6e Periodieke rapportage Commissie van Aanbestedingsexperts (bijlage bij 32440,nr.113) - Hoofdinhoud

Officiële titel	6e Periodieke rapportage Commissie van Aanbestedingsexperts (bijlage bij 32440,nr.113)
Document­datum	12-07-2019
Publicatie­datum	18-07-2019
Nummer	2019D31042
Kenmerk	32440, nr. 113
Externe link	originele PDF
Originele document in PDF

Commissie van

Aanbestedingsexperts

6 e Periodieke rapportage Commissie van Aanbestedingsexperts

6 e Periodieke rapportage Commissie van Aanbestedingsexperts

Periode: 01-03-2018 tot 01-03-2019

Van: Chris Jansen (voorzitter),

Anne Fischer-Braams (vice-voorzitter) en

Tsong Ho Chen (lid)

Datum: 11 juni 2019

Kopie aan: de Staatssecretaris van Economische Zaken en Klimaat

• 1. 

  Inleiding 3.2 Aantal ingediende en in behandeling genomen klachten

  In het rapportagejaar heeft de CvAE 53 klachten ontvangen (de

Dit is de zesde jaarrapportage van de Commissie van klachten met de nummers 464 tot en met 516). Het aantal

Aanbestedingsexperts (CvAE). Deze jaarrapportage heeft ingediende klachten blijft daarmee nagenoeg gelijk aan de betrekking op de periode 1 maart 2018 tot 1 maart 2019. voorafgaande twee jaren (59 in het vijfde en 57 klachten in het

vierde rapportagejaar).

De CvAE ontleent haar bestaansrecht aan artikel 4.27 van de

Aanbestedingswet 2012 en het Instellingsbesluit van de Minister Het verschil met eerdere jaren is dat de klachten vooral in de van Economische Zaken van 7 maart 2013, Stcrt 2013, nr. 6182. laatste maanden van het rapportagejaar met grote pieken De CvAE bestaat op het moment van verschijnen van deze kwamen (zo werden er in november 13 klachten ingediend en in jaarrapportage uit een voorzitter (prof. mr. C.E.C. Jansen 1 ), januari 11 klachten). Het totaal aantal ingediende deelklachten is een vice-voorzitter (mr. A.C.M. Fischer-Braams 2 ) en een derde lid gedaald ten opzichte van het afgelopen jaar: 94 deelklachten in (mr. drs. T.H. Chen 3 ), die ieder voor 10 uur per week aan de CvAE het afgelopen jaar tegenover 117 in het vorige (vijfde) jaar. In het zijn verbonden. vierde jaar waren dat er overigens 80.

Aan de CvAE zijn 46 experts verbonden die, op verzoek van de In totaal zijn er in de eerste zes jaar van het bestaan van de CvAE CvAE, haar assisteren bij de behandeling van klachten. De CvAE 460 4 klachten ingediend. wordt ondersteund door een secretariaat dat is belast met juridisch-administratieve en juridisch-inhoudelijke taken. De CvAE neemt niet alle bij haar ingediende klachten in

behandeling. Met name indien niet eerst een klacht is ingediend

Zoals dat ook met de eerdere jaarrapportages is gebeurd, zal de bij de aanbestedende dienst, neemt de Commissie de klacht niet rapportage worden gepubliceerd op de website van de CvAE: in behandeling. Zoals in de vorige jaarrapportage was vermeld, https://www.commissievanaanbestedingsexperts.nl . De CvAE zendt kopie heeft de Commissie deze regel in het vijfde rapportagejaar iets van de rapportage ter kennisname aan de Staatssecretaris van minder strikt toegepast in die zin dat de ondernemer gedurende Economische Zaken en Klimaat. de procedure bij de CvAE in de gelegenheid werd gesteld om

alsnog een klacht bij de aanbestedende dienst in te dienen.

Dat verklaart de daling in het vijfde rapportagejaar van het aantal

• 2. 

  Doel en taken niet in behandeling genomen klachten naar 5 klachten ten

  opzichte van 15 in het jaar daarvoor. Sinds het einde van het vijfde Het primaire doel van de CvAE is door een snelle, zorgvuldige en rapportagejaar heeft de CvAE de regel dat eerst schriftelijk een laagdrempelige behandeling van klachten bij te dragen aan de klacht moet worden ingediend bij de aanbestedende dienst weer oplossing van aanbestedingsklachten. De CvAE kan dat doen door strikt gehandhaafd. In het zesde rapportagejaar is het aantal niet niet bindende adviezen te geven naar aanleiding van klachten en in behandeling genomen klachten daarom gestegen naar 14. door tussen partijen te bemiddelen. De CvAE tracht daarmee

tevens de professionaliteit van de aanbestedingspraktijk verder te 3.3 Partijen

verbeteren en een leereffect teweeg te brengen bij ondernemingen, Ook in dit rapportagejaar zijn er geen klachten ingediend door aanbestedende diensten en speciale-sectorbedrijven. aanbestedende diensten of speciale-sectorbedrijven. Van de 53 in

het rapportagejaar ingediende klachten zijn 38 afkomstig van

midden- en kleinbedrijven (4 minder dan in het vorige jaar), 10 van

• 3. 

  Belangrijkste ontwikkelingen in het grootbedrijven (2 minder dan vorig jaar) en zijn 5 klachten

rapportagejaar ingediend door een brancheorganisatie namens één of meer ondernemingen (gelijk aan het vorige rapportagejaar).

3.1 Personele wisselingen De helft van de klachten is ingediend tegen gemeenten (al dan

Nadat de juridisch medewerker per 1 november 2018 van niet in een samenwerkingsverband). Verder zijn onder andere dienstverband wisselde, is deze functie tijdelijk opgevuld. Vanaf klachten ingediend tegen de Rijksoverheid, onderwijsinstellingen, 1 april 2019 beschikt de CvAE weer over een juridisch medewerker. provincies, een academisch ziekenhuis, een veiligheidsregio en

Vanaf juli 2018 is voor het eerst een student-stagiaire voor een een organisatie die geen publiekrechtelijke instelling bleek te zijn. aantal maanden werkzaam geweest bij de CvAE. Dat is voor In het rapportagejaar zijn geen klachten ingediend tegen herhaling vatbaar. speciale-sectorbedrijven.

1 Benoemd met ingang van 1 april 2013 tot lid tevens vice-voorzitter en 4 Gedurende de eerste jaren waarin de CvAE in functie was, zijn als gevolg benoemd met ingang van 1 juni 2017 tot lid tevens voorzitter. van technische mankementen in het ICT-klachtenregistratiesysteem

2 Benoemd met ingang van 19 oktober 2017 tot lid tevens vice-voorzitter. klachtnummers ‘overgeslagen’. Dat verklaart waarom het aantal daad

3 Benoemd met ingang van 1 april 2015 tot lid. werkelijk ingediende klachten lager is dan uit de nummering lijkt te volgen.

3.4 Onderwerp klachten 3.5 Uitgebrachte adviezen en stand van zaken per

Ook dit rapportagejaar hebben de ingediende klachten hoofd 1 maart 2019

zakelijk betrekking op overheidsopdrachten (waaronder raam De CvAE heeft adviezen uitgebracht in 27 van de 53 klachten die overeenkomsten) en in mindere mate op concessieopdrachten. gedurende het rapportagejaar zijn ingediend. Van de overige 26

De aanbestede opdrachten betreffen zowel diensten, leveringen ingediende klachten zijn 14 klachten niet in behandeling genomen, als werken. Er is geen klacht ingediend met betrekking tot een en is 1 klacht alsnog ingetrokken. Bij de afsluiting van het speciale-sectoropdracht. rapportagejaar (op 1 maart 2019) had de CvAE nog 11 klachten in

behandeling. Het gaat hier om 2 klachten die eind 2018 zijn

Nog steeds hebben de klachten die zijn ingediend in hoofdzaak ingediend en 9 klachten die begin 2019 zijn ingediend. betrekking op Europese openbare procedures (26 klachten), maar dat zijn er wel 9 minder dan het jaar ervoor. Het aantal klachten De CvAE heeft gedurende het rapportagejaar daarnaast nog dat betrekking had op Europese niet-openbare procedures is adviezen uitgebracht in 11 klachten die zijn ingediend in de laatste gestegen van 4 naar 9 en het aantal klachten over nationale fase van het vorige rapportagejaar en die bij de afsluiting van dat openbare procedures van 3 naar 6. Het aantal klachten over jaar (op 1 maart 2018) nog in behandeling waren. meervoudig onderhandse procedures is juist gehalveerd: van

10 naar 5. Daarmee heeft de CvAE gedurende het rapportagejaar in totaal in 38 klachten adviezen uitgebracht. Dat is nagenoeg gelijk aan het

Aanbestedende diensten nemen tijdens de voorbereiding, aantal van 39 klachten waarover de CvAE in het vorige rapportageinrichting en afwikkeling van een aanbestedingsprocedure tal van jaar adviezen heeft uitgebracht. Het aantal door de Commissie beslissingen. Die beslissingen moeten in overeenstemming zijn onderscheiden deelklachten in de uitgebrachte adviezen is met de regels van de Aanbestedingswet 2012, waaronder ook de gedaald van 88 in het vorige rapportagejaar naar 68 in dit

Gids Proportionaliteit. Die regels vormen een uitwerking van de rapportagejaar. beginselen van aanbestedingsrecht: het non-discriminatiebeginsel, het beginsel van gelijke behandeling, het transparantie In totaal heeft de CvAE in de eerste zes jaar van haar bestaan 276 beginsel en het proportionaliteitsbeginsel. Een belangrijk deel adviezen uitgebracht. van de klachten dat in de afgelopen periode is ingediend, heeft opnieuw betrekking op de (vermeende) strijdigheid van de inhoud Opnieuw is het aantal adviezen dat gedurende het rapportagejaar en/of de toepassing van kwalitatieve geschiktheidseisen en is uitgebracht inzake klachten met een kritieke termijn gedaald ten beoordelings- en gunningssystematieken met de hiervoor opzichte van het aantal adviezen dat is uitgebracht in klachten genoemde beginselen. zonder kritieke termijn. Dit komt doordat aanbestedende diensten

in weinig gevallen bereid zijn om kritieke termijnen in de aan

Gedurende het rapportagejaar is slechts incidenteel geklaagd over bestedingsprocedure te verlengen of de aanbestedingsprocedure het nalaten van een aanbestedende dienst om een overheidsop te schorten (zie paragraaf 3.7 hierna). In het vorige rapportageopdracht in concurrentie aan te besteden. Ook over het onnodig jaar bedroeg de verhouding: 16 adviezen inzake klachten met een clusteren van opdrachten en het gebruik van disproportionele kritieke termijn tegenover 23 adviezen inzake klachten zonder contractvoorwaarden is in het rapportagejaar weinig geklaagd. kritieke termijn. In de periode waar deze jaarrapportage op ziet,

bedraagt die verhouding: 12 adviezen inzake klachten met een

Ook dit rapportagejaar is de CvAE in een aantal klachtprocedures kritieke termijn tegenover 26 adviezen inzake klachten zonder gevraagd een standpunt in te nemen ten aanzien van kwesties kritieke termijn. Ter vergelijking: in het vierde rapportagejaar was waarvan op dat moment werd verwacht dat zij zich ook in die verhouding nog 30 adviezen inzake klachten met kritieke toekomstige aanbestedingen zouden kunnen voordoen. Hierbij termijn tegenover 6 adviezen inzake klachten zonder kritieke valt te denken aan het gebruik van een levenscyclusanalyse als een termijn. nader gunningscriterium in het kader van het gunningscriterium

beste prijs-kwaliteitverhouding, het gebruik van nadere 3.6 Gemiddelde doorlooptijden uitbrengen advies

selectiecriteria binnen de grenzen van de Gids Proportionaliteit, De gemiddelde doorlooptijd van het uitbrengen van een advies in de vraag of een aanbestedende dienst mag kiezen voor een klachten met een kritieke termijn is in het rapportagejaar licht on-premise oplossing en een SAAS-oplossing mag verbieden, gestegen naar 40 dagen, ten opzichte van 35 dagen in het jaar de vraag of en onder welke voorwaarden een uitzondering bestaat ervoor. Deze termijn begint te lopen op het moment dat een op de verplichting om architectendiensten in concurrentie aan te klacht bij de CvAE wordt ingediend. Daarmee acteert de CvAE in besteden en de vraag op welk moment een inschrijving is dergelijke gevallen net zo snel als een voorzieningenrechter in kort ingediend. geding. Bij de 2 klachten met een kritieke termijn die zijn ingediend

in de laatste fase van het vorige rapportagejaar en die bij de

afsluiting van dat jaar (op 1 maart 2018) nog in behandeling waren,

was de gemiddelde doorlooptijd 35 dagen.

In de vorige jaarrapportage heeft de CvAE de toezegging gedaan 3.7 Opschorting aanbestedingsprocedures

dat zij zich zal inspannen in zaken met een kritieke termijn binnen In slechts 20% van de klachten die in het rapportagejaar zijn

30 dagen na de reactie op de klacht door de aanbestedende dienst ingediend en opschorting nog mogelijk was, heeft de met een advies te komen. In het afgelopen rapportagejaar heeft aanbestedende dienst zich bereid getoond een kritieke termijn in de CvAE in 7 van de 10 zaken die het betrof, die toezegging kunnen de aanbestedingsprocedure op verzoek van de CvAE te verlengen waarmaken. De 3 klachten waarin niet binnen de termijn van of de aanbestedingsprocedure op te schorten. Dit is een lichte

30 dagen na indiening van de reactie op de klacht advies is stijging ten opzichte van de 15% uit het vorige rapportagejaar, uitgebracht, waren allemaal ingediend in november 2018. maar blijft laag. In de voorafgaande rapportagejaren was dat

De behandeling daarvan heeft langer geduurd vanwege het percentage hoger: 50% in rapportagejaar 2013-2014; 60% in kerstreces van twee weken van de CvAE. In 2 van deze zaken heeft rapportagejaar 2014-2015; 25% in rapportagejaar 2015-2016 en de CvAE niettemin vóór het verstrijken van de kritieke termijn 35% in rapportagejaar 2016-2017. Twee van de vier klachten, advies kunnen uitbrengen doordat de aanbestedende dienst de waarbij bereidheid bestond tot opschorting, zagen op dezelfde kritieke termijn had opgeschort. De derde zaak betrof een aanbestedingsprocedure. Daarmee waren aanbestedende aanbestedingsprocedure die was ingetrokken en in die zaak heeft diensten dit rapportagejaar in slechts drie aanbestedingsde CvAE advies uitgebracht voordat de aanbestedende dienst een procedures bereid de procedure op te schorten. nieuwe aanbestedingsprocedure had gestart.

3.8 Verhouding gegronde en ongegronde (deel)klachten

Verder zijn dit rapportagejaar 2 adviezen uitgebracht in klachten Het aantal adviezen waarin de klacht geheel of gedeeltelijk met een kritieke termijn die in het vorige rapportagejaar waren gegrond is verklaard, is dit rapportagejaar opmerkelijk gedaald. ingediend. In één van die klachten heeft de CvAE advies In slechts 42% van de 38 gedurende het rapportagejaar uitgebracht binnen de termijn van 30 dagen na de reactie op de uitgebrachte adviezen is de klacht geheel of gedeeltelijk gegrond klacht door de aanbestedende dienst. In de andere klacht heeft de verklaard. Vorig rapportagejaar was dat percentage nog 66,7% bij CvAE niet binnen de termijn van 30 dagen, maar toch vóór het 39 adviezen. Het percentage is nog wel steeds hoger dan in kort verstrijken van de kritieke termijn advies kunnen uitbrengen, geding (zie https://www.aanbestedingsrecht.org/local/userfiles/pdf-oud/ doordat de aanbestedende dienst de kritieke termijn had NVvA_presentatie_nov_2018_Van_Sloten.pdf : over de periode 2013 tot opgeschort. november 2018 won de inschrijver geheel of gedeeltelijk in 23%

van de zaken).

In de 17 klachten zonder kritieke termijn was sprake van een daling Wanneer de cijfers op deelklachtniveau worden beschouwd, met een gemiddelde doorlooptijd van het uitbrengen van een dan blijkt dat ook dit percentage is gedaald. In 37% van de 68 advies van 118 dagen, ten opzichte van 134 in het voorafgaande deelklachten waarin gedurende het rapportagejaar adviezen zijn rapportagejaar. In de 9 klachten zonder een kritieke termijn die uitgebracht, is een deelklacht geheel of gedeeltelijk gegrond zijn ingediend in de laatste fase van het vorige rapportagejaar en verklaard. Voor wat betreft de 88 deelklachten waarin gedurende die bij de afsluiting van dat jaar (op 1 maart 2018) nog in het vorige rapportagejaar adviezen zijn uitgebracht, was dat 45,4%. behandeling waren, was de gemiddelde doorlooptijd 139 dagen.

3.9 Opvolging van adviezen door aanbestedende diensten

In dit verband is van belang op te merken dat de CvAE prioriteit Opnieuw heeft de CvAE een quick scan uitgevoerd om na te gaan geeft aan de behandeling van klachten met een kritieke termijn. wat aanbestedende diensten hebben gedaan met de in het

Wanneer de CvAE verhoudingsgewijs weinig van dergelijke rapportagejaar uitgebrachte adviezen in klachten met een kritieke klachten gelijktijdig in portefeuille heeft, kan zij die klachten termijn, die door de CvAE geheel of gedeeltelijk gegrond zijn relatief snel afronden. Zodra dat is gebeurd, kunnen klachten verklaard. Het betreft 5 klachten. zonder een kritieke termijn (weer) worden opgepakt. De vaak meer complexe klachten waarin een expert wordt ingeschakeld en De CvAE heeft voor wat betreft 2 van deze 5 klachten een reactie de klachten waarbij een inlichtingenbijeenkomst wordt gehouden, van beide partijen ontvangen en in de andere 3 klachten van één hebben doorgaans een aanzienlijk langere doorlooptijd dan van beide partijen. Uit die reacties blijkt dat de aanbestedende andere klachten en zorgen daarmee voor een hogere gemiddelde dienst in 3 van de 5 klachten aanpassingen in de aanbestedingsdoorlooptijd. Wanneer klachten in pieken binnenkomen, zoals het procedure heeft gedaan naar aanleiding van het advies van de CvAE. afgelopen rapportagejaar is gebeurd, heeft ook dat een negatief effect op de doorlooptijd van de klachten. Ten slotte merkt de In 2 klachten heeft de aanbestedende dienst geen aanpassingen CvAE nog op dat zij gedurende het rapportagejaar een aantal gedaan naar aanleiding van het advies van de CvAE. In 1 van die maanden niet met een 100% personele bezetting heeft kunnen klachten heeft de aanbestedende dienst het advies van de CvAE functioneren, als gevolg van personele wisselingen (zie 3.1 naast zich neergelegd, omdat de procedure al ver was gevorderd hiervoor). en er naar de mening van de aanbestedende dienst genoeg

belangstelling voor de opdracht was getoond. In de andere klacht

heeft de ondernemer laten weten dat de aanbestedende dienst

niets met het advies van de CvAE heeft gedaan.

In 3 van de 5 klachten heeft het advies van de CvAE geleid tot betrekking tot de ingeschakelde experts ten onrechte twee aanpassingen in het kader van de aanbestedingsprocedure. In adviezen zijn meegeteld, die pas in dit rapportagejaar zijn

1 van die klachten heeft de aanbestedende dienst naar aanleiding uitgebracht. In de vorige jaarrapportage komt deze fout alleen van het advies van de CvAE dat de inschrijving van ondernemer, voor in de tabel betreffende de ingeschakelde experts, die de klacht had ingediend, ten onrechte ongeldig was verklaard de desbetreffende 2 klachten zijn niet opgenomen in de cijfers van haar gunningsbeslissing herzien en alsnog een perceel aan deze de overige tabellen. Het betreft 2 klachten waarbij in elk daarvan ondernemer gegund. In de tweede klacht heeft de aanbestedende 3 branche-experts zijn ingeschakeld. Daarmee zijn per saldo in het dienst de aanbestedingsprocedure ingetrokken. In de derde klacht vorige rapportagejaar in 11 (in plaats van 13) van de 39 klachten was de klacht gericht tegen de beslissing de aanbestedingswaarin adviezen zijn uitgebracht experts ingeschakeld. Het totale procedure in te trekken. De aanbestedende dienst heeft naar aantal ingeschakelde experts was daarmee in het vorige rapporaanleiding van het advies van de CvAE de aanbestedingsprocedure tagejaar 14, waarvan 4 Commissie-experts en 10 branche-experts. ingetrokken op nieuwe gronden. Het advies van de CvAE bood

daarvoor ook expliciet de ruimte. 3.11 Gepubliceerde adviezen

Het gaat goed met de publicatie van de adviezen op de website.

3.10 Inzet experts Alle adviezen die zijn uitgebracht vóór 1 maart 2018, zijn inmiddels

De CvAE heeft opnieuw belangrijke bijdragen ervaren van de gepubliceerd. Van de 38 adviezen die na 1 maart 2018 zijn experts die zij aan zich heeft verbonden. Incidenteel heeft zij ook uitgebracht tijdens het rapportagejaar, waren er op 1 maart 2019 experts buiten haar expertbestand ingeschakeld voor specifieke 11 nog niet gepubliceerd. Het jaar ervoor waren dat er 14. expertise. In 9 van de 38 klachten waarin in het rapportagejaar adviezen zijn uitgebracht, zijn in totaal 15 experts ingeschakeld. De CvAE publiceert de uitgebrachte adviezen geanonimiseerd op Het gaat hier veelal om niet-juridische branche-experts met haar website. De CvAE kan vrij snel na toezending van een advies inkoopkennis en -ervaring op specifieke deelgebieden (zoals: aan partijen tot publicatie van het advies overgaan, tenzij een

ICT, GWW, sociaal domein, concurrentiegerichte dialoog, partij daartegen bezwaar maakt. Dan kan de CvAE overeenkomstig levenscyclusanalyses, e.d.). Bij het opstellen van deze artikel 12 van haar Reglement pas tot publicatie overgaan na jaarrapportage is gebleken dat in de vorige jaarrapportage met beëindiging van de aanbestedingsprocedure waar de klacht op ziet.

• 4. 

  Tabellen

• A. 

  INGEDIENDE KLACHTEN

A.1 Ingediende en (niet) in behandeling genomen klachten

1 maart 2018 tot 1 maart 2019 1 maart 2017 tot 1 maart 2018

Aantal ingediende klachten 53 59 aantal ingediende deelklachten 94 117 aantal door CvAE onderscheiden deelklachten in uitgebrachte adviezen 5 48 83 Aantal niet in behandeling genomen klachten 14 5 Aantal in behandeling genomen klachten 39 54

Aantal alsnog ingetrokken klachten 1 6 als gevolg van instellen kort geding 0 2 als gevolg actie aanbestedende dienst 1 1 door klager/CvAE 0 3

Aantal klachten waarin is bemiddeld 0 0 Aantal klachten waarin advies is gegeven 6 27 36 Aantal klachten dat bij afsluiting van het rapportagejaar nog in behandeling was 11 12

A.2 Ingediende klachten uitgesplitst naar aanbestedingsprocedure

1 maart 2018 tot 1 maart 2019 1 maart 2017 tot 1 maart 2018

Aantal ingediende klachten 7 53 59 Europese openbare procedure 26 35 Nationale openbare procedure 6 3 Europese niet-openbare procedure 9 4 Nationale niet-openbare procedure 1 1

Europese mededingingsprocedure met Onderhandeling - 1 Europese onderhandelingsprocedure zonder aankondiging 1 - Europese procedure concurrentiegerichte dialoog 1 - Nationale procedure voor het plaatsen van een opdracht binnen een DAS - 1

Nadere procedure voor het gunnen van een overheidsopdracht via een 1 -

raamovereenkomst die is gesloten met meerdere ondernemers

Meervoudig onderhandse procedure 5 10

Enkelvoudig onderhandse procedure (gunning uit de hand) 2 4

Anders:

• - 

  open inkoopprocedure zonder concurrentie 1 -

5 Zie Tabel B1 hierna.

6 Zie Tabel B1 hierna.

7

A.3 Fase van de aanbestedingsprocedure waarin wordt geklaagd

1 maart 2018 tot 1 maart 2019 1 maart 2017 tot 1 maart 2018 Aantal ingediende klachten 8 53 59

Europese openbare procedure 26 35 inschrijvingstermijn loopt nog 6 12 beoordeling inschrijvingen loopt nog 2 3 standstill termijn loopt nog 9 9 standstill termijn verstreken, nog geen contract gesloten 2 5 contract is gesloten 6 4 intrekking procedure 1 2

Nationale openbare procedure 6 3 kwalitatieve beoordeling inschrijvingen loopt nog 1 - standstill termijn loopt nog 1 1 contract is gesloten 4 2

Europese niet-openbare procedure 9 4 termijn voor aanmelding als gegadigde loopt nog 2 1 uitslag selectie(op basis van geschiktheidseisen en selectiecriteria) is aan gegadigden meegedeeld 3 - inschrijvingstermijn loopt nog 1 1 beoordeling inschrijvingen loopt nog 1 - standstill termijn loopt nog 1 - standstill termijn verstreken, nog geen contract gesloten - 2

Nationale niet-openbare procedure 1 1 inschrijvingstermijn loopt nog - 1 intrekking procedure 1 -

Europese mededingingsprocedure met onderhandeling - 1 standstill termijn loopt nog - 1

Europese onderhandelingsprocedure zonder aankondiging 1 - contract is gesloten 1 -

Europese procedure concurrentiegerichte dia-loog 1 - Termijn voor aanmelding loopt nog 1 -

Nationale procedure voor het plaatsen van een opdracht binnen een DAS - 1 contract is gesloten - 1

Nadere procedure voor het gunnen van een overheidsopdracht via een 1 -

raamovereenkomst die is gesloten met meerdere ondernemers

contract is gesloten 1 -

Meervoudig onderhandse procedure 5 10 inschrijvingstermijn loopt nog 1 - beoordeling inschrijvingen loopt nog - 2 standstill termijn loopt nog 1 6 standstill termijn verstreken, nog geen contract gesloten 1 1 contract is gesloten 1 1 intrekking procedure 1 -

Enkelvoudig onderhandse procedure 2 4 standstill termijn verstreken, nog geen contract gesloten - 1 contract is gesloten 2 3

Anders 1 - beoordeling inschrijvingen loopt nog 1 -

8

A.4 Ingediende en (niet) in behandeling genomen klachten

1 maart 2018 tot 1 maart 2019 1 maart 2017 tot 1 maart 2018

Aantal in behandeling genomen klachten 9 39 54 Aantal klachten waarbij door de CvAE verzocht is om termijnverlenging 25 39 verzoek ingewilligd 4 10 6 verzoek afgewezen 16 31 inwilliging verzoek niet mogelijk 5 2 - vanwege intrekking klacht - 2 - omdat de termijn inmiddels al was verlopen 5 - Aantal klachten waarbij om uiteenlopende redenen niet is verzocht om 14 15

termijnverlenging 11

• B. 

  UITGEBRACHTE ADVIEZEN

B.1 Adviezen uitgebracht in het rapportagejaar in (deel)klachten ingediend in het rapportagejaar

1 maart 2018 tot 1 maart 2019 1 maart 2017 tot 1 maart 2018

Aantal adviezen in klachten 27 36 klacht gegrond 4 11 klacht gedeeltelijk gegrond 7 15 klacht ongegrond 12 16 9 klacht niet in behandeling genomen - 1

Uitgesplitst naar deelklachten 48 83 deelklacht gegrond 19 28 deelklacht gedeeltelijk gegrond - 12

deelklacht ongegrond 24 37 deelklacht niet in behandeling genomen 5 6

B.2 Adviezen uitgebracht in het rapportagejaar in (deel)klachten ingediend in eerdere rapportagejaren

1 maart 2018 tot 1 maart 2019 1 maart 2017 tot 1 maart 2018

Aantal adviezen in klachten 11 13 3 14 klacht gegrond 2 - klacht gedeeltelijk gegrond 3 - klacht ongegrond 5 3 klacht niet in behandeling genomen 1 -

Uitgesplitst naar deelklachten 20 5 deelklacht gegrond 5 - deelklacht gedeeltelijk gegrond 1 -

deelklacht ongegrond 10 5 deelklacht niet in behandeling genomen 4 -

9 Zie Tabel A1 hiervoor.

10 Onder deze vier klachten zijn twee klachten die zien op dezelfde aanbestedingsprocedure.

11 Bijvoorbeeld omdat de standstill termijn inmiddels is verlopen, omdat het contract inmiddels is gesloten of omdat er geen sprake is van een termijn die kan verlopen.

12 Het komt overigens met enige regelmaat voor dat een (deel)klacht weliswaar ongegrond wordt verklaard, bijvoorbeeld omdat de klager te laat heeft geklaagd, maar de CvAE in een overweging ten overvloede desalniettemin een inhoudelijk oordeel uitspreekt over de vraag of het handelen of nalaten van de

aanbestedende dienst in strijd is met de Aanbestedingswet 2012. 13 Deze adviezen zijn in het rapportagejaar 1 maart 2018 tot 1 maart 2019 uitgebracht in klachten die zijn ingediend aan het einde van het vorige rapportagejaar

(1 maart 2017 tot 1 maart 2018) en die op 1 maart 2018 nog in behandeling waren. Van de 12 klachten die bij afsluiting van het rapportagejaar 1 maart 2017 tot 1 maart 2018

nog in behandeling waren (zie tabel A1) is 1 klacht ingetrokken als gevolg van een actie van de aanbestedende dienst. In die klacht is dus geen advies uitgebracht.

14 Deze adviezen zijn in het rapportagejaar 1 maart 2017 tot 1 maart 2018 uitgebracht in klachten die zijn ingediend aan het einde van het vorige rapportagejaar

(1 maart 2016 tot 1 maart 2017) en die op 1 maart 2017 nog in behandeling waren.

• C. 

  GEMIDDELDE DOORLOOPTIJDEN VAN DE KLACHTBEHANDELING

C.1 Gemiddelde doorlooptijden 15 van de klachtbehandeling van (deel)klachten ingediend in het rapportagejaar

1 maart 2018 tot 1 maart 2019 1 maart 2017 tot 1 maart 2018

Aantal ingediende klachten 16 53 59 Aantal niet in behandeling genomen klachten 17 14 5 aantal klachten waarbij geen nadere informatie van klager nodig was (+doorlooptijd) 9 (5 dagen) 3 (3 dagen) aantal klachten waarbij klager om nadere informatie is verzocht (+doorlooptijd) 5 (12 dagen) 18 2 (2 dagen)

Aantal in behandeling genomen klachten waarin adviezen zijn uitgebracht 19 27 36 aantal in behandeling genomen klachten met kritieke termijn (+doorlooptijd) 10 (40 dagen) 15 (35 dagen)

aantal in behandeling genomen klachten zonder kritieke termijn (+doorlooptijd) 17 (118 dagen) 21 (134 dagen)

C.2 Gemiddelde doorlooptijden van de klachtbehandeling van (deel)klachten ingediend in het vorige rapportagejaar

1 maart 2018 tot 1 maart 2019 1 maart 2017 tot 1 maart 2018

Aantal in behandeling genomen klachten waarin adviezen zijn uitgebracht 20 11 3 aantal in behandeling genomen klachten met kritieke termijn (+doorlooptijd) 2 (35 dagen) 1 (42 dagen) aantal in behandeling genomen klachten zonder kritieke termijn (+doorlooptijd) 9 (139 dagen) 2 (125 dagen)

C.3 Adviezen wel/niet binnen 30 dagen na reactie op de klacht 21

Aantal dit rapportagejaar ontvangen en in behandeling genomen klachten met kritieke termijn waarin adviezen zijn 7 (18 dagen) uitgebracht binnen 30 dagen na ontvangst van de reactie op de klacht (gemiddelde doorlooptijd vanaf een dag na ontvangst van de reactie op de klacht tot en met de dag waarop het advies is uitgebracht) Aantal dit rapportagejaar ontvangen en in behandeling genomen klachten met kritieke termijn waarin adviezen zijn 3 22 (58 dagen) uitgebracht na 30 dagen na de ontvangst van de reactie op de klacht (gemiddelde doorlooptijd vanaf een dag na ontvangst van de reactie op de klacht tot en met de dag waarop het advies is uitgebracht) Aantal vorig rapportagejaar ontvangen klachten met kritieke termijn, waarin dit rapportagejaar adviezen zijn 1 (8 dagen) uitgebracht binnen 30 dagen na ontvangst van de reactie op de klacht (gemiddelde doorlooptijd vanaf een dag na ontvangst van de reactie op de klacht tot en met de dag waarop het advies is uitgebracht) Aantal vorig rapportagejaar ontvangen klachten met kritieke termijn, waarin dit rapportagejaar adviezen zijn 1 23 (47 dagen) uitgebracht na 30 dagen na ontvangst van de reactie op de klacht (gemiddelde doorlooptijd vanaf een dag na ontvangst van de reactie op de klacht tot en met de dag waarop het advies is uitgebracht)

15 De behandeltermijn wordt berekend in kalenderdagen vanaf de datum van binnenkomst van de klacht tot aan de datum van verzending van het advies respectievelijk de datum van de beslissing tot het niet in behandeling nemen van de klacht. Het aantal dagen dat een klacht eventueel “on hold” heeft gestaan, is niet meegeteld bij de behandeltermijn. Daarnaast is het in het algemeen zo dat een aanbestedende dienst een week de gelegenheid krijgt om te reageren op de klacht (twee weken indien er geen sprake is van een klacht met (kritieke) termijn).

16 Zie Tabel A1 hiervoor.

17 Zie Tabel A1 hiervoor.

18 In één van deze vijf klachten duurde het 34 dagen voordat de Commissie de verzochte nadere informatie van de ondernemer had ontvangen. Hierdoor is de doorlooptijd van deze klacht 37 dagen. De gemiddelde doorlooptijd zonder deze klacht, dus van de overige vier klachten, bedraagt 5 dagen.

19 Zie Tabel B1 hiervoor.

20 Zie Tabel B2 hiervoor.

21 In de vorige jaarrapportage heeft de CvAE de toezegging gedaan dat zij zich zal inspannen in zaken met een kritieke termijn binnen 30 dagen na de reactie op de klacht door de aanbestedende dienst met een advies te komen.

22 In twee zaken heeft de CvAE niettemin vóór het verstrijken van de kritieke termijn advies kunnen uitbren-gen doordat de aanbestedende dienst de kritieke termijn had opgeschort. De derde zaak betrof een aanbe-stedingsprocedure die was ingetrokken en in die zaak heeft de CvAE advies uitgebracht voordat de aanbestedende dienst een nieuwe aanbestedingsprocedure had gestart.

23 De CvAE heeft niettemin vóór het verstrijken van de kritieke termijn advies kunnen uitbrengen, doordat de aanbestedende dienst de kritieke termijn had opgeschort.

• D. 

  INGESCHAKELDE EXPERTS

D.1 Adviezen uitgebracht in het rapportagejaar in klachten ingediend in het rapportagejaar

1 maart 2018 tot 1 maart 2019 1 maart 2017 tot 1 maart 2018 24

Aantal in behandeling genomen klachten waarin adviezen zijn uitgebracht 25 27 36

Aantal klachten waarin adviezen zijn uitgebracht waaraan medewerking is 7 8

verleend door (een) expert(s) 26

Totaal aantal ingeschakelde experts 27 9 10

Commissie Experts 1 3

Branche Experts 8 7

D.2 Adviezen uitgebracht in het rapportagejaar in klachten ingediend in het vorige rapportagejaar

1 maart 2018 tot 1 maart 2019 1 maart 2017 tot 1 maart 2018

Aantal in behandeling genomen klachten waarin adviezen zijn uitgebracht 28 11 3

Aantal klachten waarin adviezen zijn uitgebracht waaraan medewerking is verleend 2 3

door (een) expert(s) 29

Totaal aantal ingeschakelde experts 30 6 4

Commissie Experts - 1

Branche Experts 6 3

• E. 

  GEPUBLICEERDE ADVIEZEN

  1 maart 2018 tot 1 maart 2019 1 maart 2017 tot 1 maart 2018

  Aantal in behandeling genomen klachten waarin adviezen zijn uitgebracht 31 27 32 36 33 aantal op website CvAE gepubliceerde adviezen 16 22 aantal nog niet op website CvAE gepubliceerde adviezen 11 14

24 Bij het opstellen van deze jaarrapportage is gebleken dat in de vorige jaarrapportage met betrekking tot de ingeschakelde experts ten onrechte twee adviezen zijn meegeteld, die pas in dit rapportagejaar zijn uitgebracht. Het betreft 2 adviezen waarbij in elk ervan 3 branche-experts zijn ingeschakeld. Doordat dat in deze

tabel is gecorrigeerd, wijken deze cijfers af van die in de vorige jaarrapportage. Deze fout komt alleen voor in de tabel betreffende de ingeschakelde experts, de desbetreffende twee klachten waren niet opgenomen in de cijfers van de overige tabellen.

25 Zie Tabel B1 hiervoor.

26 Het komt voor dat in één klacht meerdere experts worden ingeschakeld.

27 Commissie-Experts zijn experts met generieke, branche-overstijgende expertise. Branche-Experts zijn experts met kennis en ervaring op specifieke deelgebieden, zoals: bouw, ICT, sociaal domein, schoonmaak, verzekering, etcetera).

28 Zie Tabel B2 hiervoor.

29 Het komt voor dat in één klacht meerdere experts worden ingeschakeld.

30 Commissie-Experts zijn experts met generieke aanbestedingsrechtelijke expertise. Branche-Experts zijn experts met kennis en ervaring op specifieke deelgebieden, zoals: bouw, ICT, sociaal domein, concurren-tiegerichte dialoog, etcetera).

31 Zie Tabel B1 hiervoor.

32 In het rapportagejaar 1 maart 2018 – 1 maart 2019 zijn ook nog 11 adviezen uitgebracht in klachten die in de laatste fase van het vorige rapportagejaar zijn ingediend en die de CvAE op 1 maart 2018 nog in porte-feuille had (zie Tabel B2). Ook deze adviezen zijn op de website van de CvAE gepubliceerd.

33 In het rapportagejaar 1 maart 2017 – 1 maart 2018 zijn ook nog 3 adviezen uitgebracht in klachten die in de laatste fase van het vorige rapportagejaar zijn ingediend en die de CvAE op 1 maart 2017 nog in porte-feuille had (zie Tabel B2). Ook deze adviezen zijn op de website van de CvAE gepubliceerd.

• 5. 

  Stand van zaken en evaluatie daaraan slechts in 4 gevallen gevolg gegeven. In 16 gevallen werd

  het verzoek afgewezen en in 5 gevallen was inwilliging wegens

Het aantal ingediende klachten is nagenoeg gelijk gebleven aan het inmiddels verlopen zijn van de termijn niet meer mogelijk. 37 de voorafgaande twee rapportagejaren. In het rapportagejaar Eén van de mogelijke oorzaken voor de afgenomen bereidheid 2018-2019 werden 53 klachten ingediend tegenover 59 respectietot opschorting kan zijn dat reeds een opschorting heeft plaatsvelijk 57 in de twee jaren daarvoor. Het aantal deelklachten gevonden in het kader van de interne klachtbehandeling bij de vertoont een lichte daling. 34 aanbestedende dienst, die vooraf is gegaan aan het indienen van

een klacht bij de CvAE.

De CvAE neemt niet alle bij haar ingediende klachten in behandeling. Met name indien niet eerst een klacht is ingediend De CvAE maakt bij het in behandeling nemen van klachten een bij de aanbestedende dienst, neemt de Commissie de klacht niet onderscheid tussen ‘spoedklachten’, waarin kritieke termijnen in behandeling. Zoals in de vorige jaarrapportage was vermeld, een rol spelen, en ‘nakaartklachten’, waarin geen sprake (meer) heeft de Commissie deze regel in het vijfde rapportagejaar iets is van kritieke termijnen. Wat helaas vaak gebeurt, is dat een minder strikt toegepast in die zin dat de ondernemer gedurende – aanvankelijke – spoedklacht tot nakaartklacht wordt de procedure bij de CvAE in de gelegenheid werd gesteld om gedegradeerd omdat de aanbestedende dienst desgevraagd niet alsnog een klacht bij de aanbestedende dienst in te dienen. bereid blijkt de aanbestedingsprocedure op te schorten tot na Dat verklaart de daling in de vijfde jaarrapportage van het aantal ontvangst van het advies van de CvAE. Al geruime tijd pleegt de niet in behandeling genomen klachten naar 5 klachten ten CvAE in gevallen waarin nog kritieke termijnen spelen een opzichte van 15 in het jaar daarvoor. Sinds het einde van het vijfde dringend verzoek te richten tot de betrokken aanbestedende rapportagejaar heeft de CvAE de regel dat eerst schriftelijk een dienst om de aanbestedingsprocedure tot 3 dagen na het klacht moet worden ingediend bij de aanbestedende dienst weer uitbrengen van haar advies op te schorten. In beginsel krijgt de strikt gehandhaafd. In het zesde rapportagejaar is het aantal niet aanbestedende dienst een termijn van een week om te reageren in behandeling genomen klachten daarom gestegen naar 14. Het is op een ingediende klacht. Verheugend is dat de CvAE er gedurende immers nadrukkelijk de bedoeling dat eerst wordt geklaagd bij de het afgelopen rapportagejaar bij ‘spoedklachten’ in 8 van de 12 aanbestedende dienst en dat deze de gelegenheid krijgt om gevallen ruimschoots in is geslaagd haar toezegging gestand te binnen een redelijke termijn op de klacht te reageren. Als niet doen uit de vorige jaarrapportage om binnen 30 dagen na eerst is geklaagd bij de aanbestedende dienst en hem een ontvangst van de reactie van de aanbestedende dienst advies uit redelijke termijn is geboden daarop te reageren, neemt de CvAE de te brengen. In die gevallen werd het advies gemiddeld 17 dagen klacht niet in behandeling. 35 Het staat de ondernemer vervolgens na ontvangst van de reactie van de aanbestedende dienst wel vrij om opnieuw een klacht bij de CvAE in te dienen als hij niet uitgebracht. In 3 van de 4 overige gevallen werd weliswaar geen tevreden is met de klachtafhandeling door de aanbestedende advies uitgebracht binnen 30 dagen na ontvangst van de reactie dienst. Door op dit punt strikt vast te houden aan haar reglement, op de klacht, maar niettemin vóór het verstrijken van de kritieke biedt de CvAE ruimte aan de aanbestedende dienst om zelf een termijn. 38 klacht op zorgvuldige wijze af te handelen of te laten behandelen door een intern klachtenloket. Dat draagt enerzijds bij aan de Overigens moet worden opgemerkt dat het niet mogelijk is om in verdere professionalisering van de aanbestedingspraktijk en zal spoedklachten de doorlooptijd heel veel verder terug te brengen. anderzijds leiden tot minder klachten bij de CvAE. Een klachtbehandeling vergt nu eenmaal een minimum aantal

dagen. Dat – zoals hiervoor aangegeven – een spoedklacht niet

De trend dat minder vaak adviezen worden uitgebracht die zelden van kleur verschiet naar een nakaartklacht, heeft vooral te betrekking hebben op aanbestedingsprocedures waarin nog maken met het feit dat aanbestedende diensten vaak niet bereid kritieke termijnen spelen, heeft zich doorgezet. In het afgelopen zijn de aanbestedingsprocedure gedurende de klachtprocedure bij rapportagejaar ging het om 12 adviezen inzake klachten met een de CvAE op te schorten. Het komt met regelmaat voor dat een kritieke termijn tegenover 26 adviezen inzake klachten waarbij klacht bij de CvAE wordt ingediend vlak vóór het verstrijken van de geen kritieke termijnen meer speelden. 36 standstill-termijn (de Alcateltermijn). Aangezien de aanbestedende

dienst nog in de gelegenheid moet worden gesteld om te reageren Voor zover klachten betrekking hebben op aanbestedingsop de klacht is het in die gevallen zonder opschorting van de procedures waarin kritieke termijnen spelen, is in de laatste jaren aanbestedingsprocedure niet mogelijk om vóór het verstrijken van helaas sprake van een afgenomen bereidheid van aanbestedende de standstill-termijn advies uit te brengen. Eventuele bekorting diensten om beslissingen in de lopende aanbestedingsprocedure van de doorlooptijden – als dat al mogelijk is, gelet op het op te schorten in afwachting van het advies van de CvAE. Van de minimum aantal dagen dat nu eenmaal nodig is voor het

25 gevallen waarin het verzoek tot opschorting werd gedaan, werd behandelen van een klacht – kan daar geen verandering in brengen.

34 Zie par. 3.2 en Tabel A1 hiervoor.

35 Vgl. artikel 9 lid 1 onder a en b van het reglement van de CvAE. 37 Zie par. 3.7 en Tabel A4 hiervoor.

36 Zie par. 3.5 en Tabel C1 en C2 hiervoor. 38 Zie par. 3.6 en tabel C3 hiervoor.

Een opvallend verschil met het vorige rapportagejaar is dat de In de vorige jaarrapportage gaf de CvAE aan dat zij zelf haar eigen CvAE in minder gevallen een advies in het voordeel van de rol en werkwijze onder de loep zou gaan nemen en een aantal klagende partij heeft uitgebracht in termen van gegrondheid van mogelijke scenario’s zou gaan uitwerken in, wat is gaan heten, een (deel van de) klacht. In slechts 42% van de 38 in het een scenariodocument. Dit scenariodocument heeft zij op rapportagejaar uitgebrachte adviezen is de klacht geheel of 18 januari 2019 aangeboden aan de Staatssecretaris. Naar de gedeeltelijk gegrond verklaard. In het vorige rapportagejaar was CvAE begrijpt, is het de bedoeling van de Staatssecretaris om dat nog in 66,7% van de 39 adviezen. 39 De CvAE heeft daarvoor de resultaten van het onderzoek rechtsbescherming, haar geen verklaring. Zij is naar haar overtuiging niet strenger gaan beleidsvoornemens ten aanzien van de rechtsbescherming in oordelen. overheidsaanbestedingen tezamen met het scenariodocument

aan de Tweede Kamer toe te zenden.

De CvAE heeft het afgelopen rapportagejaar flink aan de weg getimmerd om haar bekendheid bij het MKB, bij branche De CvAE ziet met oprechte belangstelling uit naar de beleidsorganisaties en bij aanbestedende diensten te vergroten. Zo zijn voornemens van de Staatssecretaris en naar de reactie van de er met deze doelgroepen gesprekken gevoerd en heeft de CvAE Kamer op die beleidsvoornemens. In dat kader zal moeten blijken presentaties gegeven bij het COAB, brancheorganisaties en bij de of en op welke wijze de CvAE in de toekomst een rol zal kunnen

Kenniskring Aanbesteden. Ook hebben de leden en de secretaris blijven vervullen in het kader van zowel de verbeterde van de CvAE gesproken tijdens nationale en internationale rechtsbescherming als de verdere professionalisering van de congressen en leergangen. Waar mogelijk, zijn ook interviews aanbestedingspraktijk (‘Beter Aanbesteden’). gegeven in vakbladen. De CvAE geeft ook acte de présence bij internationale netwerken die zich bezighouden met rechtsbescherming op het terrein van overheidsaanbestedingen. Den Haag, juni 2019

Uit de vele gesprekken die de CvAE het afgelopen rapportagejaar w.g.: heeft gevoerd met aanbestedende diensten, ondernemingen en Prof. mr. C.E.C. Jansen, Voorzitter brancheorganisaties en met de aan haar verbonden experts komt Mr. A.C.M. Fischer-Braams, Vice-voorzitter naar voren dat de huidige wijze van rol- en taakvervulling en de Mr. drs. T.H. Chen, Commissielid kwaliteit van haar adviezen worden gewaardeerd. Tegelijkertijd wordt, aan ondernemerskant, als een belangrijk manco ervaren dat de adviezen niet-bindend zijn en dat het aanbestedende diensten vrij staat om al dan niet gevolg te geven aan verzoeken van de CvAE tot opschorting van de aanbestedingsprocedure.

Aanbestedende diensten gaven vooral aan dat zij de adviezen van de CvAE te juridisch van aard vonden en dat zij meer concrete aanbevelingen zouden mogen bevatten.

Positief werd gewaardeerd dat de CvAE inmiddels haar adviezen vooraf laat gaan door een handzame samenvatting. De CvAE heeft toegezegd overzichten te gaan publiceren van de lijn die in haar adviezen te ontdekken valt op bepaalde thema’s, zoals herstel van fouten in inschrijvingen. Tevens zal zij een overzicht publiceren van aanbevelingen die qua relevantie een concrete aanbesteding overstijgen.

Op het moment van afsluiting van deze zesde jaarrapportage verkeert het in opdracht van de Staatssecretaris verrichte onderzoek naar de rechtsbescherming bij overheidsaanbestedingen

• – 

  en als onderdeel daarvan de evaluatie van de rol van de CvAE – in een afrondende fase. De CvAE is verheugd dat haar aanbeveling uit de vorige jaarrapportage om de rol van de klachtenloketten en hun invloed op de beslissingen van aanbestedende diensten en ondernemingen te betrekken, in het onderzoek wordt meegenomen.

39 Zie par. 3.8 en tabel B1 hiervoor.