het algemeen positief.
Wanneer het opstellen van een projectschets veel werk vraagt, zoals bij complexe projecten, kan dit echter veel tijd in beslag nemen en een zware belasting vormen voor de aanvrager. Om efficiënt te zijn, zou deze werkwijze bij voorkeur moeten worden gebruikt voor duidelijke, eenvoudige projectschetsen.
Het kan ook zo zijn dat aanvragers wel een volledig voorstel moeten indienen, maar dat alleen de voorstellen die op grond van de toetsing aan een beperkt aantal criteria door de eerste fase komen, doorgaan voor verdere evaluatie (evaluatieprocedure in twee fasen).
- De verkorte procedures voor contracten en subsidies gelden ook voor ontwikkelingslanden die in zulke moeilijke omstandigheden verkeren dat volgens de Commissie sprake is van een 'crisissituatie'. De Commissie zal de situatie van de meest kwetsbare ontwikkelingslanden blijven volgen en de lijst van landen waar sprake is van een 'crisissituatie' regelmatig bijstellen12.
Maatregel 8: Waar mogelijk eenvoudiger en lichtere controlemaatregelen
De Commissie streeft naar een beter evenwicht tussen kosten en efficiëntie in het financieel beheer en de controle. Doel is het aantal tussenstappen te verminderen (voorbeeld: bij voorfinanciering die onmiddellijk na ondertekening van het contract wordt uitbetaald, dient systematisch het lichtste financiële circuit te worden gevolgd – cf. maatregel 1), en de achterstanden in controle en beheer te verkleinen, en mogelijk de organisatiestructuur ervan te herzien. Een ander doel is rationalisering van de verslaglegging die verband houdt met de betaling, door de verschillende bewijsstukken en de financiële staten tegelijkertijd te beoordelen in plaats van na elkaar.
Voor deze aanpak moeten de diensten hun systemen evalueren en op basis van hun ervaring met de tenuitvoerlegging van hun programma's de knooppunten en overbodige controles aanwijzen. Er dient tevens rekening gehouden te worden met de risicoanalyse van de ordonnateurs voor de verschillende soorten maatregelen. Of deze aanpak een succes wordt, is in de eerste plaats afhankelijk van de operationele diensten, want zij zijn verantwoordelijk voor de interne organisatie van hun beheer‑ en controleprocedures.
4.Conclusie
De maatregelen die in deze mededeling worden voorgesteld, sluiten aan bij de doelstelling van de Commissie om de uitvoering van de begroting te vereenvoudigen en te verbeteren en geven hieraan een nieuwe impuls ter ondersteuning van het herstelplan dat de Commissie aan het Parlement en de Raad heeft voorgelegd. Het welslagen van de maatregelen vereist niet alleen de voortdurende inzet van de diensten om de gestelde doelen te bereiken, maar ook het begrip en de medewerking van alle betrokken partijen. De maatregelen moeten worden beschouwd als de volgende stappen in een voortgaand vereenvoudigingsproces waarin ook de komende begrotingsevaluatie en de driejaarlijkse herziening van het Financieel Reglement een rol spelen.
Alle vrijwillige maatregelen die in de punten 2 en 3 zijn beschreven, zijn bedoeld om de Commissiediensten te helpen de in punt 1 geformuleerde doelstellingen voor het verkorten van de betalingstermijnen te verwezenlijken. De diensten moeten zelf beoordelen met welke van deze maatregelen zij het beste de beoogde betalingstermijnen kunnen realiseren. Zij zullen hun keuze echter wel moeten motiveren als zij er niet in slagen de streeftermijnen te halen.
Deze maatregelen maken deel uit van een voortdurende vereenvoudiging van de financiële regels, een proces waar de Commissie veel belang aan hecht.
De Commissie draagt haar diensten op alle bovenstaande maatregelen uit te voeren. Zij dienen met name onmiddellijk te beginnen met het verkorten van de betalingstermijnen, zodat de doelen die in de maatregelen 1 en 2 zijn gesteld, op 1 oktober 2009 zijn verwezenlijkt. De rekenplichtige van de Commissie is belast met het toezicht op de resultaten van deze maatregelen, en zal voor het eerst verslag uitbrengen op basis van de betalingstermijnen van het laatste kwartaal van 2009.
Ten slotte zal in de jaarlijkse activiteitenverslagen van de directeuren-generaal en diensthoofden over 2009 en in het jaarlijks verslag over de beheersresultaten van de Commissie over 2009 de stand van zaken worden geschetst.
1PB L 248 van 16.9.2002, blz. 1.
2PB L 357 van 31.12.2002, blz. 1.
3Zie het voorstel van de Commissie voor een herschikking van Richtlijn 2000/35/EG over de bestrijding van betalingsachterstanden bij handelstransacties [COM(2009)126 definitief].
4Ook de Europese Ombudsman dringt hierop aan: na het onderzoek op eigen initiatief van 2008 is onlangs opnieuw een onderzoek gestart over dit punt.
5In verband met de jaarlijkse afsluiting van de begroting en de bedragen die moeten worden overgedragen, wordt de periode tussen 15 december en 15 januari niet meegerekend voor de met deze maatregel beoogde termijn.
6In 2007 werd 22% van het aantal betalingen te laat verricht: 12% van het totaalbedrag.
7COM(2008) 800 definitief van 26.11.2008.
8Zie artikel 106, lid 1, derde alinea, lid 3, vierde alinea, en lid 4, van de uitvoeringsvoorschriften.
9COM(2008) 813 definitief van 26.11.2008.
10Deze documenten zullen online beschikbaar zijn op BUDGWEB, de interne website van de Commissie over financiële en beheerskwesties. Ze zullen ook aan alle Commissiediensten worden verstrekt via het RUF (Réseau des unités financières); http://www.cc.cec/budg/index_en.html
11Zie Conclusies van de Europese Raad van 12 december 2008, punt 11, achtste streepje. De Commissie heeft zich achter deze aanpak geschaard in persbericht IP/08/2040 van 19.12.2008, waarin zij beaamt dat het gebruik van de in artikel 38, lid 8, van Richtlijn 2004/18/EG bedoelde versnelde aanbestedingsprocedure, die de termijnen beperkt tot 10 dagen, gerechtvaardigd is vanwege de buitengewone aard van de huidige economische crisis.
12Zie COM(2009)160. Overeenkomstig artikel 168, lid 2, van de uitvoeringsvoorschriften, kunnen in crisissituaties flexibelere procedures worden toegepast.
NL NL